会議や定例会の内容を記録する「議事録」は、決定事項や今後の対応をあとから確認するために欠かせない記録です。会議に参加していない人へ内容を共有したり、過去の話し合いを振り返ったりするときにも役立ちます。
一方で、議事録を作成することになったものの、「何をどのように書けばよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、目的や分かりやすい書き方、管理方法を中心にご紹介します。
- 議事録を作っているが、なぜ必要なのか分からない人
- 議事録を共有しているものの、十分に活用できていない人
- 会議の内容や決定事項を正しく残す方法を知りたい人
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録が書けるようになるほか、議事録を会社の資産に変える方法も分かります。
目次
会議における議事録の意味とは？
会議における議事録の意味とは、話し合いの内容を後から使える情報として残すことです。
会議中の発言を記録するだけでなく、何が決まり、次に何をするのかを整理して残す役割があります。ただし、会議後に決まった内容を確認しようとしても、必要な情報が見つからなければ、議事録を作っても意味がないと感じてしまいます。
つまり議事録は、会議の内容を記録するだけでなく、その後の業務で迷わず使える形に整える必要があります。
議事録を書く3つの目的
以下では、議事録を書く3つの目的を紹介します。作成する意味を理解し、会議後も役立つ記録を残すための参考にしてください。
「言った・言わない」の認識違いを防ぐ
議事録を書く目的の1つ目は、会議後の言った・言わないによる認知の違いを防ぐことです。
発言は時間が経つほど記憶から抜け落ちたり、同じ内容で受け取り方が変わったりするためです。会議から数日後に作業内容を確認しようとしたとき、そんな話は聞いていないと互いに主張し合う状況を避けられます。
そこで、会議で確認した内容を記録に残し、あとから同じ情報を見返せる状態にすることが大切です。
決定事項や担当者を明確にする
2つ目の目的は、会議で決まった内容と、その後に対応する人を明確にすることです。
決定事項だけでなく担当者まで残しておけば、会議後に誰が何を進めるのか確認しやすくなるためです。会議が終わって作業に取りかかろうとしても、自身が担当か分からず、関係者へ確認の連絡を送る場面を減らせます。
だからこそ、決まった内容と担当者を一緒に記録し、次の行動へ移れる状態にすることが重要です。
会議に参加していない社員へ内容を共有する
3つ目の目的は、会議に参加していない社員にも話し合いの内容を伝えることです。
会議の内容を記録しておけば、参加者から個別に説明を受けなくても決定事項や背景を確認できるためです。あとから案件に関わることになっても、過去の会議で決まった内容を参加者に聞き直す手間を減らせます。
こうして議事録を残すことで、会議に参加していない人も必要な情報を確認できるようになります。
議事録が役に立たなくなる3つの原因
以下では、議事録が役に立たなくなる原因を3つ紹介します。作成した議事録がなかなか活用されないと感じている方は必見です。
発言をそのまま記録して要点が分からない
議事録が役に立たなくなる原因の1つ目は、発言をそのまま記録して要点が埋もれることです。
会議のやり取りをすべて残しても、決定事項や確認すべき点が見つけにくくなるためです。会議後に決定事項を確認しようとしても、長い発言記録を読み返すうちに何が重要か分からなくなります。
このため、発言を並べるのではなく、あとから確認すべき内容の要点を整理して残すことが大切です。
決定事項や担当者が書かれていない
2つ目の原因は、決定事項や担当者が書かれていないことです。
会議で何を決めたかが把握できても、誰が次にどう動くのかが不明確では作業を始められないためです。会議後に決定事項を確認しても担当者の名前やタスクの期日がなく、関係者へ何度も確認の連絡をする場面が生まれます。
だからこそ、決まった内容と担当者を一緒に記録し、会議後すぐ動ける状態にすることが重要です。
保存場所が決まらず必要なときに探せない
3つ目の原因は、保存場所が決まらず必要なときに探せないことです。
記録を残しても、どこに保存したか分からなければ、あとから確認したい情報を取り出せないためです。過去の会議で決まった内容を確認しようとしても、複数のフォルダやファイルを開き続けることになります。
そのため、議事録を決まった場所に集め、必要な記録をすぐ確認できる状態にしておくことが欠かせません。
活用される議事録の書き方5選
以下では、活用される議事録の書き方を5つ紹介します。すぐに使えるテクニックも紹介しているので必見です。
会議前に必要項目を準備する
活用される書き方の1つ目は、会議前に記録する項目をあらかじめ準備しておくことです。
会議中に項目を考えながら書くと、発言を追うことに集中して重要な情報を書き漏らすことがあります。会議が始まってから参加者名や議題を確認していると、話し合いが進むなかで記録が追いつかず焦る場面があります。
そこで、日時や参加者、議題などをあらかじめ記入しておき、会議中は議事録の整理に集中し、聞き直しを減らせる状態を整えましょう。
発言より決定事項を優先して書く
2つ目は、発言をすべて残すのではなく決定事項を優先して記録することです。
会議の目的は発言を保存することではなく、話し合いの結果をあとから確認できるようにすることです。しかし、会議後に決まった内容を探そうとしても、意見や質問が長く並んでいると、どこを見ればよいか迷ってしまいます。
だからこそ、決定事項を先に整理し、必要に応じて経緯や補足を加える書き方を意識することが大切です。
担当者と期限を明確に示す
3つ目は、担当者と期限を決定した内容と一緒に明確に示すことです。
作業の内容だけを記録しても、誰がいつまでに進めるか分からなければ、会議後の行動につながりません。会議の翌日に記録を見返しても担当者や期限が空欄だと、作業を始める前に関係者へ確認することになります。
そこで、決定事項ごとに担当者と期限を記載し、記録を見れば次の作業へ移れる状態にしておきましょう。
数字や固有名詞を正確に記録する
4つ目は、数字や固有名詞を聞き取った内容のまま正確に記録することです。
日付や金額、製品名などを誤って記載すると、議事録を確認した人が間違った内容で作業する恐れがあります。会議後に発注数や納期を確認しようとしても、数字が違っていれば資料を探し直し、関係者への確認も必要になります。
このため、数字や固有名詞はその場で確認し、曖昧なまま記録を終えないことが重要です。
すぐ確認できる場所で共有する
5つ目は、作成後すぐ確認できる場所で関係者へ共有することです。
議事録を作成しても、保存先が分からなかったり共有が遅れたりすると、会議後の確認に使われなくなってしまいます。会議で決まった内容を確認しようとしても、メールの添付ファイルや個人フォルダを探し続けると、確認を後回しにしがちです。
そこで、関係者が迷わず確認できる場所に議事録を集め、作成後すぐ共有する運用を整えましょう。
WordやExcelで議事録を管理する限界
以下では、WordやExcelで議事録を管理し続けることで起こりやすい問題を紹介します。自社で同じ状態に陥っていないか確認しましょう。
過去の議事録を探せなくなる
WordやExcelで議事録を管理する限界の1つ目は、記録が増えるほど過去の内容を探しにくくなることです。
ファイル名や保存先を頼りに探す方法では、議事録がフォルダ内に埋もれ、必要な記録をすぐには探せません。数か月前の決定事項を確認しようとしても、似た名前のファイルが並び、どれを開けばよいか迷うことがあります。
このように、議事録が増えるほど目的の記録を探す作業に時間がかかり、必要な情報をすぐ確認できなくなります。
最新版が分からず情報が古くなる
2つ目は、同じ議事録のファイルが増えると、どれが最新の内容か分からなくなることです。
メールの添付やファイルの複製を繰り返すと、修正前と修正後の資料が別々に残りやすくなってしまいます。会議で決まった内容を確認したつもりでも、古いファイルを開いてしまい、変更前の情報をもとに作業する恐れがあります。
そのため、議事録を更新するたびに複数のファイルが生まれる管理方法では、情報の食い違いを防ぎにくくなります。
個人の管理方法に依存して情報共有が止まる
3つ目は、議事録の管理方法が個人に任されると、情報共有がその人の対応に左右されることです。
保存先やファイル名の付け方が統一されていないと、本人以外は記録の場所や探し方が分からなくなってしまいます。担当者が休んだ日に過去の議事録を確認したくなっても、保存先が分からず、本人に聞くまで作業を進められないことがあります。
こうした状態を防ぐには、個人の管理方法に頼らず、誰でも議事録を確認できる環境が必要です。
議事録を会社の資産に変える方法
以下では、議事録を会社の資産として活用するための情報共有ツールをご紹介します。
会議の内容は、あとから振り返れるように議事録としてまとめて社員に共有することが重要です。しかしWordやExcelでは、必要な内容を確認するたびにファイルを開く必要があり、保存場所によっては過去の資料が埋もれて見つからなくなることがあります。
この状態を放置すると、せっかく作成した議事録が活用されず、過去の決定事項を確認するために同じ質問が繰り返されるようになります。また、個人ごとに管理方法が異なると、必要な情報へすぐにたどり着けず、議事録を会社全体の知識として蓄積することが難しくなります。
そこで重要なのは、議事録を作成・共有するだけでなく、誰でも必要な情報をすぐ確認でき、継続的に活用できる仕組みを整えることです。
この条件に最も当てはまるのが、社内の議事録やナレッジを一元管理できるツール「ナレカン」です。ナレカンは、作成した議事録をファイル形式にすることなく直接記録・共有できるほか、AIを活用した検索機能により、過去の議事録から必要な情報をすぐに探し出せるため、会議の記録を会社の資産として活用できます。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【例文あり】ナレカンでそのまま使える議事録の書き方見本
以下では、すぐに使える議事録のフォーマット例をご紹介します。
- ＜会議名/開始・終了日時/開催場所＞
20〇〇年〇月〇日16時〜17時/〇〇株式会社第3会議室 - ＜参加者＞
〇〇株式会社：〜部長、〜課長、〜係長/自社：〇〇 - ＜会議の目的＞
製品〇〇に関する原材料の高騰における価格調整および決定 - ＜決定事項＞
協力会社T社との意思決定も反映させたうえで詳細レンジの確定 - ＜補足事項＞
T社の調達責任者が出張により〇月〇日まで不在 - ＜次回の議題＞
最終的な価格調整にあたっての懸念点解消 - ＜参考資料＞
価格高騰の推移レポートと価格レンジの傾向
議事録のフォーマット・テンプレート2選
ここでは、議事録作成にそのまま使えるサンプルを2つご紹介します。以下のサンプルを使って、短時間で議事録を完成させましょう。
（1）進捗共有会議に使える議事録
こちらは、進捗共有会議に使える議事録のサンプルです。
Wordでダウンロードでき、「対応中の案件」「新規案件」など、案件の進捗共有に即した項目が記載されています。また、シンプルな構成ゆえに、会議内容を自由に書けるのも特徴です。
（2）シンプルな会議議事録
こちらは、シンプルな会議議事録サンプルです。
Wordでダウンロードでき、一般的な会議や部門内会議などで使えるテンプレートです。会議内容を決定事項と分けてシンプルにまとめられるほか、次回予定を記載する欄があるので、定例会議などにも適しています。
議事録の書き方や目的まとめ
ここまで、議事録の分かりやすい書き方や目的を中心にご紹介しました。
議事録の作成・共有は会議内容を後から確認できるようにするため、会議後すぐにおこなうことが大切です。しかし、ファイル形式では内容を確認するたびにファイルを開く必要があり、共有にも手間がかかります。
そこで、議事録を直接記録・共有できるツールを導入すると、会議後の情報共有をスムーズに進められます。また、充実した検索機能があれば、過去の議事録を振り返る場合も必要な情報を探しやすくなります。
なかでも、非IT企業の議事録の作成・共有・確認に最適なのは、シンプルな操作性で議事録の作成・共有・管理を一元化し、AIを活用した検索機能で必要な情報を探し出せるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、「ナレカン」を導入して、議事録の作成と管理を効率化しましょう。
