マニュアルを読めば円滑に業務を進めたり、初歩的なミスを減らしたりできるにも関わらず、なかにはマニュアルを読まない人がいます。マニュアルを読まずに作業を進めればミスが起こるのは明らかなので、早急に対処しなければなりません。
しかし、「マニュアルを読まない人がいるが、どのように対処したらいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを読まない人がいる3つの理由とその解決策を中心にご紹介します。
- マニュアルを書いているのに読まない理由が分からず困っている
- 社員に読まれるマニュアルや説明書を作成するコツを押さえたい
- 「情報を探すストレス」を解消できる方法を知りたい
という方は、この記事を参考にすると「読まれるマニュアル」にするためのポイントが分かるので、業務の質やスピードを改善できる可能性が高まります。
目次
マニュアルが活用されない職場はどうなる？作成のメリット
まず前提として、マニュアルを作成するメリットを確認しましょう。以下の3つの理由から、企業では必ずマニュアル整備をすべきなのです。
- 業務品質の均一化
- 教育コストの削減
- 属人化の防止
マニュアルを参照すれば、誰もが同じ手順で業務を進められるため、個々人の経験やスキルによる業務品質の差が小さくなります。「同じ業務でも、社員によってやり方が違う」といった状況がなくなり、品質が均一になるのです。
マニュアルがあれば、新人社員は任意のタイミングで自由に業務内容について学習できます。業務の予習・復習ができるため、研修やOJT教育で同じことを繰り返し指導する手間を省けるなど、マニュアルは新人教育に役立ちます。
マニュアルの作成により「特定の社員しかできない業務」がなくなれば、当該社員の急な離職や休職によって業務が停滞するリスクがなくなります。また、情報の属人化を防ぐためにも、マニュアルは必要なのです。
このように、業務の品質を上げ、教育や引き継ぎを効率化するためにマニュアル整備は必須です。マニュアルを作成できていない企業は早急に対応しましょう。
書いてあるのにマニュアルを読まない3つの理由とは
次に、「業務マニュアルが整備されているにも関わらず、読まない人がいる」3つの理由を解説します。マニュアルを読まない理由を把握して、それぞれに合わせた対処法を取りましょう。
（1）内容が分かりづらく頭に入らない
マニュアルを読まない1つ目の理由は、「マニュアルが分かりづらいため」です。
たとえば、業務で忙しくマニュアルを読む時間さえもないときに「文章が冗長で分かりにくいマニュアル」では役に立ちません。また、「図や表がなく作業をイメージできないマニュアル」では、そもそも読みたいと思えないのです。
分かりづらいマニュアルは読むこと自体が負担となるため、結果として、読まない選択をする社員がでてくると言えます。
（2）何でも人に聞いてしまう
マニュアルを読まない2つ目の原因として、何でも人に聞いてしまうケースがあります。
どこに保存されているのか分からない管理方法では、マニュアルを探すのに時間がかかってしまいます。その結果、「マニュアルを探すより人に聞いた方が早い」となり読まない人がでてくるのです。
そのため、まずはマニュアルを見やすく整備して、人に聞かなくても業務を進められるようにしましょう。どうしても聞く必要がある場合は、「ナレカン」のように質問起点でノウハウを蓄積できるツールの使用がおすすめです。
このようなツールを使えば、”過去にした質問”に対する回答がマニュアル化されて残るため、同じ質問を繰り返す必要がなくなります。
（3）目的の情報が見つからない
3つ目のマニュアルを読まない理由は、目的の情報が見つからないことです。
たとえば、紙媒体のマニュアルではキーワード検索ができないため、目的の情報を見つけるには、1ページずつ目を通す必要があります。そのため、必要な情報を見つけるまでに時間がかかり、探している間にマニュアルを読むのが面倒だと感じてしまうのです。
そのため、マニュアルが読まれるようにするには「すぐに情報を見つけ出せるマニュアルの管理方法」に切り替えることが有効です。たとえば、昨今では、検索機能に優れたITツールを活用し、マニュアルを管理する企業が増えています。
【形骸化対策】 読まれるマニュアルの管理・共有に最適なツール
ここでは、読まれるマニュアルの管理・共有に必須の情報共有ツールを紹介します。
社員がマニュアルを読まない理由は、「マニュアルを確認するのが面倒」だと感じているからだと言えます。とくに、WordやExcelで作成されたマニュアルは、どこに保管したのか忘れやすく、スマホやタブレットでは確認しづらいデメリットがあるのです。
したがって「PC以外のデバイスでも使えて、欲しい情報にすぐにアクセスできるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールでは使いこなせないので「個人の検索スキルに依存することなく、欲しい情報に簡単にアクセスできるか」を重視すべきです。
結論、自社が導入すべきツールは、わずかな操作で目的のマニュアルにアクセスでき、誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成したマニュアルは、テーマごとに「フォルダ」を分けて、見やすく整理できるのが特徴です。また、超高精度の「キーワード検索」や生成AIによる「自然言語検索（ゆらぎにも対応）」を使えば、情報が見つからないストレスを解消します。
誰でも簡単に欲しい情報を見つけ出せる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った「マニュアル」の作成＞
以下は、ナレカンで接客マニュアルを作成した例になります。
ナレカンでは、直接テキストを書き込めるだけでなく、マーカーや下線などを引いたり画像やファイル添付したりして、視覚的に見やすいマニュアルを作成できるのが特徴です。
- マニュアル作成機能
- マニュアル共有機能
- マニュアル検索機能
ナレカンの質問機能では、特定の部署やメンバーに質問の回答をリクエストし、その回答を”ナレッジ”として蓄積できます。
ナレカンには、コメント機能が備わっているので、ほかのツールを使ってやりとりする面倒が生じません。また、マニュアルを作成した「記事」ごとにコメントを紐づけられるので、話題が混在したり流れたりする煩わしさもなくなります。
「自然言語検索」では、上司に尋ねるように質問すれば、ナレカンAIが、蓄積された「記事」を横断し最適な回答を生成してくれます。また、参照した「記事」のURLも表示されるので、より詳しい内容を知りたいときに便利です。
マニュアルを無駄にしないための3つのコツ
ここでは、無駄にならないマニュアルにするための3つの対策をご紹介します。以下の対策をもとに、読まれない原因である「分かりづらさ」や「アクセス性の悪さ」といった課題を取り除きましょう。
（1）構成や内容を分かりやすくする
まずは、構成や内容を分かりやすくするための工夫が必要です。
たとえば、要点を箇条書きにしたり図や画像を使ったりすれば、重要なポイントを一目で把握できるので、マニュアル自体が見やすくなります。ただし、PowerPointを使用する場合、レイアウト編集に向いている一方で、更新が滞りやすい点に注意しましょう。
たとえば、ドロップ＆ドラッグで画像を貼り付けられ、さらにそのまま画像の編集もできるツールがあれば、気軽にマニュアルの更新・編集ができるのでおすすめです。
（2）見やすい状態で管理する
次に、見やすい状態で管理することも大切です。
マニュアルを作成しても、保存場所が分からない状態では誰もマニュアルを確認しなくなります。とくに、社内サーバーで管理すると「ファイルの保管場所」が分からなくなり、チャットではほかのメッセージによって流れてしまうので、確認が面倒です。
そのため、情報を見やすく整理してストックできる「ノート型ツール」を使ってマニュアルを管理しましょう。
（3）既存マニュアルを有効活用する
最後に、既存マニュアルを有効活用するのもひとつの手段です。
欲しい情報をすぐに得られないマニュアルでは、スムーズに業務を進めることができません。そのため、WordやExcelでマニュアルを作成していたとしても、一つずつファイルを開いて目当ての情報を見つけていくのは面倒なため、放置されてしまうのです。
そこで、「ナレカン」のようなツールにファイルを貼り付けて、既存マニュアルを運用していきましょう。具体的にはナレカンの「ファイル内検索機能」やAIを活用した「ファイル要約機能」を使うことで、逐一ファイルを開く手間を省けます。
仕事マニュアルを読まない人がいる理由と対策まとめ
ここまで、マニュアルを読まない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。
マニュアルを読まない主な要因には、「目的の情報がすぐに見つからず、マニュアルを確認するのが面倒だ」という意見があります。したがって、「欲しい情報にすぐにアクセスできる」仕組みをつくる必要があります。
そのため、「マニュアルをテーマごとに管理できて、検索性に優れたツール」が必須です。ただし、多機能なツールでは現場に馴染まないので、誰でも簡単に使えるツールでなければなりません。
したがって、マニュアルの管理・共有には、“多階層のフォルダ”と”生成AIによる高精度な検索性”で、簡単にマニュアルを確認できるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」でマニュアルを管理・共有して、マニュアルが読まれる環境をつくりましょう。
