Evernoteは、クラウドで利用できるノート型のツールで、日本のみならず、世界でも多くのユーザーがいます。
 
「Evernote」というツールを耳にしたことはあっても、まだ使ったことがない人も多いのでないでしょうか。また、どのように活用したらいいか分からない方も多いかと思います。
 
そこで、今回の記事では、Evernoteの特徴や費用などについてや、活用法をご紹介させていただきます。
 
これから使い始めようとしている方や、情報共有ツールを活用したいとお考えの方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 
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Evernote(エバーノート)とは?

Evernoteは、「メモアプリ」です。急にひらめいたアイデアを書き残したり、買い物のメモなどに使用したりすることができます。
 
Evernoteでは、テキストだけなく画像や動画、PDFファイルなども保存することが可能です。メモを「プライベート」と「仕事」などにフォルダ毎に分類できるので、使い勝手が良いのもEvernoteの特徴の1つとなっています。
 
またマルチデバイス展開をしているので、Evernoteのweb版だけでなく、iOSアプリやAndroidアプリを通しても使用可能です。他にも「FastEver」と呼ばれる、高速にメモを取るためのEvernote専用のアプリも提供されています。
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Evernoteの特徴と主な機能

ノート機能

Evernoteのノート機能

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるのがポイントです。チェックリストを使ってタスクの整理ができる上に、Evernoteには手書き機能もあるので、言葉に表しづらいイメージを残した時にも役立ちます。

Webクリップ機能

Web Clipper

 
Evernoteには、「Webクリッパー(Web Clipper)」と呼ばれるWeb上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存する機能があります。保存したコンテンツに注釈を入れたり、簡単に共有できることがEvernoteの人気の秘訣となっています。

あらゆる情報を全て一箇所に

テキスト情報や画像、動画など、あらゆる情報を一つのメモで管理することができます。

他アプリと連携できる

GmailやSlack、Googleドライブと連携させることができるため、散らばった情報をシームレスに管理することができるようになります。

ノートにパスワードをかけられる

ノートごとにパスワードをかけることができるため、手書きのノートやメモ帳のように紛失した場合の情報漏洩リスクが減ります。

検索機能が強い

検索機能に優れているため、検索により必要な情報へのアクセスが早くなります。複数単語での検索はもちろん、メモに割り振ったタグをもとに検索することも可能です。

データの共有が可能

Evernoteに保存されているメモには、それぞれ固有のリンクが割り振られます。割り振られたリンクをチャットなどで共有相手に送信したり、メールで直接送信したりすることで、メモの共有が簡単にできます。
 
共有相手は、Evernoteのアカウント登録をしていなくても共有メモの閲覧が可能です。
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Evernote(エバーノート)の料金プラン

Evernoteの料金プラン

EVERNOTE ベーシック

「EVERNOTE ベーシック」は、無料で利用できるプランです。
基本的な機能は一通り利用できますが、同期端末台数に制限があったり、オフラインで保存ができなかったりするなど、いくつもの機能制限があります。
簡単なメモをノートにまとめていくだけであれば、無料でも十分利用することができます。

EVERNOTE プレミアム

「EVERNOTE ベーシック」は、月額600円のプランです。
同期端末台数の制限がなくなったり、アップロード容量が大幅に増加したりするなど、頻繁に利用する人にとって最適なプランとなっています。

EVERNOTE BUSINESS

「EVERNOTE BUSINESS」は、法人向けのプランで、一人当たり月額1,100円のプランです。
ユーザーの管理や、ノートの同時編集ができるようになるなど、複数人で共同作業をするような場合には、BUSINESSプランの契約が必須となります。
 
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みんながやってるEvernote(エバーノート)の便利な活用法

①テンプレートを使う

例えば、定例ミーティングの議事録など、定期的に発生するドキュメントは、テンプレートを活用することで効率的に作成することができます。
Evernoteでは、ノートのコピー機能があるため、よく使うドキュメントの項目などをノートに記載しておき、それをコピーすることでテンプレートとして利用できます。

②名刺情報の管理

Evernoteはスマホで名刺情報を読み取って、保管しておくことができます。
タグなどをつけておくこともできるため、検索することで必要な名刺にすぐにアクセスできるようになります。

③重要なメールを保存

GmailやOutlookと連携することもできますし、Evernote用のメールアドレスを発行して、自動転送することもできます。
大事なメールを保存するようにしておくことで、多くのメールに埋もれる心配がありません。

④リストの作成

仕事のTodoリストやウィッシュリスト、買い物リストなど、プライベートから仕事まで様々なリストをまとめておくことができます。
Evernoteにまとめておくことで抜け漏れの防止や、効率的な管理ができるようになります。
 
関連記事: Evernoteを使ったタスク管理法!〜ToDoリストを作成しよう〜

⑤情報収集

Evernoteの特徴的な機能である「Webクリッパー」を使うことで、気になる記事を簡単に保存しておくことができます。
仕事に活用できそうなものや、後から見たい記事をまとめておくことで、移動中の隙間時間などを有効活用できます。
 
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Evernote(エバーノート)のデメリット

①機能が多く、使いこなすのが大変

Evernoteには、ノート機能以外にも多くの機能があります。
各機能を理解するのに時間がかかり、使う際に余計な迷いが発生してしまいます。
そのため、シンプルな機能を求めている方や、あまりツールの利用に慣れていない方が使うには難しくなっています。

②チーム全体への共有がしにくい

主に、個人向けに使うことをメインに作られているため、共有のし易さという点では劣っているかもしれません。
法人向けのプランもありますが、あくまで個人向けの延長線上にあるプランとなっているため、ドキュメントの共有はしやすくても、コミュニケーションや進捗管理は難しくなります。

③無料プランで端末台数制限がある

無料プランでは同期できる端末が2台の制限がかかっています。
そのため、様々なデバイスから情報にアクセスしたい場合には非常に不便です。
 
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関連記事: Evernoteの代替サービスは?無料で利用できるオススメツール15選
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Evernote(エバーノート)の代替候補「Stock(ストック)」とは

Evernoteのようなノート型の情報共有ツールとして、「Stock」があります。
「Stock」は、チームの情報を最も簡単に残せるツールとなるため、情報の共有がしやすいことはもちろんのこと、メッセージ機能によるコミュニケーションや、タスク管理もしやすくなっています。
 

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能になります。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
関連記事: Evernoteの代替サービス20選!選ぶときのポイントとは?
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まとめ

Evernoteの機能や活用方法などについてご紹介させていただきました。
 
使い方によってメリット、デメリットがありますので、機能で選ぶことも大事ですが、実際の運用について考えることも大事になります。
 
是非、今回ご紹介させていただいた内容を参考にしていただければと思います。