現場によって管理方法は違えど、プロジェクトやスケジュール管理の手法として代表的なものにWBSが挙げられます。WBSはタスクを細かく分類でき、担当が明確になるので使いやすい管理手法となります。
 
しかし、WBSを初めて聞くという人もいれば、すぐに業務に転用できるプロジェクト管理手法を探している人も多いのではでしょうか。
 
そこで今回は、WBSの概要から作成方法や注意点、メリットとデメリットまで網羅的に解説しています。
 
  • 今まで属人的だったプロジェクト・タスク管理を統一したい
  • 案件ごとにタスクの可視化ができず、抜け漏れなどのトラブルを防止したい
  • そもそもWBSがどういう管理手法かわからない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、WBSでの管理方法がわかり、案件が増えても効率的な管理が実現します。


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WBSの概要

以下では、WBSの概要やガントチャートとの違いについて解説します。

WBSの略

WBSとはWork (仕事) Breakdown (分解) Structure (構造化する)の頭文字をとったもので、プロジェクトの要素を細分化して管理していくことを指します。
 
WBSの使用ですべてのタスクが可視化されるため、全担当者の共通認識を向上させられます。ほかにも、プロジェクトに関わるタスク間の関連度もわかるので、優先順位づけも簡単になります。

ガントチャートとの違いとは

WBSとよく混同されるものにガントチャートがあります。
 
ガントチャートとは、プロジェクトの進行状況を管理するための方法のひとつで、縦軸にタスクと担当者を、横軸に日時を棒グラフ形式に表して工程を表示させるチャートのことです。
 
タスクの可視化や情報共有もできますが、WBSはタスクの抽出がメインであるのに対して、ガントチャートは時間軸のグラフを設定し可視化するという違いがあります。
 
つまり、ガントチャートはWBSで抽出されたタスクをアウトプットするためのグラフだとも言えます。そのため、WBSと併用することでタスクの管理を徹底させ、業務効率をより高められます。
 
関連記事: プロジェクトの進捗管理ができるガントチャートツールを徹底比較!【21選】


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WBSの作成方法

以下では、WBSの作成手順について解説します。

タスクの洗い出しと分解

WBSでまず最初にやるべきことは作業内容の抽出です。まずはプロジェクトに必要なタスクを、抜け漏れや重複がないように列挙していきます。
この時、優先順位や期日などは一度考えずに書き出していきましょう。
 
タスクを書き出していくことで、プロジェクトを「塊」から「個」へと分割することができます。分割が進んだら、今度はさらにそのタスクを細分化していきましょう。細分化する際にも、抜け漏れや重複がないように行っていきます。
 
各タスクの所要時間がわかるまで細分化できたら、このステップは完了です。

タスクの順序設定

タスクの洗い出しが終わったら、次に各タスクの順序を決めます。最初に取り掛かるべき作業はどのタスクか、その次のタスクは、その次は、と考えていきましょう。
 
前のタスクが完了していないと着手できないタスクなのか、並行して作業ができるのかに注目し、該当のタスクの担当者に無理な負担がないか、などといった点にも注意します。
 
このタスクの優先順位を決めることは重要であり、円滑なプロジェクト進行には必須の要素です。したがって、期限の近いものや時間がかかり、早めに行うべきタスクなどの線引きができていると良いでしょう。

タスクの構造化

同じレベルのタスクをまとめ、その下により小さなレベルのタスクをまとめることを「タスクの構造化」といいます。
 
1番上に大きなタスク、次に中タスク、小タスクと枝分かれするため、ツリー構造を想像すると理解しやすくなります。一番下の階層のタスクが全て完了すると、その上のタスクを1つ完了できるという風に階層を組んでいきましょう。

担当者と期日の設定

タスクを構造化したら、それぞれのタスクに担当者と期日を設定していきます。
 
担当者の能力などを見ながら、適材適所な配置となるよう見極め、タスクや期日を振り当てていきます。また、設定したらそこで終わりではなく、必ず担当者に確認をとるようにしましょう。
 
能力の認識のずれや、個人が抱えているタスクによってはズレが生じる可能性もあるからです。仮に小さなずれであっても、重なっていけば大きな問題となり、プロジェクトが遅延する原因にもなりかねません。
 
プロジェクトの成功のためにも認識のすり合わせをし、適切な割り振りをする必要があります。


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WBS作成における注意点

以下では、WBSを作成する際に気を付けるべき点についてご紹介します。

作業を明確にする

WBSでは作業を明確にすることが大切です。不明確な内容のタスクは、担当者の混乱を招くばかりか作業範囲のずれや、認識のずれを生じさせる危険があります。そのため、タスクを作成する際は明確に、具体的に書き出します
 
しかし、WBSの作成時点ではまだプロジェクトが始動していないケースが多いため、どうしても不明確なタスクが出てきてしまうことがあります。
 
このようなタスクが出てきた場合は工数に無理に加えるのではなく、先行きが見えてから対応するのもひとつの手法です。こうすることで、無理な工数や無駄な工数が組まれることを回避できます。

工数の見積りを徹底

WBSではタスクあたりの工数の見積を徹底して行うことが何よりも重要です。
 
タスクに余裕を持ったスケジュールの設定も大切ですが、他のタスクに関連するタスクは、余裕を持たせすぎると次の担当者が作業を開始できないという事態になりかねません。
 
そのためにも、なるべく正確な工数を見積り、設定していきましょう。

フォーマットを利用

プロジェクトごとにWBSのUI(見た目)が変わってしまうと混乱の原因となり、タスクの抜け漏れも発生しやすくなります。
 
そのため、あらかじめ一定のフォーマットを利用するようにしましょう。
 
一定のフォーマットを利用し、使いにくいところに修正などのアップデートを重ねることで、自社にとって使いやすくなります。また、紙やホワイトボードなどの媒体の利用を避け、WEBツールを導入してWBSを管理するのもおすすめです。
 
Microsoftでは、Excel用のテンプレートを無料で配布しているため、「既存のフォーマットがなく、初めてのWBS作成でフォーマットの構成が分からない」場合は利用してみましょう。


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WBSのメリット

以下ではWBSの作成で得られるメリットについて解説していきます。

作業の明確化

WBSを使えば、書き出した全てのタスクを階層ごとに管理ができるため、作業の明確化が可能です。
 
ただ、書き出すといっても思いつくままにそれを並べるわけではないので、プロジェクトが始まってからの抜け漏れがなくなります。
 
また誰が、何を、どのように行えばいいのかということが一目でわかるため、各担当の動きで遅れが生じた場合にすぐに気づくことができます。
 
その気づきによって対応したタスクも可視化できるようにしておくと、対応策(ナレッジ)として自社に蓄積しておけるので、ノウハウを残せるような管理が必要です。

役割分担ができる

タスクが明確になるので、社員ごとの役割も明確となりメリハリのついて業務ができます。
 
タスクをできる人がやっていくという決め方では責任の所在が不明になり、日程に遅延が生じやすくなります。こうした遅延はプロジェクトの失敗にも繋がりかねません。
 
またタスクによってはできる人やできない人、そのタスクが得意な人や不得意な人もいます。むやみに割り振るのではなく、それぞれの力量を見て適材適所に役割を割り当てていくことで、全体の作業効率も向上させられます。

スケジュールを組み立てられる

WBSではタスクを洗い出し・分解したあと、それらを具体的なスケジュールへと落とし込んでいきます。
 
そのため、とりあえずタスクを処理していくなどという杜撰な管理ではなく、正確なスケジュールの設定が可能です。
 
また、事前に全てのタスクにかかる時間を算出できるため、全体を通して作業負荷の高い業務に注意を払うことができたり、顧客との調整にも役立ちます。
 
なお、スケジュールを管理する際には、併用してガントチャートの利用をおすすめします。

タスク間の関係性が見える

WBSを使えばどれほどタスクがあるかがすぐにわかるため、全担当者の共通認識を向上させるので、タスク同士の関連性も把握できるようになります
 
タスクの前後関係がわかれば、社員個人のタスクが全体にどのような影響を及ぼすのかが理解できます。
 
そのため、各担当者は自身が優先すべきタスクを把握でき、結果としてチーム全体での生産性を向上させられます。
 
関連記事: スケジュール管理の極意とは!?ポイントを押さえてプロジェクトを円滑に進めよう!


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WBS作成のデメリット

WBSのデメリットもあるので、デメリットも適切に把握し適切にプロジェクト管理をしていきましょう。

アジャイル型の開発体制には向かない

WBSはそのプロジェクトにおけるタスクを細分化するため、アジャイル開発にはマッチしません。
 
柔軟性が高いアジャイル型の開発は作業工程を前もって決められないため、WBSを作成することが難しいからです。
 
したがって、WBSで作成したタスクも内容が変わってしまうものが多いとと抽出した意味がなくなってしまいます。

編集・確認が面倒になってしまう

プロジェクトの計画が変更する度に担当者はマネージャーやメンバーに報告して、WBSの編集を行う必要があります。
 
こうしたやり取りを面倒に感じてしまう人も一定数います。また、WBSを確認してタスクを認識しなければならないため、チームや部署でWBSの利用を浸透させなければ、WBSを意識することを蔑ろになってしまう可能性もあります。
 
こうした点を解消するためにも、極力タスクの編集や確認が簡単にできるよう環境を整備する必要があります。
 
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WBSで抽出したタスクを可視化するツール

WBSを作る際は、どこかに考えを書き出しながら作成していく必要があります。
 
つまり、書き出したタスクは個人が把握している必要があるので、WBSでタスクを細分化しただけでは管理が属人的となり、抜け漏れのリスクも発生してしまいます。
 
そのため、抜け漏れを防ぐ管理手法としてITツールでの管理が挙げられます。しかし、WBSで抽出したタスクはもちろん、メンバーが他業務で忙しいなか、ツールの導入には慎重になる必要があります。したがって、導入後タスクの進行に影響が出ないようなわかりやすいツールは必須です。
 
シンプルであっても必要な機能を過不足なく備えているツールとして最適なものが、WBSで書き出したタスクをノートでシンプルに管理できる「Stock」が挙げられます。また、「タスク管理」機能も搭載しており、常に社員個人が抱えているタスクの確認ができます。

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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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WBSでのタスク管理まとめ

ここまで、WBSの概要や作成や注意点、メリット・デメリットを解説してきました。
 
効率的なプロジェクト管理のためには、WBSの作成は必要不可欠なものだとも言えます。一方、属人化していたタスク管理からWBSへと移行する際には移行のプロセスも明確化し、どのように管理をするかのルール決めも必要になります。
 
そのため、教育コストが別途かかってしまう可能性があります。目的はにタスク管理単体ではなくプロジェクトを成功させることなので、適切なタスク管理をしプロジェクトを成功させるためには、ITツールの活用にも目を向けてみましょう。
 
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