社内にある様々な課題をどのように管理し、対応していますでしょうか?
 
何となく課題感はあるものの、どのように管理すればいいのか、どのように対応すればいいのか分からない方も多いかと思います。
 
そこで今回の記事では、課題管理をする上でのポイントと、効率化するためのツールをご紹介させていただきます。
 
社内にある課題を把握していても、それを見える化できていなかったり、適切な対応ができていなかったりする場合には、是非参考にしてみていただけると嬉しいです。

 


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

課題管理とは?

課題管理とは、企業内やプロジェクトにおける、解決しなければならない問題を把握し、対応していくことを言います。
既に起きてしまっている問題と、今後起こりうるリスクを区別して考え、管理する必要があります。


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課題管理をする上でのポイント

課題を挙げて満足しない

課題管理をすることの目的は、課題を列挙することではなく、解決することです。
そのため、ただ把握しているものを挙げるだけではなく、それらをどのように対応していくのかまで考える必要があります。

課題の完了を明確にする

対応をスタートしても、時間が経てば経つほど、どこまでやればいいのかが曖昧になっていき、課題が無かったかのようになることがあります。
そのため、きちんとステータス管理を行い、どのようになれば「対応完了」かということを明確にしておくことがポイントです。


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課題管理に必要な項目とは?

課題のタイトル

課題の内容が一目で分かるようなタイトルを付けることがポイントです。
多くの課題があるときに、それらをグルーピングする際にもタイトルを参考にするため、わかりやすいタイトルにしておくことが大事です。

課題の具体的な内容

課題の具体的な内容を記載しておきます。
後から振り返る時のためにも、書いた本人しか分からないようなものにするのではなく、誰が見ても課題の状況をイメージできるような記載にすることが大事です。

課題の対応方針

挙げられた課題に、どのように対応していくかを記載します。
実際にすぐ動けるくらい具体的に行動を落とし込んだり、その内容が現実的であることが求められます。

課題に対応するまでの期限

各課題に対して期限を設定しておきます。
ただ対応方針を書くのではなく、「いつまでに」を明確にすることで、実際の行動に繋がります。

担当者

部署名ではなく、具体的な個人名で担当者を指定することで、各メンバーが自分ごと化して課題に取り組めます。
また責任の所在をはっきりさせやすいため、フィードバックも容易になります。

ステータス

各課題に対して「未対応」「対応中」「完了」などのステータスを分かりやすくしておくことで、見える化に役立ちます。

結論

課題に対する結論を記載します。
結論を書くと共に、課題に対応した事による「学び」についても書くことで、以降の対応に役立てることができます。


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課題管理を効率化するためのツールとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、議事録などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。




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まとめ

課題管理と言っても、ただ課題を洗い出すのではなく、それに対してどのようにアクションを取るかまで決定し実行することが大事です。
 
是非、今回ご紹介させていただいた内容を踏まえ、社内の課題管理に取り組んでいただければと思います。