業務の効率化や生産性向上のために、グループウェアの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、グループウェアを導入するメリット・デメリットや選び方、おすすめのツールまでをご紹介させていただきます。
 
「グループウェアとは何か?」「導入するとどんな良いことがあるか?」「使いやすいグループウェアは何か?」など、疑問をお持ちの方は是非参考にしてみていただければ幸いです。
 
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス
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グループウェアとは?

まずは、グループウェアがどんなものなのか、その役割や意味から学んでいきましょう。

そもそもグループウェアとは

グループウェアとは、仕事を進める上で必要な機能が一通り揃っており、情報共有やコミュニケーションを通じて、業務効率化を高めることができるツールです。
 
グループで作業を行う際、最も重要なのは、「情報の共有をすること」であり、それに伴った「意思疎通を行うこと」となります。
 
グループウェアを導入することで、誰がいつどこで何の作業をしているのか、業務の状況はどうなっているのかということが瞬時に把握できるようになります。
 
さらに、グループウェアは上下の繋がりだけでなく、横の繋がりも濃くします。
 
業務が「上司と部下間」のように1箇所だけで管理されるわけではなく、チーム全体で管理されるため、いつでもだれでもスケジュールやタスクなどを確認することが出来るからです。

グループウェアの機能とは?

グループウェアの代表的な機能は以下になります。
 
ただし、どのグループウェアにおいてもこれらの全ての機能があるわけではなく、選ぶツールによって機能は増減します。
 
  • 電子メール機能:Web上での電子メールのやり取り
  • チャット機能:複数人でのチャットによるコミュニケーション
  • スケジュール管理機能:個人や、他メンバーのスケジュールの共有
  • 掲示板機能:全社向け情報の掲載や、それに関するコメントの記載
  • ファイル共有機能:資料や画像の保管と共有
  • 施設予約管理機能:会議室などの社内施設の予約管理
  • ワークフロー機能:システム上での円滑な決裁や承認
  • タスク管理機能:個人や、他メンバーのタスクの管理と共有
  • ワークフロー機能:システム上での円滑な決裁や承認
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グループウェアを導入する3つのメリット

グループウェアを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

コミュニケーションが円滑にできる

グループウェアなどを導入することは、円滑なコミュニケーションに役立ちます。
 
例えば、チャット機能を活用すれば、内線やメールでやり取りする手間を省き、気軽なやり取りが行えるようになるため、仕事の情報共有がスムーズになります。
 
また、全社向け情報を掲示板機能をつかって共有すれば、「掲示物を見ていない」などいった情報の取りこぼしを防ぐことができます。

社内情報を資産として蓄積できる

社内の情報をクラウド上に蓄積しておくことができるため、様々なものがデータ化できます。
 
そのため、ペーパーレス化が促進され、検索・保存・共有・一斉配布までをグループウェア上で行えるようになるため、業務の効率が向上します。
 
また、グループウェア上に、社内のノウハウやナレッジを資産として残していくこともできます。
 
蓄積されたノウハウやナレッジにすばやくアクセスできることから、ナレッジ共有も促進されます。

マルチデバイスでどこからでもアクセスできる

クラウド型のグループウェアを導入すれば、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからの情報アクセスが可能になります。
 
そのため、今までは社内にいないと見られなかった情報を外出先などからでも閲覧できるようになります。
 
業務効率の向上はもちろんですが、どこでも情報共有やコミュニケーションをとることが出来るため、業務時間の短縮にも繋がります。
 
関連記事: グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!
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グループウェアを導入する3つのデメリット

次はデメリットについて見ていきましょう。

導入しただけでは効果がない

グループウェアを導入することで、課題が解決されるわけではなく、長期的に継続して利用していくことが大事です。
 
グループウェアに限った話ではありませんが、どのようなツールでも導入することが目的にならないように注意しなければいけません。
 
そのためにも、グループウェアの使い方やその役割などを社員教育する必要があります。
特に、「なぜそのツールを使う必要があるのか」という点を教育し、「このツールを使うことで業務効率があがる」と社員に考えさせる必要があります。
 
面倒だから使わないという人を出さないためにも、「誰でも簡単に使いこなせる」ものである必要があります。

機能が多すぎると浸透しない

グループウェアは機能が多いものが多数ありますが、それぞれを使いこなすのに時間がかかることから、徐々に使われなくなってしまうという傾向があります。
 
機能が多いことは一見良いように思えますが、使わない機能が多いことは時としてデメリットになります。
 
前項でも触れましたが、グループウェアを導入するだけではなく、浸透させるということが大切です。
 
不要な機能はなるべく省き、自社に必要な機能のものだけを選ぶようにしましょう。

導入費用がかかる

選択するグループウェアによっては、月々の費用に加え、初期費用やオプション機能費用など多くの料金が発生してしまうことがあります。
 
そのため、事前に料金プランを確認した上で、どれくらいの費用が発生するのかを把握しておくことが大事です。
 
特に、グループウェアは利用人数や機能が増えれば増えるほど、費用が高くなる傾向があるため、実際に使用する人数や必要な機能などをきちんと調べておく必要があります。
 
関連記事: 【2021年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!
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グループウェアの選び方とは

では、どうやってグループウェアを選んでいったらいいのでしょうか。
注意すべきポイントを見ながら、実際に自社に合うグループウェアを選んでいきましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型の2つがあり、どの機能を使用したいかで選択すべきグループウェアが変わります。それぞれのメリット・デメリットは以下になります。
 
クラウド型
インターネット上にあるシステムにアクセスして利用する形態のグループウェアです。
自社サーバーやシステム構築などが不要なため、初期費用が低く、すぐに導入できるのが特徴です。
 
インターネットに繋がる環境であれば、どこからでもグループウェアにアクセスすることが出来ます。
 
料金は利用アカウント数によって異なるため、大人数で利用する際にはコストがかかる傾向があります。
 
また、インターネット上にデータを置くため、不正アクセスの被害を受ける可能性があり、セキュリティ面で注意が必要です。
 
クラウド型のグループウェアは多くの企業で利用することを想定しているため、機能面でのカスタマイズが出来ないというのもデメリットとなります。
 
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社サーバー上にシステムを構築して利用する形態のグループウェアです。システムの構築が必要なため、クラウド型に比べて初期費用がかかり、また導入にも時間がかかります。
 
しかし、インターネット上にデータを置くクラウド型とは異なり、自社サーバーの中に構築されたシステムのため、より強固なセキュリティ対策を行うことが可能です。
 
また、オンプレミス型はカスタマイズ性が高いため、会社の風土に合わせて自由に機能をカスタマイズして利用することが出来ます。

料金から選ぶ

グループウェアは、一度導入したらそれで終わりではなく、ランニングコストが発生するものです。
 
そのため、継続利用のコストを想定してグループウェアを選択する必要があります。
 
グループウェアの中には、一部無料で使えたり、そもそも料金がかからないものも存在しますが、これらのグループウェアでは機能が制限されていたり、企業で導入するには十分な機能が備わっていないことが多いです。
 
コストだけを考えて選択するのではなく、自社に必要な機能をピックアップし、それらを解消できるグループウェアを選択しましょう。

利用用途から選ぶ

グループウェアには様々な機能がありますが、必ずしも全ての機能が網羅されているとは限りません。
 
また、その機能があるからといって自身の期待する設定などが出来ないこともあります。
そのため、まずは自社に必要な機能をしっかりと確認するようにしましょう。
 
機能はあればあるほどいいというわけではなく、逆に多機能のグループウェアはコスト面や、浸透率の低下という面でのデメリットもあるので、なるべく自社の利用したい機能のみに絞って選択することをおすすめします。
 
また、本導入の前に実際にグループウェアを使ってみることで、期待する設定などが叶う機能なのか見極めることも大切です。

操作性から選ぶ

どんなに多機能なグループウェアを導入したとしても、それが社内に浸透し、使われなくては意味がありません。
 
社員の中にはITリテラシーが高い人もいれば、低い人もいるでしょう。
そのため、全員が快適に利用できる操作性が高いものを選択するようにしましょう。
 
また、本導入の前に一度無料プランなどを使って、グループウェアの操作性を確認することをおすすめします。
 
こうすることで、「導入したけれど結局使われなかった」という事態を防げるだけでなく、スモールチームで始めることで、導入後の浸透率を上げることもできます。

セキュリティから選ぶ

グループウェアは業務効率を上げるツールなので、顧客情報や自社の新製品の情報などといった社外秘の情報を扱うことが考えられます。
 
こうした情報の漏洩を防ぐためにも、セキュリティが高いグループウェアを選ぶ必要があります。
 
データセンターのセキュリティ対策はもちろんですが、アクセス権限の設定ができるか、監査ログ機能でユーザーの行動が見られるかなどといった点にも注意が必要です。
 
マルチデバイス対応のグループウェアを選択する際には、モバイルセキュリティ管理機能が備わっているのかも確認するようにしましょう。
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グループウェアを導入するなら

グループウェアを活用し、情報共有をしやすい環境を作るためには、誰でも簡単に使えるツールを選択することが大切です。
 
手軽に情報をストックし共有できるグループウェアをお探しなら、このようなツールはいかがでしょうか。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。


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まとめ

グループウェアとは?でもご紹介させていただいた通り、グループウェアは多くの機能があることが特徴です。
 
しかし、機能にばかり目を向けてしまい、実際の利用者が使いにくいと感じていては意味がありません。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容をご参考に、自社に合ったものを探してみていただければと思います。

 

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