プロジェクトやスケジュール管理の手法として代表的なものにWBSが挙げられます。WBSはタスクを細かく分類でき、担当が明確になるので使いやすい管理手法となります。
 
一方で、チームでプロジェクトのタスクを共有できておらず、すぐに業務に転用できる管理手法を探している担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、WBSの概要とメリット、作成方法を中心にご紹介します。
 
  • WBSという語句は聞いたことがあるけれど、詳細について理解していない
  • 今まで属人的だったプロジェクト・タスク管理方法を全社で統一したい
  • タスクの洗い出しが十分に行われておらず、プロジェクトの進行が遅れている
という担当者の方はこの記事を参考にすると、WBSでのタスク管理方法がわかり、複数の案件を抱えていても効率的に進捗状況を把握できるようになります。


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WBSの概要

WBSとたびたび間違えられるのがガントチャートです。タスク管理の手法としてWBSを取り入れるには、語句の意味や使用する場面を適切に理解することが重要です。以下では、WBSの概要やガントチャートとの違いについて解説します。

WBSの略

WBSとはWork (仕事) Breakdown (分解) Structure (構造化する)の頭文字をとったもので、プロジェクトの要素を細分化して管理していくことを指します。
 
WBSの使用ですべてのタスクが可視化されるため、全担当者の共通認識を向上させられます。ほかにも、プロジェクトに関わるタスク間の関連度もわかるので、優先順位づけも簡単になります。
 
以下では、WBSを活用して品評会プロジェクトのタスクの分解を行った例を示します。
 

WBSを活用して品評会プロジェクトのタスクの分解を行った画像

タスクのつながりが明確になって全体像が可視化されるので、チーム全員が抜けもれなく作業を進められます。

ガントチャートとの違いとは

WBSとよく混同されるものにガントチャートがあります。
 
ガントチャートとは、プロジェクトの進行状況を管理するための方法のひとつで、縦軸にタスクと担当者を、横軸に日時を棒グラフ形式に表して工程を表示させる図を指します。
 
タスクの可視化や情報共有もできますが、WBSはタスクの抽出がメインであるのに対して、ガントチャートは時間軸のグラフを設定し可視化するという違いがあります。以下では、WBSとガントチャートを1つの表にまとめた画像を示します。
 

WBSとガントチャートを1つにまとめた表

つまり、ガントチャートはWBSで抽出されたタスクをアウトプットするためのグラフだとも言えます。そのため、WBSと併用することでタスクの管理を徹底させ、業務効率をより高められます。
 
関連記事: プロジェクトの進捗管理できるガントチャートツールを徹底比較!【21選】


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WBSのメリット

WBSの作成により、タスクの洗い出しが効率的に行え、タスクの抜け漏れなく進捗管理ができます。以下ではWBSの作成で得られるメリットについて解説していきます。

作業の明確化

WBSを使えば、書き出した全てのタスクを階層ごとに管理ができるので、作業の明確化が可能です。
 
プロジェクトが始まる前にタスクの洗い出しをしておくと、始動後の抜け漏れがなくなり、効率的に仕事を進められます。加えて、「誰が、何を、いつまで」にすればいいのか一目でわかるため、各担当の動きで遅れが生じた場合に素早くフォローが行えます。
 
また、各作業にどれだけの工数がかかるか事前に把握できるので、納期から逆算してスケジュールも立てやすくなります。

役割分担ができる

メリットとしてはタスクが見える化し、役割分担して作業を行える点が挙げられます。
 
手の空いているメンバーがタスクをこなしていくという方法では責任の所在が不明になり、進捗確認もスムーズにできません。こうしたことが度重なると納期にも遅れが生じてしまい、プロジェクトの失敗につながります。
 
そのため、タスクはむやみに割り振るのではなく、各社員の力量を見て適材適所に役割を割り当てていくと、全体の作業効率も向上させられます。

スケジュールを組み立てられる

タスクの洗い出し・分解を的確に行えば、スケジュールの組み立ても容易になります。
 
とりあえずタスクを処理していくなどという杜撰な管理ではなく、正確なスケジュールの設定が可能です。また、事前に全てのタスクにかかる時間を算出できるため、全体を通して作業負荷の高い業務に注意を払うことができ、顧客との調整にも役立ちます。
 
なお、スケジュールを管理する際には、WBSとガントチャートを併用して使うと、各タスクの期限が見える化するのでおすすめです。

タスク間の関係性が見える

WBSを使えばどれほどタスクがあるかがすぐにわかり、全担当者の共通認識を向上させるので、タスク同士の関連性も把握できるようになります。
 
タスクの前後関係がわかれば、社員個人のタスクが全体にどのような影響を及ぼすのかが明らかになります。そのため、各担当者は自身が優先すべきタスクを把握でき、結果としてチーム全体での生産性を向上させられます。
 
関連記事: スケジュール管理の極意とは!?ポイントを押さえてプロジェクトを円滑に進めよう!


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WBSの作成方法

WBSは、以下でご紹介する手順通りに行うと簡単に作成できます。WBSを活用してプロジェクトのタスクを可視化し、抜けもれなく業務を進めていきましょう。

タスクの洗い出しと分解

WBSでまず最初にやるべきことはタスクの洗い出しと分解です。
 
この時点では優先順位や期限などは考えず、プロジェクトに必要なタスクを重複に注意しながらひたすら列挙していきます。タスクを書き出していくと、プロジェクトを「塊」から「個」へと分割することができます。
 
プロジェクトを最小単位まで分割しておけば、タスクの振り分けがしやすくなり、チームで作業を効率的に進められます。

タスクの順序設定

タスクの関係性を説明した画像

タスクの洗い出しが終わったら、次に各タスクを捌く順番を決めます。
 
前のタスクが完了していないと着手できないものなのか(直列関係)、並行して作業ができるのか(並列関係)に注目し、効率的に進められる順序に並び替えます。また、時間のかかりそうなタスクに関しては人数を多めにアサインしておくと、遅延が発生しても時間を調整できます。
 
担当者の負担も考慮しながら、プロジェクト全体の進行が円滑に行えるようにタスクの順番を定めていくのが需要です。

タスクの構造化

タスクの構造化を説明した画像

同じレベルのタスクをまとめ、その下により小さなレベルのタスクをまとめることを「タスクの構造化」といいます。
 
1番上に親タスク、次に子タスク、孫タスクと枝分かれするため、ツリー構造を想像すると理解しやすくなります。一番下の階層のタスクが全て完了すると、その上のタスクを1つ完了できるという風に階層を組んでいきましょう。
 
上記で示したように図式化すれば、全体像を体系的に理解できるのでおすすめです。

担当者と期日の設定

タスクを構造化したら、それぞれのタスクに担当者と期日を設定していきます。
 
担当者の能力や経験を考慮して適材適所な配置となるよう見極め、タスクや期日を振り当てていきます。アサインしたら終わりではなく、こまめに連絡を取り合って進捗状況の確認を行うのが重要です。


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WBS作成における注意点

WBSを作成する際には工数の見積もりを徹底し、適切に期限を定めることが大切です。以下では、WBSを作成する際に気を付けるべき点についてご紹介します。

作業を明確にする

WBSでは作業を明確にすることが大切です。不明確な内容のタスクは、担当者の混乱を招くばかりか作業範囲のずれや、認識のずれを生じさせる危険があります。そのため、タスクを作成する際は明確かつ具体的に書き出します。
 
しかし、WBSの作成時点ではまだプロジェクトが始動していないケースが多いため、どうしても不明確なタスクが出てきてしまうことがあります。
 
このようなタスクが出てきた場合は工数に無理に加えるのではなく、先行きが見えてから対応するのもひとつの手法です。そうすると、無理な工数や無駄な工数が組まれる場合を回避できます。

工数の見積りを徹底

WBSではタスクあたりの工数の見積を徹底して行うのが重要です。
 
タスクに余裕を持ったスケジュールの設定も大切ですが、余裕を持たせすぎると次の担当者が作業を開始できないという事態に陥ります。
 
一方で、タスクが細分化されていれば、作業内容を正確に把握できるので、工数の見積もりを精緻に行えます。工数の見積もりがうまくいかない場合には、タスクの分割が適切にできているか確かめるのがおすすめです。

フォーマットを利用

プロジェクトごとにWBSのUI(見た目)が変わってしまうと混乱の原因となり、タスクの抜け漏れも発生しやすくなるので、フォーマットを活用するのが重要です。
 
従来のような紙やホワイトボードでの多数管理では、更新や共有が難しいため、ITツールの導入が必要です。
 
Microsoftでは、Excel用のテンプレートを無料で配布しているため、「既存のフォーマットがなく、初めてのWBS作成でフォーマットの構成が分からない」場合は利用してみましょう。使いにくいところを修正していくと、自社に最適なものが完成します。


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WBSで洗い出したタスクを管理するITツール

以下では、WBSで洗い出したタスクを管理するITツールについてご紹介します。
 
従来のようなExcelでタスクを管理する方法では、情報の更新にファイルを開く手間がかかり、共有する際には別のツールを使用しなければならず余計な工数がかかります。一方で、ITツールを活用すれば時間や場所を問わず情報の更新が行え、タスクの振り分け・管理・共有が一元化できます。
 
加えて、社員が他業務で忙しいなかツールを導入して素早く浸透させるには、「誰でも簡単に使いこなせる」ことが必須です。複雑なUIのツールでは、操作に慣れるまでに時間がかかり、かえってプロジェクトの進捗状況を悪化させてしまいます。
 
そのため、選ぶべきツールは非IT企業の社員でも導入初日から使いこなせるほどシンプルで、WBSで抽出したタスクを簡単に管理できる「Stock」一択です。
 
Stockは、「ノート」に直感的に書き込め、ノートに紐づくメッセージ機能で素早くプロジェクトメンバーと連絡が取れます。さらに、タスク管理機能も搭載されており、常に社員個人が抱えているタスクを可視化するため、チーム全体で進捗状況を共有できます。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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WBSでのタスク管理まとめ

これまで、WBSの概要とメリット、作成方法を中心に解説してきました。WBSを作成するメリットは以下の4点になります。
 
  • タスクを階層ごとに管理し、作業を明確化できる
  • 各社員の経歴や能力を考慮して、タスクの役割分担が可能
  • 各タスクの期限を明らかにし、プロジェクト全体のスケジュールを組み立てられる
  • 全体像を客観的に把握し、タスク間の関係性が理解できる
洗い出したタスクを適切に管理するには、時間や場所に縛られず使えるITツールの導入が必須です。タスクをプロジェクトごとに整理して管理できれば、複数の案件を抱えていても効率的に業務を進められます。
 
ご紹介したStockは、ITに不慣れな人でも簡単に操作できるシンプルなタスク管理ツールであり、非IT企業を含む100,000社以上の導入して情報共有の効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でタスク管理を適切に行い、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
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