納期遅れは、取引先や顧客からの信用低下につながり、重大な損失を招く可能性があります。そこで、適切な「納期管理」をして作業をスムーズに進め、納期に着実に間に合うような業務体制が求められるのです。
しかし、「自社の納期遅れを改善したいが、どのように納期管理すればいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、納期管理のコツ、納期遅れを改善する方法を中心にご紹介します。
- 納品のスケジュール管理のおいて適切な方法を知りたい
- 納期に遅れてしまう現状を改善したい
- 自社の納期管理に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、納期管理を簡単にできる方法が分かり、自社の納期遅れを改善できます。
目次
製造業で納期管理を実施する重要性
製造業で納期管理を実施することは、自社の売り上げの向上や顧客からの信頼獲得のために重要です。
そもそも納期管理とは、納品期日に必ず納品を行うために製造や発送など、各工程における業務の進捗を確認することを意味します。そのため、もし納期管理が適切に実施されていなければ遅延が生じてしまうのです。
製造業で納期遅延が起こると、顧客満足度の低下による顧客離れや会社への信用の喪失を招きます。また、顧客が減ると会社の売り上げも落ちてしまうので、納期の遅延が及ぼす会社への代償はさらに大きくなります。
以上より、会社が順調に売り上げを伸ばしていくためには、納期管理を徹底しなければならないのです。
納期管理の仕事内容とは
納期管理の仕事内容には以下の3つのパターンがあります。具体的に「納期管理で何をすべきなのか」を把握したい方必見です。
取引先や顧客からの受注
1つ目は、取引先や顧客からの受注です。
取引先・顧客からの依頼を遅滞なく処理することは、相手との信頼関係を維持する上で重要です。もし納品に何らかの不備があり、取引先や顧客からの信用を損なえば、今後の事業運営に影響を及ぼしかねません。
発注元と良好な関係を維持するためには、「○日までに○○様に○○を納品する」といった納期管理が必須なのです。
外注先や仕入先への発注
2つ目は、外注先や仕入先への発注です。
事業運営において、自社製品やサービスを販売するための受注に加えて、外注先や仕入先への発注も重要なタスクです。たとえば、原料の仕入れが必要な製造業では、納期の管理を怠り仕入れが間に合わないと、製造ラインに遅れが生じてしまいます。
以上のようなリスクを回避するためにも、原料の仕入れが事業運営に密接に関わってる企業では、受注に加えて発注の納期管理も重要となるのです。
社内の納期管理
3つ目は、社内の納期管理です。
受注や発注といった社外に対する納期管理に加えて、社内のプロジェクトに関する納期の管理も重要になります。具体的には「社内会議用の資料を○日までに作成」といったタスクが該当します。
タスクが期日までに完遂されないと、プロジェクト全体の遅延を招きかねません。事業を推進する上では、社内のタスクに対する納期管理も必須なのです。
納期管理に重要な3つのリードタイム
以下では、納期管理に重要なリードタイムを解説します。作業工程の所要時間を意味するリードタイムを理解して、正しく納期管理しましょう。
（1）調達リードタイム
調達リードタイムとは、製造に必要な部品や原材料の発注から自社に届くまでの所要時間を指します。
調達リードタイムで遅延してしまうと、円滑に製造に移れず、のちの工程に悪影響が出てしまいます。そのため、納期に間に合うように作業を進めるためには、調達リードタイムを適切に管理することが重要なのです。
また、調達リードタイムは、取り扱う製品の品種や数量によって所要時間が異なるため、それぞれを正確に把握する必要があります。
（2）製造リードタイム
製造リードタイムとは、製品の製造開始から完成までの所要時間を指します。
製造リードタイムは、製品によってばらつきが出やすいです。そのため、それぞれの製造リードタイムを適切に把握して、発注側に正確な納期を伝える必要があります。
とくに、複数の製品を受注する場合、各製品の製造リードタイムを徹底して管理しましょう。
（3）出荷リードタイム
出荷リードタイムとは、製造した商品の出荷から取引先や顧客に届くまでの所要時間を指します。
調達・製造リードタイムがスケジュール通りに進んでも、出荷リードタイムが遅延すれば納期遅れは防げません。とくに、出荷に関しては、配送業者に依頼するケースが多いので「繁忙期を避ける」「早めに業者を押さえておく」などの対策が必要だと言えます。
以上のように、出荷リードタイムを適切に管理して、納期日までに着実に顧客に商品を届けることが重要なのです。取引先や顧客の期待を裏切らないためにも、出荷リードタイムの管理を徹底しましょう。
納期管理は難しい？管理するときの4つのコツ
ここでは、納期管理のコツを4つご紹介します。以下のコツを参考にして、自社の納期遅れを無くしましょう。
（1）締切日に余裕をもたせる
1つ目のコツとして、納期があるタスクには、締切日に余裕をもたせます。
作業を進めるうえで、不良品の発生などといったトラブルが発生するケースは少なくありません。そこで、締切日を納期日よりも早めに設定すれば、予期せぬ事態が発生しても余裕をもって適切な対処ができるのです。
したがって、納期日に確実に間に合うような締切日を設定し、余裕をもって業務を遂行できるようにしましょう。
（2）リードタイムを短縮する
2つ目に、リードタイムを把握して、短縮できる部分を洗い出します。
リードタイムを短縮すれば、納期に間に合うように作業を効率よく進められます。したがって、作業工程ごとに作業時間や業務内容を可視化して、削減できる工程や効率化できる業務がないか検討しましょう。
また、短縮部分の洗い出しには、計画・実行・検証・改善を繰り返す「PDCAサイクル」を用いるのがおすすめです。
（3）部署間の連携を強化する
3つ目に、部署間の連携を強化し、スムーズに情報共有できる仕組みをつくりましょう。
納品に関する業務計画やスケジュール、タスクなどにおいて他部署との共有が円滑であれば、不測の事態が発生しても対応しやすくなります。また、入金管理や請求業務などの細かな業務もあるため、部署間の情報共有が業務全体の効率化に貢献するのです。
このように、社内で円滑に作業を進めるには部署間のスムーズな情報共有が必須なのです。
（4）ITツールを使う
4つ目に、ITツールを使うとより簡単に納期管理を行うことができます。
納期管理を紙媒体を用いて行うと、不特定多数の人への共有がしにくいうえに、スケジュールの変更や訂正があったときの書き直しに時間がかかります。また、Excelは導入コストを抑えられる一方で、煩雑化しやすいファイル管理の難しさがあります。
そこで、納期管理に向いているITツールを利用すると、情報の共有・管理を効率化することができます。したがって、納品に関する情報をリアルタイムで共有でき、製品ごとに多階層の「フォルダ」で管理できる「ナレカン」のようなITツールを導入しましょう。
納期に遅れる要因と改善方法とは
ここでは、納期に遅れる要因と改善方法を、受注側と発注側の2つの観点から解説します。自社の納期遅れに悩んでいる担当者の方は必見です。
発注側が原因の場合
以下は、発注側の問題によって納期が遅れる要因と改善方法です。
- 急な仕様変更
- 厳しい納期設定
- 事務手続きの遅延
発注者側が急な仕様変更を依頼すると、受注者側の作業計画が崩れ、納期に間に合わなくなる場合があります。そのため、仕様変更を希望するときには、受注側が余裕を持って対応できる時期に伝えましょう。
現実的に厳しい納期設定は納期遅れの原因となるので、適度な余裕を持たせた納期設定で発注しましょう。
文書の作成・共有などの事務手続きが遅いと、発注が遅れてしまい結果として希望する時期に納期が間に合わなくなります。したがって、社内の文書をスムーズに作成・管理・共有する「ナレカン」のようなシステムを使って、事務手続きを円滑に進めましょう。
このように、発注側が原因で納期遅れが生じる場合、受注側による対処は困難です。そのため、後からスケジュール変更やトラブルが生じないように、綿密な計画を立てたうえで発注依頼をかけましょう。
受注側が原因の場合
以下は、受注側の問題によって納期が遅れる要因と改善方法です。
- リソース不足
- 外注先の遅延
- トラブルの発生
適切なリソース配分ができていなければ、納期遅れの原因となります。したがって、発注を受ける前に、材料や人員が確保できそうかを確認したうえで、適切な作業計画を組みましょう。
外注先や仕入れ先に遅延があると、作業が滞って納期遅れにつながります。そのため、調達リードタイムを適切に管理して、円滑に作業を進められる体制を整えましょう。
不良品の発生といったトラブルも納期遅れの原因となります。予期せぬトラブルを想定して納期を設定したり、日ごろから備品を点検したりして対策しましょう。
このように、受注側が原因となる納期遅れは、適切な納期管理をすることで防げるケースが多いです。以上の要因によって納期遅れが生じている場合、自社の納期管理体制を見直しましょう。
Excelでの納期管理は難しい？利用するデメリットとは
以下では納期管理にExcelを利用するデメリットを3つご紹介します。
- ファイル管理が煩雑になりやすい
- 情報の共有に手間がかかる
- 詳細な権限設定ができない
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
Excelのファイル管理だとファイル数が増えていくにつれ、題名だけではどこにどの情報があるのかが識別できなくなってしまいます。また、ファイルを開かなければ中身を把握できないので、欲しい情報を探すのに苦労します。
Excelの情報を共有したいとき、リンクを作成してメールなどで相手に送る必要があるため、手間がかかります。そこで、ITツールを用いると、ファイルを貼り付けるだけでリアルタイムでの共有が実現するので、業務効率を上げることができます。
Excelでは、細かい閲覧権限や編集権限を設定ができないため、誤った情報に書き換えられてしまうリスクが伴います。また、編集履歴は削除することも可能なため、書き換えた人の特定も困難となり原因究明にも時間がかかります。
以上のようにExcelのみでの納期管理は、管理・共有・セキュリティ面において限界が見られるため、他のITツールの併用や乗り換えを検討しましょう。
【製造業必見】最も簡単に納期管理できるシステム
以下では、納期管理を改善するおすすめのシステムをご紹介します。
納期遅れを防ぐには、調達や製造の進捗を全メンバーに共有することが重要です。また、案件に関する情報がファルダに一元化され、いつでも即アクセスできる状態であれば、担当者が変わってもストレスなく納期管理を行うことができます。
しかし、Excelで納期管理すると、共有にはメールなどを介する手間がかかったりファイルが煩雑化しやすかったりするので、活用されません。したがって、「誰でも簡単に情報を共有・管理できるシステム」を使って、円滑な納期管理を実現しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、メールを使える方ならば、誰でも利用できるほどシンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にファイルを添付すれば、多階層のフォルダで整理され、納期管理スケジュールなどを該当のメンバーにのみ共有できます。また、「自然言語検索」といったAI検索を含む高度な検索機能によって必要な情報をすぐに見つけられます。
最もシンプルに情報共有・管理ができる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
＜ナレカンの料金＞
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
納期管理をするコツや改善方法まとめ
これまで、納期管理のコツや改善方法、おすすめのシステムを中心にご紹介しました。
納期に間に合うように作業を進めるには、業務に関わる全メンバーに業務内容や進捗を常時共有する必要があります。しかし、Excelを使って納期管理する場合、共有にはメールなどを使う必要があるほか、ファイル管理が煩雑になりやすいです。
したがって、納期管理には「情報の蓄積から共有までを一元化するシステム」の利用が最適です。ただし、多機能で操作が複雑なシステムは使いこなせる社員が限られるので、メンバー全員が使えるほど「操作が簡単か」を重視しましょう。
結論、自社の納期管理には、メールを使える方であれば迷わず使いこなせる「ナレカン」が必須です。また、ナレカンはサポート体制も充実しており「初期セットアップ」や「利用メンバー向けの説明会」も実施しているので、安心して導入できます。
ぜひ「ナレカン」を導入し、正しく納期を管理しましょう。
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