業務連絡の手段として、最も多く利用されているのがLINE（ライン）です。総務省が発表した「令和4年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」によると、LINEは利用率が90％を超えるほど、国内利用者が多いアプリだと言えます。
しかし、LINEを仕事で運用する場合には、あらゆるリスクを考慮しなければなりません。実際に、「LINEで仕事の業務連絡をしても良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、LINEで業務連絡する5つのリスクを中心に解説します。
- LINEで業務連絡することで起こるリスクを回避したい
- LINEの代わりに使う業務連絡アプリの選び方を知りたい
- LINEよりも安全に業務連絡できる方法を探している
という方が本記事を参考にすると、LINEで仕事をするリスクだけでなく、自社に最適な業務連絡の方法が分かります。
目次
業務連絡とは
業務連絡とは「業務を円滑に進めるために共有すべき連絡事項」を指します。
トラブルや事故のときはすぐに「報告」をする必要があり、顧客からの問い合わせなどは担当者に「連絡」をします。加えて、個人では解決できない案件は「相談」が必須になるなど、社内の『報連相』はすべて業務連絡に該当します。
また、遅刻や休暇の連絡も、重要な業務連絡のひとつです。欠員はメンバーでカバーしなければならないので、迅速な社内共有が肝となります。
このように、業務連絡は仕事の質やスピードに直結するため、円滑にやりとりできる仕組みを整えなければなりません。
LINEで業務連絡するのは違法？
業務連絡にLINEを利用している企業は少なくありませんが、「私用のLINEで、特に勤務時間外に業務連絡をすること」が違法なのではないかと不安を感じるケースもあります。結論から言うと、LINEで業務連絡をすることは違法ではありません。
ただし、LINEで指示された内容に従って、実際に従業員が休日や退勤後などに業務をおこなった場合には、それが「使用者の指揮命令下におかれたもの」である限り、企業は労働時間として割増賃金を支払う必要があります。
また、私用のLINEを業務に使うことで、従業員側が「仕事とプライベートを切り分けられず、ストレスに感じる」可能性はあります。また、「LINEを仕事の連絡に使いたくない」従業員がいる場合、同意をとったり説得したりする必要があるのです。
このように、私用のLINEを業務連絡に使うこと自体は違法ではありませんが、労働時間の順守や従業員との関係性において気を付けなければならない点は多数あります。そのため、とくに大手企業では、LINE の業務利用を禁止している場合もあります。
LINEの業務連絡に潜む5つのリスク
労働時間や従業員のストレスのほかに、業務連絡にLINEを使い続けるには5つのリスクがあります。社内ルールで利用が禁止されていなくても、以下のような危険性はあるため注意しましょう。
（1）メッセージを誤送信する
業務連絡にLINEを使う1つ目のリスクは、仕事のメッセージを誤送信することです。
基本的にLINEはプライベートで知人や家族と連絡をとるアプリです。そのため、仕事で利用するとプライベートの連絡と会社の連絡が混ざって見づらくなるうえ、同僚・上司への連絡事項を部外者に誤送信してしまう可能性が高まります。
業務連絡には社外秘の情報が含まれます。こうした情報が漏れると、大きな損害を被るだけでなく、場合によっては取引先からの信頼失墜につながる恐れもあるのです。
（2）退職者の管理ができない
業務連絡にLINEを使う2つ目のリスクは、退職者の管理ができないことです。
複数人で連絡がとれる”グループ機能”では、退職者をグループから退会させても、退職者側のLINEには退会するまでのメッセージ履歴がすべて残ってしまいます。
つまり、退職者が社内の機密情報を持ち続けることになり、情報漏えいが起こる危険があるのです。
（3）セキュリティが担保できない
業務連絡にLINEを使う3つ目のリスクは、セキュリティを担保できないことです。
LINEのような個人利用向けアプリには、アカウントが第三者に乗っ取られ、業務連絡や社内情報が筒抜けになるリスクがあります。個人用のアプリはパスワードを使い回しているケースが多く、乗っ取られやすいのです。
また、LINEにはメッセージやファイルを簡単に転送できる機能があるため、プライベートのLINEアカウントを仕事で使わせるのは大きなリスクと言えます。
LINEと似た使い勝手で、セキュリティレベルの高いツールとして「LINE WORKS」がありますが、有料であるうえに、LINEとは別のアプリをダウンロードしなければなりません。そのため、個人用LINEだけを使って、情報管理の安全性を保つのは難しいのです。
（4）重要な連絡が流れる
業務連絡にLINEを使う4つ目のリスクは、LINE上で重要な連絡が流れることです。
LINEのようにメッセージが上に流れるアプリでは、一度重要な連絡をしても、新しいメッセージですぐに流されてしまいます。そのため、メンバーが読み逃したりあとから見返しづらかったりするのがデメリットです。
加えて、チームで複数のグループを運用すると、「あの連絡はどこのグループにあったのか分からない」という状況になりかねません。
以上のように、LINEでは重要な連絡が流れたり埋もれたりして、仕事の情報共有を阻害するリスクがあるのです。
（5）開示請求ができない
業務連絡にLINEを使う5つ目のリスクは、メッセージを開示できない点です。
昨今では、職場における「パワハラ」が問題視されており、企業側の適切な管理が求められます。しかし、LINEでは「送信取り消し機能（トーク画面からコメントが削除される機能）」がついていることに加え、LINE上でのやりとりは原則開示できません。
原則として本人の同意がない限り当社は第三者にユーザーの情報を提供することはありませんし、サービス提供に必要な範囲を超えた目的で取り扱うこともありません。また、外部からそのような要請があった場合も対応することはありませんし、意図しないプライバシー侵害を防止するためのあらゆるセキュリティ対策も施しています。国家機関による盗聴や検閲等、ユーザーの人権を不当に脅かす行為に対応することも一切ありません。
そのため、万が一、不適切な発言があっても、企業側が把握するのは困難です。そこで、「報連相」のやりとりは個人間でなく、部署単位でしてリスクを最小限に抑えましょう。
たとえば、連絡事項を「記事」に記載しつつ「コメント」でやりとり可能な「ナレカン」では「誰が・いつ・何を書いたか」編集履歴が残るので安心して使えます。
社内向けの業務連絡アプリを選ぶ際の3つのポイント
社内向けの業務連絡アプリを選ぶときには、以下のポイントを押さえることが重要です。
- 誰でも使えるか
- 十分なセキュリティが備わっているか
- 情報を蓄積できるか
多機能でITリテラシーを必要とするアプリの場合、使いこなせない社員が出てきます。結果、社内に浸透せず運用は頓挫するので、誰にとっても使いやすいアプリを選びましょう。
業務連絡は、社員やクライアントなどの個人情報を含むため、高度なセキュリティを備えたアプリでなければなりません。そのため、「ナレカン」のように、国際水準のセキュリティ資格を取得しているアプリの選択をおすすめします。
業務連絡する情報は重要なため、見落としがないよう全員が確認する必要があります。また、過去の連絡事項をあとから確認する場合もあるので、LINEのように情報が流れることなく「情報を蓄積できるアプリ」を選びましょう。
上記の点を踏まえてアプリを選定すると、安全かつ運用しやすい業務連絡アプリを導入できます。
【必見】話題が流れず、簡単に見返せる業務連絡の方法とは？
以下では、話題が流れず、簡単に見返せる業務連絡の方法をご紹介します。
LINEの業務連絡における最大のデメリットは、大切な連絡事項が流れることです。たとえば、「上司が呼びかけていた重要な連絡事項がどこにあるか分からない」といった状況になり、該当のメッセージを探す手間がかかります。
また、個人間のやりとりはトラブルの原因となりやすいので、部署単位で業務連絡することも大切です。ただし、重要な連絡が流れるのを防ぐには、仕事の詳細な情報とメッセージを紐づけて管理できるアプリでなければなりません。
結論、LINEよりも確実に業務連絡を行き渡らせるには、重要な業務連絡を流さず蓄積し、いつでも簡単に見返せる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に連絡事項を書き込めば、誰が読んだかまで既読表示できるうえ、記事に紐づく「コメント」でメンバーと連絡がとれるので話題が混ざりません。また、「フォルダ」と「精度の高い検索機能」で、必要なときに素早く探し出せるのも便利です。
LINEよりも安全に業務連絡できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
仕事の業務連絡で気を付けるべき3つのポイント
以下では、仕事の業務連絡で気を付ける3つのポイントを解説します。連絡する方法や内容によって読みやすさが変わるため、スムーズに連絡できるように確認しましょう。
（1）要件を明記する
業務連絡で気を付けるべき1つ目のポイントは、要件を明記することです。
業務連絡には「通知」「お礼やお詫び」「依頼や相談」といったさまざまな種類があります。そのため、相手が読んですぐに概要を理解できるように、要件を明記しましょう。
また、要件の重要度や緊急度、返信の要否もあわせて伝えると、相手がその後のアクションを取りやすくなります。
以上のように、忙しい仕事中でもスムーズに意思疎通を図るためには、要件や重要度などを明確にしなければなりません。
（2）内容を過不足なく記載する
業務連絡で気を付けるべき2つ目のポイントは、内容を過不足なく記載することです。
業務連絡は内容が多すぎるとメンバーが読むのに手間がかかり、不足していると何往復もやりとりしなければなりません。伝えるべき情報を過不足なく記載するには、5W1Hと呼ばれるフレームワークを使うのがおすすめです。
5W1Hとは、「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）」の頭文字を取ったものです。5W1Hの要素をとり入れることで、必要な情報を整理して伝えられます。
以上のように、相手とスムーズなコミュニケーションをとるために、5W1Hのフレームワークを活用しながら情報を過不足なく伝えるのがポイントです。
（3）いつでも見返せるようにする
業務連絡で気を付けるべき3つ目のポイントは、連絡をいつでも見返せるようにすることです。
たとえば、LINEのように重要なやりとりが流れてしまう方法で業務連絡していると、必要な情報をすぐに見つけられません。また、1つのトークルーム内で話題が入り乱れるのもデメリットです。
したがって、情報をテーマごとに整理して蓄積し、いつでも振り返られる環境を整えましょう。具体的には、顧客や案件ごとに作成した記事へコメントを紐づけられる「ナレカン」のようなアプリであれば、情報が流れないうえに話題も入り乱れません。
＜例文あり＞業務連絡の書き方は？
以下では、業務連絡の書き方をご紹介します。コピー＆ペーストして使える例文を記載しているため、「具体的にどのように書けば良いのか分からない」という方は必見です。
例1｜日程調整を依頼する
以下は、会議等の日程調整を依頼する業務連絡の書き方です。依頼する場合は「いつまでに返信が欲しいのか」も明確に示しましょう。
各位
お疲れ様です。○○です。
〇〇プロジェクトついて、第1回ミーティングの開催日時を調整したく存じます。
皆様のスケジュールから空いている日を以下にリストアップしましたので、対応不可能な日時を【〇月✕日（△）まで】にご返信いただけますでしょうか。また、全日程可能な場合もご返信をお願いいたします。
・〇月✕日（△）13:00～14:00スタート
・〇月✕日（△）13:30～14:00スタート
・〇月✕日（△）13:00～15:00スタート
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いします。
例2｜遅刻を報告する
以下は、遅刻を報告する業務連絡の書き方です。遅刻の連絡では「謝罪」「理由」「出社予定時刻」の3点を必ず伝えましょう。
おはようございます。
大変申し訳ありませんが、〇〇線で起きた事故により電車が全線不通となっているため、出社が遅れます。
×時に運転再開する見込みですので、△時には出社いたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
LINEで業務連絡するリスクと代替方法まとめ
これまで、LINEで業務連絡するリスクや代替アプリを中心にご紹介しました。
LINEで業務連絡をすると、従業員のストレスの原因になるだけでなく、個人の端末から情報漏えいするリスクも高まります。さらに、重要なメッセージが上へ流れて必要なときに見返せず、仕事を進めるうえでの支障になりかねません。
したがって、業務連絡にはLINEのようなプライベート用のチャットアプリではなく、「仕事の情報を安心してやりとりでき、情報を流さず蓄積するアプリ」を使うべきです。
たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、厳格なセキュリティ基準で保護され、読みたいやりとりへすぐにアクセスできるアプリなので、LINEからの移行に最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、リスクの高いLINEでの業務連絡から脱却しましょう。