今日ではDX化が推進されており、グループウェアを導入して社内の情報を一元化する企業が増加しています。スケジュールやワークフロー、議事録など一か所に集約して管理すると、時間や場所を問わず必要な情報へアクセスできます。
 
一方で、社内でグループウェアの導入を検討していても、詳細について理解が浸透しておらず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、グループウェアを導入するメリット・デメリットや選び方、おすすめのツールをご紹介します。
 
  • グループウェアという単語は知っているけれど、詳しいことはわからない
  • グループウェアの仕組みや機能について把握したい
  • 社内で情報管理の仕方がバラバラなので、統一したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、グループウェアの基礎知識が身に付き、自社に最適なツールを選ぶ基準が明白になります。


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グループウェアとは?

グループウェアとは、業務を進める上で必要な機能が一通り揃っており、情報共有やコミュニケーションを通じて、業務効率を高められるツールを指します。
 
チームで作業を行う際に最も重要なのは、情報共有をして意思疎通を図ることです。グループウェアを導入すれば、各社員が抱えているタスクの進捗状況が明白になり、情報の共有が円滑になります。
 
さらに、グループウェアは上下の繋がりだけでなく、横の繋がりもスムーズにします。他部署の社員ともチャット機能で簡単に連絡が取れるので、わざわざ移動して話す手間を省き、情報の伝達スピードを上げられます。
 
このように、グループウェアはチームで仕事をするには欠かせないものであり、情報共有の効率が格段に上がります。


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グループウェアの機能とは?

グループウェアの特徴として、業務に関連する機能が豊富に備わっていることが挙げられます。以下では、代表的な機能をご紹介します。
 
  • 電子メール機能:Web上で電子メールのやり取りが可能
  • チャット機能:複数人でのチャットによるコミュニケーション
  • スケジュール管理機能:個人や、他メンバーのスケジュールの共有
  • 掲示板機能:全社向けやチームごとに情報の掲載が可能
  • ファイル共有機能:資料や画像の保管と共有
  • 施設予約管理機能:会議室など社内施設の予約管理
  • ワークフロー機能:システム上での円滑な決裁や承認
  • タスク管理機能:個人や他メンバーのタスクを管理・共有
ただし、どのグループウェアにおいてもこれらの全ての機能があるわけではなく、選ぶツールによって機能は増減するので注意が必要です。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめのグループウェアもご紹介


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グループウェアを導入する3つのメリット

以下では、グループウェアを導入する3つのメリットをご紹介します。メリットを具体的に把握し、自社の現状と照らし合わせて導入を検討しましょう。

コミュニケーションが円滑にできる

グループウェアの導入は、円滑なコミュニケーションに役立ちます。
 
たとえば、チャット機能を活用すれば内線やメールでやりとりする手間を省けるので、仕事の連絡がスムーズに行えます。
 
また、全社向けに情報を掲示板機能で共有すれば、「掲示物を見ていない」などいった伝達漏れを未然に防げます。

社内情報を資産として蓄積できる

社内の情報をツール上に蓄積しておけるので、情報管理が一元化されてアクセス性がよくなります。
 
ペーパーレス化が促進され、資料の作成・共有・蓄積をグループウェア上で行えるようになるため、印刷の手間がかからず紙代などのコストも減らせます。
 
また、グループウェア上に社内のノウハウやナレッジを資産として残しておけば、紙の資料とは違ってキーワードを使った検索機能を活用していつでも閲覧可能です。
 
このように、蓄積されたノウハウやナレッジにすばやくアクセスできるような環境が整備されると、情報活用も促進されます。

マルチデバイスでどこからでもアクセス可能

クラウド型のグループウェアを導入すれば、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからの情報アクセスが可能になります。
 
そのため、今までは社内にいないと見られなかった情報を外出先からでも閲覧できるようになります。時間や場所を問わずアクセスできるので、移動時間で日報のフィードバックを行うなど業務を効率的に行えます。
 
マルチデバイスで使えるものを選ぶと、外出先でわざわざPCを開く手間が省け、スマホで簡単に必要な情報へたどり着けます。
 
関連記事: 【2021年最新版】もう迷わない!最新グループウェア比較&徹底解剖!


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グループウェアを導入する際の注意点

以下では、グループウェアを導入する際の注意点を3つご紹介します。単にツールを導入しても業務効率化が実現されるわけではないので、自社で適切に運用するのが重要です。

導入しただけでは効果がない

グループウェアを導入さえすれば自社の課題が解決されるわけではありません。
 
ツールは導入して終わりではなく、使い方を社員に教育するなど適切に運用していくのが重要です。社員側からすれば従来の方法からやり方を変えなければならないので、社員に対してツールを使用する意義を丁寧に説明し、納得感を持ってもらう必要があります。
 
面倒だから使わないという社員を出さないためにも、「Stock」のように「誰でも簡単に使いこなせる」ツールを導入するのがポイントです。

機能が多すぎると浸透しない

グループウェアの中には機能が豊富に搭載されているものがありますが、それぞれを使いこなすのに時間がかかることから、社員の負担になってしまうケースがあります。
 
機能が多い点は一見するとメリットのように考えられますが、使用しない機能が多いとUI(見た目)が複雑になって使いづらいです。
 
グループウェアは導入するだけではなく、社内に浸透させる必要があるので、自社に必要な機能を過不足なく搭載したツールを選ぶのが重要です。

導入費用がかかる

選択するグループウェアによっては、月々の費用に加えて初期費用やオプション機能の追加など多くの料金が発生してしまうので、注意が必要です。
 
対策としては、事前に料金プランを確認した上で、トータルでどれくらいの費用が発生するのかを事前に把握しておくことが大事です。特にクラウド型は利用人数や機能が多いほど料金が高くなる傾向にあるので、導入範囲や必要な機能を把握し、費用対効果の高いものを選びましょう。
 
このように、グループウェアごとに料金体系は異なるので、自社の予算内に収まるか事前にチェックしておくのが重要です。
 
関連記事: 【2021年版】無料でも使える!人気のおすすめグループウェア9選!


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グループウェアの選び方とは

数多くあるグループウェアの中から自社に適したものを絞り込むには、明確な選定基準を持つ必要があります。以下でご紹介する選び方を参考にしながら、社内に浸透するツールを導入しましょう。

操作性から選ぶ

グループウェアを選ぶ際に一番重要なのは、操作性です。
 
どんなに多機能なグループウェアを導入したとしても、社内に浸透して使われなくては意味がありません。非IT企業においては、ITリテラシーにばらつきが生じやすいため、全員が快適に利用できる操作性の高いものを選ぶ必要があります。
 
また、本格的に導入する前には無料プランを試し、ヒアリングを通して社員が使いこなせているかチェックしましょう。一度スモールチームで仮導入をしておくと、「全社で導入したけれど結局使われなかった」という事態を防げると同時に、社員がさまざまなツールを比較検討する負荷を減らせます。
 
全社で情報共有を円滑化するためには、操作性の優れたシンプルなツールを選択するのがおすすめです。

料金から選ぶ

グループウェアを導入する際には、料金プランを比較検討して選ぶ必要があります。
 
グループウェアの中には完全無料で使えるものもありますが、容量制限や十分に機能が搭載されていないなど、企業で導入するには物足りないです。そのため、各ツールごとに設定されたプランごとで、課題を解決するための必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
 
また、クラウド型の場合は利用人数や使用ストレージが増えるにつれて高額になっていくので、事前に導入範囲を定めておくのが重要です。

利用用途から選ぶ

グループウェアを選ぶ際には、利用用途を明確化しておく必要があります。
 
単に「有名だから」「競合他社が使用しているから」という理由で導入してしまうと、自社の現状にそぐわず社員に負担を強いる可能性が高いです。
 
さらに、多機能で複雑なツールはコストが高いうえに操作が難しいので、必要な機能が過不足なく備わっているツールを選択しましょう。必要な機能を導くには、「社内に散在している情報を一元化したい」など導入目的を明確化するのが重要です。
 
関連記事: 【徹底比較】おすすめのクラウド型グループウェア8選!選定ポイントも解説


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グループウェアの種類

グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型の2つがあり、希望する運用体制によって選択が変わります。以下では、それぞれの特徴についてご紹介するので、自社に適した型を選びましょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上にあるシステムにアクセスして利用する形態です。
 
自社サーバーやシステム構築が不要なため、初期費用が安く、すぐに導入できます。さらに、インターネットに繋がる環境であれば、どこからでもアクセスが可能です。
 
料金は利用アカウント数やストレージ数によって異なり、利用人数が増加するほど高額になります。また、インターネット上にデータを置くため、不正アクセスの被害を受ける可能性があり、セキュリティ面で注意が必要です。
 
加えて、クラウド型のグループウェアは普遍的な企業に合わせて開発されており、機能面でのカスタマイズが自由にできないというのもデメリットです。
 
自社でサーバーを持っておらず、リソースが限られている中小企業の場合は、ベンダーがシステムの一括管理をしてくれるクラウド型がおすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバー上にシステムを構築して利用する形態です。システムの構築が必要なため、クラウド型に比べて初期費用が高額で、導入にも時間がかかります。
 
しかし、インターネット上にデータを置くクラウド型とは異なり、自社サーバーの中に構築されたシステムのため、より強固なセキュリティ対策を行えます。また、カスタマイズ性が高いので、会社の風土に合わせて自由に機能を追加・編集できます。
 
自社でサーバーを保有し、エンジニアなどIT人材を大量に抱えている大企業の場合は、オンプレミス型を使いこなせます。しかし、自社で運用していくにはランニングコストが多くかかるので、部署やチーム単位で導入する際には割安なクラウド型がおすすめです。


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グループウェアとして最適のITツール

以下では、グループウェアとして最適のITツールをご紹介します。
 
従来のような紙媒体での情報管理では、収納場所の確保やファイルの購入など余分なコストがかかり非効率的です。また、WordやExcelで作成した資料をメールで伝達する方法は、CCやBCCの設定など余計な工数が生じ、スピーディーに情報共有ができません。
 
一方で、グループウェアを活用すれば社内の情報を一元管理でき、必要な連絡事項はチャットや掲示板機能で素早く行えます。特に、クラウド型ならPCだけでなくスマホやタブレットでも使えるので、時間や場所に縛られず必要な情報へアクセス可能です。
 
さらに、グループウェアの中でも「誰でも直感的に使いこなせる」ことが重要です。機能が多すぎるツールでは社員が使いこなせず、社内から抵抗感が生まれてしまいます。
 
そのため、導入するべきツールは導入初日から説明不要で操作でき、社内の情報を一元管理するために必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に情報を書き込んで蓄積していくシンプルなスタイルで、顧客や会議ごとにフォルダを分類してアクセス性を保てます。さらに、ノートに紐づいたメッセージ機能を使えば、話題が交錯することなくやりとり可能です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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グループウェアの基本情報まとめ

これまで、グループウェアの機能やメリット、デメリットなど基本情報についてご紹介してきました。導入するメリットは以下の3つです。
 
  • コミュニケーションが円滑にできる
  • 社内情報を資産として蓄積できる
  • マルチデバイスでどこからでもアクセスできる
上記のメリットを享受するには導入するだけでなく、現場の社員が使いこなせていることが必須です。機能が多すぎるツールは内部構造が複雑であり、機能もゼロから覚えなければ使いこなせず社員が直感的に使えないので、社内から反発が生まれてしまいます。
 
ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも簡単に操作できるシンプルなツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有のストレスを解消しています。
 
利用は無料からでき登録も一分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して社内に散らばる情報を一元管理し、情報共有の効率化を実現しましょう。
 
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス
 
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