仕事の情報管理・共有は欠かせないことであり、適切に運用しないとミスの原因にもなりかねません。そのため、業務のデジタル化に伴い、情報管理・共有ができるノートアプリを導入する企業も増加傾向にあります。
 
そのなかでも、世界中で利用されている有名なノートアプリが「Evernote(エバーノート)」です。Evernoteは多機能なのであらゆる用途で活用でき、とくにIT企業を中心に利用されています。
 
一方、これから情報の管理や共有を改善しようと考えている企業のなかには「Evernoteは自社でも運用できるのか」と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Evernoteの機能や使い方、口コミなどを網羅的にご紹介します。
 
  • Evernoteの具体的な利用イメージが湧かない
  • はじめてITツールを導入するがEvernoteで良いのか不安がある
  • Evernote以外にも自社の課題を解決するツールがあれば幅広く検討したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Evernoteの運用イメージが明確になるだけでなく、自社に最適なツールなのかが分かります。


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Evernote(エバーノート)とは?

Evernoteのイメージ画像
引用(以下含む):Evernoteの公式サイト
 
Evernoteはあらゆる情報を書き込めるメモアプリです。
 
Evernoteには、テキストだけなく画像や動画、PDFファイルなども保存できます。また、作成したノートはフォルダごとに分類できるので、大切な情報が至るところに分散してしまうのを防げるのです。
 
さらに、Evernoteはマルチデバイス対応なので、WebブラウザだけでなくiPhoneやAndroidのアプリでも利用できます。


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Evernote(エバーノート)の料金プラン

Evernoteには4つの料金プランが用意されています。以下は、ぞれぞれのプランの月額料金や機能をまとめた比較表です。
 
プラン名 詳細(一部抜粋)
EVERNOTE FREE
・0円
・端末2台まで同期可能
・月間アップロード容量60MB
・ノート上限サイズ25MB
EVERNOTE PERSONAL
・680円/月
・EVERNOTE FREEの全機能
・同期できる端末の制限なし
・月間アップロード容量10GB
・ノート上限サイズ200MB
・タスクに締切、リマインダー、通知を設定
・PCとスマホの両方でオフライン利用可能
・カスタムテンプレートの作成
EVERNOTE PROFESSIONAL
・850円/月
・EVERNOTE PERSONALの全機能
・同期できる端末の制限なし
・月間アップロード容量20GB
・タスクの作成、管理、割り当て可能
・ブール演算子の絞り込み検索
・PDFでエクスポート
EVERNOTE TEAMS
・1,100円/ユーザー/月
・EVERNOTE PROFESSIONALの全機能
・月間アップロード容量20GB+2GB/ユーザー
・繰り返しのタスクを作成・管理
・共有スペース数は無制限
・ノートのアクティビティ履歴が残る
 
個人利用の場合はFREE・PERSONAL・PROFESSIONALの3プランから選択しましょう。共有機能やセキュリティが強化されたEVERNOTE TEAMSは、ビジネスチームで利用するのに適しています。


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<初心者向け>Evernoteの主な機能や使い方7選

以下では、業務効率化に役立つEvernoteの7つの基本機能を中心に、使い方についてもご紹介します。自社の運用に組み込めるかの検討をしましょう。

(1)ノート機能

Evernoteのノート機能画面
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報をひとつのノートにまとめられるのがポイントです。チェックリストを使ってタスクの整理ができるうえに、Evernoteには手書き機能もあるので、言葉に表しづらいイメージを残したいときにも役立ちます。

(2)Webクリッパー機能

Web Clipper
EvernoteにはWeb上で気になったコンテンツを、ワンクリックでノートに保存できる「Webクリッパー(Web Clipper)」があります。
 
保存したWebコンテンツに注釈を入れて共有すれば、メンバーとコメントで議論ができます。一方、Webクリッパーはブラウザから利用できる拡張機能なので、設定しなければ使えない点に注意です。
 
Webクリッパーを設定するためには、はじめにEvernoteのWebクリッパーの解説ページに表示されている「Webクリッパーをダウンロード」をクリックします。
Web Clipperをダウンロードする画像
内容を確認し「Chromeに追加」をクリックすると使えるようになります。(下図はGoogle Chrome版ですが、ほかのブラウザでも利用可能です。)
拡張機能を追加している画像
Webクリッパーを追加すれば、メニューバーからWeb上の気になった記事をクリップできます。
 
たとえば、下図のようにEvernote公式サイトをWebクリッパーで切り取ると、任意のコンテンツだけをEvernoteに保存できるのです。
Webクリッパーのサンプル画像
Webクリッパーがノート画面に反映されている画像

(3)外部ツールとの連携

EvenoteはGmailやSlack、Googleドライブと連携できます。そのため、これまではツールを横断しなければアクセスできなかった情報でも一元管理が可能です。
 
たとえば、Googleカレンダーと連携すれば予定とノートを紐づけられます。また、Slackと連携させた場合は、Slackからノートを直接検索したり、Slackの会話をノートにまとめて保存したりできるので便利です。
 
ほかにも、Evernoteに保存したノートをインポートして、よりシンプルで分かりやすい情報管理ができる「Stock」のようなツールもあります。例として、EvernoteとStockの連携方法をご紹介します。
 
Stockへのログイン後「設定→個人設定の変更→Evernoteインポート」を選択します。
StockからEvernoteインポートを選択している画像
Evernoteインポートの承認画面
Evernoteの管理画面に遷移後「承認」をクリックするだけでEvernoteのノートを簡単に、かつさらに見やすく管理できるようになります。また、Stockにはノートに紐づいた「メッセージ」や「タスク管理」があるので、ビジネス利用には最適です。

(4)検索機能

検索機能があるので、必要な情報へ簡単にアクセスできます。キーワード検索はもちろん、ノートに設定したタグでも探し出せるので便利です。
 
Evernoteの検索機能は、ホーム画面の「虫眼鏡のアイコン」から利用できます。
Evernoteの検索機能

(5)共有機能

Evernoteのノートは任意のユーザーへ共有ができます。
 
ノートの共有は、下図のように「共有」から設定しましょう。ユーザーを一人ずつ招待できる設定と、リンクを知っていれば誰でもアクセス可能にする設定があります。
Evernoteのリンク共有画面
公開リンクは、関係のない第三者が閲覧できてしまうリスクがあるので、管理には細心の注意が必要です。

(6)ワークチャット機能

Evernoteのワークチャットを活用すると、以下の条件に当てはまるユーザーとチャットができます。
 
  • 過去にチャットしたことがあるEvernoteの連絡先
  • EvernoteTeamsアカウントを持つ同僚
  • PC・スマホ・タブレットに保存されている連絡先
  • Gmail・Outlookの連絡先(OutlookはWindowsのみ)
ワークチャットはホーム画面の吹き出しマークをクリック後、参加させたいユーザーを招待してからチャットができます。
ワークチャットを選択している画像
ただし、Evernoteの公式サイトには「ワークチャットは他のチャットアプリの代替品にはなりません」との記載がある通り、Evernoteではノートに関するやりとりは簡易的なものしかできない点に注意です。

(7)リストの作成

仕事のToDoや情報をまとめてリストにしておけるので、Evernoteはタスク管理でも利用できます。
 
Evernoteには「チェックリスト」が標準で備わっており、テキストを選択して挿入するだけでリストを作成できるので便利です。
Evernoteのチェックリストの画像
そして、以下のコマンドで検索すれば、チェックリストを絞り込むこともできます。
 
  • チェックされていない項目があるノートを検索:「todo:false」と入力
  • チェックされている項目があるノートを検索:「todo:true」と入力
  • チェックボックスがあるすべてのノートを検索:「todo:*」と入力
チェックボックスは情報管理に欠かせない機能なので、使い方をマスターしても損はありません。


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<上級者向け>Evernoteの主な機能や使い方3選

無料から利用できるEvernoteは、多機能なメモアプリとして業務に役立つ機能が豊富となっています。しかし、有料プランにするとさらに便利な機能も使えるようになるので、ビジネス利用を前提に導入する場合には必見です。

(1)テンプレートを使う

Evernoteでは、一からノートを作成する必要がない「テンプレート」が利用できます。
 
たとえば、議事録など定期的に作成しなければならないドキュメントは、下図のEvernoteの公式サイトにあるテンプレートを活用すれば、面倒な手間をかけずに作成できるので便利です。
Evernoteの公式テンプレートサイトの画像
上図のように「テンプレートを使う」をクリックすれば、テンプレートが自動的に新規ノートへ反映されます。
反映したテンプレートの画像
また、PERSONAL以上の有料プランにすると、オリジナルのテンプレートが作成できる「カスタムテンプレート」が使えるようになります。

(2)名刺情報の管理

EvernoteのFREEプラン以外は、スマホアプリから名刺をスキャンして、そのまま保管ができます。
 
名刺情報にタグを付けておけば、検索機能で必要な名刺にすぐにアクセスできるのが特徴です。また、スキャナでデータ化した名刺の取り込みもできます。
 
名刺だけを管理することも可能ですが、打ち合わせの資料と一緒に一元管理すれば、情報が分散しないので仕事がしやすくなります。

(3) 重要なメールを保存

GmailやOutlookと連携できるうえ、Evernote用のメールアドレスを発行して自動転送も可能です。
 
大事なメールをEvernote上に保存しておけば、ほかのメールに埋もれてしまう心配がありません。具体的には、受信したメールがEvernoteの新規ノートとして保存され、メールの件名がノートのタイトルに反映できます。
 
FREEプランでも利用できますが、メールの上限が5件となる点に注意しましょう。


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【自社は大丈夫?】Evernote(エバーノート)の2つのデメリット

Evernoteにはメリットだけでなくデメリットもあるので、両方を総合的に判断して導入の可否を決めましょう。

(1)無料プランで端末台数制限がある

FREEプランでは同期できる端末が2台の制限がかかっています。
 
そのため、「複数の端末からノートにアクセスしたい」「ビジネスで利用したい」という場合には、有料プランの契約が前提となります。
 
ほかにも、FREEプランは多くの機能に制限がかけられているので、頻繁に利用する場合は有料化を検討しましょう。

(2)機能が多く使いこなすのが大変

Evernoteはあらゆる用途に活用できる多機能なノートアプリです。仮に、非IT企業が運用する場合、機能を理解して使いこなすまでに長い時間がかかり、運用に乗せるまでに苦労する可能性が高いと言えます。
 
その結果、「機能を十分に使いこなせず期待される効果が得られない」「費用対効果が悪くなる」という事態になりかねません。
 
したがって、ITに詳しくなくても情報共有は適切にしたい場合は、必要な機能に過不足がない「Stock」のような誰でも簡単に使えるシンプルなツールを検討しましょう。
 
関連記事: 【最新版】Evernoteの類似アプリ!代わりに使えるおすすめ10選!


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【使い勝手は良いの?】Evernote(エバーノート)の口コミ・評判

以下では、Evernoteの「良い口コミ・評判」と「悪い口コミ・評判」をご紹介します。実際にEvernoteを利用しているユーザーの声なので、導入の参考になります。
 
※以下の口コミ・評判はすべてITreview>Evernoteより引用しています。

良い口コミ・評判

以下では、Evernoteの良い口コミと評判をご紹介します。「あらゆる情報を一元管理できる」「検索機能で目的の情報へすぐにアクセスできる」などをメリットとしているユーザーが多いです。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/8/12)
 
文章を書くのはもちろんですが、図(手書き・画像など)を簡単に挿入できるので、見た目にわかりやすいノートを作成できます。
簡単なメモ書きにも使用していますが、紙のノートとは違って検索機能があるので見落としを減らせるように思います。
非公開ユーザー(投稿日:2022/8/2)
 
この製品は文字だけで無く画像など色々な形式や情報を保存する事が出来ます。
スケジュールやTo doリストも作成する事が出来てクラウド上に保存されるので他のメンバーとも共有が容易に図れます。
非公開ユーザー(投稿日:2022/7/25)
 
・一つのノートにメモ書き、画像、動画など様々な情報を入れることができ、ノートブックごとに整理することができる。
・かなり大きめの動画を入れることができるので重宝する。
非公開ユーザー(投稿日:2022/7/22)
 
wordなどの文書ファイルは勿論、PDFや画像など、多様なファイルに対応しており、Webで保存したいデータがあれば全てEvernoteに入れてメモ帳替わりにしています。
ネットサーフィンで手に入れた情報をとりあえず保存して、あとからデータ内容検索かけられるの勉強や調べものに便利です

悪い口コミ・評判

以下では、Evernoteの悪い口コミと評判をご紹介します。多くのユーザーに共通したのが「多機能で使いこなすのが難しい」「動作が重い」という点です。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/7/31)
 
・ファイルが増えるにつれて動作が重くなってくる点です。
・無制限にデータを保存できるけど、やはり増えるにつれてPCの動作が遅くなってしまいます。PCに重いのでデータを軽くする改善をして欲しいです。
非公開ユーザー(投稿日:2022/7/22)
 
・機能が増え、見づらくなったため使いづらくなった
・シンプルな操作性、機能が使いやすかったので、ちょっと残念
非公開ユーザー(投稿日:2022/7/7)
 
・スマホのアプリで起動すると、PCとの同期が出来ていないように思える。
・さらにスマホ側でノートを更新すると新旧2つのノートが作成される。
非公開ユーザー(投稿日:2022/6/28)
 
・同期のタイミングによっては競合が起きる。頻繁というわけでもないが、たまに起きる。
・インターフェースが変更になり、かなり多機能になる傾向にあるが、新機能はあまり使っていない。
・最近様々なメモツールが台頭している中、価格が高い気がする。
 
関連記事: 【移行先におすすめ】Evernoteの代替ツール10選!


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Evernote(エバーノート)のデメリットを解消する代替ツールとは

以下では、Evernoteのデメリットを解消するツールをご紹介します。
 
Evernoteは「多機能ゆえにITに詳しくないと上手く使いこなせない」という口コミが多く、利用料を払いながらも誰も使わない事態になりかねません。そのため、ビジネス利用する場合には、必要な機能に過不足がないシンプルなノートアプリを選定しましょう。
 
たとえば、資料のように長期管理すべきストック情報だけでなく、チャットアプリのようにリアルタイムでやりとりしたいフロー情報を管理できる「メッセージ機能」は必須です。また、「タスク管理機能」もあれば、やるべき仕事が抜け漏れる心配もありません。
 
結論、導入すべきノートアプリは、ノート・チャット・タスクの3機能が搭載されており、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockにはノート・チャット・タスクのほかにも、手間をかけずに情報をまとめられる「テンプレート機能」やメールを転送してまとめられる「メール連携機能」などの便利な機能も備わっています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

StockにEvernoteのデータをインポートする方法

Stockは「Evernoteからのインポート機能」を実装しているので、Evernoteで作成したあらゆるデータをStockへインポートできます。以下ではその手法について解説します。
 
1. 画面右上の「設定」>「ユーザー名」をクリックします。
Stockの設定を開く
2. 左側メニューの「Evernoteインポート」を選択し、「Evernoteにログイン」をクリックします。
StockからEvernoteにログインする
3. Evernoteの画面に遷移したら「承認する」ボタンをクリックします。※Evernoteにログインされていない場合には、一度ログイン画面に遷移します。
Evernoteとの連携を承認する
4. Evernoteのノートブックの一覧が表示されたら、Stockにインポートしたいノートブックを選択します。※連携者が作成したノートブック以外のノートブックは、インポート対象外となりますのでご注意ください。
インポートしたいノートを選択する
5. 「インポート」ボタンをクリックします。
EvernoteのデータをStockにインポートする
インポートに成功した場合は、その旨の通知メールが届きます。
 
一方、インポートによりご利用プランの上限を超える場合はインポートが失敗してしまう点に注意です。その場合は通知メールが届くので、メールの指示通りに、再度インポートを実行しましょう。

インポートの際の注意点

EvernoteのデータをStockへインポートする際には以下3つの注意点があります。
 
  1. Evernote連携機能は、パソコンのブラウザ版(Google Chromeなど)でのみ利用できます。
  2. フォントや文字サイズの細かな変更、上付き下付き文字などEvernoteに特有の機能については、Stockに正常にインポートできない場合があります。
  3. インポート対象に指定したノートの数や、ノートに添付されている画像・ファイルの数が多い場合、インポートに長時間を要する可能性があります。
このインポート機能を用いて、扱う情報の種類ごとにEvernoteとStockを分けるという使い方も可能です。「Stock」には Evernoteにはない「メッセージ機能」も備わっているのでスムーズな情報共有が実現します。


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Evernote(エバーノート)の初心者向けの使い方や機能まとめ

ここまで、Evernoteの機能や使い方、デメリットまで網羅的に解説しました。
 
Evernoteは個人利用であれば無料プランで十分ですが、ビジネス利用は有料プランへの加入が必須です。また、そもそもEvernoteは多機能なノートアプリなので使いこなすのが難しく、社内にツールが浸透しないリスクが上がってしまうので、知名度だけで導入可否を判断するのは避けましょう。
 
したがって、導入すべきノートアプリは、情報管理・共有に必要な機能を過不足なく備えているシンプルな「Stock」一択です。非IT企業を含む120,000社以上がStockを導入しており、実際にEvernoteからの移行も多数あります。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメモやノートを情報資産へ昇華させると同時に、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
関連記事: 【すぐわかる】Evernoteのタスク機能を使った管理方法を紹介!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。