当たり前のように使われているビジネスチャットツールですが、利用を続けていく上でお困りの点を多く感じている方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、ビジネスチャットツールを使う際のポイントや、おすすめのツールについてご紹介させていただきます。
 
多くの方が既に利用されていると思いますが、今一度ビジネスチャットツールについて、どのように使うべきか考えるキッカケにしていただければと思います。
 


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ビジネスチャットツールの基本機能とは?

まずは基本機能についておさらいしていきましょう。

グループチャット機能

部署やチームでグループを作成し、情報共有を簡単に行うことができます。
 
ビジネスチャットではメールのようにタイトルや挨拶を入れる必要がなく、用件のみ伝えることができるため、円滑なコミュニケーションに繋がります。

ファイル管理機能

例えば会議の議事録やプロジェクト資料などもビジネスチャット上にアップロードすることができます。
 
チャットでのやり取りと一緒にファイルを添付することができ、それらをツール内で管理することもできます。

音声・ビデオ機能

ツールによっては、音声チャットやビデオチャットにも対応しています。
 
そのため、チャットでのやり取りだけでなく、Web会議用としても活用できます。
 
関連記事: チャットとメールの違いって?両者の特徴とオススメのツールをご紹介!


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ビジネスチャットツールを使うことのメリット

ビジネスチャットを利用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか?具体的に見ていきましょう。

迅速なコミュニケーション

ビジネスチャットツールの最大のメリットは、ほぼリアルタイムに近い形でコミュニケーションが取れるということです。
 
また、モバイル端末からでも操作できるため、外出先や移動中でもやり取りでき、迅速なコミュニケーションに繋がります。

ファイルやタスクの管理ができる

多くのビジネスチャットツールでは、テキストメッセージのやり取りに加えファイルの添付などもできるようになっています。
 
そのため、チャットツール内で関連する資料や依頼された内容について確認することが可能となります。

チャットによる会議ができる

全員がオフィスに揃わない時などは、チャットによる会議をしたり、ツールによっては音声機能を使うこともできます。
 
また、チャットの特性から気軽にメッセージを送ることができるため、意見が活発に出るようになります。
 
関連記事: ビジネスチャットのメリットとデメリットは?チャットの問題点を解消するツールも紹介!


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ビジネスチャットツールを使う時の注意点

さまざまなメリットがあるビジネスチャットツールですが、利用する際には注意点もあります。

大事な情報が流れてしまい見逃す

チャットは気軽に情報共有ができるというメリットがあるものの、多くの情報が投稿されるため、大事な情報を見逃してしまう可能性が高くなります。
 
そのため、後から見返すべき情報や依頼された内容については、自分でしっかりと管理しておく必要があります。

対面コミュニケーションの減少

ビジネスチャットツールを導入すると、ツール内でコミュニケーションが完結してしまうため、実際に顔を合わせて会話をする機会が減ってしまいます。
 
リモートワークが進んでいる昨今では、Web会議の普及などで顔を合わせる機会は増えているとは思いますが、出来る限り対面でのコミュニケーションを取ることが重要になってきます。
 
関連記事: 法人が使えるビジネスチャットおすすめ7選!ツールの特徴や料金も紹介


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ビジネスチャットの比較ポイントとは

いざビジネスチャットツールを導入しようと考えても、さまざまなツールがあることからどれを選べばいいのかわからなくなることもあるでしょう。
 
そうした時は、以下のようなポイントで比較することがおすすめです。

市場シェア

ビジネスチャットツールは社内だけではなく、取引先や業務委託など社外とのやりとりにも利用できます。
 
しかし、それぞれが異なるツールを利用してしまっていたら、逆に不便になってしまいます。
 
ツールによってはゲストアカウントとして利用することができるものもありますが、使い慣れていないツールだと使い方を覚えるまでに時間がかかってしまうこともあるでしょう。
 
そこで、重要になってくるのが「そのツールがどれくらい市場でシェアを占めているのか」という点です。
 
ツールを利用する際には、まずそのツールの「導入企業数」を比べて見ましょう。
 
この値が大きければ大きいほど市場シェアも大きくなり、導入後の社外とのコミュニケーションが取りやすくなります。

コスト

ほとんどのビジネスチャットツールではユーザーIDの数に応じた月額の料金体系を取っています。
 
そのため、ツールを検討する際にはどれくらいの利用数が必要になるのかを確認する必要があります。
 
利用者を従業員のみに限定するのか、取引先や外注先などの社外の人も含むのかなど、どこまでを利用者とするのかの線引きが重要となります。
 
利用単価は、一般的に機能が豊富であればあるほど高くなる傾向があります。
 
無料プランが設定されているツールや、安価なツールもあるため、自社に必要な機能とコストのバランスを考え、検討していきましょう。

外部サービスとの連携

外部サービスとは、日ごろ利用しているメールやファイル共有サービス、クラウド勤怠システムなどのサービスのことです。
 
ツールによっては、これらのサービスとAPI連携ができるものがあり、チャット上に通知を送ったり、そこからログインして操作できるものもあります。
 
気になるツールがあれば、現在利用しているサービスと連携できるかどうかを確認しておきましょう。
 
業務を行う上で欠かすことのできないようなサービスであれば、「そのサービスと連携できるもの」を主体に比較検討するのもおすすめです。

セキュリティ

ビジネスチャットツールはメールの代替として利用されるコミュニケーションツールです。
 
時には機密情報をやりとりすることもあるでしょう。
 
そのため、厳格なセキュリティ体制が敷かれているツールを選択する必要があります。
 
例えば「IPアドレス制限」や「端末認証」、「ログ保存」「暗号化」など、そのツールで保持されているセキュリティについて確認しておくようにしましょう。
 
また、企業のセキュリティーポリシーを満たしているかという点も重要です。
 
誤送信や外部送信、スマホの紛失などといったトラブルを想定したうえで、利便性を損ねない程度のバランスのいいセキュリティ構築を目指しましょう。


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関連記事: 【マナー7選】グループチャットのルールとは?おすすめのツールもご紹介

おすすめのビジネスチャットツール

おすすめのビジネスチャットツール9選をご紹介します。
比較ポイントを踏まえながら、ツールを検討してみてください。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Slack

Slackのトップページ

Slackは、全世界で利用されているチャットツールであり、他サービスとの連携が豊富なため、すでに何かしらのツールを使っている場合は効果的に利用することができます。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、定期ポストをしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  2. ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 


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チャットワーク

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チャットワークは、今まで電話やメールで行なっていたやりとりをすべてツール内で行える国産のチャットツールです。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  2. 無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、チャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 


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Workplace from Facebook

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Workplace from Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。

<Workplace from Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplace from Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  1. コミュニケーション機能が多すぎる
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、それぞれの機能をどのように使えばいいか迷うことがあります
  2. フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 


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InCircle

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InCircleは、経済産業大臣賞の証拠復旧の技術から生まれた、法人向けのチャットサービスです。

<InCircleのポイント>

  1. セキュリティ
    政府も採用する高度なセキュリティ技術で、高いセキュリティに守られています
  2. チャットボット機能
    文書管理や名刺検索などをチャットボットで効率的にできます

<InCircleを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 有料プランは30ユーザー以上から
    30ユーザー以上からのため、小規模チームには向いていません
  2. すぐにトライアルできない
    トライアルをするには、必要事項を入力して、担当者からの連絡を待たなければなりません
 


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WowTalk

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WowTalkは、チャットによるメッセージのやり取りや、タイムラインへの情報が投稿できる社内SNSサービスです。

<WowTalkのポイント>

  1. 個人単位でのカスタマイズ
    各機能のオンオフなど、個人単位で設定することができます
  2. 翻訳機能
    14ヶ国語に対応しており、海外の拠点ともやり取りがスムーズになります

<WowTalkを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 情報の管理が別途必要
    投稿・共有した情報は流れてしまうので、別途管理が必要です。
  2. トライアルまでに3営業日かかる
    気軽にお試しができるわけではなく、担当者からサービス説明などを受けなければなりません
 


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Typetalk

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Typetalkは、ビジネス向けのチャットツールです。
プロジェクト管理ツール「Backlog」をリリースしているベンダーと一緒の開発元なので、ひとつのアカウントでBacklogとTypetalkを両方利用できます。

<Typetalkのポイント>

  1. Backlogも同じアカウントで使える
    1つアカウントを作成すれば、同じアカウントでBacklogにもログインすることができます
  2. ログイン履歴が分かる
    ログインした場所や時間の履歴が可視化されてわかるので、トラブルがあった際の原因究明ができます。

<Typetalkの注意点>

  1. 情報が流れる
    通常のビジネスチャット同様に、投稿した情報は流れてしまいます。
  2. タスクをはじめとした情報管理が難しい
    チャットツールの特性上、たとえばタスクはBacklogで管理をしなければならないなど、Typetalkだけでストック情報を管理できません。
 


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LINE WORKS

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LINE WORKSはビジネス版LINEとして、チャットはもちろんさまざまな機能が使えるチャットツールです。

<LINE WORKSのポイント>

  1. LINEと使い方がほぼ同じ
    チャット機能についてはLINEと変わらないため、いつも使うような操作性で利用することができます。
  2. さまざまな機能が使える
    チャット機能だけでなくビジネスに役立つさまざまな機能が利用できるため、LINE WORKSだけで業務を完結できます。

<LINE WORKSを使う上で気をつけたい点>

  1. 利用開始の手続きが面倒
    登録から実際に運用に乗せるまで、手続きや整備が必要なため、使い始めるまでのステップが多いです。
  2. 使いこなせるまでに時間がかかる
    多機能なツールのためチャット以外の機能が多く、使いこなすまでに時間を要します
 


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トークノート

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トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。社内イベントの情報なども簡単に共有できます。

<トークノートのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<トークノートを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  2. 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 
 
関連記事: 【2021年最新版】主要ビジネスチャットツール徹底比較!


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まとめ

ビジネスチャットツールは非常に便利である一方で、デメリットがあるということを認識しておくことが大事です。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容と元に、社内でのチャットの使い方などを改めて見直してみていただければと思います。
 
関連記事: 【厳選5選】リモートワークに必須なチャットツール!選別ポイントもご紹介