多くの企業でデジタル化が進んでいる今日、建設業においてもツール利用によるアナログ業務からの脱却が注目を浴びています。そのうちのひとつが、オンラインストレージによる資料共有の活性化です。
しかし、いまだにアナログな共有方法を利用しており、なぜオンラインストレージに切り替えるべきなのか理解できていないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業の資料共有における課題と失敗例・オンラインストレージの選定ポイントを解説します。
- オンラインストレージを利用しないことで起こる問題を理解して業務改善に努めたい
- 「建設業におけるオンラインストレージ導入の失敗例」と同じ失敗はしたくない
- 選定ポイントを押さえた導入で自社でのオンラインストレージ導入を成功させたい
という方は今回の記事を読むと、オンラインストレージの利用が与えるメリットが理解でき、自社に最適なツールの導入・運用が可能になります。
目次
建設業の資料共有における課題
建設業において図面や現場の社員を元に業務を進めるのが一般的であり、資料共有は日常業務となります。そこで、以下では建設業の資料共有において気づきにくい課題を解説します。
とくに、オンラインストレージを利用せずに資料共有を行うと、以下のような課題が生じるため注意が必要です。
データ共有に手間がかかる
オンラインストレージを利用しない資料共有では、データを共有するのにも時間がかかります。
オンラインストレージを利用しない場合、基本的にデータ共有は「メールへの添付」「USBメモリーへの格納」などの手段で進めることになります。しかし、これらの共有手段には、容量の制限が発生するというデメリットがあります。
とくに、建設業界では図面や現場の写真など、容量が大きいファイルや大量のファイルのやりとりが日常茶飯事です。そのなかで、データ容量を意識しながら図面などを送付する度に圧縮・ファイルの分割を行う運用では、手間も時間もかかります。
速やかな確認を行いたい状況下で、このような無駄な時間は最大限省かなくてはなりません。したがって、アップロード容量の制限が緩和されているオンラインストレージで資料共有を行い、共有にかかる時間短縮に努めましょう。
セキュリティー面での懸念
オンラインストレージを利用しない資料共有は、セキュリティー面でも懸念があります。
たとえば、メールに添付する場合、宛先を間違ってしまえば途端に情報漏えいに繋がります。誤送信対策としてUSBメモリーを利用する方法もありますが、置き忘れや紛失などのリスクはゼロにできません。
一方、オンラインストレージを活用すると、ベンダーの提供する高度なセキュリティ下で資料共有が行えます。データはサーバー上にあるので紛失のリスクがなく、共有はリアルタイムでクラウド上で行われるため、メールのように個別に送信する手間もありません。
NAS管理によるデータの脆弱性
オンラインストレージを利用しない資料共有にはNAS（ネットワーク接続可能なハードディスク）の利用がありますが、こうした管理ではデータの脆弱性が高まります。
建設業においてNASでの資料管理を行う場合、作業現場にNASを昼夜置いたままで運用するケースが多いです。その結果、盗難や水難のリスクが高くなるのです。また、万が一NAS自体が故障してしまえば、データ復旧には手間がかかるうえ、最悪の場合データの消失も考えられます。
業務上利用するデータが紛失すれば、納期遅れなどの事態は防げません。したがって、強固な管理体制によってデータ管理を徹底する必要があります。
オンラインストレージ導入の失敗例4選
オンラインストレージは資料共有を効率化させる一方で、正しい導入ができないとかえって業務効率を低下させる原因にもなります。
以下の失敗例での問題点を参考に、自社でのオンラインストレージ導入における失敗のリスクを削減しましょう。
大量のファイルアップロードができない
オンラインストレージ導入の失敗例として、大量のファイルアップロードに適していないケースがあります。
オンラインストレージは、メールなどの共有方法に比べてファイルサイズ等の制限が緩和されているものの、一度にアップロードできる量については制限が発生するサービスがあります。また、アップロードによってツールがフリーズするリスクもあります。
資料共有の効率向上を目的に導入したツールが、業務効率を低下する原因になっていては元も子もありません。そのため、選定時には利用可能な容量のみでなく「一度にアップロードできるファイルサイズ」についても十分確認しましょう。
操作が難しく現場に馴染まない
ツールの操作が難しく現場に馴染まないのも、オンラインストレージ導入が失敗する原因です。
従業員はそれぞれ異なるITリテラシーを持っています。ITツールに慣れているユーザーであれば日常的に行える操作であっても、ツールに不慣れな利用者にとってはハードルが高い作業となることもしばしばです。
いくらツールを導入したところで業務への浸透が進まなければ、資料共有の効率化は実現しません。場合によっては、操作が難しいばかりに、従来の共有方法に戻ってしまうケースも考えられます。
したがって、導入するオンラインストレージの操作性を十分に確認し、自社のリテラシーに即しているかどうかを見極めなくてはなりません。
高度すぎるセキュリティ設定による悪循環
セキュリティ対策はクラウドストレージを導入するメリットですが、あまりにも高度すぎるセキュリティ設定は、逆にオンラインストレージ導入を失敗に導きかねません。
オンラインストレージによってはアクセス権限を詳細に設定できるものもあります。こうした設定は情報漏えいを防ぐ効果がある一方、たとえばフォルダを1つ移動しただけでデータへのアクセスができなくなるという事態が起こりやすくなるのです。
さらに、利用者への説明なしに細かな設定を組み込めば、利用時に混乱が生じる原因になります。場合によっては「オンラインストレージ上にデータを格納すること」自体に抵抗を感じる恐れもあります。
こうした悪循環を防ぐためにも、セキュリティ設定を分かりやすくしておくほか、ツールの仕様へ社員へ確実に周知させることが必要です。
ファイルが開けない
オンラインストレージ導入の失敗例として、格納したファイルが開けないというものがあります。
共有するデータは写真や動画だけでなく、WordやExcelなどのOfficeファイルを利用するケースも多いでしょう。しかし、ツールによっては、スマートフォンやタブレットからは該当データの閲覧ができない場合があります。
建設業においては、データを利用する場所に常にパソコンがあるというケースは稀です。資料が必要になった出先のタイミングで閲覧ができなければ、業務の円滑な進捗に支障をきたしてしまうのです。
そのため、頻繁な利用が想定されるファイルについて、スマートフォンやタブレットからでも閲覧ができるかどうかを十分に確認しましょう。とくに、すべてのデータがツール内で閲覧できるものを選定すれば、現場でもオフィスでもストレスなく活用できます。
建設業でのオンラインストレージの選定方法
以下では、建設業におけるオンラインストレージの選定ポイントを解説します。いずれも建設業での利用シーンにおける必要項目なので、確実に押さえたうえでの選定が成功の鍵です。
データ容量は適切か
まずは、検討しているオンラインストレージのデータ容量が適切かどうかを確認します。
利用するツールによって、ストレージ量や一度にアップロードできる容量には差があります。そのため、あらかじめ自社での利用シーンを想定し、そのツールであれば問題なく利用できるかどうかを見極めます。
このとき、想定する利用量に少し余裕を持たせる点に注意しましょう。通常利用での最低限の容量を目安として設定すると、日々利用する分には問題がなくとも、繁忙期など一時的に利用頻度が高まった際に円滑に利用できなくなる恐れがあるからです。
とくに、建設業の場合、並行して複数の現場が動き出す際に利用上限を超えてしまいツールが利用できなくなれば、業務進捗に支障をきたします。したがって、自社の状況をよく顧みたうえでの選定を心がけましょう。
対応機器は適切か
ストレージ量の確認ができたら、次は対応機種が適切かどうかを確認しましょう。
昨今多くのオンラインストレージで、マルチデバイス対応が一般的になっていますが、利用するのに最新のOSが必要だというケースも存在します。古いデバイスやOSで業務を進めている場合、導入したツールが利用できないという事態に陥ってしまいます。
とくに、アナログ業務が多く残っている建設業においては、最新の機器が搭載されていないというケースも稀ではありません。
したがって、自社で利用している環境がそのツールがサポートしている対応機種に入っているかをよく確認しましょう。
十分なセキュリティ対策があるか
建設業でのオンラインストレージ導入で忘れてはならないのが、セキュリティ対策の充実性です。ツール上でやりとりをする資料には個人情報も含まれており、万が一漏えいすれば顧客との信頼関係の悪化は免れません。
とくに、オンラインストレージではインターネット上にデータが格納されるゆえに、ハッキングなどのリスクが向上しやすいです。そのうえ、格納されたデータは自社で何か策を講じることが難しいため、セキュリティはすべてベンダー頼みになります。
したがって、そのツールが情報管理に適切なセキュリティ環境を維持しているかどうかを十分見極めなくてはなりません。
データの暗号化や二段階認証などのセキュリティー機能が搭載されているかの確認はもちろん、ISMSなど第三者機関によるセキュリティー認証の有無まで確認し、情報漏えいのリスクに備えましょう。
建設業での資料共有に役立つおすすめのツール
以下では、オンラインストレージとしても使える、建設業での資料共有に役立つおすすめのツールを解説します。
建設業での資料共有を効率化するにはオンラインストレージの活用が有効です。一方、画像やファイルだけでなくテキストも一緒に管理できれば、関連する情報も含めた共有が可能になり効率的です。
ただし、現場のITリテラシーに合わせたオンラインストレージでなければ、社員が使いこなせず資料共有がアナログな手法に戻ってしまう可能性があるのです。したがって、必ず「操作性でストレスを与えない、簡単に使えるもの」を導入すべきです。
たとえば、建設業におけるITリテラシーの差を問わず、オンラインストレージとして誰でも使える「Stock」であれば、ストレスのない情報管理が実現します。
Stockの「ノート」には画像・ファイルの添付だけでなくテキストの入力もできるため、関連した内容も同時に共有できます。また、「メッセージ」を利用すれば、共有連絡もツール内で行えるので、メールや電話などで個別に連絡する必要もありません。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
建設業の資料共有における課題と失敗例まとめ
ここまで、建設業の資料共有における課題と失敗例・オンラインストレージの選定ポイントを解説しました。
オンラインストレージの活用はデータの安全性を高め、効率的な資料共有を可能とします。しかし、一方で適切なツール選定を行わなければ、かえって業務効率が低下する原因ともなりかねないので導入の際には注意が必要です。
また、選定ポイントとしては「容量・対応機器・セキュリティ」の3つでした。一方で、フォルダが乱立したり、名前のないファイルが無造作に格納され処理できなくなったりすると業務効率が下がります。つまり、大前提として「現場・自社内問わず誰でも情報を”適切に”管理できるか」が必要なのです。
そのため、今回ご紹介したStockのように、関連したやりとりや情報すべてを正しく一元管理できる情報共有ツールが必須です。非IT企業を中心に現在120,000社以上の企業に導入されており、情報共有の円滑化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社の資料・情報共有を活性化させましょう。
