業務上で得る情報は適切な管理が行われていないと、情報漏洩に繋がることもあり大変危険です。そのため、昨今では情報の一元管理に力を入れて取り組むトレンドが建設業界でも増加傾向にあります。
 
しかし、情報管理の重要性は理解しつつも、一元管理によってどのようなメリットが受けられるのかよく理解できていないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は情報の一元管理を行うメリットや建設業で一元管理すべき情報、ツールの選定方法までを解説します。
 
  • 情報の一元管理によって得られるメリットを理解したうえで、管理に取り組みたい
  • 建設業での一元管理で管理すべき情報を知り、自社での管理に役立てたい
  • 失敗を避けたいので情報の一元管理に役立つシステムの選定ポイントを押さえたい
という方は今回の記事を読むと、情報の一元管理によって得られるメリットを正しく把握し、自社に最適なシステム導入が行えるようになります。


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建設業で一元管理すべき情報とは

ここでは、建設業で一元管理すべき情報について解説します。以下の情報はとくに正しく一元管理されるべきなので、属人化された管理となっている場合は注意が必要です。

顧客情報

顧客情報とは、文字通り顧客に関する情報です。
 
顧客の氏名や連絡先・ニーズなどの顧客情報は営業にとって必要不可欠な情報です。これらの情報が個人に依存した状態で管理されていると、担当社員以外は該当情報を得られなくなります。こうした状態のまま、万が一担当社員の異動や退職が発生すれば、情報が正しく伝わっていないことが原因で顧客との関係にトラブルが生じる可能性があります。
 
また、顧客情報が必要となるのは営業担当者だけではありません。たとえば、サービス代金の請求は経理などほかの部門の社員が行うのが一般的です。しかし、情報が各部署ごとに散在している状況では、伝達ミスや確認漏れも発生しやすくなってしまうのです。
 
したがって、一元管理を徹底し顧客情報を全社で共有しておく必要があると言えます。

取引情報

取引情報とは、顧客とのこれまでの取引の履歴や、現在行っている取引の進捗情報を指します。
 
取引履歴を一元管理しておけば、担当社員以外も共有されている情報を確認するだけで「どのような取引を行ってきた顧客なのか」「現在はどのフェーズにいるのか」がすぐに理解できます。
 
また、過去の取引履歴は、顧客に対する今後の営業方針・顧客育成にも大きく影響します。仮に担当者が変わった場合でも、顧客に最適な提案ができるように、一元管理によって共有を徹底し機会損失を防ぎましょう。

図面などの資料

図面などの資料も、建設業での一元管理には必要です。
 
現場での作業は、図面や写真などさまざまな資料を用いて進めていくのが一般的です。一方で、営業担当者にとっても、顧客とのコミュニケーションにおいてこれらの資料を活用するというケースもあります。
 
仮に、資料が部署ごとあるいは個人に依存した状態で管理されていれば、最新の情報がどれなのかがすぐにわかりません。場合によっては古い情報を参照してしまい、顧客への案内や現場での作業進捗に悪影響を及ぼす恐れもあります。
 
このような共有ミスを避けるためにも、資料についても一元管理を徹底し、顧客情報や取引情報と紐づけた管理を行いましょう。


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建設業における情報を一元管理するメリットとは

ここでは、建設業において情報を一元管理するメリットを解説します。情報管理を徹底し、すべての情報を一元化すると、業務において以下のようなメリットを得られます。

情報管理が効率化する

情報の一元管理は、情報管理の効率化に貢献します。
 
情報の一元管理ができていなければ「顧客情報はExcel内」「商談の履歴は営業担当者の手帳内」「資料は現場監督のUSB内」など、業務上必要となる情報が異なる場所に格納されることになります。
 
こうした管理状況では、必要な情報が今どこにあるのかが把握しづらく、情報を探すのに無駄な時間がかかってしまいます。
 
しかし、すべての情報が一元管理されていれば該当の格納場所を探すだけで済むので、即座に情報が得られるようになります。さらに、ITツールを利用して管理すればキーワードで検索をかけて、よりスピーディに情報へアクセスできます。

部署間連携の向上

情報の一元管理は、部署間連携の向上にも役立ちます。
 
売上や利益予測、取引状況などの情報は特定部署だけが関わるのではなく、部署を超えてやりとりされるのが一般的です。しかし、情報が一元管理されていなければ情報によって認識の差が生まれ、トラブルの原因にもなりかねません。
 
一方で、情報が一元管理されていると、格納場所にアクセスできる社員であれば内容を確認するだけで必要な情報を受けとれるようになります。結果として、部署間でのシームレスな連携が可能になり、業務効率の向上に役立ちます。

進捗状況の可視化

情報管理を一元化すると、業務の進捗状況が可視化しやくなります。
 
顧客に対して現在行っているアプローチや、現在のフェーズなどの情報を適切に蓄積することで、社員それぞれが現在どのような業務を進めているのかが可視化されます。
 
その結果、ブラックボックス化していた業務状況が明らかとなり、管理者は適切なマネジメントが行えるようになります。手の空いているメンバーを、進捗に遅れが出ている社員のサポートに回せば、生産性高く業務を遂行できるでしょう。

情報の重複防止

情報の一元管理は、蓄積すべき情報の重複防止にも役立ちます。
 
部署ごとあるいは個人で情報管理を行っている場合、同一情報をそれぞれが別の場所で管理するというケースが起こりやすくなります。
 
こうした状態では編集を行うたびに、双方のデータを修正する必要がでてきてしまうのです。さらに、重複管理に気付かないまま業務を進めれば、同じファイル名を扱うメンバー間で情報の内容に差が生じる可能性もあります。
 
一方で、すべての情報が一箇所で管理されている場合、その場所以外に情報を格納する場所がないため、必然的に重複入力が避けられます。さらに、内容を更新する際もすべての参照者が同一データを編集すれば良いので、情報の散在も発生しません。


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建設業向け一元管理システムの選定方法

以下では、建設業向けの一元管理システムの選定方法を解説します。アナログな管理のまま情報の一元管理を推進させるよりも、情報の蓄積や内容修正・共有の工数を考えると、管理システムを導入し情報をデジタル管理する方法が最も効率的です。
 
最適なシステムを導入するためにも、以下のポイントを押さえた選定を進めましょう。

ITリテラシーを問わず誰でも使えるか

一元管理システムを導入する際に最も重要なのが、そのシステムがITリテラシーを問わずに誰でも使えるかです。
 
情報の一元管理に失敗するチームは「導入担当者から見て便利で使いやすいツールであっても、ほかの社員にとっては操作が難しく使いこなせなかった」という原因でシステムが浸透しなかった、というケースに陥りがちです。
 
一元管理システムは業務上におけるあらゆる情報の管理に利用するため、日常的な活用が想定されるツールです。そのため、利用者が「使いにくい」と感じるツールを導入すれば活用が滞り、従来のバラバラな管理方法に戻ってしまう可能性もあるのです。
 
そのため、「Stock」のように非IT企業であっても、ツール利用に関するストレスを与えないシステムを使って「利用者のITリテラシーにシステムを合わせる」方法が有効です。

過不足のない機能が備わっているか

導入する一元管理システムは、過不足なく機能が備わっているものを選定しましょう。
 
昨今では、さまざまなベンダーがシステムをリリースしており、利用できる機能にもそれぞれ差があります。まずは、自社での情報の一元管理に必要とされる機能がそのツールに備わっているかどうかの確認が必要です。
 
このとき、機能の不足だけでなく、不要な機能が多く搭載されていないかどうかも見極めましょう。不要な機能が搭載されているツールは画面構成が複雑化しやすいため、ITツールへの抵抗感を覚えやすくなります。
 
また、多機能なシステムは初期費用や月額費用が高くなる傾向があるので、コストという観点からも自社にとって過不足のない機能で構成されているかどうかを確認しておきましょう。

サポートは充実しているか

導入する一元管理システムのサポート体制にも注意が必要です。
 
システムの導入だけでは情報の一元管理は成功せず、日々の業務で社員が十分に活用してこそ業務効率の向上などの恩恵を受けられるようになります。したがって、操作が難しくないのはもちろん、操作に不明点がでたときでも十分なサポートが受けられるシステムを選定しましょう。
 
たとえば、導入後の講習会などを開催しているシステムや、日本語での迅速なサポートに対応しているシステムがおすすめです。


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建設業での一元管理に役立つITシステム

以下では、建設業での一元管理に役立つITシステムをご紹介します。
 
建設業でも情報の一元化に取り組むには、IT化への対応や作業効率面を考慮するとITツールの導入が必須です。とくに、情報の蓄積・共有が簡単、かつ場所や時間を問わず情報を確認できるシステムであれば、現場社員とのコミュニケーションも円滑になります。
 
しかし、建設業界全体のおよそ3割が50歳以上の人材とも言われ、アナログな業務を好む傾向があるゆえに、ITツールに抵抗感を感じる人も少なくありません。こうした環境下でもITツールを浸透させるには、ツールの操作が直感的なツールが必須です。
 
結論として建設業界におけるITリテラシーにも対応、かつ情報の一元管理が簡単に実現するツールは、ITに不慣れな65歳以上のメンバーでも、直感的な操作で情報管理ができる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に蓄積したテキストや画像ファイルは、PCよりも直感的な「フォルダ」にまとめてStock内へ蓄積できます。さらに、「タスク」を利用すれば、社員の抱えるタスクも可視化できるため「業務進捗の一元管理」も可能となるのです。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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建設業での一元管理を行うメリットのまとめ

ここまで、建設業で情報の一元管理を行うメリットや一元管理システムの選定ポイントを解説しました。
 
顧客情報や取引履歴・図面などの資料を一元管理することで、情報管理が効率化し部署間の連携強化や進捗状況の可視化などのメリットが得られるようになります。また、情報の蓄積や内容修正・共有の手間が最小限になり、さらなる生産性向上につなげるためには「システム」が必要です。
 
一方で、システム選定の際には社員のITリテラシーに即しているかどうかはもちろん、機能に過不足がないか、サポート体制は充実しているかにも注目し、長期的な運用が可能なツールを選定しましょう。
 
たとえば今回ご紹介したStockは、「ノート」「タスク」「メッセージ」の構成で、情報管理に必要なシンプルな機能が過不足なく搭載されたツールです。非IT企業を中心に現在100,000社以上の企業に導入されており、情報の一元管理に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の情報管理の一元化を成功させましょう。