昨今のビジネスでは、パソコン・スマートフォンからいつでも確認できるように、業務情報の記録にITツールを使うことが一般的になっています。たとえば、「Evernote（エバーノート）」もノート型ITツールのひとつです。
しかし、Evernoteには無料版と有料版があるため、まずは、どちらを使用するか検討が必要です。とはいえ、なかには「無料版でも十分に作業ができるのか」「有料版との違いが分からない」と判断に悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、無料版Evernoteでできることや有料版との違いを中心に解説します。
- 無料版Evernoteでできることを知りたい
- 有料版と無料版を比較し、自社に合ったEvernoteのプランを選びたい
- プラン変更で、無料版が使いづらくなったのでEvernoteの代替先を探している
という方はこの記事を参考にすると、無料版Evernoteについて網羅的に分かり、自社に合ったプランを選べるようになります。
目次
【大幅制限あり】無料版Evernoteの概要
従来、Evernoteの無料プランは、利用できる「ノート数・ノートブック数」が膨大だったため、実質無限に使えるとされていました。
しかし、2023年12月4日に、無料版のEvernoteで利用できるノート数・ノートブック数が大幅に変更されました。具体的な内容は以下の通りです。
| 変更前 | 変更後 | |
|---|---|---|
| ノート数 |
10万個 |
50個 |
| ノートブック数 |
250個 |
1個 |
ノート数が最大50個までに変更されたことで、蓄積できる情報量はかなり限られるようになりました。また、ノートブック数が1個のみになったことで、蓄積した情報を任意のカテゴリ別に分けて整理することもできなくなってしまったのです。
以上のことから、無料版のEvernoteは、社内外の膨大なデータを整然と整理することが求められるビジネスシーンに適さなくなったと言えます。
【料金表あり】Evernoteの無料版と有料版の違い
以下は、Evernoteの無料版と有料版の違いをまとめた一覧表です。有料版に比べて、無料版にはどのような制限があるのかを確かめましょう。（表は左右にスクロール可）
| プラン | FREE
（無料版）
| PERSONAL
（有料版） |
PROFESSIONAL
（有料版） |
TEAMS
（有料版） |
|---|---|---|---|---|
| 料金 |
0円 |
1,100円/月（月払い） |
1,550円/月（月払い） |
2,100円/月（月払い） |
|
機能 |
|
|
|
|
このように、無料版と有料版では利用できる機能や容量が大きく異なるので、有料版の無料トライアルも活用しつつ、自社の用途に最適なプランを検討しましょう。
無料版Evernoteでできること
ここでは、無料版Evernoteでできることを4つご紹介します。以下の使い方をすれば、無料でも情報の蓄積・共有がスムーズです。
（1）ノートの作成・蓄積
まず、無料版Evernoteでは、以下の2通りからノートの作成・蓄積ができます。
①.画面左上の［ノート］をクリックする。
②.［ノート］＞［⊕新規ノート］をクリックする。
上図のように、メモ感覚で即座に情報を残せるすのです。ただし、無料版ではノートの作成数が50個までに制限されるため注意しましょう。
（2）ノートのタグ付け・検索
次に、ノートのタグ付け・検索も無料でできます。下図のように、画面下部の［タグを追加］からタグを設定すると、ノート一覧に表示されます。
そして、画面上部の［検索］で該当のタグを入力すると、タグ付けしたノートのみが検索結果として表示されるのです。
このように、ノートのタグ付け機能と検索機能を使えば、Evernoteは無料でも欲しい情報へすぐにたどり着けます。一方、ノートをカテゴリ別に階層管理する［ノートブック］は、有料プランでなければ利用できません。
（3）ノート内でのタスク管理
次に、ノート内でタスク管理をする使い方もできます。方法としては、ノート上部の［タスク］をクリックすると下図のようにチェックリストが表示されるので、完了したタスクにチェックを入れる使い方が可能です。
（4）ノートの共有
最後に、Evernoteの無料プランではノートの共有もできます。具体的には、以下のような2つの共有方法があります。
- 画面右上の[ノート共有]をクリックするとノートのURLがコピーされます。そのURLをチャットツールやメールを用いて共有しましょう。
- 画面右上の[🌐マーク]をクリックし、メールアドレスを入力すると直接メールで招待が送れます。
また、URLを共有した人が表示のみなのか、編集できるのかも設定しておきましょう。
また、アクセス権限の設定やノートリンクのコピーもこの画面で行えます。
ただし、ノートごとにリンクを作成して共有するのは手間がかかるため、リアルタイムで一斉共有したい場合は不向きだと言えます。
無料版Evernoteにおける注意点
Evernoteの無料版を使用するときは、有料版と比較して機能に制限があるので注意が必要です。利用を開始する前に以下の注意点を確実に把握しておきましょう。
（1）複数端末が同期できない
1つ目に、無料プランでは複数端末を同期できません。
有料プランでは同期可能な端末は無制限ですが、無料プランは1台のみとなっています。そのため、違う端末からログインする場合、他の端末の同期を解除する必要があります。
また、同期を解除できる回数にも制限があるため、複数の端末を業務で利用する場合は有料プランの利用が前提になるのです。
（2）ノートやアップロード容量が少ない
2つ目に、作成できるノート数や月間アップロード容量が、有料プランに比べて少ない点にも注意が必要です。
無料プランのノートとノートブックの大幅な制限縮小に加え、無料プランでは月間あたりのアップロード上限が250MBになります。そのため、大容量のデータをアップロードできない点に注意が必要です。
したがって、ストレスなくEvernoteを使いたい場合は、「ノートやブックの制限数が膨大で、月間アップロード容量も大きい」有料プランを検討しましょう。
（3）チャット機能が無い
3つ目に、Evernoteにはチャット機能がありません。
過去、「ワークチャット」という機能が存在していましたが、2023年10月よりサービスが終了してしまいました。そのため、業務連絡やノートの共有のために他のチャットツールやメールを利用する必要があります。
そこで、チャット機能まで一緒に備わっている「Stock」のようなツールを利用すれば、情報の蓄積から共有までスムーズに行え、共有の手間を削減できます。
【必見】Evernoteの代替ツールに最適なノート型ツール
以下では、無料でタスク管理やテンプレート、高度な検索機能を備えたノート型情報共有ツールをご紹介します。
Evernoteの無料版を利用していた方にとって「ノートやノートブックの数」「同期できる端末数」の制限は大きな痛手です。とくに、ノートブックが1つに制限されたことで、情報が煩雑化していると悩む方も増えています。
また、有料プランであってもチーム向けのプランとなると、選べるプランの選択肢が少なくなります。そこで、「無料プランでも必要な機能に過不足がなく、チーム利用が前提のツール」を選ぶと、ビジネスでも利用しやすいのです。
したがって、無料プランでも、必要な機能が過不足なく備わっているノート型情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を蓄積でき、ノートに紐づけて「タスク」「メッセージ」まで管理できるシンプルなツールです。また、「フォルダ機能」「検索機能」も充実しており、これらの機能は無料プランかつチームで使えるのが特徴です。
無料で使えて必要な機能に過不足のないツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
EvernoteからStockへのインポート機能
以下では、Evernote上のデータをStockにインポートする方法について説明します。Stockに移行することで、後から見返したい情報をストックでき、簡単に情報管理ができるので必見です。
まずは、Stockにログインし、画面右上の[設定]を押し、[個人設定の変更]をクリックします。
次に、メニューから[Evernoteインポート]を選択して、[Evernoteにログイン]をクリックします。
Evernoteの画面に遷移したら[承認する]をクリックします。
※ログインが求められることもあります。
下図のようにEvernoteのノートブックの一覧が表示されるので、Stockに保存したいノートブックを選択し、[インポート]をクリックします。
インポートに成功すると、通知メールが届きます。下記のリンク先では、より詳しくEvernoteからStockへのインポート方法を説明しています。
無料版Evernoteに関する口コミ・評判
ここでは、Evernoteの無料プランを利用しているユーザーの口コミを紹介します。
非公開ユーザー（投稿日：2024年10月16日）無料で使用できる量に制限ができたのが残念です。Evernoteの画面を開くたびにキャンペーン情報が表示され使いにくくなりました。引用：ITreview
公開ユーザー（投稿日：2024年01月24日）ここ最近は特に、有料版の使用を促す広告が煩わしく感じます。また、追加で新規のノートを作成することができなくなったことも不便な点です。引用：ITreview
非公開ユーザー（投稿日：2024年06月07日）年々のアップデートで無料で使える機能が制限されていっているのが気になっています。アクセスできる端末が1台になってしまったのが、一番きつい。あるときはスマホから、ある時はPCから一元管理できるのがよかったのに。。引用：ITトレンド
以上のように、無料プランの制限機能で不便さを感じるユーザーは少なくありません。
無料版Evernoteでできることや有料版との違いまとめ
これまで、無料版Evernoteでできることや、有料版との違いを中心に解説しました。
無料版Evernoteでは、できることが増えたものの「ノート数50個・ノートブック数が1個」しか使えないので、情報を管理するうえで致命的です。そのため、情報を十分に管理するには有料プランの契約が前提になる点に注意しましょう。
加えて、Evernoteは”チーム利用に適したプランが少ない”点に注意が必要です。そのため、ビジネス利用する情報共有ツールは「チーム向けであり、無料プランでも情報を管理しやすいか」を基準に選ぶべきなのです。
結論、自社で使うべき情報共有ツールは、「ノート」「フォルダ」「検索」の必須機能を過不足なく備えた『Stock』一択です。また、Stockは無料で基本機能がすべて使えるうえ、無料トライアルでは、有料プランと同等の機能を30日間試せるので、どのプランが最適か判断しやすいのです。
ぜひ「Stock」を導入し、情報の蓄積・共有だけでなくタスク管理も効率化しましょう。
