今日では、業務のデジタル化に伴い、情報の管理・共有を効率化するノートアプリを導入する企業が増えています。なかでも、「Evernote（エバーノート）」は世界中で利用されており、豊富な用途で活用できるのが特徴です。
一方、ノートアプリを使った経験がなく「Evernoteを自社でも正しく運用できるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Evernoteの機能や使い方、代替ツールを中心にご紹介します。
- Evernoteの具体的な運用イメージを掴みたい
- はじめてノートアプリを導入するため、Evernoteで良いのか不安がある
- Evernote以外にも自社の課題を解決するツールがあれば幅広く検討したい
という方はこの記事を参考にすると、Evernoteの運用イメージが明確になるだけでなく、自社に最適な代替ツールも見つけられます。
目次
Evernote（エバーノート）とは
引用（以下含む）：Evernoteの公式サイト
Evernoteはあらゆる情報を書き込めるメモアプリです。
Evernoteには、テキストだけなく画像や動画、PDFファイルなども保存できます。また、作成したノートはフォルダごとに分類できるので、情報が分散する心配もありません。
さらに、Evernoteはマルチデバイス対応なので、WebブラウザだけでなくiPhoneやAndroidのアプリでも利用できます。
Evernote（エバーノート）の料金プラン
Evernoteには4つの料金プランが用意されています。以下は、ぞれぞれのプランの月額料金や機能をまとめた比較表です。
| プラン名 | 詳細（一部抜粋） |
|---|---|
| EVERNOTE FREE |
・0円
・同期できる端末の数：2台まで
・月間アップロード容量：60MB
・ノート上限サイズ：25MB |
| EVERNOTE PERSONAL |
・900円/月
・FREEの全機能
・同期できる端末の数：制限なし
・月間アップロード容量：10GB
・ノート上限サイズ：200MB |
| EVERNOTE PROFESSIONAL |
・1,100円/月
・PERSONALの全機能
・同期できる端末の数：制限なし
・月間アップロード容量：20GB |
| EVERNOTE TEAMS |
・1,100円/ユーザー/月
・PROFESSIONALの全機能
・月間アップロード容量：10GB+2GB/ユーザー
・25シート以上のアカウントはサクセスマネージャーがサポート |
上記のうち、個人利用の場合はFREE・PERSONAL・PROFESSIONALから、チーム利用の場合はEVERNOTE TEAMSから選択しましょう。
＜初心者向け＞Evernoteの主な機能や使い方7選
以下では、Evernoteの基本的な機能や使い方を7つご紹介します。Evernoteの具体的な運用イメージを掴みたい方は必見です。
（1）ノート機能
はじめに、Evernoteにはノート機能が備わっています。
Evernoteのノートにはテキストだけでなく、画像や音声などの複数の情報をまとめられるのがポイントです。また、チェックリストでタスクの整理もでき、さらに手書き機能があるので言葉に表しづらいイメージを残すのにも役立ちます。
（2）Webクリッパー機能
次に、Web上で気になったコンテンツをノートに保存できる「Webクリッパー（Web Clipper）」があります。
上図のようにWebクリッパーを使えば、保存したWebコンテンツを通してコメントでの議論ができます。一方、Webクリッパーはブラウザから利用できる拡張機能なので、設定しなければ使えない点に注意です。
以下は、Webクリッパーの具体的な設定方法です。
はじめに、EvernoteのWebクリッパーの解説ページに表示されている［Webクリッパーをインストール］をクリックします。
次に、内容を確認して［Chromeに追加］をクリックすると使えるようになります。
また、Webクリッパーを追加すると、メニューバーからWeb上の気になった記事をクリップできます。
たとえば、以下のようにEvernote公式サイトをWebクリッパーで切り取り、任意のコンテンツだけをEvernoteに保存する方法があります。
（3）外部ツールとの連携
EvenoteはGmailやSlack、Google Driveと連携できます。そのため、外部ツールの情報へアクセスするのに、わざわざツールを横断する手間が省けます。
たとえば、Googleカレンダーと連携すれば予定とノートを紐づけられます。また、Slackと連携させた場合、Slackからノートを直接検索したり、Slackの会話をノートにまとめて保存したりできるので便利です。
ほかにも、以下のようにEvernoteに保存したノートをインポートして、よりシンプルで分かりやすい情報管理ができる「Stock」との連携が挙げられます。
EvernoteとStockの連携方法
Stockへログインしたあと、［設定］＞［個人設定の変更］＞［Evernoteインポート］の順にクリックします。
以上のようにEvernoteの管理画面に遷移したあとは、［承認する］をクリックするだけでEvernoteのノートを見やすく管理できるようになります。また、Stockにはノートに紐づいた「メッセージ」や「タスク」があるので、ビジネス利用に最適なのです。
（4）検索機能
次に、Evernoteの検索機能を使えば、必要な情報へ簡単にアクセスできます。キーワード検索はもちろん、ノートに設定したタグでも探し出せるので便利です。
下図のように、ホーム画面の「虫眼鏡のアイコン」から利用できます。
（5）共有機能
Evernoteには、任意のユーザーへノートを共有する機能もあります。
ノートの共有は、下図のように［共有］から設定しましょう。また、ユーザーを一人ずつ招待したり、リンクを知っていれば誰でもアクセスできるようにしたりと設定方法を分けられます。
上図のようにリンクを送れば、Evernote上でノートを共有できます。ただし、公開リンクは外部から不正に閲覧されるリスクもあるので、管理には細心の注意が必要です。
（6）ワークチャット機能
Evernoteのワークチャット機能を活用すると、以下の条件に当てはまるユーザーとチャットができます。
- 過去にチャットしたことがあるEvernoteの連絡先
- Evernote Teamsアカウントを持つメンバー
- PCやスマホ、タブレットに保存されている連絡先
- GmailやOutlookの連絡先（OutlookはWindowsのみ）
また、下図のようにホーム画面の「吹き出しマーク」をクリックあと、参加させたいユーザーを招待すればワークチャットでやりとりができます。
ただし、Evernoteの公式サイトには「ワークチャットは他のチャットアプリの代替品にはなりません」とあるため、円滑なコミュニケーションをするのは難しいです。
（7）リストの作成
最後に、Evernoteでは仕事のToDoや情報をまとめてリストにしておけるので、タスク管理にも役立ちます。具体的には、下図のような「チェックリスト」が標準で備わっており、テキストを選択して挿入するだけでリストを作れるのです。
さらに、以下のコマンドで検索すれば、チェックリストを絞り込むこともできます。
- チェックされていない項目があるノートを検索：［todo:false］と入力
- チェックされている項目があるノートを検索：［todo:true］と入力
- チェックボックスがあるすべてのノートを検索：［todo:*］と入力
上記の使い方をマスターすれば、抜け漏れなく情報を管理できます。
＜上級者向け＞Evernoteの主な機能や使い方3選
ここでは、Evernoteの応用的な機能や使い方を3つご紹介します。Evernoteの有料プランではより便利な機能も使えるため、ビジネスで利用する場合には必見です。
（1）テンプレートを使う
はじめに、Evernoteにはテンプレートがあるため、ノートの作成負担を軽減できます。
たとえば、議事録などの定期的に作成するドキュメントは、下図のEvernoteの公式サイトにあるテンプレートを活用すると、逐一項目を入力する手間が省けるので便利です。
［テンプレートを使う］をクリックすれば、下図のようにテンプレートが自動的に新規ノートへ反映されます。
また、PERSONAL以上の有料プランにすると、オリジナルのテンプレートが作成できる「カスタムテンプレート」が使えるようになります。
（2）名刺情報を管理する
次に、Evernoteの有料プランであれば、スマホアプリから名刺をスキャンしてそのまま保管できます。
名刺情報にタグを付けると、検索機能で必要な名刺へすぐにアクセスできるのが特徴です。また、スキャナでデータ化した名刺も取り込めます。
さらに、名刺を打ち合わせの資料と紐付けて管理すれば、情報が分散しないので仕事がしやすくなります。
（3） 重要なメールを保存する
最後に、GmailやOutlookと連携させて、重要なメールを保存する使い方もあります。
Evernote上であればノートとして残せるので、重要なメールが埋もれてしまう心配がありません。具体的には、受信したメールがEvernoteの新規ノートとして保存され、メールの件名をノートのタイトルに反映できるのです。
FREEプランでも利用できますが、メールの上限が5件となる点に注意しましょう。
自社は大丈夫？Evernote（エバーノート）の2つのデメリット
ここでは、Evernoteのデメリットを2つご紹介します。Evernoteは情報を管理するのに便利ですが、以下のような使い勝手の悪さもあるので注意しましょう。
（1）無料プランでは端末台数制限がある
はじめに、Evernoteのデメリットとして、無料プランで同期できる端末が2台までになっていることが挙げられます。
そのため、複数の端末からノートにアクセスしたり、大規模なチームで利用したりする場合には有料プランへの契約が前提になります。
ほかにも、FREEプランは多くの機能に制限がかけられているので、目的やチームの規模に応じてプランを選ばなければなりません。
（2）使いこなすのが難しい
次に、使いこなすのが難しいのもEvernoteのデメリットです。
Evernoteはあらゆる用途に活用できる一方、多機能ゆえにITに詳しくなければ使いこなすのに苦労する恐れがあります。その結果、「使わない機能が増えて費用対効果が悪くなった」となりかねません。
しかし、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」を利用すれば、非IT企業の65歳でもストレスなく情報管理できるようになります。
Evernote（エバーノート）の口コミ・評判
以下では、Evernoteの「良い口コミ・評判」と「悪い口コミ・評判」をご紹介します。実際にEvernoteを利用しているユーザーの声なので、運用イメージが明確に分かります。
※以下の口コミ・評判はすべてITreview＞Evernoteから引用しています。
良い口コミ・評判
Evernoteの良い口コミと評判は以下の通りです。「あらゆる情報を一元管理できる」「目的の情報へ検索ですぐにアクセスできる」などを挙げているユーザーが多いです。
吉田 秀一（投稿日：2023/1/29）誰でも毎日色々な形の情報に接する機会がありますが、Evernoteはどんな情報でも簡単にノートに残すことができます。インターネット上の情報はもちろん、思いついたことのテキストメモや音声メモ、写真でも。ここまで多様性にとんなノートサービスは他に見当たりません。
非公開ユーザー（投稿日：2023/1/27）日々の業務のメモや但し書き、翌日以降の申し送りなどを常に記録するために使用。装飾や画像挿入なども容易で、記憶効率が良いと感じる。また、チーム内での情報の蓄積・共有目的でも有用。
非公開ユーザー（投稿日：2023/1/26）Evernoteはテキスト、ファイル、画像の共有で優れてます。スキャナーとの連携で名刺簡易ソフトにもなり整理することに適したサービスです。また、マルチデバイスにて運用できるので出先からもオフィスからも情報を引き出せて非常に便利です。
非公開ユーザー（投稿日：2023/1/03）PC、スマホ、タブレット、どの端末からでもいつも買わない環境で利用できるメモアプリです。個人的にはスマホでメモってPCで資料作成の際、いちいち転送する手間が省けて大変助かっています。
悪い口コミ・評判
Evernoteの悪い口コミと評判は以下の通りです。多くのユーザーに共通したのが「多機能で使いこなすのが難しい」「動作が重い」という点です。
非公開ユーザー（投稿日：2023/1/27）ウェブブラウザ版を使用しているが、ログイン時のロードが重い。モバイル端末にもアプリを落として使用しているが、PCで見るよりも更に重いためややイライラする。
増山 大樹（投稿日：2022/12/29）知らない（使ったことのない）機能がいっぱいある。使い方がわからないままになっているので、わかりやすいマニュアルを置いてほしい。UIも優れているとは言い難く、常に迷ってしまう。
非公開ユーザー（投稿日：2022/12/28）機能が充実している反面、ライトな記録を行うツールとしては使い勝手の悪さを感じます。無料版の場合、アクセスできるデバイスにも制限がありますし、有料化のアナウンスも頻繁に表示され、スピーディーな情報の記録を阻害してきます。
非公開ユーザー（投稿日：2022/12/17）無料プランでの導入の場合、端末制限があるのですが、その台数を増やして頂けると嬉しいです。大きな部署や部門内でトライアルしたい場合に、困るような気がします。
【これで安心】Evernote（エバーノート）のデメリットを解消するツール
以下では、Evernoteのデメリットを解消するツールをご紹介します。
Evernoteは「多機能ゆえにITに詳しくないと上手く使いこなせない」という口コミが多く、利用料を払いながらも誰も使わない事態になりかねません。そのため、ビジネス利用する場合には「必要な機能に過不足がないシンプルなノートアプリ」を選定しましょう。
たとえば、資料やマニュアルといったストック情報だけでなく、チャットのようにリアルタイムでやりとりするフロー情報を管理できる「メッセージ機能」は必須です。また、「タスク管理機能」もあれば、やるべき仕事が抜け漏れる心配もありません。
結論、Evernoteのデメリットを解消するには、「ノート」「メッセージ」「タスク」が揃っており、非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残した情報はリアルタイムで共有できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で円滑なタスク管理とコミュニケーションを同時に実現します。また、ノートをカテゴリごとに「フォルダ」で管理すれば情報が混ざりません。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
StockにEvernoteのデータをインポートする方法
Stockは「Evernoteからのインポート機能」を実装しているので、Evernoteで作成したあらゆるデータをStockへインポートできます。具体的な方法は以下の通りです。
1. 画面右上の［設定］＞［ユーザー名］をクリックします。
2. 左側メニューの［Evernoteインポート］を選択し、［Evernoteにログイン］をクリックします。
3. Evernoteの画面に遷移したら［承認する］ボタンをクリックします。Evernoteにログインされていない場合には、一度ログイン画面に遷移します。
4. Evernoteのノートブックの一覧が表示されたら、Stockにインポートしたいノートブックを選択します。ただし、連携者が作成したノートブック以外のノートブックは、インポート対象外となるので注意が必要です。
5. ［インポート］ボタンをクリックします。
その後、通知メールが届けばインストールは完了です。
一方、インポートにより利用プランの上限を超えると失敗してしまう点に注意です。その場合は通知メールが届くので、メールの指示通りに再度インポートを実行しましょう。
インポートにおける3つの注意点
EvernoteのデータをStockへインポートするときは以下の3点に注意しましょう。
- Evernote連携機能は、パソコンのブラウザ版（Google Chromeなど）でのみ利用できます。
- フォントや文字のサイズなど、Evernoteに特有の機能はStockへ正しくインポートできない場合があります。
- ノートや画像、ファイルの数が多いとインポートに時間がかかる場合もあります。
上記の点に注意しつつ、インポート機能を使って情報の種類ごとにEvernoteとStockを分けるのも効果的です。たとえば、「Stock」には Evernoteにはない「メッセージ機能」も備わっているので、スムーズな情報共有が実現します。
Evernote（エバーノート）の初心者向けの使い方や機能まとめ
ここまで、Evernoteの機能や使い方、代替ツールを中心に解説しました。
Evernoteの無料プランは人数制限などがあるため、ビジネスで利用するには有料プランへの加入が必須です。しかし、そもそもEvernoteは多機能なノートアプリなので使いこなすのが難しく、社内に浸透しない恐れもあるので代替ツールを検討すべきなのです。
そこで、代替ツールを選定するときは「メンバー全員が使いこなせるか」はもちろん「あらゆる情報を簡単に管理・共有できるか」も判断しなければなりません。このようなツールであれば、Evernoteの課題を解消しつつ目的の情報をすぐに見返せるようになります。
したがって、導入すべきノートアプリは、「ノート」で簡単に情報を残せるうえ、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」にメモやノートを蓄積し、Evernoteよりも効率的な情報管理をしましょう。
