世界中で使われているSNSであるInstagram（インスタグラム）には、ビジネスチャット機能が備わっています。ビジネスチャット機能を利用すると、ビジネス関連のコミュニケーションを円滑化できるようになるのです。
一方で、「ビジネスチャットの機能や設定方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスチャットの機能や設定方法、メリットを中心にご紹介します。
- Instagramのビジネスチャットの機能や設定方法が知りたい
- Instagramのビジネスチャットに関する疑問を解消したい
- Instagram以外の社内向けのビジネスチャットを探している
という方はこの記事を参考にすると、Instagramのビジネスチャットの使い方だけでなく、自社に必要なビジネスチャットまでわかります。
目次
Instagram（インスタグラム）のビジネスチャットとは
ここでは、ビジネスチャットとDMの違いやInstagramのビジネスチャットに備わっている機能についてご説明します。まずビジネスチャットの基本情報を押さえたい方は必見です。
ビジネスチャットとDMの違い
ビジネスチャットと通常のDMの違いは、ビジネスで運用する上で便利な機能が備わっているか否かです。
基本的にはビジネスチャットもDM（ダイレクトメッセージ）を通してやり取りされます。しかし、個人アカウントのDMとは異なり、メッセージの受信箱を優先度別に「メイン」と「一般」などと分類したり、定型文を送信したりする機能があります。
また、グループチャットを作成したり、ラベルを設定したりすることもできます。そのため、多数の顧客に対しても効率良く対応していくことが可能になるのです。
ビジネスチャットの機能
以下の表は、Instagramのビジネスチャットの機能をまとめたものです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| グループチャット |
一対一のやり取りだけでなく、複数人でチャットするグループを作成できます。 |
| 自動返信 |
よくある質問や自動返信を設定すると、顧客対応がスムーズになります。 |
| おすすめの質問 |
よくある質問を設定していない場合、ユーザーにはチャットの冒頭に4つのおすすめの質問が表示されています。設定でオフにすることもできます。 |
| メッセージ管理 |
受信箱にあるメッセージを「メイン」「一般」「リクエスト」と分けて重要度別に管理することが可能です。 |
| リクエストのランク付け |
受信日や人気アカウント別に「リクエスト」をランク分けすることができます。 |
| ラベル追加 |
顧客とのやり取りの進展に合わせて、「予約済み」「注文済み」「支払い済み」「発送済み」といったようにラベルをつけて管理できます。 |
以上のように、ビジネスチャットには一般アカウントのDMにはない機能が多く備わっています。そのため、Instagramをビジネスの用途で使う場合は、ビジネスチャットを設定することをおすすめします。
【初心者向け】Instagramでビジネスチャットを設定する方法
以下は、Instagramでビジネスチャットを設定する手順です。Instagramでビジネスチャットを使用するには、個人アカウントからプロアカウントに切り替える必要があります。
- まず、プロアカウントにしたい個人アカウントにログインし、設定画面の右上にある3本線をタップします。
- 設定とアクティビティの画面が表示され、[アカウントの種類とツール]を選択します。
- アカウントタイプから[プロアカウントに切り替える]を押します。
- 当てはまるカテゴリを選びます。
- 「プロアカウントに切り替えますか？」の質問に対して[OK]をタップします。
- 「事業主ですか？」という質問に対して[ビジネス]を選択し、[次へ]を押します。
- プロアカウントの設定をします。
以上の手順により、プロアカウントへの切り替えが完了します。プロアカウントになると自動でビジネスチャットの機能を利用できます。
Instagramでビジネスチャットを使うメリット
ここでは、Instagramでビジネスチャットを使うメリットを2つご説明します。以下のメリットを把握して、ビジネスチャットの利用目的を明確にしましょう。
（1）問い合わせに迅速に対応できる
1つ目のメリットは、問い合わせに迅速に対応できることです。
Instagramのビジネスチャットには、よくある質問に対する自動返信を事前に設定する機能があります。そのため、問い合わせに対応する側も繰り返される質問に逐一回答する手間が省けるので、他の業務に時間を割けます。
また、質問者はすぐに疑問が解消され、スムーズな意思決定につながります。このように、迅速な問い合わせ対応は双方にとって利益があるのです。
（2）グループチャットが利用できる
2つ目のメリットは、グループチャットが利用できることです。
グループチャットでは、複数人で同時にやり取りができるため、情報発信や返信の効率化が実現します。また、顧客相手以外に社内のチームメンバーとのコミュニケーションを目的とした使用も可能です。
このように、グループチャット機能があることで使用用途の幅が広がり、Instagramのビジネスチャットのさまざまな利用方法が考えられます。
Instagramのビジネスチャット使用上の注意点
Instagramのビジネスチャットは社内での使用向きではないことに注意が必要です。
ビジネスチャットが使えるプロアカウントは非公開にできないため、イベントやプロジェクト等の社内情報を投稿すると一般公開されてしまいます。また、社内メンバーだけのグループチャットを作成しても、外部の顧客からの問い合わせと混合してしまいます。
そのため、ビジネスチャットの使用目的が外部とのやり取りではなく社内のみの情報交換に限られている場合は、「Stock」のような内容ごとの情報整理が容易で高度なセキュリティを兼ね備えたツールを選ぶようにしましょう。
【必見】おすすめの社内向けビジネスチャットツール
以下では、おすすめの社内向けビジネスチャットツールをご紹介します。
Instagramのビジネスチャットは企業や芸能人などと一般人との一対多のやり取りには適している一方で、社内における多対多のコミュニケーションには不向きです。なぜなら、多くのグループチャットが乱立してしまい情報が錯綜するからです。
そのため、社内でやり取りする場合は、部署やプロジェクトごとにチャットを整理できるツールを導入しましょう。さらに、プロジェクトの背景や対応状況、関連資料などもまとめて管理できれば、社内情報の管理が簡単になります。
結論、自社が導入すべきは、プロジェクトや細かいテーマごとにメッセージのやりとりを集約できるうえ、関連情報をメッセージと紐づけられるツール「Stock」一択です。
Stockは、話題別に作成した「ノート」をフォルダで管理することができます。また、ノートにメッセージを紐づけられるため、話題が入り乱れてしまうことがありません。
グループチャットをフォルダで管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【怪しい？】ビジネスチャットに関するよくある質問
ここでは、Instagramのビジネスチャットに関するよくある質問をご紹介します。以下の質問を確認して不明点を解消しましょう。
質問1｜インスタのビジネスチャットはフォロー外でも使えますか
Instagramのビジネスチャットはフォローしていないユーザーともやり取りをすることができます。しかし、フォロワー外ユーザーからプロアカウントにDMが来た場合は、「承認」か「削除」か「ブロック」を選べます。
また、プロアカウントではない個人アカウントの場合でもフォロー外からメッセージを送信することは可能です。しかし、送信相手がフォロワー以外のメッセージリクエストを受信しないという設定をしていると、メッセージが受信されないので注意しましょう。
質問2｜ビジネスチャットは既読がつきますか
プロアカウントから個人アカウントに送られたメッセージは確認されると既読がつきます。一方で、個人アカウントからプロアカウントに送信されたメッセージは確認しても承認されるまで既読がつきません。
そのため、プロアカウント側は既読をつけずに相手のメッセージを確認することができるのです。
Instagramのビジネスチャットの概要や使い方まとめ
これまで、Instagramのビジネスチャットの機能や設定方法、メリットを中心にご紹介しました。
Instagramのビジネスチャットは顧客などとのやり取りに適している反面、社内の情報共有には不向きです。なぜなら、公開アカウントであるため、冷やかし等の無関係なメッセージの受信や不正アクセスのリスクがあるためです。
そこで、数多くのチャットを内容別に分けられるツールを選びましょう。また、社内の機密情報を外部に漏洩させないために、高いセキュリティ基準をクリアしているかも確認すべきです。
結論、自社が導入すべきは、話題別に作成したノートに紐づいたチャットができて国際規格認証を取得したセキュリティが備わったツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内における仕事のやり取りを円滑化しましょう。
