マニュアルがあることで、経験問わず業務の質を均一化したり、教育にかかる時間を減らしたりできます。しかし、マニュアルの作成には手間がかかるため、なかにはマニュアルを外注する企業もあるのです。
一方、「マニュアルの外注を検討しているが、何を基準に選べば良いか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを外注するメリットやデメリット、一般的な費用を中心にご紹介します。
- マニュアルを外注したいが相場が分からないので知りたい
- マニュアルの委託を検討しているが、どこに依頼すれば良いか分からない
- マニュアルを外注するうえでの注意すべきこと知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルを外注して問題ないかを決める判断材料が見つかります。
目次
マニュアルは必要？外注するメリットとは
はじめに、マニュアルを専門家に外注するメリットを紹介します。マニュアルを外注するメリットを把握し、自社に必要な要素であるか検討しましょう。
（1）計画的に作成できる
1つ目のメリットは、計画的にマニュアルを作成できることです。
自社でマニュアルを作成する場合、通常業務とは別にマニュアルを作成するための時間を確保しなければなりません。
仮に、十分な時間を確保できずに急いで作成したマニュアルは、記載漏れや内容の誤りといったミスが起こりやすくなります。結果として、クオリティが低いマニュアルになってしまうのです。
そこで、マニュアルを外注すれば「マニュアルを作成する時間が足りず、中途半端なマニュアルになってしまった」という事態を回避できるのです。
（2）柔軟性の高いマニュアルが作成できる
2つ目のメリットは、柔軟性の高いマニュアルが作成できることです。
具体的には、マニュアルの電子化はもちろん「湿気や汚れに強い特殊加工を施してほしい」といった要望にも対応してもらえる業者もあります。
ただし、プロでも対応できないこともあるので、依頼するまえにHPなどで確認するようにしましょう。
（3）多言語に対応できる
3つ目のメリットは、多言語に対応できることです。
外国人労働者を雇用している企業では、日本語だけのマニュアルを用意しても意味がありません。結局、口頭で説明する手間がかかってしまうのです。
しかし、「日本語以外の言語への翻訳」を請け負っている業者に依頼すればすぐに解消されます。
マニュアルの管理・共有を一元化できるツール
ここでは、マニュアルの管理・共有を一元化できるツールを紹介します。
マニュアルを外注すれば作成する手間がかからないうえに、質の高いマニュアルが期待できます。ただし、マニュアルを社内サーバーで管理するとファイルが入り乱れてしまい、チャットで共有すると流れるので探し出すのが面倒です。
そのため、マニュアルの管理には、テキストだけでなくファイルも簡単に保存できる「ノート型ツール」を使いましょう。ノート型ツールにはファイルと一緒にメモも残せるので、わざわざメールで共有する必要がなくなります。
結論、マニュアル管理に最適なのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、社内共有まで簡単にできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に添付したファイルはプレビューができるので、わざわざダウンロードする手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、メールやチャットツール使わなくてもやりとりができます。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアルの主な外注業者
以下では、マニュアルの主な外注業者を紹介します。外注を検討している場合は、それぞれのメリットとデメリットを比較しましょう。
マニュアル制作会社
マニュアル制作会社とは、マニュアル作成代行を専門としている会社です。
マニュアル制作会社は「マニュアルの新規作成・更新・電子化・印刷」などさまざまな業務に対応しているのが特徴です。また、豊富な実績持つ会社もあるため、比較的安心して依頼しやすいとも言えます。
一方、マニュアルの作成から印刷まで一貫して依頼した場合は100万円以上かかる場合もあり、ほかの手段に比べてコストが高いと言えます。そのため、マニュアル作成にかかる予算を社内で十分に検討しましょう。
クラウドソーシングサービス
クラウドソーシングサービスとは、不特定多数の人に向けて業務を発注できるサービスのことです。
クラウドソーシングサービスでは報酬を発注者が設定するため、制作会社に依頼するよりも低コストでマニュアルを作成できるメリットがあります。
しかし、人材によって能力に大きな差があるため、依頼する相手は慎重に選定しなければなりません。また、自社のノウハウが外部に流出するリスクも避けられないと言えます。
フリーランス
フリーランスとは会社などに所属せず個人で仕事を契約している人を指します。
フリーランスは大手マニュアル制作会社から独立した人も多く、コストもそれほどかからないのが一般的です。ただし、クラウドソーシングと同様に、人によって能力に大きな差があるので注意しましょう。
また、クラウドソーシングでは省略できる「書面のやりとり」が必要になったり、余計なコミュニケーションコストがかかったりする場合もあります。
【徹底比較】マニュアルの外注にかかる費用と相場
以下では、マニュアルの外注にかかる費用と相場を解説します。
- 企画・構成費用
- 原稿の作成費用
- 図や画像の作成費用
- 印刷・製本費用
企画・構成費用とは、外注先との事前の打ち合わせにかかる費用です。相場は時間や打ち合わせ回数によって150,000～300,000円と大きく変動します。
原稿の作成費用とは、マニュアルの執筆にかかる費用です。相場は1ページあたり6,000円～15,000円程度ですが、内容の専門性が高いほど費用も高くなります。
図や画像の作成費用とは、マニュアルに挿入する図・イラスト・写真などの作成にかかる費用で、相場は1点あたり2,000円～10,000円です。イラストレーターやカメラマンに依頼するとさらに費用がかさむ場合もあります。
印刷・製本費用はページ数や印刷部数、電子化するかなどによって変動するので、事前に見積もりの取得する必要があります。たとえば、PDF化1ページあたり数百円程度、HYML化は1ページあたり5,000円程度が相場です。
以上のように、マニュアルの部数や専門性などで費用は大きく変動します。そのため、すべての工程を依頼するのではなく、一部は自社で対応するなどして出費を抑えましょう。
マニュアルを外注するメリットや費用まとめ
ここまで、マニュアルを外注するメリットや費用を中心に解説しました。
マニュアルを外注すれば、自社で作成する手間を削減できるだけでなく、依頼者の希望に沿ったマニュアルを作成してもらえます。ただし、マニュアルを作成することだけに意識を向けるのではなく、作成後の管理方法も検討する必要があります。
なぜなら、社内サーバーで管理するとファイルが入り乱れてしまい、チャットで共有すると次々と流れるので探し出すのが面倒です。そのため、「あらゆる情報をストックでき、すぐに見つけられるツール」が必要です。
したがって、マニュアルを適切に管理するには、マニュアルが流れないようにストックする「ノート」があり、高度な検索機能で目的の情報にアクセスできる『Stock』が必須なのです。
ぜひ「Stock」でマニュアルを適切に管理して、簡単に振り返れる仕組みをつくりましょう。
