建設業における情報の一元管理は、目的の資料や写真を見つけやすくしたり、業務を可視化したりと多くのメリットがあります。また、昨今では一元管理そのものを効率化するために、建設業界でもシステムを使う企業が増えています。
とはいえ、「一元管理の具体的なメリットや、自社に合ったシステムが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業で情報を一元管理するメリットやおすすめのシステムを中心にご紹介します。
- 情報を一元管理できておらず、資料が属人化している
- 建設業ではどのような情報を一元管理すべきか知りたい
- システムを導入するにあたり、ITが苦手な人でも使えるものを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、情報を一元管理するメリットが分かるほか、自社に最適なシステムも見つけられます。
目次
建設業で一元管理すべき情報とは
ここでは、建設業で一元管理すべき3つの情報を解説します。以下の情報が属人化していると、作業漏れや納期遅れにつながってしまうので注意しましょう。
（1）顧客情報
まずは、建設業で一元管理すべき情報として、顧客の個人データやニーズなどの「顧客情報」が挙げられます。
顧客情報を一元管理すれば「各顧客がどのようなニーズを持っているか」を把握できるので、誤ったアプローチをしてしまう心配がありません。その結果、顧客の要望通りに工事を進められるようになります。
このように、顧客情報を一元化すると顧客のニーズを捉えやすくなるため、良好な関係を築くうえでも役立つのです。
（2）取引情報
次に、顧客との商談履歴や商談の進捗を記録した「取引情報」も一元管理すべきです。
取引情報を一元管理すれば「この顧客とはどのような商談をしてきたか」「現在の進捗はどれほどか」がすぐに分かります。その結果、今後の営業方針を立てたり、具体的な工事スケジュールを決めたりする判断材料にできるのです。
したがって、機会損失を防ぐためにも、取引情報を一元化して意思決定を早めましょう。
（3）図面などの資料
最後に、図面などの資料も、建設業では必ず一元管理しましょう。
現場では図面や写真、作業指示書などさまざまな資料が必要になります。また、顧客と商談をするときにも使われるので、一元管理によって「いつでもすぐに見つけられる状態」にしなければなりません。
加えて、情報が入り乱れないように、顧客情報や取引情報と紐づけて管理すべきです。
建設業で情報を一元管理する4つのメリット
ここでは、建設業で情報を一元管理するメリットを4つ解説します。一元管理をチームで徹底すれば、業務において以下のメリットを得られます。
（1）目的の情報をすぐに探し出せる
まずは、目的の情報をすぐに探し出せるメリットがあります。
仮に、顧客情報や商談履歴が属人化していると、逐一担当者に聞かなければ目的の情報を得られません。しかし、すべての情報が一か所にまとまっていれば「該当の資料や図面がどこにあるか」がすぐに分かります。
その結果、目的の情報へいつでもスムーズにたどり着けるため、作業に無駄な時間がかからなくなるのです。
（2）連携がとりやすくなる
次に、部署がとりやすくなることも一元管理のメリットです。
建設業では、売上や利益予測、工事スケジュールなどの情報は部署をまたいでやりとりされます。しかし、このような情報を紙や口頭、メールのように属人化しがちな方法で連絡していると、タイムラグや認識の齟齬が起こりかねません。
一方、「ITシステム」で情報を一元管理すれば、メールや電話が不要になってリアルタイムで目的の情報を確認できます。その結果、コミュニケーションの負担が減って、部署間でのシームレスな連携が実現するのです。
とくに、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」を使えば、ITに詳しくない現場でもストレスなく情報を一元管理できます。
（3）進捗が可視化される
次に、一元管理をすれば業務の進捗も可視化されます。
顧客へのアプローチ方法や、商談の進捗などを一元化することで「各メンバーが業務をどのように進めているか」が分かります。そのため、万が一作業ペースが遅い人がいても、迅速に指摘やサポートができるのです。
このように、一元管理によって進捗を可視化すれば、当初の工程から大幅に遅れる心配もありません。
（4）対応の重複を防げる
最後に、情報の一元管理は対応の重複防止にも役立ちます。
情報が属人化していると、同じ資料を何度も作成したり、特定の顧客に何度も同じ連絡をしたりする恐れがあります。こうした状況では、修正に時間をとられたり顧客からのクレームにつながったりして面倒です。
しかし、すべての情報を一元化すれば「どの資料を作成したか」や「誰に連絡したか」がすぐに分かるため、対応の重複を防げるのです。
【担当者必見】建設業の情報を最も簡単に一元管理できるシステム
以下では、建設業の情報を最も簡単に一元管理できるシステムをご紹介します。
建設業の情報を効率よく一元管理するには、時間や場所を問わずにデータを確認・共有できる「ITシステム」が不可欠です。ITシステムを使えば、紙やメール、Excelと異なり目的のファイルが埋もれたり、連絡に時間がかかったりしません。
しかし、建設業界ではアナログな手法に慣れているケースも多く、多機能なITシステムでは従業員が使いこなせない恐れもあります。こうした状況ではシステムが浸透しないため「誰でも直感的に操作できるか」が必須条件になるのです。
結論、建設業の情報を一元管理するには、ITに不慣れな65歳以上のメンバーでも、即日で使えるほどシンプルなITシステムの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に蓄積したテキストや画像ファイルは、PCよりも直感的な「フォルダ」で作業ごとに振り分けられます。さらに、ノートに紐づく「タスク」を使えば情報が入り乱れず、全体のタスクが可視化されるので”業務進捗の一元管理”も実現します。
ITに不慣れな65歳の方でも直感的に使えるシステム「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建設業向け一元管理システムの選定ポイント
ここでは、建設業向けの一元管理システムの選定ポイントを3つ解説します。自社にマッチしたシステムを導入するために、以下のポイントを必ず押さえましょう。
（1）機能が過不足なく備わっているか
まずは、機能が過不足なく備わっているかがポイントです。
機能が不足していれば不便なのはもちろん、多機能なシステムでは初期費用や月額料金が高いケースが多く、予算を圧迫してしまいます。また、多機能であれば使わない機能が増える恐れもあるのです。
したがって、業務を円滑に進めることだけでなく、コストの観点からも「必要な機能に過不足がないか」を確認しましょう。
（2）サポートは充実しているか
次に、一元管理システムはサポートが充実していることも大切です。
システムを導入しても、操作方法が分からなかったり、不具合が起きたりするケースもゼロではありません。このような場合に迅速なサポートを受けられなければ、作業が中断される恐れもあるのです。
仮に、業務が長時間ストップすれば納期遅れにもつながってしまうため、1営業日以内にサポートを受けられるようなシステムを選ぶべきです。
（3）誰でも簡単に使えるか
最後に、システムの最も重要な選定ポイントは、誰でも簡単に使えることです。
工程管理や日報業務など、さまざまなタスクを抱える建設業では、システムの操作を教えるのに無駄な時間はかけられません。したがって、システムを選定するときは「誰でも説明なしで使えるほど簡単か」を見極めるべきなのです。
そこで、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる「Stock」であれば、建設現場でも一切のストレスなく情報管理ができます。
建設業で情報を一元管理するメリットやおすすめのシステムまとめ
ここまで、建設業で情報を一元管理するメリットや、おすすめのシステムを中心にご紹介しました。
顧客情報や取引情報、図面などの資料を一元管理すれば、目的の情報を見つけやすくなったり連携がとりやすくなったりするメリットがあります。また、より簡単に一元管理をするには、情報の蓄積や共有がスムーズにできる”ITシステム”が必要です。
ただし、システムは導入して終わりではなく、継続的に活用されなければなりません。そのため、システムを選ぶときには機能に過不足がないことだけでなく、サポート体制が充実していたり、誰でも直感的に使えたりといった点も重視すべきなのです。
なかでも、アナログに慣れている建設現場では、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも即日で情報管理できるほどシンプルな「Stock」が最適です。
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