社内で情報を共有する手段として社内報を発行している企業も多いでしょう。
しかし社内報が実際に社員に読まれているのか、会社に貢献しているのか分からないこともあるかと思います。
 
そこで今回の記事では、社内報を流す目的と、コンテンツ例、使いやすい媒体をご紹介させていただきます。
 
今回の記事を社内報作りに役立てていただければ幸いです。
 


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社内報とは

社内報とは、会社から社員に向けて情報を発信するツールのことで、具体的には社内冊子、社内新聞、社内SNSなどが考えられます。
 
経営陣と社員の相互理解を促したり、社内報を活用してコミュニケーションを円滑化する効果が考えられ、社内報は、企業活動を行う上での土台となる重要なものとなっています。
 
新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、社内での意思疎通が難しくなったため、コミュニケーションの方法として再び見直されていると同時に、最近では紙媒体だけではなく、Web上での配信など、新たな活用方法が生み出され注目を浴びています。
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!
 


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なぜ社内報は必要?目的とは?

社内報は上手に活用できれば、従業員一人ひとりの意識や行動を改革していくことができる非常に重要なツールとなります。
 
上記以外にも、主に以下のような目的で利用されています。
 

会社の経営方針を共有する

通常、社長と社員が場を共にすることは少ないため、会社の経営方針やビジョンが伝えられる機会は極めて少ないです。
 
社内報を通じて会社が向かうゴールを提示することで、社員1人1人がやらねばならないことをより明確に落とし込むことができます。
 
会社がどの方向に向かっているのかを明確に理解し、同じ会社で働く従業員のことを互いに知ることで、会社への帰属意識を高め、日々の業務に取り組みやすい環境を作ることも社内報の大きな役割です。
 

社内のコミュニケーションの強化

社内報では社員紹介や、自分とは関わりのない部門の紹介など、社員同士の理解を促すコンテンツがあります。また、社内報で共通の話題ができ、コミュニケーションを促進させることができます。
 
社内報といえば、紙媒体の一方的なメディアだと考えがちですが、ツールを使うことで、双方向のやりとりができ、社員の考えや要望も知ることができます。
 
また、社内報で新入社員や社内表彰を受けたメンバーを紹介することで、社員間での相互理解が深まり、社内でのコミュニケーションの活性化にもつながります。

 

企業文化の醸成

そもそも「その企業らしさ」はどこからくるのでしょう?
企業らしさを「働く社員」と考えれば、社内報で取り上げられている人がその企業らしさを表していると考えられます。
 
社内報で取り上げることによって、お手本となる目指す人物像が具体化され、企業文化がより社内に浸透します。
その人物に近づこうとする社員が多くなれば、より企業文化が根付くでしょう。
 
具体的に取り上げる人物像としては、自社のバリューや行動規範に沿っている社員が望ましいでしょう。
彼等の行動にスポットライトを当て周知することで企業文化を醸成する効果が見込めるでしょう。
 

社員の家族に向けて情報共有

「どんな企業で働いているのか」、「どんな人が働いているのか」、そのような情報を知ることができたら、社員のご家族が持つ不安を取り払うことができ、安心すると思います。
 
ご家族に理解してもらうことで、社員本人も働きやすくなり、離職率が低下する効果が期待できます。
 
社内報の記事を通じて「こんなふうに仕事を頑張っている人が同じ会社にいるんだ!」などの共感を呼び、社員の仲間意識、そして会社への帰属意識の強化につながります。
また、社内報が社員のモチベーションを高めるツールとなることで、業績のアップ、会社の成長へと結びつくことができるでしょう
 
関連記事: 社内報を活用して、情報共有を活発にしよう!


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社内報のコンテンツ一例

社員に関するネタ

社員に関するコンテンツは欠かすことができません。
社員数が50人を超えると名前と部署を覚えるだけでも大変ですよね。
 
社内報を活用して、様々な切り口で社員を知ってもらいましょう。
社員やチームの個性がわかるよう、面白い企画だと多くの興味を引くでしょう。
どんな人を紹介して欲しいのか募集するのもいいですね。
 
【紹介例】
  • 活躍している社員
  • 知らなかった!あの部署での仕事内容
  • 今注目の部署にインタビュー
  • 新入社員紹介
  • 社長・役員にインタビュー
  • 様々な座談会(パパ・ママ社員、趣味や特技)
  • チーム自慢のメンバー紹介
  • 得意な社員によるビジネスマナー講座
  • 先輩社員の社内履歴書
  • 内定者紹介
  • おすすめ本紹介

季節やイベントに関するネタ

【春】
3月:様々な別れを特集(定年退職者など)、ホワイトデー特集
4月:入社式、新入社員特集
5月:ゴールデンウィークの思い出、母の日
 
【夏】
6月:梅雨に関すること、父の日
7月:七夕コンテンツ
8月:夏休み特集
 
【秋】
9月:様々な秋特集(味覚の秋、読書の秋など)
10月:内定式、ハロウィンイベント
11月:勤労感謝イベント、七五三特集
 
【冬】
12月:一年の締めくくり、忘年会のススメ
1月:今年の抱負、新年の挨拶
2月:バレンタインデー特集、健康特集

お楽しみコンテンツ

社員がクスッと笑って気軽に読めるよう、箸休めとして楽しめるコンテンツあるとより社内報が充実します。
 
【コンテンツ例】
  • 社食人気メニューランキング
  • 出身地ランキング
  • 社員の小ネタ
  • 今月誕生日の社員
  • ペット自慢
  • おすすめのドリンク
  • 同期当てクイズ
  • 地元自慢
  • 社内のオシャレさんは?


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読まれる社内報にする工夫

社内の情報を知ることを通じて社員全体に多くのメリットがある社内報ですが、作り方にもこだわらなければ読まれずに終わってしまうなんていうことも起きてしまいます。
 
そこで、実際に社内報を作成する上で工夫すべき点をご紹介していこうと思います。
 

コンセプトを定めて目的を明確にする

多くの人たちに読まれる社内報を作るためには、まず目的やコンセプト、ターゲットを明確にすることが大切です。
 
具体的に、誰に、何を、どのように伝える社内報なのかを常に意識しながら作成しましょう。
 
限られた紙面の中で最大限の情報を提供するためには、情報の取捨選択を行わなくてはなりません。
そこでも、しっかりとコンセプトに沿った判断基準を持つことが重要になります。
 

写真などを活用して見やすいレイアウトにする

社内報の読者を増やす為には、写真や図表などを使用し、視覚的なレイアウトを工夫することも重要です。
 
ジャンル問わず多数の情報があふれる中で、活字だけが並んでいたら読む気が失せてしまいます。
 
また、より正確にわかりやすく情報を伝える上で、写真や図表などは重要な役割を果たしてくれます。
読者が読みやすく、適切な長さだと感じるよう、レイアウトの工夫は絶えず意識しましょう。
 

業務で役立つ情報を提供する

社内の情報を知る為のインタビューや、社員紹介などのコンテンツも大切ですが、実際の業務で役立つ情報やノウハウを発信することも、読まれる社内報を作る上で重要なコンテンツになります。
 
明日から早速使える仕事術など、社員にとって役立つものだと認識してもらえれば、社内報に手を伸ばしてくれる社員も増えることでしょう。
 

休み時間など、多くの人が見やすい時間帯に公開する

社内報を公開する時間帯やタイミングも読者を増やす上で重要なポイントです
 
通勤時間帯や、休み時間のタイミングで公開される社内報の方がより多くの社員が読みやすいでしょう。
 
多くの社員が目を通しやすいタイミングを見計らって公開することをおすすめします。

 

発行後の効果測定を毎回実施する

社内報の発行後、発行の目的に沿った効果が生まれたのか、読者の推移はどうだったかを毎回確認しましょう。
 
効果を正しく測定しなければ、発行自体が目的になってしまい、今後の改善に生かすことができません。
 
発行してそのままにしてしまうと、一向に読者を増やすことには繋がらないので、毎回の記事がどのような効果を生んだかをチェックし、反省点を抽出することを欠かさずに行いましょう。
 


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社内報を流す媒体

さて、社内報の作成方法や具体的なコンテンツを確認したところで、実際にどのような媒体で社内報を作成していくのが良いのかを解説していきたいと思います。
 

紙媒体

まずは紙媒体で発行する際の良い点、注意点についてご紹介します。
 

<紙媒体のポイント>

  1. 手に取りやすい
    例えば、冊子が配られたり、ポスターのように社内報が人目につきやすいところにあれば、手に取りやすく、多くの社員が読んでくれます。
  2. 定期的に情報を受け取れる
    社内報が定期的に全社員に配布されるならば、社員への定期的な情報共有を促します。

<紙媒体を使う上で気を付けたいポイント>

  1. 手間・費用がかかる
    冊子にする印刷代や、配布する手間がかかってしまいます。
  2. 読む人と読まない人が出てきてしまう
    冊子として渡すだけだと、読まない人が出て全員に情報が行き渡らない可能性があります。

web媒体

続いて、web媒体で作成する際のポイントと注意点です。
 

<web媒体のポイント>

  1. 全員に情報共有ができる
    パソコンやスマホで見ることができるので、配布・送付漏れを防ぎ、探している情報は検索できるのでより手軽に読むことが可能です。
  2. 相互にやりとりができる
    SNSのように「いいね」ボタンやコメント欄の作成により、読者もアクションを起こすことができ、参加型にすることが可能です。
  3. 低コストで共有可能
    初期費用やサーバーなどのランニングコストはかかりますが、紙媒体での印刷費や配布の手間よりお手頃です。

<web媒体を使う上で気を付けたいポイント>

  1. パソコン・スマホでないと読めない
    パソコンやスマホだと、現場や工場にいる社員は落ち着いて読むことが難しいでしょう。また、社内報が社内のみでの閲覧であれば、社員の家族は読むことができません。
  2. 更新率が低いと閲覧率も下がる
    コンテンツの更新率が高くないと閲覧率も下がり、頻繁にコンテンツを更新するには、編集する人や費用が必要になります。


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Webを使って社内の情報を発信したいときに使いやすいツール

最後に、webで社内報を作成する際におすすめのツールをご紹介させていただきます。
 

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
社内報は社員と情報を共有することで、社内のコミュニケーションを促進したり、社員のモチベーションを上げる効果があります。
 
今回ご紹介させていただいた、コンテンツやツールを社内報に活用していただけましたら幸いです。

 

 
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