プロジェクトを管理する手法のひとつにWBSがあります。WBSを作成すれば、タスクの内容やつながりが見える化して、プロジェクト全体の流れを把握できます。
しかし、プロジェクト管理のためにWBSを作成したいが「運用イメージを明確に掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、WBSの作り方や、メリット・デメリットを中心に紹介します。
- フォーマットを活用して手間をかけずにWBSを作成したい
- WBSのサンプルや作り方を知り、運用イメージを明確化したい
- WBSの作成・運用に役立つおすすめのツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、WBSを実際に作れるようになるだけでなく、タスクの抜け漏れをなくす最適な方法も見つかります。
目次
WBSとは
以下では、「WBSとは何か」「タスク管理やガントチャートとどのように違うのか」を簡単に解説します。WBSを作成する前に知っておくべき基本情報なので必見です。
WBSは何の略？概要・種類とサンプルを紹介
WBS（作業分解構成図）とは「Work（作業）、Breakdown（分解）、Structure（構造）」の頭文字をとったもので、プロジェクトを細分化して何をすべきかを体系的にまとめる方法です。
WBSを作成するとタスクの担当者や期限が見える化するので、メンバーの進捗を把握しやすくなります。また、タスク同士の関連性や繋がりも見えてくるため、優先順位をつけたりディペンデンシー（依存性）を判断したりするのも簡単です。
上図は品評会プロジェクトのWBSになります。
さらに、WBSは「プロセス型」と「成果型」の2つに分けられます。プロセス型は特に長期的なプロジェクトに適しており、進行段階ごとに作業を整理する方法で、成果型はプロジェクトの目的から必要な成果を逆算して作業を整理する方法になります。
このように、タスクの関連性を見える化するとプロジェクトの全体像が明確になるため、スムーズに作業を進められるのです。そのため、プロジェクトに合わせて、タスクや役割を管理・共有しましょう。
WBSとタスク管理の違い
WBSとタスク管理の違いは「必要とされるタイミング」にあります。
具体的には、タスクを洗い出す作業がWBSで、洗い出したタスクが適切に処理されるようにマネジメントするのがタスク管理です。つまり、時系列では、はじめにWBSでタスクを抽出して、次に抽出したタスクを管理していくことになります。
WBSとタスク管理はそれぞれの役割が大きく異なりますが、プロジェクトを円滑に進めるうえでどちらも重要です。
WBSとガントチャートの違い
WBSとガントチャートの違いは「タスクの示し方」にあります。
ガントチャートはプロジェクトの進行状況を管理する方法のひとつで、縦軸にタスクと担当者、横軸に日時が設定されている図です。「タスクをいつまでに完了すれば良いか」「ほかのタスクとの兼ね合いに問題はないか」などが瞬時に判断できます。
以上のように、WBSとガントチャートを同一のファイルで管理すれば、進捗を一目で把握することが可能です。つまり、ガントチャートは細分化されたタスクを視覚的に管理する方法のひとつだと言えます。
WBSと課題管理表の違い
WBSと課題管理表の違いは「扱う内容」にあります。
WBSでは、プロジェクトにおける”タスク”を洗い出して、まとめていく手法です。一方、課題管理表では、プロジェクトが進行する中で生じた課題を管理していきます。
また、プロジェクトの進行過程で課題が生じれば、新たにタスクが発生する場合もあります。そのため、課題とタスクを正しく区別して管理していく必要があるのです。
WBSとToDoの違い
WBSとToDoの違いは「内容の細かさ」です。
WBSでは、プロジェクトにおいて「誰が」「いつまでに」「何をやるのか」までを詳細に決めていきます。一方、ToDoはただ「やること」を書き出すものなので、WBSのように厳密にタスクの詳細を決める必要がありません。
そのため、ビジネスにおいてタスク管理をする場合は、ToDoよりもWBSが適していると言えるので、違いを意識して使い分けをしましょう。
WBSを作成する手段
WBSを作成する手段として、主に以下の3つがあります。
- 手書き
- Excel
- ITツール
ペンや紙、ホワイトボードを使って、手書きでWBSを作成します。誰でも簡単に作れる一方、修正に手間がかかったり、共有のときはメールなどで写真を送る必要があったりと多くのデメリットがあります。
Excelであれば、WBS作成用のテンプレートもあるため、手軽にWBSを作成できます。しかし、Excelのファイル管理は煩雑になりやすいうえ、手書きと同様に共有時はメールなどを介して共有する必要があります。
タスク・プロジェクトの管理に特化したITツールを使えば、入力処理などが自動化された環境で見やすいWBSを作成できます。しかし、WBS以外の機能が多いツールがほとんどなので、ITツールに不慣れな社員は使いづらさを感じる可能性が高いです。
3つの作成手段には、それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に適した手段を検討しましょう。
WBSの作成に便利なおすすめのテンプレート
ここでは、Excelで使えるWBSのテンプレートを紹介します。テンプレートを活用してWBSの作成を効率化しましょう。
Excel｜ツリー構造で見やすいWBSのテンプレート
こちらは、「ビズ研」が提供する、ツリー構造で見やすいWBSのテンプレートです。
やるべきことの関係を一目で理解しやすくまとめられます。シンプルなデザインで特定の業種向けではないので、どの企業でもすぐに使えることもメリットです。
Excel｜中間チェックもできるWBSのフォーマット
こちらは、「登録不要のフリーテンプレート」が提供する、中間チェックもできるWBSのフォーマットです。
基本的な項目に加えて、「中間チェック」の項目が用意されているため、計画通りに進行しているか確認できます。
スプレッドシート｜進捗率を管理できるWBSの横向きテンプレート
こちらは、「ビズ研」が提供する、進捗率を官営できるWBSのフォーマットです。
作業ごとに進捗を記入できる欄があるため、業務状況の共有やチームでの進捗管理にも便利です。
Excelやスプレッドシートのテンプレートは便利な一方、ファイル管理が煩雑になりやすく、共有にも手間がかかります。そこで、作成したWBSを「Stock」のような情報共有ツールで管理すれば、テンプレートのメリットを活かしつつ、デメリット解消が可能です。
WBSの基本の作り方とコツ｜6ステップ
WBSの無料で使えるテンプレートは少ないため、自社に合うテンプレートがない場合は、自社で作成するのがおすすめです。そこで以下では、基本の作り方とコツをステップに分けて紹介します。
ステップ1｜プロジェクトのゴールを設定する
はじめに、プロジェクトのゴールを設定します。
プロジェクトの目的が設定されていない場合、ゴールが不明確なまま作業だけを抽出することになります。その結果、タスクを完了させること自体が目的化してしまうのです。
タスクを完了させることだけが目的となった場合、メンバー同士の協力意識が薄れてしまい、プロジェクトに悪影響を及ぼしかねません。こうした事態を回避するため、達成すべきゴールを最初に定めましょう。
ステップ2｜タスクを洗い出して分解し、工数を見積もる
次に、タスクの洗い出しと分解をしましょう。
タスクを洗い出す段階では優先順位などは考えず、プロジェクトを「塊」から「個」へ少しずつ分けていくイメージでひたすら書き出します。
タスクから工数を見積もるときは、タスクが抽象的だと工数を正確に判断できないうえ、認識のズレによるミスが起こりかねないため、「具体的な行動に移せるタスク」になるまで分解することがポイントです。
ステップ3｜タスクの順序を設定する
次に、それぞれのタスクを処理する順番を決めます。
下図のように、直前のタスクが完了しないと着手できないのか（直列関係）、並行して作業ができるのか（並列関係）に注目し、効率的に進められる順序に並び替えます。
メンバーの負担も考慮しながら、プロジェクトが円滑に進むようにタスクの順番を定めていきましょう。
ステップ4｜タスクを構造化する
続いて、すべてのタスクを構造化しましょう。タスクの構造化とは、「親タスク、子タスク、孫タスク」の順番で枝分かれするツリー構造にまとめることです。
最下層のタスクがすべて完了することで次の階層のタスクが完了するというように、ロジカルにプロジェクトを進められます。上記で示したように図式化すれば、全体像を体系的に理解できるのでおすすめです。
ステップ5｜担当者と期日を設定する
次に、タスクに担当者と期日を設定しましょう。
メンバーの能力や経験を考慮して、パフォーマンスが最大化されるようにタスクを振り当てていきます。担当するタスクが決まったら、こまめに進捗を共有して、期日遅れやタスク漏れを予防しましょう。
ただし、Excelやスプレッドシートは、更新の度にファイルを開くのが手間だったり、スマホからは確認しづらかったりします。したがって、スマホやタブレットからでも、ノート感覚で簡単に、進捗の確認・更新ができる「Stock」のようなツールがおすすめです。
ステップ6｜都度アップデートする
最後に、WBSを作成したら放置せずに都度アップデートしましょう。
WBSは、作成後にプロジェクトの進捗状況や顧客の対応に応じてタスクが増えたり、優先順位が変わったりすることがあります。そこで、はじめから完璧に作ることはせず、後から簡単に修正ができる状態にしておきましょう。
したがって、WBSは作って終わりにしないためにも、すぐに取り出せる場所で管理し、定期的に見直して更新することが重要です。
WBSを効率よく作成する2つの考え方
ここでは、WBSを効率よく作成する2つの考え方を紹介します。
- 7×7ルール
- 8/80ルール
WBSの7×7ルールとは、ある業務を分解するとき、要素は7つ以内、階層は7階層までにするというルールです。要素・階層が増えすぎてしまうと運用が難しくなるため、プロジェクト分割の検討や業務の粒度の見直しをして、7×7までにおさめましょう。
WBSの8/80ルールとは、分解した最小の業務を、8時間以上80時間以内に終わる業務にするというルールです。7×7ルールと同様、業務を分解しすぎず、かつ大きく捉えすぎずに、管理しやすくこなしやすいタスク分けをするために意識すべきです。
以上のルールに注意すれば、形骸化せずに業務に活かせるWBSを作成できます。
WBSのデメリット3選
以下では、WBSを作成するデメリットを解説します。WBSを取り入れるか検討している方は、以下の内容を必ず確認しましょう。
（1）作成に時間がかかる
1つ目のデメリットは、作成に時間がかかる点です。
WBSを作成するには、上記の6つのステップに取り組む必要があり、多くの時間がかかります。とくに、プロジェクトごとに一からWBSを作成していると手間がかかるので、テンプレートを活用して、効率よくWBSを作成しつつ体裁も統一しましょう。
ただし、ExcelやスプレッドシートでWBSを作成していると、スマホ上では見づらかったり、都度ファイルを開いて中身を確認したりする必要があります。そのため、テンプレート機能を備えつつ、ファイルを開かずに情報を確認できるツールを活用すべきです。
（2）細かくしすぎると管理が煩雑になる
2つ目のデメリットは、細かくしすぎると管理が煩雑になる点です。
WBSを作成する中で、タスクを細かく分解しすぎると、管理が煩雑になるうえ、重要なタスクが埋もれてしまう恐れもあります。そのため、洗い出したタスクは、適切に管理することが重要です。
したがって、WBSとして洗い出したタスクを依頼・管理するなら、必要な情報と紐づけてタスクを依頼できる「Stock」のようなツールが最適です。
（3）プロジェクト実行時にズレが生じてしまう
3つ目のデメリットは、プロジェクト実行時にズレが生じてしまう点です。
プロジェクト開始前に作成したWBSは、情報共有ができていないと、プロジェクトが進むにつれて状況の変化によってずれてしまう可能性があります。そのため、進捗を共有し、情報を適宜更新する必要があるのです。
しかし、Excelやスプレッドシートで作成したWBSの更新・共有は手間がかかります。したがって、プロジェクトの進捗管理には、タスク機能やチャットで、進捗情報とやるべきことを同時に共有できる情報共有ツールが最適です。
【これで解決】WBSで洗い出したタスクの管理におすすめのツール
以下では、WBSで洗い出したタスクの管理におすすめのツールを紹介します。
WBSはタスクを整理・可視化するうえで非常に便利な手法です。しかし、せっかくWBSでタスクを洗い出しても、その後のタスク管理を怠ると、抜け漏れや遅延が発生し、WBSの効果が十分に発揮されません。
そこで、「タスクをチームに割り振れる情報共有ツール」を導入すれば、抜け漏れなくタスクを管理できます。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しにくいので、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選びましょう。
結論、自社が採用すべきなのは、資料やデータに紐づけてタスクを管理できるうえ、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはプロジェクトに関するあらゆる情報を記録できるうえ、ノートごとに「タスク」を設定できるため情報が分散しません。また、タスクはメンバーに割り振ることも可能なのでチームで抜け漏れを防ぐことができるのです。
ITに不慣れでも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでタスク管理する方法＞
下図は、Stockでタスク管理をする画面です。
「Stock」では、情報をまとめる「ノート」に紐づけてタスク管理ができます。そのため、業務に必要な情報や進捗状況を参考にしてタスクを進められるのです。また、ノートとタスクに「メッセージ」が紐づいているため、業務に必要なやり取りも完結します。
WBSは意味ない？！作成するメリット5選
結論、WBSはプロジェクト管理の基本になるので「意味あること」だと言えます。以下では、WBSを作成する5つのメリットを解説するので、担当者の方は必見です。
（1）プロジェクト全体の進捗率がわかる
1つ目に、WBSを作成することでプロジェクト全体の進捗率を把握できます。
WBSを作成するとタスクの関連性や繋がりが明確になるので、プロジェクトの全体像を掴みやすくなります。そのため、プロジェクト全体の流れを意識してタスクに取りかかれるのです。
したがって、WBSを作成すればプロジェクトが「見える化」するので、全体の進捗確認をスムーズにでき、業務効率化につながるのです。
（2）やるべき課題が明確になる
2つ目に、やるべき課題が明確になる点もWBSのメリットです。
プロジェクトに必要なタスクを洗い出しておけば、やるべき作業に抜け漏れがなくなるため、差し込みで仕事が増えることも少なくなります。また、「何を、いつまでにすべきか」が一目で分かるため、業務に遅れが生じても迅速にフォローできるのです。
このように、プロジェクトを成功させるために必要なことを定める点において、WBSは重要な役割を担っています。
（3）役割分担ができる
3つ目に、WBSを作成すれば、役割分担がしやすくなります。
WBSで業務を細分化して割り振れば、それぞれの担当者の役割が明確になります。抽象的なタスクでは何をすれば良いのか分からないだけでなく、ほかのメンバーと重複した仕事を進めてしまう恐れがあるのです。
このように、WBSは業務を具体的なタスクに細分化するため、役割と責任の所在も明らかにできます。
（4）スケジュールを予測できる
4つ目に、WBSを作成すればスケジュールの組み立ても簡単です。
細分化されたタスクであれば、「このタスクは◯日の◯時までに完了させる」といった詳細なスケジュールを立てられます。それゆえに、タスクにかかる時間をすべて算出できるので、プロジェクト全体の所要時間を正確に見積もれるのです。
このように、抽象的な仕事であってもWBSで細分化することで、必要な工数を導き出して計画的に進められます。
（5）タスク間の依存関係が見える
5つ目に、WBSによってタスク同士の依存関係も見えてきます。
WBSによってタスクを洗い出し細分化すると、「タスクAを終えないと着手できないタスクB」のような、先行タスクと後続タスクの関係性も見えてきます。結果、タスク同士の関係性が明らかになれば、全体最適の観点で仕事ができるようになるのです。
以上のように、WBSは担当以外の仕事にも目を向けられるメリットがあるのです。
WBSの作り方・注意点まとめ
これまで、WBSの作り方や注意点、メリットを中心に解説しました。
WBSを使えば、プロジェクトに必要なタスクが洗い出され、プロジェクト全体の流れを把握できます。しかし、WBSで洗い出したタスクを放置していては業務に活かせないので、その後のタスク管理を徹底しなくてはなりません。
そこで、ITツールを導入すれば、時間や場所を問わずスムーズにタスクを共有・管理でき、効率よく作業を進められます。ただし、メンバー全員が利用するので「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、タスク管理の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、WBSで洗い出したタスクを適切に管理しましょう。
