業界・職種問わず、マニュアルやビジネス文書を作成する機会は多くあります。たとえば、「Word」は、ビジネス文書を作成するときに役立つソフトウェアとして、多くのビジネスパーソンに利用されています。
しかし、なかには「Wordは簡単に資料を作成できるものの、共有するのには不向きだ」と感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Wordを共有できないときの原因と解決策を中心に解説します。
- Wordでマニュアルや文書を作成する機会が多くある
- Wordよりもスムーズに情報を共有できる方法を知りたい
- 誰でも簡単に情報を残せる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、Wordが共有できない原因とその解決方法が分かるだけでなく、より簡単かつ正確に情報を共有できる手段を見つけられます。
目次
Wordを共有・編集する設定方法
ファイルを共有・編集する方法は2パターンあります。
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- 共有機能を使うパターン
ファイル編集画面の右上に表示されている【共有ボタン】をクリックします。すると、以下の画面が表示されるので、送信先の名前もしくはメールアドレスを入力して、【送信】ボタンを押せば完了です。
また、画面の下部に共有した相手が表示されるので、ステータスを「編集可能」もしくは「表示可能」に変更しましょう。
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- リンクから共有するパターン
リンクを取得してから共有したい場合は、上記画面の【リンクのコピー】をクリックします。取得したリンクをメールやチャットに貼り付ければ、任意のメンバーにのみアクセスできるようになります。
編集権限を解除したい場合は「リンクを知っている人は誰でも編集できます」をクリックして、以下の画面より「編集を許可します」のチャックを外します。また、ファイルのパスワードを設定することも可能です。
Wordを共有・編集できない原因4選
以下では、Wordを共有できない原因を4選解説します。「Wordの設定をしたのに共有できない」という場合は、以下の内容を確認しましょう。
（1）Wordのバージョンが古い
1つ目の原因は、Wordのバージョンが古いパターンです。
Wordのバージョンが「.97」や「2003」の場合、ファイル形式が「.doc」（2003年以前の古いタイプ）になるため、2007年以降の新しいファイル形式である「.docx」を正常に開けないことがあります。
万が一、古いバージョンを利用しているという方は、ファイル形式を手打ちで「.doc」に書き換えることで解決が見込めます。
（2）ファイルが最終版になっている
2つ目の原因として、ファイルが最終版になっている可能性があります。
ファイルが最終版とは、文章の作成が完了した状態のことです。そのため、文書が編集できないように保護されており、変更ができないようになっています。
そのため、ファイルを更新するには、最終版の設定を解除、もしくは共有先の閲覧モードから、編集できるように設定する必要があります。
（3）ファイルにマクロが含まれている
3つ目の原因には、ファイルにマクロが含まれていることが挙げられます。
共有機能でWordを共有すると、通常ブラウザでファイルは開かれます。しかし、マクロが含まれる文書は、ブラウザで開けるように設定されておりません。
したがって、マクロを含むファイルを共有する場合は、Wordの共有機能ではなくメールで共有しましょう。
（3）インターネットに接続できていない
4つ目の原因として、インターネットに接続できていない場合があります。
Wordの共有機能では、クラウドサービス（OneDrive）を利用することで、共有できる仕組みになります。そのため、インターネット接続がされていないと、OneDriveを使うことができず、Wordの共有も不可になるのです。
そのため、Wordが共有できないときは、一度Wifi環境を確かめましょう。
ビジネスにWordを使う3つのデメリットとは
以下では、ビジネス文書やマニュアルの作成・共有にWordを使用するデメリットを解説します。ビジネスパーソンに幅広く利用されているWordですが、以下のデメリットを解消しなければ、業務の効率化を図れません。
（1）確認する手間がかかる
まずは、Wordでは編集した内容の確認に手間がかかることが挙げられます。
Wordは、マニュアルやビジネス文書の作成などに活用されることが多く、その時々で内容を修正していくことも少なくありません。そのため、より良い文書を作成するためには、変更した箇所がすぐに把握できなければ不便です。
しかし、Wordの場合、編集履歴を比較することはできるものの、いくつかの操作を挟まなければならないため面倒だと言えます。
（2）共有するのが面倒である
次に、Wordはチームで共有するのが面倒だと言えます。
Wordには、共有機能が搭載されていますが、ファイルごとに共有・編集のアクセス権を設定しなければならず面倒だと言えます。一方、メールで共有すると、ほかのやりとりに埋もれてしまい、ファイルが送られたことに気づけない恐れがあるため不向きです。
以上のように、Wordはチームで情報を共有するうえで、スピードさにおいてはネックになってしまうのです。
（3）直感的な操作は難しい
最後に、直感的に操作するのは難しいと言えます。
Wordは、単純に文章を入力できるだけでなく「双方向テキスト機能」や「要素機能」などオリジナルの機能が豊富に備わっており便利です。しかし、細かい操作が多く、初心者の方が直感的に操作するには難しいと言えます。
そのため、文書を作成するまでに時間がかかったり、上手く体裁を整えられなかったりするなど、人によって文書のクオリティに差ができてしまうのです。
Wordよりも簡単に情報を管理・共有できるツール
以下では、Wordよりも簡単に情報を管理・共有できるツールを紹介します。
Wordは、ビジネス文書の作成などに多く用いらますが、”スムーズな情報共有”という観点では、不便だと言えます。また、ITに不慣れな方にとって、オプション機能を使いこなすのは難しく、体裁を整えるだけでも一苦労です。
一方、ビジネス文書の作成や情報の管理にはWordではなく、情報共有ツールの方を使えば、誰でも簡単かつストレスなく共有することができます。
結論、自社が導入すべきなのは、マニュアルやビジネス文書の作成・編集・共有が簡単にできて、非IT企業における65歳の方でも簡単に操作できるツール「Stock」一択です。
たとえば、Stockの「ノート」は、テキストだけでなく画像も簡単に残すことができ、任意のメンバーにのみリアルタイムで共有されます。また、ノートの編集履歴は、自動的に保存されるため、編集者や編集箇所の確認も可能です。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Wordが共有できない原因と解決策まとめ
ここまで、Wordが共有できない原因と解決策を中心に紹介しました。
Wordは、テキストをの残せるソフトウェアとして重宝されています。しかし、データを編集・共有するには、共有機能のアクセス権を設定したり、メールを併用したりしなければならず面倒です。
また、ファイル形式が以下の場合、編集・共有できない原因となるので注意が必要です。
- ファイル形式が「.doc」の古いバージョンのままである。
- ファイルが最終版になっている。
- ファイルにマクロが組み込まれている。
- インターネット回線に不備があり、接続できていない。
そのため、ビジネス文書などの作成・共有には、あらゆる情報を「ノート」に残すだけで、リアルタイムで共有できる情報共通ツール「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ビジネス文書の作成・共有にかかる手間をなくしましょう。
