納期遅れは、取引先や顧客からの信用低下につながり、重大な損失を招く可能性があります。そこで、適切な「納期管理」をして作業をスムーズに進め、納期に着実に間に合うような業務体制が求められるのです。
しかし、「自社の納期遅れを改善したいが、どのように納期管理すればいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、納期管理のコツ、納期遅れを改善する方法を中心にご紹介します。
- 納品のスケジュール管理における適切な方法を知りたい
- 納期に遅れてしまう現状を改善したい
- 自社の納期管理に最適なツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、納期管理を簡単にできる方法が分かり、自社の納期遅れを改善できます。
目次
納期管理とは
そもそも納期管理とは、納品期日に必ず納品を行うために製造や発送など、各工程における業務の進捗を確認することを意味します。
とくに、製造業で納期管理を実施することは、自社の売り上げの向上や顧客からの信頼獲得のために重要です。
製造業で納期遅延が起こると、顧客満足度の低下による顧客離れや会社への信用の喪失を招きます。また、顧客が減ると会社の売り上げも落ちてしまうので、納期の遅延が及ぼす会社への代償はさらに大きくなります。
以上より、会社が順調に売り上げを伸ばしていくためには、納期管理を徹底しなければならないのです。
納期とリードタイムの違いとは？
納期とリードタイムは、期限を指すか期間を指すかの違いがあります。
納期とは、納品の期限のことを指します。一方で、リードタイムは発注から納品が完了するまでの期間のことを指しています。
たとえば、ビジネスの場面では「納期に遅れないために、リードタイムを短縮する必要がある。」といった使い方をします。意味の違いを把握して、正しく使いましょう。
納期管理の仕事内容とは
納期管理の仕事内容には以下の3つのパターンがあります。具体的に「納期管理で何をすべきなのか」を把握したい方必見です。
取引先や顧客からの受注
1つ目は、取引先や顧客からの受注です。
取引先・顧客からの依頼を遅滞なく処理することは、相手との信頼関係を維持する上で重要です。もし納品に何らかの不備があり、取引先や顧客からの信用を損なえば、今後の事業運営に影響を及ぼしかねません。
発注元と良好な関係を維持するためには、「○日までに○○様に○○を納品する」といった納期管理が必須なのです。
外注先や仕入先への発注
2つ目は、外注先や仕入先への発注です。
事業運営において、自社製品やサービスを販売するための受注に加えて、外注先や仕入先への発注も重要なタスクです。たとえば、原料の仕入れが必要な製造業では、納期の管理を怠り仕入れが間に合わないと、製造ラインに遅れが生じてしまいます。
以上のようなリスクを回避するためにも、原料の仕入れが事業運営に密接に関わってる企業では、受注に加えて発注の納期管理も重要となるのです。
社内の納期管理
3つ目は、社内の納期管理です。
受注や発注といった社外に対する納期管理に加えて、社内のプロジェクトに関する納期の管理も重要になります。具体的には「社内会議用の資料を○日までに作成」といったタスクが該当します。
タスクが期日までに完遂されないと、プロジェクト全体の遅延を招きかねません。事業を推進する上では、社内のタスクに対する納期管理も必須なのです。
納期管理に重要な3つのリードタイム
以下では、納期管理に重要なリードタイムを解説します。作業工程の所要時間を意味するリードタイムを理解して、正しく納期管理しましょう。
（1）調達リードタイム
調達リードタイムとは、製造に必要な部品や原材料の発注から自社に届くまでの所要時間を指します。
調達リードタイムで遅延してしまうと、円滑に製造に移れず、のちの工程に悪影響が出てしまいます。そのため、納期に間に合うように作業を進めるためには、調達リードタイムを適切に管理することが重要なのです。
また、調達リードタイムは、取り扱う製品の品種や数量によって所要時間が異なるため、それぞれを正確に把握する必要があります。
（2）製造リードタイム
製造リードタイムとは、製品の製造開始から完成までの所要時間を指します。
製造リードタイムは、製品によってばらつきが出やすいです。そのため、それぞれの製造リードタイムを適切に把握して、発注側に正確な納期を伝える必要があります。
とくに、複数の製品を受注する場合、各製品の製造リードタイムを徹底して管理しましょう。
（3）出荷リードタイム
出荷リードタイムとは、製造した商品の出荷から取引先や顧客に届くまでの所要時間を指します。
調達・製造リードタイムがスケジュール通りに進んでも、出荷リードタイムが遅延すれば納期遅れは防げません。とくに、出荷に関しては、配送業者に依頼するケースが多いので「繁忙期を避ける」「早めに業者を押さえておく」などの対策が必要だと言えます。
以上のように、出荷リードタイムを適切に管理して、納期日までに着実に顧客に商品を届けることが重要なのです。取引先や顧客の期待を裏切らないためにも、出荷リードタイムの管理を徹底しましょう。
納期管理は難しい？管理するときの4つのコツ
ここでは、納期管理のコツを4つご紹介します。以下のコツを参考にして、自社の納期遅れを無くしましょう。
（1）締切日に余裕をもたせる
1つ目のコツとして、納期があるタスクには、締切日に余裕をもたせます。
作業を進めるうえで、不良品の発生などといったトラブルが発生するケースは少なくありません。そこで、締切日を納期日よりも早めに設定すれば、予期せぬ事態が発生しても余裕をもって適切な対処ができるのです。
したがって、納期日に確実に間に合うような締切日を設定し、余裕をもって業務を遂行できるようにしましょう。
（2）リードタイムを短縮する
2つ目に、リードタイムを把握して、短縮できる部分を洗い出します。
リードタイムを短縮すれば、納期に間に合うように作業を効率よく進められます。したがって、作業工程ごとに作業時間や業務内容を可視化して、削減できる工程や効率化できる業務がないか検討しましょう。
また、短縮部分の洗い出しには、計画・実行・検証・改善を繰り返す「PDCAサイクル」を用いるのがおすすめです。
（3）部署間の連携を強化する
3つ目に、部署間の連携を強化し、スムーズに情報共有できる仕組みをつくりましょう。
納品に関する業務計画やスケジュール、タスクなどにおいて他部署との共有が円滑であれば、不測の事態が発生しても対応しやすくなります。また、入金管理や請求業務などの細かな業務もあるため、部署間の情報共有が業務全体の効率化に貢献するのです。
このように、社内で円滑に作業を進めるには部署間のスムーズな情報共有が必須なのです。
（4）ITツールを使う
4つ目に、ITツールを使うとより簡単に納期管理を行うことができます。
納期管理を紙媒体を用いて行うと、不特定多数の人への共有がしにくいうえに、スケジュールの変更や訂正があったときの書き直しに時間がかかります。また、Excelは導入コストを抑えられる一方で、煩雑化しやすいファイル管理の難しさがあります。
そこで、納期管理に向いているITツールを利用すると、情報の共有・管理を効率化することができます。したがって、納品に関する情報を更新と同時に共有でき、製品ごとに「フォルダ」で管理できる「Stock」のようなITツールを導入しましょう。
【製造業必見】最も簡単に納期管理できるシステム
以下では、納期管理を改善するおすすめのシステムをご紹介します。
納期を正しく管理し遅れを防ぐには、調達や製造の状況を全メンバーに共有することが重要です。そのため、業務内容や進捗をいつでも見やすく共有する必要があります。
しかし、Excelで納期管理すると、共有・管理で他のツールを使う必要があり、手間がかかります。したがって、「誰でも簡単に情報を共有・管理できるシステム」を使って、円滑な納期管理を実現しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、シンプルな操作で情報の共有・管理を一元化できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストや画像を使って見やすく情報をまとめられるうえ、「フォルダ」で商品ごとに整理でき、納期管理スケジュールなどを該当のメンバーにのみ共有可能です。また、ノートには「メッセージ」が紐づけられるので、メンバー同士の進捗共有に最適です。
シンプルな操作であらゆる情報を管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで納品管理をした例＞
以下では、Stockのノートで納品管理をした具体例です。
ノートには、表やチェックリストを使って分かりやすく情報をまとめられます。また、ノートに紐づくメッセージを活用すれば、情報が錯綜することなく、情報更新の周知やノートに関するやり取りが可能です。
納期に遅れる要因と改善方法とは
ここでは、納期に遅れる要因と改善方法を、受注側と発注側の2つの観点から解説します。自社の納期遅れに悩んでいる担当者の方は必見です。
発注側が原因の場合
以下は、発注側の問題によって納期が遅れる要因と改善方法です。
- 急な仕様変更
- 厳しい納期設定
- 事務手続きの遅延
発注者側が急な仕様変更を依頼すると、受注者側の作業計画が崩れ、納期に間に合わなくなる場合があります。そのため、仕様変更を希望するときには、受注側が余裕を持って対応できる時期に伝えましょう。
現実的に厳しい納期設定は納期遅れの原因となるので、適度な余裕を持たせた納期設定で発注しましょう。
文書の作成・共有などの事務手続きが遅いと、発注が遅れ、結果として納期に間に合わなくなります。したがって、社内の文書をスムーズに作成・管理・共有する「Stock」のようなシステムを使って、事務手続きを円滑に進めましょう。
このように、発注側が原因で納期遅れが生じる場合、受注側による対処は困難です。そのため、後からスケジュール変更やトラブルが生じないように、綿密な計画を立てたうえで発注依頼をかけましょう。
受注側が原因の場合
以下は、受注側の問題によって納期が遅れる要因と改善方法です。
- リソース不足
- 外注先の遅延
- トラブルの発生
適切なリソース配分ができていなければ、納期遅れの原因となります。したがって、発注を受ける前に、材料や人員が確保できそうかを確認したうえで、適切な作業計画を組みましょう。
外注先や仕入れ先に遅延があると、作業が滞って納期遅れにつながります。そのため、調達リードタイムを適切に管理して、円滑に作業を進められる体制を整えましょう。
不良品の発生といったトラブルも納期遅れの原因となります。予期せぬトラブルを想定して納期を設定したり、日ごろから備品を点検したりして対策しましょう。
このように、受注側が原因となる納期遅れは、適切な納期管理をすることで防げるケースが多いです。以上の要因によって納期遅れが生じている場合、自社の納期管理体制を見直しましょう。
エクセルでの納期管理は難しい？利用するデメリットとは
納期管理にExcelを利用するデメリットとして、「ファイル管理が煩雑」「情報共有が手間」「細かい権限設定が不可」の3つが挙げられます。
- ファイル管理が煩雑になりやすい
- 情報の共有に手間がかかる
- 詳細な権限設定ができない
Excelのファイル管理だとファイル数が増えていくにつれ、題名だけではどこにどの情報があるのかが識別できなくなってしまいます。また、ファイルを開かなければ中身を把握できないので、欲しい情報を探すのに苦労します。
Excelの情報を共有したいとき、リンクを作成してメールなどで相手に送る必要があるため、手間がかかります。そこで、ITツールを用いると、ファイルを貼り付けるだけでリアルタイムでの共有が実現するので、業務効率を上げることができます。
Excelでは、細かい閲覧権限や編集権限を設定ができないため、誤った情報に書き換えられてしまうリスクが伴います。また、編集履歴は削除することも可能なため、書き換えた人の特定も困難となり原因究明にも時間がかかります。
以上のようにExcelのみでの納期管理は、管理・共有・セキュリティ面において限界が見られるため、他のITツールの併用や乗り換えを検討しましょう。
納期管理をするコツや改善方法まとめ
これまで、納期管理のコツや改善方法、おすすめのシステムを中心にご紹介しました。
納期に間に合うように作業を進めるには、業務に関わる全メンバーに業務内容や進捗を常時共有する必要があります。しかし、Excelを使って納期管理する場合、共有にはメールなどを使う必要があるほか、ファイル管理が煩雑になりやすいです。
したがって、納期管理には「情報の蓄積から共有までを一元化するシステム」の利用が最適です。ただし、多機能で操作が複雑なシステムは使いこなせる社員が限られるので、メンバー全員が使えるほど「操作が簡単か」を重視しましょう。
結論、自社の納期管理には、メールを使える方であれば迷わず使いこなせる「Stock」が必須です。また、Stockはサポート体制も充実しており無料トライアルもあるため、自社に合うのか試した後に検討できます。
ぜひ「Stock」を導入し、正しく納期を管理しましょう。
