プロジェクトや案件を成功に導くためには課題管理が不可欠です。トラブルの発生時には素早く原因を追究し、再発防止を防ぐためにも抱えている課題はすぐに着手して解決する必要があります。
 
一方で、案件を進めていく中で課題が発生しても適切に対処できず、案件の進捗に遅れが生じてしまい、危機感を持つ方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、課題管理に必要なポイントや適切な課題管理を実現するツールまでご紹介します。
 
  • 案件に課題が生じてもチームで共有されず、放置されてしまっている
  • 各メンバーの進捗状況が把握できず、プロジェクトが円滑に進んでいるかわからない
  • 課題管理のポイントを知り、チーム全体でプロジェクトの課題解決に取り組みたい
という方は本記事を参考にすると、課題管理のポイントや最適なツールを把握し、チームで連携して案件の課題解決が行えるようになります。


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課題管理とは?

課題管理とは、企業内やプロジェクトにおける解決しなければならない問題を把握し、対応していくことを言います。
 
プロジェクトにはトラブルの発生がつきものであり、発生時には素早く原因を究明し、解決すべき課題を明らかにするのが重要です。また、課題管理では、課題の把握から解決までを一貫して着手する必要があり、計画と現実の差分を埋めなければなりません。
 
また、プロジェクト管理方法論のPMBOK(Project Management Body of Knowledgement)でも、リスクマネジメントは計画の段階から行うと同時に、トラブル発生後の対応についても言及しています。
 
このように、プロジェクトを円滑に進めるためには課題管理が重要であり、常に案件全体に目を配っておく必要があります。


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なぜ課題管理をするべきなのか

以下では、課題管理をするべき理由をご紹介します。課題管理の目的を適切に把握し、チーム内で共通認識を持ちましょう。

課題への対応を確実に行うため

課題管理によって、課題への対応を確実に行えます。
 
案件の最中に問題が発生しても後回しにすると、問題への対応が遅れて広範囲に影響が出てしまうのです。そのため、問題が発生したら素早くタスクをリスト化し、自身で処理するかほかのメンバーに振り分けます。
 
素早く課題をタスクに落とし込めればスピーディーに処理でき、進捗の遅れを最小限にとどめられるのです。

メンバーの作業状況を適切に把握するため

課題管理の目的のひとつに、メンバーの作業状況を適切に把握することが挙げられます。
 
管理が個人に属人化していると、どこまで対応したのかわからなかったり、確認すべき項目が漏れたりする事態が起こります。したがって、課題の対応状況はチーム内に共有し、認識の齟齬が発生するのを防ぐのが重要です。
 
また、対応状況を記載しておけば期間が空いても続きから再開でき、タスク管理によって抜け漏れが発生するリスクも防げます。加えて、マネージャーも稼働状況が可視化されていることにより、「いつだれが何をしているか」を確認できます。

チーム内の連携を深めるため

チーム内の連携を深めるためには、適切な課題管理が不可欠です。
 
各メンバーのスケジュールやタスクが見える化されていると、進捗が遅れているメンバーに対しての助言や手助けが可能です。また、会議の日程を決める際にもいちいち予定を聞く手間が省けるため、素早く会議の日程を調整できます。
 
このように、課題管理を通して情報共有がチーム内でされていると、遅れが発生しているタスクが素早く確認でき、課題解決に向けてのアクションがとりやすくなるのです。


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課題管理の際に押さえておきたいポイント

以下では、課題管理の際に押さえておきたいポイントをご紹介します。課題管理のポイントを把握し、積極的に社内に取り入れましょう。

課題を漏れなく把握

課題管理のポイントとして、課題を漏れなく把握することが挙げられます。
 
メンバー全員が把握できるように、Excelのテンプレートなどに記載しておくのが重要です。一方、メンバーがいつでも内容を上書きできるように、クラウド型のツールを導入して管理するのが今日の手法であり、おすすめの手法です。
 
また、チーム内でミーティングを開いて問題やトラブルを共有すれば、対応策について議論ができます。このように、課題が発生したら素早く共有できるような体制を築き、抜け漏れが発生するのを防ぐのが大切です。

課題の対応方法を共有

ポイントのひとつに、課題の対応方法を共有することが挙げられます。
 
課題解決をするために取り組むべきことをチーム内で共有・蓄積しておくのが重要です。課題を解決に導いた方法をストックしておくと社内のナレッジになり、同じような事態が発生した際にも役立ちます。
 
また、対応方法を考える際には課題を細分化し、一つひとつ丁寧に解決策を考えるのが大切です。さらに、解決策をタスクに落とし込みメンバーに適切に割り振れば、チームで連携しながら課題解決に取り組めるので早期解決にもつながるのです。

課題の完了条件を明確化

課題管理では、課題の完了条件を明確にする必要があります。
 
メンバーによって完了条件の認識が異なると課題が解決ができず、大きなトラブルに発展するリスクが高くなります。たとえば、アジャイル開発(PDCAサイクルを素早く回す手法)において「バグなく稼働するか」と「1週間バグなく稼働するか」では、期間や工程にズレが生じ正しくスケジュール管理ができません。
 
そのため、課題の対応方法を決める際には明確に完了条件も定めておくと、チーム内で共通認識を持って課題に取り組めるのです。さらに、ステータスの種類を変える際にもメンバー同士で議論し、完了条件が満たされているかチェックするのがポイントです。


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課題管理に必要な項目とは?

以下では、課題管理に必要な項目についてご紹介します。管理項目を把握し、課題の対応状況に抜け漏れが発生しないようにしましょう。

課題のタイトル

課題の内容が一目で分かるようなタイトルを付けることがポイントです。
 
多くの課題があるときには、それらをグルーピングする際にもタイトルを参考にします。それゆえ、タイトルだけを見て課題の内容が想起されるように、規則性を持たせたり、タグ付けをしたりするのがおすすめです。

課題の具体的な内容

課題の具体的な内容を記載しておきます。
 
課題の内容がわかるように要旨を書いておき、詳細については別途資料を添付しておきましょう。加えて、課題が発生した背景も記しておくと、今後同じような課題が発生するのを防ぐ対策に役立ちます。
 
また、課題が案件に及ぼす影響が明確な場合には併せて記載しておくのが重要です。

課題の対応方針

挙げられた課題に、どのように対応していくかを記載します。
 
できる限り具体的に課題解決の方向性を記し、素早く行動に落とし込めるようにしておきましょう。そして、対応方針を策定するためには、原因究明が重要です。
 
また、具体的な対応方針が定まったら実行に移し、日々の対応状況を記載しておく必要があります。「○月○日に△△を完了した」などと日付と具体的な作業内容を残しておけば、作業の重複ややり忘れが発生することを避けられます。

課題に対応するまでの期限

各課題に対して期限を設定しておきます。
 
課題が解決されないとプロジェクトに影響を及ぼす日時を期限として定めます。ただし、他部署の社員にタスクを依頼する場合は、相手の都合も考慮しながら通常業務に影響の出ない程度に期限を決めるのも重要です。

担当者

担当者を記載し、責任の所在を明らかにする必要があります。
 
担当者が不明瞭な場合、課題が放置されるリスクが高くなり、プロジェクト全体の進行に悪い影響が出る可能性があるのです。そのため、担当者を決めて部署と個人名を記載しておくと、いつでも進捗確認の連絡が取れるようになります。
 
また、担当者は課題管理表の各項目を記載し、チームに共有するのが重要です。

ステータス

各課題に対して「未対応」「対応中」「完了」などのステータスを分かりやすく分類してあれば、進捗の見える化に役立ちます。
 
ただし、プロジェクトの属性によっては、「保留」や「上長の確認待ち」といった段階が必要な場合もあるので、臨機応変に対応しましょう。

結論

課題に対する結論を記載します。
 
単に「完了しました」と書くのではなく、課題への取り組みによって得た「ノウハウ」も記載すれば、以降の課題対応に役立てられます。
 
こうしたノウハウは「Stock」のようなITツールに残しておくと、時間や場所を問わず必要な時にアクセスできるのでおすすめです。


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課題管理を効率化するおすすめのツール

以下では、課題管理を効率化するおすすめのツールをご紹介します。
 
課題管理を行う上で重要なのが「チーム内での情報共有」です。従来のようなメールでの情報共有では、CCやBCCの設定に時間がかかったり、間違った相手に送信してしまったりするリスクがあり、スピーディーな情報共有の実現は難しいと言えます。
 
一方で、情報共有ツールを導入すれば共有したい相手を指定し、時間や場所を問わず素早く情報を伝達できます。加えて、記載すべき内容が多い課題管理においては、「誰でも簡単に課題を管理・共有できる、シンプルなツール」が必須です。
 
そのため、初めてのツールによる課題管理には「Stock」のように情報共有が簡単、かつITに不慣れな人でも直感的に課題管理ができるツール一択です。
 
Stockは「ノート」に情報を書き込むだけで自動保存されるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」で共有も簡単に行えます。さらに「タスク」で課題に関するタスク管理はもちろん、各メンバーのタスクを一覧を簡単に確認できるのです。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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課題管理の概要まとめ

これまで、課題管理をするべき理由や押さえておきたいポイント、項目を中心にご紹介してきました。課題管理のポイントは以下の3点です。
 
  • チーム内で同じシステムを使って記載し、課題を漏れなく把握
  • 課題を細分化したうえで、対応方法をチーム内に共有
  • チーム内で共通認識を持つために、課題の完了条件を明確化
課題管理においては、メンバーの作業内容を把握するのが重要であり、そのためにはITツールの導入が不可欠です。しかし、多機能で複雑なツールではメンバーが使いこなすのが難しく「課題の進捗をツールで管理するという行為」の妨げになってしまうのです。
 
一方で、今回ご紹介したStockは、ITリテラシーの低い人や非IT企業でも簡単に操作できるほどシンプルであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
 
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