納期管理が非効率であると、製品の提供が納期日に間に合わなくなる可能性があります。納期の遅れが発生すれば、その後の作業工程が後ろ倒しになる悪影響をもたらすため、業務フローやスケジュールを適切に管理しなくてはなりません。
しかし、Excelでの管理は人的ミスが発生しやすいうえ、納期に関する多くの情報を扱うには管理しづらく不向きです。そのため、納期管理を効率化させる適切な手法が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、納期管理を効率化させるコツを中心にご紹介します。
- 納期管理に重要なリードタイムを把握し、業務フローの見直しを検討したい
- 納期管理のコツを知り、納期管理を効率化させたい
- Excelから、納期管理を簡単に効率化させるツールの利用に切り替えたい
という方はこの記事を参考にすると、納期管理を簡単に効率化させるヒントが得られます。
目次
納期管理とは
納期管理とは、納期日までに正確な納品を行うため、製造や発注などの業務の進捗確認を行うことです。
業務内容としては、おもに取引先や顧客、外注先からの発注の納期や社内における業務フローを確認し、納期を管理します。そのため、進捗が悪い場合は納期に間に合うように現場へ作業指示を出すといった対応が必要なのです。
納期に確実に間に合わせるには、余裕を持ったスケジュールを組んだうえで、正しく納期管理を行いましょう。
納期管理に重要な3つのリードタイム
以下では、納期管理に重要なリードタイムを解説します。作業工程の所要時間を意味するリードタイムを理解して、納期管理業務の効率化に役立てましょう。
(1)調達リードタイム
調達リードタイムとは、原材料などの製造に必要な部品を仕入れてから自社に届くまでの所要時間を意味します。
調達リードタイムで遅延してしまうと、製造に移るまでに時間がかかり、のちの工程に悪影響が出るため重要です。また、調達リードタイムは取り扱う製品の品種や数量によって所要時間が異なるため、適切に管理する必要があります。
全工程の納期管理スケジュールに沿って業務を円滑に進めるためにも、調達リードタイムは重要なのです。
(2)製造リードタイム
製造リードタイムとは、製品が完成するまでのすべての製造工程に要する時間をあらわします。
複数の製品を取り扱う場合、製品ごとの生産工程や所要時間に合わせて、適切に進捗を管理しなくてはなりません。そして、追加受注がある場合には、正確な納期時間に更新して把握する必要があります。
製造リードタイムは、製品によって所要時間が変化しやすいため、適切な管理が求められるのです。
(3)出荷リードタイム
出荷リードタイムとは、製造した商品を出荷して取引先や顧客に届くまでの期間を意味します。
万が一、配送処理に不測の事態が起こった場合でも、納期日に顧客に商品を届けられるようにしなくてはなりません。納期日を遅延してしまうと、顧客からの信頼が大きく損なわれるため、適切な管理が必要です。
調達・製造リードタイムがスケジュール通りに進んでも、出荷リードタイムで納期日に間に合わなければ納品遅れから企業間トラブルに発展するリスクが高まります。したがって、取引先や顧客の期待を裏切らないためにも出荷リードタイムの管理は重要なのです。
納期管理のコツ
ここでは、納期管理のコツをご紹介します。以下のコツを実践して、納期管理を効率化させましょう。
締切日に余裕をもたせる
納期があるタスクには、締切日に余裕をもたせましょう。
締切日を納期日よりも早めに設定すれば、不良品の発生など何かしらの事態が発生しても余裕をもって適切な対処ができます。また、業務計画がスケジュール通りに進まなくても納期日より遅れる心配がありません。
納期日に確実に間に合うような締切日を設定し、余裕をもって業務を遂行できるようにしましょう。
リードタイムを短縮する
納期管理を効率化させるにはリードタイムを短縮する必要があります。
作業工程ごとに作業時間や業務内容を可視化させ、削減できる工程や効率化できる業務がないか検討しましょう。また、業務改善を図るには、計画・実行・検証・改善を繰り返す「PDCAサイクル」を用いるのがおすすめです。
リードタイムの短縮は、生産性の向上にもつながるので無駄な工程がないか確認をして業務を効率化させましょう。
納期管理を共有する
納期管理における対応状況は、関係者の間で常に共有しましょう。
納品に関する業務計画やスケジュール、タスクを関係者へ常時共有すれば、不測の事態が発生しても対応しやすくなります。また、リアルタイムで共有できれば、進捗状況を正確に把握できるのでスムーズに業務を遂行できるのです。
納期管理の共有は、業務の進捗を把握できるため、先を見据えた業務ができます。このように、納期までの業務を効率化させるためにも納期管理の共有は必須なのです。
Excelでの納期管理は難しい？利用するデメリットとは
納期管理で記録が必要なデータ量は大きいため、Excelをデータベースとして活用するのは不向きです。
Excelは同時入力が難しく、複数人での管理が困難です。同時編集の代替案として「複数ファイルを作成し記録したデータを、管理用に使用しているExcelファイルに転記する」方法が挙げられますが、二重転換による入力ミスが発生しやすいのです。
このように、複数人での同時閲覧・リアルタイムでの情報共有が難しいExcelは納期管理に非効率であるため、「Stock」のように操作の簡単なツールを用いましょう。
【非IT企業向け】納期管理を最も効率化できるシステム
以下では、納期管理を最も簡単に効率化できるシステムをご紹介します。
納期管理を効率化させるには、調達や製造の進捗を記録して業務に関わる全メンバーに共有することが重要です。業務の進捗がリアルタイムで連携できれば、不具合が生じても素早い対応につなげられるので、納期日へのスケジュールを立て直しやすくなります。
しかし、Excelでの納期管理は、データ量が多いため、後から見返すのに手間がかかるうえ、二重転換による入力ミスが発生しやすい点がデメリットです。さらに、リアルタイムでの情報共有の観点では操作性が悪く、納期管理にはExcelは不向きだと言えます。
そこで、情報の蓄積から共有までを簡単に一元化できる「情報共有ツール」を活用しましょう。結論、非IT企業の65歳以上の全メンバーが即日で使いこなせるほど操作の簡単な「Stock」の利用一択です。
Stockは「ノート」で納期に関する情報を残せて、納期までの作業工程ごとに「フォルダ」で管理できます。また、見たい情報は高性能の検索機能によって簡単に探せるうえ、ノートに紐づく「タスク」を活用すれば、納期の情報と作業タスクを共に管理可能です。
最もシンプルに情報共有・管理ができる「Stock 」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
納期管理の効率化まとめ
これまで、納期管理に重要なリードタイムや納期管理のコツ、納期管理を効率化させるツールを中心にご紹介しました。
納期管理を効率化させるには、業務に関わる全メンバーに業務内容や進捗を共有する必要があります。メンバー間での共有は、納期日までの的確な業務フォローをするにも有効的のため、作業の効率化が見込めます。
一方、Excelなどの複数のファイルを扱う管理方法は、操作が複雑であり非効率です。そのため、納期管理の効率化には、情報の蓄積から共有までを一元化すべきなのです。
結論、納期管理をはじめとする、あらゆる社内情報を簡単に一元管理可能な「Stock」の利用一択です。実際に非IT企業の150,000社以上が、情報共有の効率化を簡単に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、正しく納期を管理しましょう。
