業務連絡の手段として、最も多く利用されているのがLINE（ライン）です。総務省が発表した「令和5年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」によると、LINEの利用率は10代～50代で90％を超えており、国内利用者が多いアプリだと言えます。
しかし、LINEを仕事で運用する場合には、あらゆるリスクを考慮しなければなりません。そのため、実際に「LINEでの業務連絡にストレスを感じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、LINEで業務連絡するリスクと代替アプリを中心に解説します。
- 業務連絡で気を付けるポイントを知りたい
- LINEでの業務連絡にストレスを感じている
- 安全かつ業務連絡などの情報が流れないアプリを探している
という方は本記事を参考にすると、LINEを仕事で使用するリスクだけでなく、自社に最適な業務連絡の方法が分かります。
目次
【例文付き】業務連絡とは
業務連絡とは「業務を円滑に進めるために共有すべき連絡事項」を指します。
トラブルや事故のときはすぐに「報告」をする必要があり、顧客からの問い合わせなどは担当者に「連絡」をします。加えて、個人では解決できない案件は「相談」が必須になるなど、社内の『報連相』は業務を円滑に進めていくための重要な要素なのです。
以下は、資料の確認を依頼する業務連絡の例文です。
件名：【重要】A社打合せ資料の確認のお願い
〇〇様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。今週末のA社での打ち合わせに使用する資料を作成しました。本メールに資料を添付したため、ご確認くださいますようお願いします。
添付資料：A社打合せ資料10枚
打合せ日程：2025年7月14日 午前10時～
打合せ場所：自社 第2応接室
本日は18時まで社内におりますので、不明な点や不備がございましたら、いつでも下記メールアドレスにご連絡ください。
E-mail：●●●
どうぞよろしくお願いいたします。
また、業務連絡は仕事の質やスピードに直結するため、円滑にやりとりできる仕組みを整えなければなりません。
会社での業務連絡で気を付けるべき3つのポイント
以下では、仕事の業務連絡で気を付けるべき3つのポイントを解説します。連絡する方法や内容によって読みやすさが変わるため、以下の点を考慮してスムーズに連絡できるようにしましょう。
（1）要件・重要度を明記する
業務連絡で気を付けるべき1つ目のポイントは、要件・重要度を明記することです。
業務連絡には「お礼やお詫び」「依頼や相談」などさまざまな種類があるため、相手が読んですぐに理解できるよう要件を明記しましょう。また、要件の重要度や緊急度、返信の要否もあわせて伝えると、相手が次の行動を取りやすくなります。
以上のように、忙しい仕事中でもスムーズに意思疎通を図るためには、要件や重要度などを明確にして記載しなければなりません。
（2）内容を過不足なく記載する
業務連絡で気を付けるべき2つ目のポイントは、内容を過不足なく記載することです。
業務連絡は、内容が多すぎるとメンバーが読むのに時間がかかり、不足していると何往復もやりとりしなければなりません。伝えるべき情報を過不足なく記載するには、5W1Hと呼ばれるフレームワークを使うのがおすすめです。
5W1Hとは、「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）」の頭文字を取ったものです。5W1Hの要素を取り入れることで、必要な情報を整理して伝えられます。
以上のように、相手と円滑なコミュニケーションを図るために、5W1Hのフレームワークを活用しながら情報を過不足なく伝えるのがポイントです。
（3）返事が欲しい場合は明記する
業務連絡で気を付けるべき3つ目のポイントは、返事が欲しい場合は明記することです。
返事が必要な業務連絡を送る場合は、対象者や期限、内容などを明記し、「いつまでも返事がない」「返信不要の人から返信された」といったトラブルを防ぎましょう。
たとえば、「要返信：社員」「返信不要：派遣社員」のようにわかりやすく記載すると、返信漏れを防ぐことができます。
（4）いつでも見返せるようにする
業務連絡で気を付けるべき4つ目のポイントは、連絡をいつでも見返せるようにすることです。
たとえば、LINEのように重要なやりとりが流れてしまう方法で業務連絡をしていると、必要な情報をすぐに見つけられません。また、1つのトークルーム内で話題が入り乱れるのもデメリットです。
したがって、情報を整理しながら蓄積し、いつでも振り返られる環境を整えましょう。たとえば、「Stock」のようなアプリを使うと、共有したい情報を「ノート」に書き込みつつ、ノートに紐づけた「メッセージ」でやり取りできるので、情報が流れません。
業務連絡の種類とは
従来、業務連絡をする方法として「電話」や「メール」などが主流でした。
しかし、今日ではITの発展で職場のDX化が進み、「SMS（電話番号宛てにショートメッセージを送れる機能）」や「LINE」のほか、ビジネス向けの「チャットアプリ」など、連絡手段が多様化しています。
以上の方法は、気軽に業務連絡できる反面、「セキュリティに不安がある」「業務時間外にも連絡する人が増えた」などの不満を感じることも少なくありません。そのため、それぞれのメリット・デメリットを把握し、状況に応じて使い分けることが大切です。
LINEを業務利用禁止にしている事例
以下では、LINEを業務利用禁止にしている事例をご紹介します。現在、LINEを業務で利用している企業は、2つの事例を参考に利用を続けるか検討しましょう。
大手企業でLINEを禁止にしている事例
引用：スズキの公式サイト
LINEを業務利用禁止にしている事例としてスズキ株式会社があげられます。LINEを含め、会社の許可がないアプリを社用のスマホに入れることを禁止しています。
社用スマホの運用ルールを設定することで、予期せぬ情報漏えいを防げるのです。
政府でLINEを禁止にしている事例
引用：佐賀県の公式サイト
佐賀県庁もLINEを禁止にしている事例のひとつです。佐賀県庁は、過去にLINEを通じた個人情報の誤送信により、情報漏えいが起こっています。
そのため、再発防止策として、専用システムまたは電話の使用の徹底を発表しました。
コンプライアンス違反？LINEの業務連絡に潜む5つのリスク
以下では、LINEの業務連絡に潜む5つのリスクを解説します。LINEで業務連絡をすること自体はコンプライアンス違反ではありませんが、LINEの利用によって情報漏えいが起きた場合は重大なコンプライアンス違反になるため注意が必要です。
（1）誤送信が起きやすい
業務連絡にLINEを使う1つ目のリスクは、誤送信が起きやすいことです。
基本的にLINEはプライベートでの利用が一般的なため、誤送信による情報漏えいが発生しやすいです。「仕事のメールを誤って友人に送ってしまった」という事態が起きてしまうと、場合によっては会社にとって重大な損失になりかねません。
また、LINEを仕事で利用するとプライベートの連絡と会社の連絡が混ざり、重要な情報を見落とすだけでなく、公私混同してしまいストレスに感じる可能性もあります。
（2）退職者がトーク履歴を復元できる
業務連絡にLINEを使う2つ目のリスクは、退職してもトーク履歴を復元できることです。
LINEでは「設定＞トークのバックアップ」を設定すれば、トーク履歴を自動でバックアップできるようになります。そのため、部署長が退職者をグループから退会させても、社内情報がすべて閲覧できてしまうのです。
つまり、退職者が社内の機密情報を持ち続けることになり、情報漏えいが起こる危険があります。また、万が一トラブルが発生しても、個人アカウントでは状況の確認や追跡ができないため、責任が曖昧になるといったリスクにも注意しましょう。
（3）セキュリティが担保できない
業務連絡にLINEを使う3つ目のリスクは、セキュリティを担保できないことです。
LINEのような個人利用向けアプリには、アカウントが第三者に乗っ取られ、業務連絡や社内情報が漏えいするリスクがあります。とくに、個人用のアプリはパスワードを使い回しているケースが多いため、乗っ取られやすいのです。
また、LINEにはメッセージやファイルを簡単に転送できる機能があるため、プライベートのLINEアカウントを仕事で使わせるのは誤送信などのリスクを高めてしまいます。そのため、仕事で使うアプリとプライベートで使うアプリは分けておくことが大切です。
（4）重要な連絡が流れる
業務連絡にLINEを使う4つ目のリスクは、LINE上で重要な連絡が流れることです。
LINEのようにメッセージが上に流れるアプリでは、一度重要な連絡をしても、新しいメッセージですぐに流されてしまいます。そのため、メンバーが休みの日に共有された内容があっても、読まれずに終わってしまうこともあるのです。
加えて、チームで複数のグループを運用すると「あの連絡はどこのグループにあったのか分からない」という状況になりかねません。以上のように、LINEでは重要な連絡が流れたり埋もれたりして、仕事の情報共有を阻害するリスクがあるのです。
（5）新メンバーが過去の情報を閲覧できない
業務連絡にLINEを使う5つ目のリスクは、新しく参加したメンバーが過去の情報を閲覧できない点です。
LINEグループに新しく参加したメンバーは、参加する前の過去のトークを閲覧することができません。そのため、新しくメンバーが参加するたびに、再度情報を伝えたり、画像やファイルを送り直したりする手間がかかってしまいます。
一方で、「Stock」のようなノート形式で情報を蓄積できるツールであれば、新しく参加したメンバーでも過去の情報を振り返れます。そのため、不明点があってもまずは自分で調べることができ、余計な業務連絡の手間を省けるのです。
ビジネス向けの業務連絡アプリを選ぶときの3つのポイント
LINEの場合、あらゆるリスクが潜んでいるため、ビジネス向けのアプリを活用するのが得策です。そして、ビジネス向けの業務連絡アプリを選ぶときには、以下のポイントを押さえることが重要です。
- 誰でも使えるか
- 十分なセキュリティが備わっているか
- 検索性に優れているか
多機能でITリテラシーを必要とするアプリの場合、使いこなせない社員が出てきます。その結果、社内に浸透せず運用は頓挫するので、誰にとっても使いやすいアプリを選びましょう。
業務連絡は、社員や取引先などの個人情報を含むため、高度なセキュリティを備えたアプリが必須です。そのため、国際水準のセキュリティ資格を取得していたり、情報の閲覧権限を設定したりできるアプリがおすすめです。
業務連絡アプリのなかには膨大なやり取りや資料が蓄積されているため、目的の情報を探すのに手間がかかります。そこで、高精度の検索機能が備わったアプリであれば、必要な情報をすぐに見つけ、スムーズに業務を進められるのです。
以上の点を踏まえると、安全かつ運用しやすい業務連絡アプリを導入できます。たとえば、上記の条件を網羅したアプリ「Stock」は、ITに慣れていない方でも簡単に使いこなせるうえに、高度な検索機能によって、過去のやりとりや情報もすぐに見つかります。
業務連絡におすすめのLINEの代替アプリ
以下では、業務連絡におすすめのLINEの代替アプリをご紹介します。
LINEの業務連絡におけるデメリットは「大切な連絡事項が流れる」ことに加え、私生活でも使用されるため「情報漏えいの危険性がある点」が挙げられます。また、LINE上でファイルや画像を共有すると、保存期限があって見返せないケースもあり不便です。
とくにビジネスでは、重要な情報が頻繁に共有されるため「情報が流れず蓄積できるビジネス向けアプリ」の導入が最善だと言えます。また、必要な情報をすぐに見つけるためには「検索性に優れているか」も重要になるので注視しましょう。
結論、ビジネス上の業務連絡には、仕事に必要な情報とやり取りをまとめて管理でき、安全に利用できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は、任意のメンバーのみアクセスできるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」によって話題が混ざることなくメンバー間で細かなやりとりも可能です。また、高度な「検索機能」が備わっているため、LINEよりも簡単に業務連絡を見返せます。
仕事に必要な情報とやり取りをまとめて管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで業務連絡をする方法
以下では、Stockで業務連絡をする方法をご紹介します。「業務連絡がほかの情報に埋もれてしまう」と悩んでいる方はStockが最適です。
方法1｜ノートで共有する
Stockで業務連絡をする方法として、ノートにまとめて共有するやり方があります。以下は、Stockのノートを使って業務連絡をした例です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなくファイル資料も添付可能なため、関連する情報を一元管理できます。
方法2｜メッセージ機能で連絡する
Stockで業務連絡をする方法には、メッセージ機能を使ったやり方もあります。以下は、Stockを使って遅刻の連絡をした例です。
Stockの「ノートに紐づくメッセージ」では、ノートごとにやり取りができるので情報が流れる心配がありません。「ノートに紐づかないメッセージ」では、チャットツールのような感覚で、1対1または複数人と細かな業務連絡ができます。
方法3｜検索機能を使って過去の業務連絡を探す
Stockでは、検索機能を使って過去の業務連絡を探すことができます。以下は、Stockの検索機能を使って過去の業務連絡を検索した例です。
Stockの検索機能は、キーワードを入力するだけで該当するノートが表示されるので、過去の業務連絡を見返したいときでも手間をかけずに見つけられます。
LINEで業務連絡するリスクと代替方法まとめ
これまで、LINEで業務連絡するリスクや代替アプリを中心にご紹介しました。
LINEで業務連絡をすると、従業員のストレスの原因になるうえ、個人の端末から情報漏えいするリスクも高まり、セキュリティ面でも不安が残ります。さらに、重要なメッセージが上へ流れて必要なときに見返せず、仕事を進めるうえでの支障になりかねません。
したがって、業務連絡にはLINEのようなプライベート用のアプリではなく、「仕事の情報を安心してやりとりでき、情報を流さず蓄積できるアプリ」を使うべきです。また、過去のやり取りをすぐに見返すためには「検索性に優れているか」も重要なポイントです。
結論、ビジネス上の業務連絡には、仕事に必要な情報とやり取りをまとめて安全に管理でき、誰でもすぐに使いこなせるアプリ「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、ビジネス上の業務連絡をスムーズに実施しましょう。
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