プロジェクトやスケジュールを管理する手法のひとつにWBSがあります。WBSはタスクを細かく分類でき、担当が明確になる便利な管理手法です。
 
しかし、WBSには作成手順があり、知らなければ作成できないのが現状です。そのため、「WBSの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、WBSの概要とタスク管理との違いや作り方などを中心にご紹介します。
 
  • WBSとタスク管理の違いが分からず、手法の違いに戸惑っている
  • テンプレートを使って短時間でWBSを作成したい
  • WBSの作り方を学び、個々のタスク管理が煩雑となっている業務で実践したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、WBSとタスク管理の違いが分かるほか、WBSを簡単につくれるテンプレートも見つかります。


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WBSとは

WBSを取り入れる際には、語句の意味や使用する場面を適切に理解する必要があります。以下では、WBSの概要やタスク管理、ガントチャートとの違いについて解説します。

WBSの概要

WBSとはWork (仕事) Breakdown (分解) Structure (構造化する)の頭文字をとったもので、プロジェクトの要素を細分化して管理する方法を指します。
 
WBSの使用ですべてのタスクが可視化されるため、全担当者の共通認識を向上させられます。また、プロジェクトに関わるタスク間の関連度もわかるので、優先順位づけも簡単になるのです。
 
以下では、WBSを活用して品評会プロジェクトのタスクの分解を行った例を示します。
 

WBSを活用して品評会プロジェクトのタスクの分解を行った画像

このように、タスクのつながりが明確になって全体像が可視化されるので、チーム全員が抜け漏れなく作業を進められます。

タスク管理との違いとは

WBSは「プロジェクトの分解」に重きを置く一方で、タスク管理は「作業(タスク)の管理」を重視する点で異なります。
 
タスク管理とは、プロジェクトを進めるうえで必要な作業の管理を指します。すなわち、タスク管理ではWBSによって分解された作業を管理するのです。
 
言い換えれば、プロジェクトに対して業務を細分化するのがWBS、WBSによって細分化された業務を管理するのがタスク管理と言えます。

ガントチャートとの違いとは

WBSと比較して、ガントチャートには「視覚的に分かりやすい」という特徴があります。
 
ガントチャートとは、プロジェクトの進行状況を管理する方法のひとつで、縦軸にタスクと担当者を、横軸に日時を棒グラフ形式に表して工程を表示させる図を指します。
 
タスクの可視化や情報共有もできますが、WBSはタスクの抽出がメインであるのに対して、ガントチャートは時間軸のグラフを設定し可視化するという違いがあります。以下の画像は、WBSとガントチャートを1つの表にまとめたものです。
 

WBSとガントチャートを1つにまとめた表

つまり、ガントチャートはWBSで抽出されたタスクをアウトプットするためのグラフと言えます。WBSと併用することでタスクの管理を徹底させられるようになり、業務効率をより高められます。
 
関連記事: プロジェクトの進捗管理できるガントチャートツールを徹底比較!【21選】


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WBSを作成する5つのメリット

WBSを作成すればタスクを洗い出せるほか、タスクの抜け漏れなく進捗を管理できるようになります。以下では、WBSの作成で得られるメリットについて解説します。

プロジェクト全体を把握できる

WBSを作成すれば、プロジェクト全体を把握できるようになります。
 
WBSでは、プロジェクトに必要となる業務を細分化してタスクをつくります。そのため、全体像を把握しながら進められる点で優れています。
 
プロジェクトの大枠を掴みながらタスクをつくることで、先行させるべき作業が分かり、適切な順番で業務を進行できます。このように、WBSを作成すれば「プロジェクトの見える化」を通して作業をスムーズに進められるようになります。

作業範囲が明確になる

WBSを使えばタスクを階層ごとに管理して、作業を明確化できるようになります。
 
プロジェクトが始まる前にタスクの洗い出しをしておけば、始動後の抜け漏れがなくなり、スムーズに業務を進められます。また、「何を、いつまでに」すべきか一目で分かるため、遅れが生じた場合で迅速なフォローができるのです。
 
このように、WBSにはタスクの抜け漏れがなくなるほか、遅れの発生を迅速に察知できるというメリットがあります。

役割分担ができる

WBSはタスクが見える化させ、役割分担して作業を行える点もメリットです。
 
WBSで業務を細分化する際に担当者も割り振っておけば、各担当者の役割が明確になります。担当者が明らかになっていれば、遅れが発生した際もすぐに原因を確認できるので、早急な改善も見込めるのです。
 
このように、WBSの作成は、役割分担を通して業務の責任者を明らかにできるというメリットがあります。

スケジュールを予測できる

タスクの洗い出し・分解を的確に行えば、スケジュールの組み立ても容易になります。
 
WBSでは「このタスクは〇月〇日までに完成させる」といった詳細なスケジュールの設定が可能です。また、事前に全タスクにかかる時間を算出できるため、顧客に対して正確な納期を伝えられるようになるのです。
 
なお、スケジュールを管理する際には、WBSとガントチャートを併用して使うと、各タスクの期限が見える化するのでおすすめです。

タスク間の関係性が見える

WBSを使えば未完了のタスク数がすぐに分かるので、タスク同士の関連性も把握できるようになります。
 
タスクの前後関係が分かれば、各社員は自身のタスクが全体にどのような影響を及ぼすのかを認識できます。その結果、各担当者は自身が優先すべきタスクを把握して、適切な行動を取れるようになるのです。
 
このように、WBSには、各タスクがほかの業務にもたらす影響を把握できるというメリットがあります。
 
関連記事: スケジュール管理の極意とは!?ポイントを押さえてプロジェクトを円滑に進めよう!


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WBSの作成方法

WBSは、以下で紹介する手順通りに行うと簡単に作成できます。WBSを活用してプロジェクトのタスクを可視化し、抜け漏れなく業務を進めていきましょう。

プロジェクトのゴールを設定する

はじめに、プロジェクトのゴールを設定しましょう。
 
プロジェクトの目的が設定されていない場合、WBSの作成も目的がないまま進めることになります。その結果、タスクを割り当てられた担当者が「タスクを完了させること」それ自体を目的だと誤認する恐れがあるのです。
 
タスクの完了が目的となった場合、担当者間での協力意識が薄くなり、プロジェクトの進行も滞る危険性があります。このようなリスクを未然に防ぎ、業務がスムーズに進む環境をつくるためにも、最初にプロジェクトのゴールを設定したうえでWBSの作成を進めていきましょう

タスクを洗い出して分解する

目的の設定に続いてやるべきことはタスクの洗い出しと分解です。
 
この時点では優先順位は考えず、プロジェクトに必要なタスクを重複に注意しながらひたすら列挙しましょう。タスクを書き出していくと、プロジェクトを「塊」から「個」へと分割できます。
 
このとき、プロジェクトを分解する粒度が明確となっていれば、タスクの振り分けがしやすくなります。振り分け後、タスクの優先度や各業務にかかる日数などを基準として、同じ粒度のタスクをつくるようにしましょう。

タスクの順序を設定する

タスクの関係性を説明した画像

タスクの洗い出しが終わったら、次に各タスクを捌く順番を決めます。
 
前のタスクが完了していないと着手できないものなのか(直列関係)、並行して作業ができるのか(並列関係)に注目し、効率的に進められる順序に並び替えます。また、時間のかかりそうなタスクに関しては人数を多めにアサインしておくと、遅延が発生しても時間を調整できます。
 
担当者の負担も考慮しながら、プロジェクトの進行が円滑となるようにタスクの順番を定めていきましょう。

タスクを構造化する

タスクの構造化を説明した画像

同じレベルのタスクをまとめ、その下により小さなレベルのタスクをまとめることを「タスクの構造化」といいます。
 
1番上に親タスク、次に子タスク、孫タスクと枝分かれするため、ツリー構造を想像すると理解しやすくなります。一番下の階層のタスクがすべて完了すると、そのうえのタスクを1つ完了できるという風に階層を組んでいきましょう
 
上記で示したように図式化すれば、全体像を体系的に理解できるのでおすすめです。

担当者と期日を設定する

タスクを構造化したら、それぞれのタスクに担当者と期日を設定していきます。
 
担当者の能力や経験を考慮して、適材適所な配置となるようにタスクや期日を振り当てていきます。アサインしたら終わりではなく、こまめに連絡を取り合って進捗状況の確認も行うようにしましょう。
 
たとえば、非IT企業におけるプロジェクト管理では「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、進捗状況を取り合うのが定石です。


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WBS作成における注意点

WBSを作成する際には工数の見積もりを徹底し、適切に期限を定める必要があります。以下では、WBSを作成する際に気をつけるべき点についてご紹介します。

作業を明確にする

WBSでは作業を明確にすることが大切です。不明確な内容のタスクは担当者の混乱を招くばかりか、作業範囲のずれや認識のずれを生じさせる危険があります。そのため、タスクを作成する際は明確かつ具体的に書き出します。
 
しかし、WBSの作成時点ではまだプロジェクトが始動していないケースが多いので、どうしても不明確なタスクが出てきてしまう場合があります。
 
このようなタスクが出てきた場合は工数に無理に加えるのではなく、先行きが見えてから対応するのもひとつの手法です。その結果、無理な工数や無駄な工数が組まれる状況を回避できるのです。

工数を正確に見積もる

WBSではタスクあたりの工数の見積を徹底して行うのが重要です。
 
タスクに余裕を持ったスケジュールの設定も大切ですが、余裕を持たせすぎると次の担当者が作業を開始できないという事態に陥ります。
 
一方で、タスクが細分化されていれば、作業内容を正確に把握できるので、工数の見積もりを精緻に行えます。工数の見積もりがうまくいかない場合には、タスクの分割が適切にできているか確かめるのがおすすめです。

テンプレートを利用する

プロジェクトごとにWBSのUI(見た目)が変わってしまうと混乱の原因となり、タスクの抜け漏れも発生しやすくなるので、テンプレートを活用するのが重要です。
 
従来のような紙やホワイトボードでの多数管理では更新や共有が難しいため、ITツールでの運用が求められます。したがって、Excelなどで使えるWBSテンプレートをダウンロードして、すべての担当者がWBSを確認・更新できる環境を整えましょう。


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WBSで抽出したタスクを管理するテンプレート

ここでは、Excelで使えるWBSのテンプレートを紹介します。

wbsのテンプレート

上記のテンプレートであればタスクの担当者や期限を一覧で管理できるほか、課題管理表としても活用可能です。汎用的に使えるテンプレートとなので、業界問わず使えます。

WBSのテンプレートの詳細はこちら



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WBSで洗い出したタスクを管理するおすすめのツール

以下では、WBSで洗い出したタスクを管理するおすすめのツールを紹介します。
 
Excelでタスクを管理する場合は、更新のたびにファイルを開く手間が発生したり、共有の際には別のツールが必要となったりするなど工数がかかります。一方で、ITツールを活用すれば時間や場所を問わず情報を更新可能なほか、タスクの振り分け・管理を一元化できるのです。
 
また、業務に追われている社員にツールを浸透させるには「誰でも簡単に使いこなせること」が必須です。複雑な操作感のツールでは慣れるまでに時間がかかり、かえってプロジェクトの円滑な進行を阻害しかねません。
 
そのため、選ぶべきツールは非IT企業の社員でも導入初日から使いこなせるほどシンプルで、WBSで抽出したタスクを簡単に管理できる「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に直感的に書き込めるほか、ノートに紐づく「メッセージ」で担当者と迅速に連絡が取れます。さらに、「タスク」を使えば、常に各担当者が抱えているタスクを可視化するので、チーム全体でWBSで抽出したタスクを管理・共有できるのです。

最も簡単にWBSのタスクを管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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WBSの概要まとめ

これまで、WBSの概要とメリット、作成方法を中心に解説しました。WBSを作成するメリットは以下の5点です。
 
  • プロジェクト全体を把握できるようになる
  • タスクを階層ごとに管理し、作業を明確化できる
  • タスクを役割分担して、責任の所在を明確にできる
  • 各タスクの期限を明らかにして、プロジェクト全体のスケジュールを組み立てられる
  • タスク間の関係性を理解して、適切な順番で業務を進められる
洗い出したタスクを適切に管理するには、時間や場所に縛られず使えるITツールの導入が必須です。とくに、使いやすいツールであれば「ツールが活用されない」といった事態も起こらず、タスク管理の負担がスムーズに軽減されるのです。
 
ご紹介したStockは、ITに不慣れな人でも簡単に操作できるシンプルなタスク管理ツールであり、非IT企業を含む100,000社以上が導入してタスク管理を効率化させています。
 
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