企業が業務効率と生産性を向上させるには、社員が個人的に蓄積した「暗黙知」を文章や画像などの「形式知」に変換させ、共有しなければなりません。
知識豊富な社員が持つノウハウを、他の社員が身につけられる形式知にして社内で共有し活用すれば、業務負担の削減や円滑なナレッジマネジメントが可能です。しかし、「暗黙知を形式知化させるプロセスが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、暗黙知を形式知に変えるステップや注意点を中心にご紹介します。
- 暗黙知を形式知化するための正しい順番を知り、社員の業務負担の改善に役立てたい
- 形式知の共有により社内の知的財産を充実させたい
- 形式知化における注意点を把握し、効率よく形式知への変換を進めたい
という方はこの記事を参考にすると、自社の社員が持つ暗黙知の形式知化が効率的にでき、業務効率化の実現へと役立てられます。
目次
形式知とは？
形式知とは、文章や数式、図表などで見える化された他者に説明できる知識のことです。形式知の特徴として「客観的に捉えられる」「論理的構造で説明できる」「デジタル的」が挙げられます。
そして以下では、形式知と暗黙知の違いを解説します。知識を形式知化するうえで2つの概念の違いを把握しておかなければ、取り組みがスムーズに進められないため注意しましょう。
形式知と暗黙知の違い
形式知と暗黙知の違いは、言語化されているか否かにあります。
形式知は、文章などで「見える化」された知識を指す一方、暗黙知は個人的な経験や感覚に基づいており、他者に説明できない知識のことです。「主観的にしか捉えられない」「言語化が困難」「アナログ的」という特徴があります。
このように、形式知と暗黙知は正反対の意味を持つ概念です。今日では形式知と暗黙知の概念が、広くビジネス社会で認知されるようになり、ナレッジマネジメントを進めるうえで必要不可欠な要素になっています。
形式知と暗黙知の具体例
形式知の具体例としては「業務フロー」や「作業マニュアル」などが挙げられます。
たとえば、特定の作業をはじめて行う従業員であっても、作業マニュアルの通りに進めれば作業を遂行できます。このように、誰でも意味を理解して扱えるように言語化された知識が「形式知」です。
一方で、暗黙知の具体例としては「営業の交渉術」や「人事の社内調整のコツ」などが挙げられます。個人の経験や勘などに基づく知識のことを指すため「誰でも理解できる」ものではないことが特徴と言えます。
このような暗黙知を個人が共有して形式知化しなければ、チームメンバーが成長せずに業務効率が上がらない原因にもなってしまうのです。
企業に形式知が必要な3つの理由
ここからは、企業に形式知が必要な3つの理由について解説します。以下の内容を正しく理解していれば、形式知化を全社的に普及させる際の材料として役立ちます。
時間的コストを削減できる
形式知を蓄積し時間や場所を問わずアクセスできる状態をつくれば、業務における時間的コストを削減できます。
たとえば、形式知を蓄積しておくと、業務内容や手順でわからないことを担当者に尋ねるプロセスが省略され「知識を教えてもらう時間」と「知識を教える時間」双方のコストを削減可能です。
また、ノウハウなどの暗黙知を会得するには長い年月がかかるうえ、形式知が蓄積されていない状態での社内教育は学べる内容も薄く、費用対効果が小さくなってしまいます。
しかし、形式知を活用できれば知識の反復的利用・改善が可能なので、教育期間の短縮やクオリティ向上が見込めるのです。
ノウハウやスキルの属人化を防止する
ノウハウやスキルの属人化を防止することも、形式知が必要な理由です。
暗黙知が形式知化されないことで発生する課題のひとつに「ノウハウやスキルの属人化」があります。ノウハウやスキルの属人化は、業務担当者の休暇・異動・退職時に業務の遅延や生産性の低下を引き起こす原因になります。
したがって、ノウハウやスキルを形式知化して社内で共有すれば、多くのリスクを回避できるのです。また、作業の標準化が実現するため、品質の均一化や業務効率化のメリットもあります。
ナレッジマネジメントが可能になる
形式知化が浸透すると、蓄積・共有されたナレッジが社員に有効活用され会社全体の生産性が向上する「ナレッジマネジメント」も可能になります。
とくに、ナレッジを形式知化した社員と同じ業務を行う社員の業務時間短縮の効果が期待できます。さらに、チーム内の形式知が増えると、日常業務やプロジェクト、経営方針などに伴う意思決定の判断材料が充実します。
このように、形式知化を進めれば、ナレッジが個人の中に留められていた状態に比べて業務がスムーズに進行するのです。
暗黙知を形式知にする4つのステップ
ここからは、暗黙知を形式知に変換するためのステップをご紹介します。以下の手順に沿って進めると、暗黙知の形式知化はもちろん、その後の活用も促進されます。
(1)SECIモデルを活用する
チームの暗黙知を形式知に変換するため、SECI(セキ)モデルを活用する方法があります。
SECIモデルとは、暗黙知から形式知への変換プロセスを4つの段階にモデリングしたもので、個人が蓄積したノウハウやナレッジなどを組織的に管理して活用することを目的としています。
SECIモデルは以下の4つのプロセスで成立します。
- 共同化（Socialization）
- 表出化（Externalization）
- 連結化（Combination）
- 内面化（Internalization）
共同化は、同じ経験を通して暗黙知の相互理解を深める段階です。言語ではなく身体や五感を使うことで、「勘」「信念」「共感」といった個人レベルでの暗黙知同士の共有ができます。
表出化は、共有された暗黙知を形式知に近づける段階です。具体的には、暗黙知を文章や図式、比喩など、他者に伝える形式に変換する必要があります。表出化された暗黙知は、客観的で論理的な知識として認識できるようになります。
連結化は、形式知同士を組み合わせて新しい知識体系を形成する段階です。形式知を関連づけて整理できれば、体系的で総合的な知識を獲得できます。つまり、連結化は、形式知を個人単位ではなく組織財産として活用可能にする方法です。
内面化は、新しい形式知が知識として蓄積・体得されていく段階です。内面化された形式知は様々な経験を通して、ノウハウやナレッジなどの新たな暗黙知を生み出します。そして、再び「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」のプロセスを繰り返すことで、チームの知識財産が蓄積されます。
このようなSECIモデルに沿って形式知化を進めると、個人の内部のナレッジやノウハウが共有されやすくなります。
(2)場をデザインする
SECIモデルでご紹介した暗黙知を形式知に変換する4プロセス「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」を加速させるためには、「場」をデザインする必要があります。
「場」とは、チームで形式知や暗黙知が新たに創出されて、全体で共有と活用が推進される環境を指します。形式知を組織財産として蓄積するためには、場を整備して社員が無意識に以下4つのプロセスを踏む必要があります。
- 共同化の場
- 表出化の場
- 連結化の場
- 内面化の場
休憩室や喫煙所での雑談、社内SNSなど、オープンなコミュニケーションができる環境では、気軽に経験や想いを共有できます。
雑談やディベートとは異なり、プロジェクトチーム内でのディスカッションや建設的対話など、共通のミッションを軸とした共創環境が必要です。
情報共有ツールやイントラネットなど、形式知を共有・整理・蓄積できるICT（情報通信技術）の導入が有効です。また、蓄積さた形式知を相互に移転、編集、検索する機能があれば、さらに活発的に連結化が行われる可能性があります。
内面化の目的である「新しい形式知獲得の先にあるさらなる暗黙知の創出」が重要です。企業内大学のような制度的な場やプレゼンテーションルームのような物理的な場のように、形式知を実践的に活用できる環境を整えましょう。
以上のように、SECIモデルによって形式知化の「プロセス」を踏み、場のデザインによって「環境」を整えることが重要です。
(3)知識財産を継承する
形式知となった知識やスキルはメンバーへと継承されなければなりません。
一時的な取り組みで終わらせないために情報を個人単位で完結させるのではなく、会社全体で活かす環境を整えましょう。たとえば、以下のような環境構築方法があります。
- 情報共有に関する評価制度を整備する
- 知識を継承できる仕組みを設定する
- 情報共有ツールで組織情報を蓄積して一括管理する
一方、情報共有ツールを導入する場合、チャット機能が中心のツールでは情報が流れてしまうので、「Stock」のように組織の形式知が確実に蓄積されるツールが最適です。
(4)リーダーを中心にナレッジの共有を促す
知識を重要視する企業文化を創造・浸透させるには、担当者が強いリーダーシップを発揮して知識ビジョンの策定をする必要があります。
知識ビジョンとは、チーム内で知識を絶えず創造し続けるために組織全体を方向づけ、動かし同調させる指針のことです。リーダーは、策定した知識ビジョンをもとに、SECIモデルの推進、場や知的財産継承の環境整備を全社レベルで推進していきます。
社員全員に納得感をもって取り組ませるためには、リーダーが形式知の蓄積のメリットや必要性を正しく理解したうえで全社員に提示することが大切です。
暗黙知を形式知化する際の注意点
ここからは、暗黙知を形式知化する際の注意点を2点ご紹介します。以下の内容を踏まえた情報共有でなければ、形式知化した知識の活用が上手く進まなくなる可能性があるので注意です。
音声や動画を活用する
文章のみでは共有しづらい形式知は、音声や動画を用いて解説することが重要です。
テキストとして形式知を共有する方法のほかに、音声や動画によって視覚や聴覚から知識を引き継ぐ方法があります。これにより、暗黙知の中にある「文書や図表では表現できない微妙なニュアンス」が表現できるのです。
たとえば、テキスト情報だけでプレゼンテーションの仕方をマニュアル化するのは困難です。しかし、音声や動画を活用すれば、「話し方」「抑揚の付け方」「間の取り方」のようなコツを形式知化して正確に伝達できるのです。
暗黙知は、音声や動画の形にすると表現の幅が広がります。また、音声や動画は誰でも理解しやすい形式であるため、知識の活用が活発化されることが期待できます。
ツールを活用する
形式知化した情報は、ITツールを用いてデータとして管理しておかなければなりません。
知識を紙媒体で管理すると、情報へのアクセス性の悪さが知識の活用を妨げる恐れがあり、音声や動画による形式知の管理はアナログ環境では不可能です。また、データにしておけば半永久的に保存しておけるので、紙でありがちな紛失のトラブルが発生しません。
したがって、組織内で形式知を管理する際にはITツールの導入が必須です。ITツールには社内の情報を一元管理しておけるので、情報へのアクセス性を高められるほか、音声や動画を含むあらゆる形式のファイルを保存できる点もポイントです。
形式知の共有に役立つおすすめのツール
以下では、社内で形式知を共有するのに最適なツールをご紹介します。
暗黙知を形式知にする4つのステップに従うと、知識の共有や利用が活発になります。一方、形式知の管理がアナログでは限界があるので「情報共有ツール」を用いて形式知化を行えば、効率よくナレッジマネジメントを実行できます。
情報共有ツールにはさまざまな種類がありますが、代表的なものはチャットツールとファイル共有ツールです。しかし、チャットツールではチャットの更新とともに情報が流れ、ファイル共有ツールでは情報確認に中身を逐一確認しなければなりません。つまり、知識の共有や活用の段階で支障が生じてしまうのです。
そこで、形式知化された知識が共有・活用されるためには「情報を流さず管理できる」ツールを使いましょう。結論、形式知の共有に役立つツールは、非IT企業の社員でも簡単に形式知を共有・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載したナレッジを、直感的な「フォルダ」でカテゴリーごとに分類しながら蓄積できます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」で、情報を錯綜させることなく形式知化された知識に関するコミュニケーションも取れます。
最も簡単に社内の情報を共有・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
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SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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形式知の概要や暗黙知を形式知にする方法まとめ
ここまで、形式知の概要や暗黙知を形式知にする方法や注意点をご紹介しました。
「SECIモデルを活用する」「場をデザインする」「知識財産を継承する」「ナレッジリーダーシップを発揮する」の4つのステップを踏むことで、暗黙知を形式知に変換できます。知識を形式知化すると誰もが理解できる形になり、知識が共有されやすくなります。
一方、形式知化された知識は実際の業務で活用されなければなりません。そのため、ITツールを使って社内の知識を蓄積し、時間を問わず誰もが情報へアクセスできる環境を整えることが求められます。
ただし、現場が使いこなせない複雑なツールでは形式知の蓄積すらされないので、今回ご紹介したStockのように、社内の情報を確実に蓄積し、すぐに必要な情報へアクセスできるツールが必要なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で形式知化を進めて業務負担を削減し、円滑なナレッジマネジメントの実現に役立てましょう。
