顧客情報や商談履歴など、不動産業で管理する情報は多岐に渡ります。そこで、「情報管理システム」を使うと、業務負担が大幅に軽減されるため、今日では不動産業界でもシステムを導入する企業が増えています。
一方、「アナログなk管理方法に慣れているうえ、どの情報管理システムが良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、不動産業の情報管理におすすめのシステム5選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- 不動産業で扱う個人・顧客情報を安全に保管したい
- 複数の情報管理ツールを機能・価格・口コミで比較したい
- 徹底した情報管理で業務効率化に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、不動産業で役立つ情報管理システムの選定ポイントを押さえられるので、自社に適した仕組みを構築できます。
目次
不動産業の業務効率化が必要な理由
不動産業では「開発・管理・売買・賃貸」など扱う物件が多いうえ、人手不足や業務量の多さが相まって、業務効率化が必須だと言えます。
不動産業の人手不足の背景には、所定労働時間や有給取得日数に関して改善の余地が多くあるため人々の間でも労働環境に良いイメージがないことがあります。加えて、少子高齢化の進展が更なる人手不足をもたらしているのです。
また、不動産業の職務内容は顧客対応から物件管理まで多岐にわたるため、業務量が非常に多いです。さらに、出来高制やノルマを基盤とする営業体制も業務量を過酷なものとする一因になっています。
以上の理由により、不動産業界はすぐにでも業務効率化を進めていかないと、今後立ち行かなくなる恐れがあります。そのため、業務体制を整えて、働きやすい環境に変えいきましょう。
不動産業における情報管理の重要性
不動産業での情報管理が重要なのは、多くの個人情報を取り扱うからです。不動産業者には守秘義務があるので、業務上取り扱った情報を正当事由なく第三者に漏らすと、宅地建物取引業法第四十五条の違反となり、罰則が科されます。
また、2022年から2023年にかけて個人情報保護法の改正があり、とくに、法人に対する罰金刑の上限が大幅に引き上げられました。不動産業者は、顧客から預かった物件情報を別の顧客に提供することが業務に含まれるため、情報管理にはとくに気を配る必要があります。
情報管理の徹底は、顧客の安心感につながり信頼関係の構築にも貢献します。したがって、個人情報保護法を遵守して適切な情報管理に努めましょう。
無料あり｜不動産業での情報管理におすすめのシステム5選
以下では、不動産業での情報管理におすすめのシステム5選をご紹介します。
不動産を扱う大企業の場合、扱う不動産の数が多いので、それに伴い顧客との商談履歴や個人情報、物件資料など大量の情報を管理しなければなりません。しかし、紙やエクセルで管理すると情報が煩雑化するうえに、欲しい情報がすぐに見つからず、業務スピードの低下につながります。
そこで、あらゆるデータを管理・共有できる「情報管理システム」を活用し、書類の整理や確認をスムーズに実施しましょう。ただし、多機能だと社内で浸透しないため「機能に過不足なく、簡単に情報を一元化できるシステム」を選定すべきです。
結論、導入すべきは、非IT企業でも導入して即使えるうえ、業務効率化に必要な機能を過不足なく備えたシステムの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆるテキストや画像、ファイルを残せるほか、テーマごとに「フォルダ」を分けられるので、物件管理や顧客管理のいずれでも活用できます。また、フォルダ単位で、情報の閲覧・編集権限を設定する機能があるため、個人情報も安全に管理可能です。
【Stock】非IT企業の65歳の方でも使いこなせるシステム
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】超高精度の検索機能が備わったシステム
不動産会社では、成約情報や顧客との商談状況など、管理すべき資料が溜まりやすいです。そのため、「欲しい情報がなかなか見つからない」といった状態に陥りやすいので注意しましょう。
したがって、必要な情報をすぐに取り出したい場合は、「記事」上のテキストはもちろん、画像やファイル内の検索も可能な「ナレカン」の利用が適しています。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【賃貸革命10】賃貸業務の効率化に貢献するシステム
＜賃貸革命10の特徴＞
- 物件情報の入力工数を省ける
- 目的の情報をすぐに探し出せる
物件情報を一度登録すれば、ポータルサイトやチラシへ自動で反映されるので、入力工数を大きく省けます。
キーワードを入力するだけで目的の情報を探し出せるので、物件やメンバーの数が増えた場合でも安心です。
＜賃貸革命10の機能・使用感＞
- 入送金処理を自動化できる
- 請求書作成が簡単にできる
入送金処理を自動化できるので、家賃の管理を効率化したい場合に役立ちます。
システムに登録された情報をもとに、請求書や支払明細書を簡単に作成可能なので便利です。
＜賃貸革命10の注意点＞
- 会計機能にはオプション料金がかかる
- 動作が遅いときがある
会計機能はオプションなので、利用するには別途料金がかかります。
利用しているユーザーからは「ダウンロードの処理が遅い。もっと軽くすると効率的になると思う。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜賃貸革命10の料金体系＞
- 初期費用：0円
- 月額費用：9,000円～
【みらいえ】不動産専用ホームページを作成できるシステム
＜みらいえの特徴＞
- ホームページを簡単に作れる
- 物件情報の入力時間を短縮できる
テンプレートを利用すれば、自社のホームページを簡単に作れます。
AIによって、リビング・トイレ・キッチンというように画像種別の登録や説明文の生成が可能です。
＜みらいえの機能・使用感＞
- パノラマ画像やVRを物件資料に載せられる
- ビッグデータとAIで物件情報入力をサポート
物件資料にパノラマ画像やVRを載せられるので、顧客が物件を具体的にイメージでき、反響の増加を期待できます。
過去の取引データや現在の公開情報を参照してAIが物件情報の入力を補助してくれるので、情報入力の負荷を軽減します。
＜みらいえの注意点＞
- 使いこなすまでに時間がかかる
- 賃貸管理の機能はない
多機能ゆえに、ITが苦手な場合は使いこなすのが難しい恐れもあります。
賃貸の管理をするための機能は備わっていません。
＜みらいえの料金体系＞
- HPテンプレート版：12,000円/月/店舗（月払い）
- 賃貸システム利用：20,000円/月/店舗（月払い）
- 顧客システム利用：30,000円/月/店舗（月払い）
- 売買システム利用：40,000円/月/店舗（月払い）
上記プランは、HPテンプレート版には制作費用250,000円、賃貸システム・顧客システム・売買システムの利用には初期費用50,000円がそれぞれかかります。
【賃貸管理システム】アットホームが提供する高セキュリティシステム
＜賃貸管理システムの特徴＞
- 賃貸管理業務の課題を総合的に解決する
- 万全なサポート体制
賃貸管理業務で起こる課題をまとめて解決できるシステムです。さまざまな情報を一元管理することで、業務負担が大きく軽減されます。
高セキュリティーのクラウド型システムで、パソコンが壊れてもデータはそのまま保管されます。また、専門の知識を持ったスタッフが丁寧にサポートします。
＜賃貸管理システムの機能・使用感＞
- 情報の更新漏れを防げる
- 入金データの取り込みが簡単
アラート機能やカレンダー機能により、契約者リストなどの更新漏れを防げます。
入金データをシステムに取り込み、入金情報と入居者情報を自動照合可能です。
＜賃貸管理システムの注意点＞
- 導入サポート費は有料
- 条件検索の利便性が欠ける
問い合わせは無料ですが、導入サポートは有料になるので注意しましょう。
利用しているユーザーからは「物件選びの検索で1階と地下1階はフロアごとに選べるのになぜか2階から上層階はフロアごとに選べない。」という声があります。（参考：ITreview）
＜賃貸管理システムの料金体系＞
- 料金の詳細については、お問い合わせが必要です。
- なお、アットホームの加盟店会員はログインして確認できます。
＜比較表＞不動産業での情報管理におすすめのシステム5選
以下は、おすすめの不動産向け情報管理システムの比較表になります。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | 賃貸革命10 | みらいえ | 賃貸管理システム | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
超高精度の検索機能が備わったシステム |
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるシステム |
賃貸業務の効率化に貢献するシステム |
不動産専用ホームページを作成できるシステム |
アットホームが提供する高セキュリティシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手〜中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ機能 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【×】 |
【×】 |
| 管理者機能 |
【◯】 |
【◯】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
会計機能にはオプション料金がかかる |
使いこなすまでに時間がかかる |
導入サポート費は有料 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは9,000円～ |
・無料プランなし
・有料プランは、初期費用5,000円＋月額料金12,000円/店舗 |
・要問合せ
・会員はホームページにログインして確認可能 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「賃貸革命10」の詳細はこちら |
「みらいえ」の詳細はこちら |
「賃貸管理システム」の詳細はこちら |
以上の表から、各システムによって特徴や料金、注意点が異なります。そのため、自社に必要な機能を整理したうえで最適なシステムを選びしょう。
不動産業で情報管理システムを導入する4つのメリット
ここでは、不動産業で情報管理システムを導入するメリットを4つ解説します。情報管理システムを導入すれば、アナログな手法よりも以下の点で効率化ができます。
（1）目的の情報へすぐにたどり着ける
1つ目に、情報管理システムの導入メリットとして、目的の情報へすぐにたどり着けることが挙げられます。
不動産業では、顧客の個人情報や物件情報、契約書など大量の資料を扱います。このような書類をわざわざ手作業で作成したりファイリングしたりしていれば、多大な手間がかかるうえに情報も入り乱れやすいです。
しかし、テキスト入力によって資料を作成できる情報管理システムを使えば、書類の振り分けにも時間がかかりません。さらに、多くのシステムには“検索機能”が備わっているため、キーワードを入れるだけで必要な情報を見つけられるのです。
（2）情報をリアルタイムで追える
2つ目に、情報をリアルタイムで追える点が挙げられます。
不動産管理システムを利用すれば、電話やメールなどのアナログな手法で物件情報を取得する手間が省けます。加えて、リアルタイムで物件情報を確認できれば、調べる時間が短縮され、業務効率化が図れるのです。
そこで、「Stock」などの情報共有ツールを導入することで、情報を書き込んだら瞬時に任意のメンバーに共有されるため、素早い情報取得が実現します。
（3）情報漏洩を防げる
3つ目に、情報漏洩を防ぎやすくなるメリットもあります。
情報管理を紙でしていると、保管場所にしまい忘れたときに外部の人に見られたり、紛失したりするリスクがあります。また、万が一顧客情報の漏洩が起こってしまった場合は、契約破棄や損害賠償を求められるだけでなく、業務停止を命じられる可能性もあります。
そこで、多くの情報管理システムに備わる「アクセス権限機能」を使えば、特定のメンバーだけで情報を確認・共有できます。その結果、情報漏洩のリスクが大幅に軽減されるのです。
（4）顧客満足度が向上する
4つ目に、情報管理システムを導入すれば、顧客満足度の向上につながります。
紙やエクセルで情報管理をしていると、商談履歴や問い合わせ内容を共有しづらく、担当者の不在時は顧客対応が遅れるリスクがあります。しかし、システムを使えばすべての情報を一か所にまとめられるため、担当者不在時でもスムーズに対応を引き継げるのです。
その結果、担当者が変わっても顧客に最適なアプローチができ、顧客満足度の向上につなげられます。
不動産業向け情報管理システムの選定ポイント3選
ここでは、不動産業向けの情報管理システムにおける選定ポイントを3つ解説します。システムの導入後に「想定よりも使いづらかった」とならないために、以下の内容を確実に押さえましょう。
（1）自社に適した機能があるか
まずは、自社に適した機能があるかがポイントです。
情報管理システムといっても、管理できる内容や機能は異なります。そのため、やみくもにシステムを選定してしまうと、欲しい機能がなかったり、使わない機能が多かったりする恐れがあるのです。
したがって、事前に自社の課題を明確にしたうえで、必要な機能に過不足がないシステムを選びましょう。
（2）社内に定着が見込めるか
次に、システムを選ぶときには、社内に定着が見込めるかは確認すべきです。
たとえば、「便利そうだから」と多機能なシステムを導入してしまうと、ITに詳しくない従業員は使いこなせない恐れがあります。また、もし不具合や不明点があったときにサポートを受けられなければ、システムが形骸化してしまいます。
したがって、システムを選ぶときは「社員全員が直感的に操作できるか」と「しっかりとしたサポート体制があるか」を軸に検討しましょう。
（3）強固なセキュリティがあるか
最後に、強固なセキュリティがあることも重要です。
不動産業では顧客の個人情報を扱うので、信頼関係を築くうえでも情報漏洩は避けなければなりません。そのためには、パスワードの2段階機能やデータの暗号化機能など、強固なセキュリティを備えたシステムが必要になります。
なかでも、国際水準のセキュリティである「ISO27001」を取得している「Stock」のようなシステムであれば、大量の個人情報を管理する場合でも安心です。
不動産業での情報管理におすすめのシステムまとめ
ここまで、不動産業での情報管理におすすめのシステム5選や選定ポイントを中心にご紹介しました。
不動産業は、ほかの業界に比べてとくに多くの個人情報を扱うので、徹底した情報管理をしなければなりません。そのため、情報を1つのツールに確実に保管し、スムーズに情報共有できる仕組みが必要です。
そこで、高度なセキュリティを備えた情報管理システムであれば、顧客情報を安全に管理できます。また、フォルダで視覚的に見やすい管理ができて、高度な検索機能があると情報が見つからないストレスもなくせます。
ただし、多機能なシステムではメンバーが使えない恐れもあるため、非IT企業でも直感的な操作ですぐに使いこなせるシステム「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、自社の情報管理を効率化しましょう。
