訪問介護では、利用者の体調や生活状況、対応時の注意点などをスタッフ間で正確に申し送ることが欠かせません。とくに、利用者やスタッフの人数が増えるほど、申し送りの情報量も多くなるため、スムーズに共有できる仕組みが必要です。
しかし、実際には「紙やExcel、チャットを併用しているものの、情報が分散して必要な申し送りをすぐに確認できない」「申し送りに時間がかかっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、訪問介護の申し送りを効率化する方法や、効率化するときに重要なポイントを中心にご紹介します。
この記事を読むと、訪問介護の申し送りを効率化する具体的な方法が分かるだけでなく、誰が担当してもスムーズに情報共有できる仕組みを整えるヒントが得られます。
目次
紙・Excel・チャットだけでは申し送りがうまくいかない理由
紙・Excel・チャットは申し送りに使えるものの、それぞれ情報の確認や管理に手間がかかるため、スタッフや利用者が増えるほどスムーズな情報共有が難しくなります。以下では、それぞれの方法で申し送りがうまくいかなくなる理由をご紹介します。
紙｜その場にいなければ確認できない
紙だけでは、申し送りを確認できる場所やタイミングが限られるため、必要な情報をすぐに共有できません。
たとえば、申し送りを事業所のファイルに記録している場合、外出中のスタッフはその場で内容を確認できません。そのため、電話でほかのスタッフに確認したり、事業所に戻ってから確認したりする必要があり、申し送りに余計な手間がかかります。
この状態を放置すると、急いでいるときに確認が後回しになり、重要な申し送りを把握しないまま訪問してしまう恐れがあります。そのため、紙だけで申し送りを管理する方法は、スタッフが増えて常に全員が事業所にいるとは限らない訪問介護には不向きです。
Excel｜ファイルを開かなければ内容を確認できない
Excelだけでは、必要な申し送りを確認するまでに複数の操作が必要になるため、情報共有に手間がかかります。
たとえば、利用者ごとにExcelファイルを作成している場合、保存場所から対象のファイルを探し、開いたうえで必要な記録を確認しなければなりません。利用者や申し送りの件数が増えるほど、目的の情報を探す時間も長くなります。
こうした確認の手間を放置すると、忙しいスタッフが申し送りの確認を後回しにしたり、確認すべき情報を見落としたりする可能性があります。そのため、単にExcelへ記録を蓄積するだけでは、申し送りをスムーズに共有できる状態とは言えません。
チャット｜重要な申し送りがメッセージに埋もれる
チャットだけでは、申し送りがほかのメッセージと一緒に流れてしまうため、重要な情報を継続的に確認しづらくなります。
たとえば、「利用者Aさんの次回訪問時に確認してほしいこと」を送信しても、そのあとにシフト変更や業務連絡が続けば、申し送りは過去のメッセージに埋もれてしまいます。あとから確認するスタッフは、チャットをさかのぼって該当する情報を探さなければなりません。
この状態を放置すると、「送信した側は共有したつもりでも、担当者は確認していなかった」という事態が起こりやすくなります。そのため、重要な申し送りを確実に残すには、メッセージを送るだけでなく、必要な情報をあとからすぐに確認できる仕組みが必要です。
訪問介護の申し送りを効率化する5つの方法
以下では、申し送りを効率化する5つの方法をご紹介します。訪問介護の申し送りを効率化するには、単に記録時間を短くするだけでなく、誰が担当しても同じ方法で情報を残し、確認できる状態をつくることが重要です。
（1）申し送りする内容を統一する
1つ目は、申し送りする内容を統一することです。
スタッフごとに記載する内容が異なると、「必要な情報が書かれていない」「どこを確認すればよいか分からない」といった問題が起こりやすくなります。そのため、あらかじめ申し送りで共有すべき項目を決めておきましょう。
たとえば、「利用者の体調」「訪問時の様子」「次回の担当者への連絡事項」「対応が必要なこと」など、毎回確認すべき項目を統一します。項目に沿って記録できるようにすれば、スタッフによって申し送りの内容に差が出るのを防げます。
このように、何を申し送るのかを統一すると、記録する側が迷いにくくなるだけでなく、受け取る側も必要な情報を短時間で確認できます。
（2）申し送りの運用ルールを決める
2つ目は、申し送りの運用ルールを決めることです。
共有する内容を統一しても、「いつ記録するのか」「どこに残すのか」「誰が確認するのか」が決まっていなければ、スタッフごとに運用方法が変わってしまいます。
そこで、「訪問終了後に申し送りを記録する」「利用者ごとに決められた場所へ記録する」「次回の担当者は訪問前に必ず確認する」などのルールを設定しましょう。また、対応が必要な内容については、担当者や期限まで決めておくと、共有しただけで対応が止まるのを防げます。
このように、申し送りの流れまでルール化すれば、スタッフ個人の判断に任せる部分が減り、誰が担当しても同じように運用しやすくなります。
（3）紙への記録を減らしてデジタル化する
3つ目は、紙への記録を減らしてデジタル化することです。
紙の申し送りは、事業所に戻らなければ確認できなかったり、過去の記録を探すのに時間がかかったりして、スムーズに運用できません。そこで、スマートフォンやパソコンから確認できる形に変えると、外出先でも必要な情報を確認しやすくなります。
たとえば、訪問後にスマートフォンから申し送りを入力できるようにすれば、事業所へ戻って紙に書き直す手間を減らせます。また、次の訪問を担当するスタッフも、外出先から簡単に最新の申し送りを確認できるのです。
ただし、単に紙をExcelやチャットへ置き換えるだけでは、情報が探しづらい状態が残る可能性があります。そのため、デジタル化するときは「どのような仕組みでデジタル化するか」まで考えることが重要です。
（4）情報の保存場所を1つにまとめる
4つ目は、申し送りに関する情報の保存場所を1つにまとめることです。
紙・Excel・チャットなど複数の場所に情報が分かれていると、スタッフは申し送りを確認するたびに「どこに書いてあるのか」を探さなければなりません。利用者やスタッフが増えるほど、この確認作業も負担になります。
そこで、利用者ごとの申し送りや注意事項、関連する資料などを同じ場所にまとめます。たとえば、「利用者Aさんの情報を見ると、これまでの申し送りや次回対応がまとめて確認できる」といった状態をつくるのが理想です。
保存場所を統一すれば、スタッフが複数のツールを行き来する必要がなくなり、必要な情報を探す時間や確認漏れを減らせます。
（5）申し送りを情報共有ツールで仕組み化する
5つ目は、情報共有ツールを使って申し送りを仕組み化することです。
申し送りを効率化するには、「忘れずに共有するよう社員へ呼びかける」といった個人の注意や努力だけに頼るのではなく、誰でも同じ流れで情報を残し、確認できる環境を整える必要があります。
そこで、利用者ごとに申し送りを蓄積できる情報共有ツールを使えば、スタッフは決められた場所へ情報を入力するだけで済みます。また、次回の訪問で対応すべき内容まで同じ場所で管理できれば、「申し送りは確認したものの、その後の対応を忘れていた」という事態も防ぎやすいです。
このように、情報共有ツールを活用して申し送りを仕組み化すれば、スタッフの経験やITスキルに左右されにくくなります。
申し送りを効率化するときに重要な3つのポイント
訪問介護の申し送りを効率化するときは、単に便利な方法を取り入れるだけでなく、現場で継続して運用できるかを確認することが重要です。以下では、申し送りの仕組みを見直すときに押さえるべき3つのポイントをご紹介します。
（1）誰でも同じ方法で申し送りできる
1つ目は、誰でも同じ方法で申し送りできることです。
スタッフごとに申し送りの方法が異なると、「Aさんは紙に記録する」「Bさんはチャットで共有する」といった状態になり、情報の保存場所や確認方法が統一されません。その結果、担当者が変わるたびに情報を探す手間が発生します。
そこで、誰が担当しても決められた場所・手順で申し送りできる仕組みにすることが重要です。たとえば、利用者ごとに決まった場所へ情報を記録するよう統一すれば、次の担当者も迷わず申し送りを確認できます。
このように、スタッフ個人のやり方に任せず、誰でも同じ方法で運用できる状態をつくることで、担当者が変わってもスムーズに情報を引き継げます。
（2）必要な情報をすぐに見つけられる
2つ目は、必要な情報をすぐに見つけられることです。
申し送りを記録していても、必要な情報を探すのに時間がかかれば、忙しい現場では確認作業そのものが負担になります。とくに、利用者や申し送りの件数が増えるほど、過去の情報から必要な内容を探すのは難しくなります。
一方、利用者ごとに申し送りが整理されていれば、「利用者Aさんの直近の様子を確認したい」と思ったときに、関係のないメッセージやファイルを探す必要がありません。また、過去の申し送りを検索できる仕組みがあれば、必要な情報にもたどり着きやすくなります。
したがって、申し送りを効率化するときは、情報を残せるかだけでなく、必要になったときにすぐ取り出せるかまで確認しましょう。
（3）現場スタッフが無理なく使い続けられる
3つ目は、現場スタッフが無理なく使い続けられることです。
どれだけ便利な仕組みを導入しても、操作が複雑であれば、スタッフが使わなくなり申し送りの方法が元に戻ってしまう可能性があります。
とくに、訪問介護では外出先から申し送りを記録・確認する場面もあるため、操作に時間がかかる仕組みは現場の負担になりかねません。
そのため、「スマートフォンから簡単に入力できる」「確認したい情報へすぐにたどり着ける」など、日々の業務のなかで迷わず使えることが重要です。導入する機能の多さではなく、現場スタッフが実際に使いこなせるかを基準に考えましょう。
訪問介護の申し送りをスムーズにする仕組みとは
訪問介護では、スタッフや利用者が増えるにつれて、申し送りで共有する情報も多くなります。そのため、情報量が少ないうちは問題なく運用できても、情報が増えるにつれて「どこに何が書かれているのか分からない」といった状況が起こりがちです。
こうした状態が続くと、必要な申し送りの確認漏れや伝達漏れが起こるだけでなく、「あの件はどうなった？」と管理者やスタッフ同士で確認する機会も増えてしまいます。その結果、申し送りよりも、情報を探したり確認したりする作業に時間を取られかねません。
改善しようとExcelに情報をまとめても、ファイルを開いて必要な情報を探す手間があります。また、チャットは手軽に共有できるものの、申し送りがほかのメッセージに埋もれやすいため、それぞれの方法には情報を継続的に管理するうえで課題があります。
そこで重要なのが、利用者ごとの情報を1か所にまとめ、誰でも同じ場所・方法で記録や確認ができる状態をつくることです。さらに、「次回の訪問で対応すること」まで申し送りと一緒に管理できれば、共有した内容をその後の対応にもつなげやすくなります。
なかでも最適なのが、「ノート」に利用者ごとの申し送りや注意事項を残し、写真・ファイルなどの関連情報もまとめて管理できるツール「Stock」です。高度な検索機能があるほか、対応が必要な内容を「タスク」としてノートに紐づけられるため、申し送りの内容とその後の対応を分けずに確認できます。
訪問介護の申し送りをスムーズにする情報共有ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
訪問介護の申し送りを効率化する5つの方法まとめ
これまで、訪問介護の申し送りを効率化する方法や、紙・Excel・チャットだけではうまくいかない理由、効率化するときに重要なポイントを中心にご紹介しました。
申し送りを効率化するには、共有する内容やルールを統一したうえで、情報の保存場所を1つにまとめることが重要です。また、スタッフ個人の注意や努力に頼るのではなく、誰が担当しても同じ方法で情報を残し、確認できる仕組みを整えましょう。
とくに、スタッフや利用者が増えている事業所では、申し送りの内容だけでなく、そのあとに必要な対応までまとめて管理できる環境が求められます。さらに、現場スタッフが無理なく使い続けられるシンプルさも欠かせません。
したがって、申し送り業務を効率化するには、利用者ごとの申し送りと、その後の対応を簡単にまとめて管理できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、誰が担当してもスムーズに申し送りできる環境を整えましょう。
