働き方改革の影響を受け、多くの企業が取り組んでいる業務効率化ですが、介護業界においてもその重要性が説かれてきています。
しかし、業務効率化をしなければならないと考える一方、具体的に介護業務において何をすれば改善できるのかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護業界での業務効率化に役立つアイデアを解説します。
- 介護業界での業務効率化が必要な背景を理解して業務効率化に取り組みたい
- 業務効率化改善に役立つ具体的なアイデアが知りたい
- 最も簡単かつ効果的に業務効率化を進められるITツールを探している
という方は今回の記事を読むと、介護業界での業務効率化が必要な背景を理解し、アイデアを活用して自社の業務効率化を進められるようになります。
目次
介護業界での業務効率化が必要な背景
ここでは、介護業界における業務効率化が求められる背景を2つご紹介します。いずれも、業界が抱える根本的な課題に直結するため必見です。
深刻な人材不足と業務負担の増加
1つ目は、深刻な人材不足により、既存のスタッフ一人当たりの業務負担が増えてきていることが挙げられます。
多くの介護現場は慢性的な人手不足に陥っており、実際、公益財団法人介護労働安定センターの「介護労働実態調査」では、介護事業所の60%以上が人材不足を感じていると答えています。このような状況が、スタッフの疲弊や離職の原因となっています。
そのため、日々のケア記録や情報共有といった業務を効率化し、スタッフの負担を減らすことが急務となのです。
高齢化社会とニーズの多様化
2つ目は、高齢化が進み、介護サービスに対するニーズがますます多様化している点です。日本の高齢化は急速に進んでおり、2023年10月時点の高齢化率は29.1％に達しています。（参考：内閣府｜令和6年版高齢社会白書（全体版））
さらに、利用者の健康状態や生活習慣が多岐にわたるため、個々のニーズに合わせた柔軟なケアプランの作成が不可欠です。画一的なサービスでは対応が難しいので、個別の情報を正確に管理・共有できる仕組みが求められています。
そのためには、効率的な情報共有によって、質の高い個別ケアを提供するための基盤を築くことが重要です。
介護の業務効率化・業務改善を実現するアイデア5選
以下では、介護業界での業務効率化を実現する5つのアイデアを解説します。自社ではどの方法の導入が効率化に繋がるかを見極めたうえで実行していきましょう。
分業体制の構築
1つ目は、分業体制の構築です。
分業体制を構築することで、介護スタッフが介護以外の業務から解放されます。たとえば、洗濯や掃除といった業務を専門の業者に依頼すれば、スタッフは本来の業務である利用者ケアに集中できます。
分業体制を整えることで、スタッフの業務負担を大幅に軽減でき、より質の高いサービスの提供にもつながるのです。
環境の整備
2つ目は、環境の整備です。
たとえば、「取りづらい」「戻しづらい」と感じる備品の場所や、非効率な動線を見直しましょう。備品や書類の配置を工夫し、スタッフがスムーズに動ける環境を整えるだけで、無駄な作業時間を大幅に削減できます。
このように、環境の整備は、日々の業務の無駄をなくすために不可欠です。
職員研修のデジタル化
3つ目は、職員研修のデジタル化です。
職員研修をデジタル化することで、研修のための時間と場所の制約をなくせます。たとえば、オンライン研修や動画教材を導入すれば、スタッフは自分の空き時間を活用して自学できるようになります。
これにより、個々のペースでスキルアップを促せるため、効率的に職員全体の質を底上げできるのです。
コミュニケーションの改善
4つ目は、コミュニケーションの改善です。
コミュニケーションの改善は、業務の抜け漏れを防ぐために重要です。シフト制で働く介護現場では、スタッフ同士が顔を合わせるタイミングが限られ、情報共有が不十分になることがあります。
チャットツールなどを導入すれば、利用者に関する重要な情報から「〇〇してくれてありがとう」といった簡単なやり取りまで、リアルタイムに共有できます。これにより、チーム間の連携が強化され、業務の質が向上します。
電子記録システムの導入
5つ目は、電子記録システムの導入です。
電子記録システムを導入することで、介護記録の入力作業を大幅に効率化できます。手書きの記録や転記作業が不要になり、タブレットやスマートフォンでその場で記録が完結します。
そのため、記録にかかる時間が短縮されるだけでなく、最新の情報がリアルタイムに共有されます。結果として、スタッフ間の情報共有が密になり、迅速かつ正確な対応が可能になります。
介護業界での業務効率化に貢献するITツール
以下では、介護業界の業務効率化に貢献するITツールをご紹介します。
紙ベースの記録や申し送り事項は、共有に時間がかかり非効率です。また、情報確認のためにその都度、担当者のもとへ移動する必要があるため、手間がかかります。
そのため、介護記録や日報、引き継ぎ事項といった情報を、手書きや口頭からITツールに集約させて管理しましょう。ただし、ツールが複雑すぎると現場に定着しないため、誰でも簡単に使えるシンプルなツールを選ぶことが重要です。
結論、介護業界の業務効率化には、ITが苦手な65歳以上の社員でも、簡単に介護業界での情報を蓄積・共有できるツール「Stock」一択です。
「ノート」に直接、「介護記録」や「引き継ぎ内容」を記載するだけで簡単に情報共有が可能です。さらに、ノートに紐付けて「タスク」を設定すれば、業務が可視化されるので抜け漏れを防げます。
介護業界の情報管理・共有を最も簡単に効率化する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを活用した介護業務改善事例
リハビリデイサービスエールは、理学療法士が経営するデイサービス施設です。当時、情報共有にはSlackとLINEを利用していましたが、チャットツールでは情報が流れてしまい、共有漏れが発生するという課題を抱えていました。
そこで、情報を蓄積できる情報共有ツール「Stock」を導入し、スムーズな情報共有と業務効率化を実現しました。日々の介護記録や申し送り事項、マニュアルなどをStock上で一元管理することで、誰でも必要な情報を簡単に確認できる仕組みを整えました。
さらに、タスク機能を活用することで、現場スタッフ全員が抜け漏れなく情報を確認できるようになり、チーム内の連携がよりスムーズになりました。
3ステップ｜介護業務の効率化の手順
以下では、介護業務を効率化させるための手順を3ステップで説明します。
（1）業務の見える化して課題を洗い出す
業務効率化の第一歩は、業務の現状を見える化することです。
業務内容が不透明なままでは、無駄な作業の重複や連携の遅れが発生します。一方、業務を可視化することで、全体の流れが把握しやすくなり、ムリ・ムダ・ムラを特定して業務を効率的に再構築できます。
そのため、「現場でしている実際の作業」と「ルールとして定められた手順」との間にギャップがないかを洗い出し、業務を明確化させましょう。
（2）小さく始める
次に、いきなり事業所全体の業務を大きく変えようとするのではなく、小さな範囲で始めましょう。
たとえば、特定の1部署、あるいは介護記録の入力といった1つの工程に絞って効率化を試します。これにより、大きな混乱を避けることができ、成功事例を積み重ねながら、徐々に改善の範囲を広げられます。
（3）定期的な振り返り
最後は、定期的に振り返りましょう。
計画通りに業務が改善されているか、スタッフの負担は本当に減ったかを検証します。この振り返りを通じて、改善策の効果を客観的に評価し、さらなる改善点を見つけることができます。
見つけた改善点を活かし、自社にとって最適な業務の進め方を見つけていきましょう。
介護業界での業務効率化が必要な背景や効率化のアイデアまとめ
ここまで、介護業界での業務効率化が必要な背景や効率化のアイデアを解説しました。
人材不足・少子高齢化により、業務の負担が増えてきている介護業界では、サービスの質を保つために業務効率化は不可欠です。場所や時間問わずに活用できるITツールであれば、情報共有がスムーズになり、効率よく働くために便利です。
ただし、機能が多すぎるツールを導入すると、ITに不慣れな社員には扱いづらく、チーム内で定着しない恐れがあります。そのため、必要な機能が過不足なく備わって、誰でも直感的に操作できる「シンプルな情報共有ツール」を選ぶことが重要です。
結論、業務効率化には、誰でも簡単に情報を管理・共有できる「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心に240,000社が自社の業務効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して自社の業務効率化向上を実現しましょう。
