社内には共有しなければいけない情報が多くありますが、それらはどのように管理・共有されていますでしょうか。
今回の記事では、社内wikiの使い方と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
社内の情報をうまく共有できていない場合や、情報の集約ができていない場合には、是非参考にしてみてください。
目次
主な社内wikiの使い方
①社内ルールの共有
例えば、申請書の書き方やゴミの出し方など、社内には全社員に知っておいてほしい多くの決まりごとがあると思います。
そのような内容を社内wikiに記載しておくことで、そこにアクセスすることで社内のルールを周知できるようになります。
②ノウハウの共有
日々の業務の中で蓄積された各自のノウハウの共有は、非常に重要になってきます。
それらを社内wikiに記載すれば、誰もがどこからでもアクセスすることが可能となり、
③プロジェクトなどの要件の記載
プロジェクトに関する要件や仕様など、関わるメンバーが認識しておくべき事柄は多いかと思います。
それらをまとめて一箇所で管理しておくことで、必要な情報を簡単に共有でき、メンバー間の認識齟齬を防ぐことができます。
社内wikiとして使えるオススメツール10選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、ノート単位で共有したい情報を簡単に記載することができます。
また、ノートを起点に、タスクの設定やメッセージのやり取りができるため、記載した情報に関するコミュニケーションが1ノートだけで完結できます。
さらに、ノートをフォルダ階層形式で管理できることから、例えば複数のプロジェクトに関わっている場合でも、各プロジェクトの内容が混同することなく、整理された状態で管理できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
エンジニアが多い会社で使いたい社内wikiツール
「esa.io」
esa.ioは、「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。
＜esa.ioのポイント＞
- 外部公開ができる
社内に共有するだけでなく、簡単に外部公開をすることもできます
- 「書き途中」というステータスがある
自分の書いたものを「書き途中」として共有できるため、見た人にとって、現在の状況がわかりやすくなっています
＜esa.ioを使う上で気をつけておきたい点＞
- 無料プランがない
最長2ヶ月の無料トライアルのみとなるため、使い続けるには有料プランにする必要があります
- エンジニア向けのサービス
Markdownやwebhookによるサービス連携など、エンジニアにとっての使いやすい機能が多くあります
「Kibela」
Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。
Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。
＜Kibelaのポイント＞
- 個人用と共有用とで整理できる
個人的なBlogと、共有用のWikiで情報を整理することができます。
- 各メンバーの特徴を把握しやすい
基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。
＜Kibelaを使う上で気をつけておきたい点＞
- BlogとWikiの使い分けが難しい
個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります
「Qiita:Team」
Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ができるノート型のアプリです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主にエンジニアを中心としたチームで利用されています。
＜Qiita:Teamのポイント＞
- Markdown記法に対応
テンプレート機能などを利用して、ノウハウを簡単に蓄積・共有することができます
- Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます
＜Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点＞
- 情報の整理が難しい
タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
- エンジニア向けのツール
エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません
「Docbase」
DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。
＜DocBaseのポイント＞
- 同時編集機能に対応
複数人での同時編集に対応しているため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることが可能です
- 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています
＜DocBaseを使う上で気をつけておきたい点＞
- 開発者が使いやすいツール
Markdownでの記載など、開発者が情報を残しやすい仕様になっているため、別の職種の方が使うと難しく感じてしまう可能性があります。
「Confluence」
Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるノート型ツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のドキュメントやノウハウの共有をするのに適しています。
＜Confluenceのポイント＞
- プロジェクト管理ツールとの連携
プロジェクト管理ツール「JIRA」との連携ができるため、開発関連のドキュメントをスムーズに共有することができます
- 細かい権限設定が可能
Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です
＜Confluenceを使う上で気をつけておきたい点＞
- エンジニア向けツール
JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているため、非エンジニアの方には難易度が高いものになります
「CROWI」
CROWIは、オープンソースの社内wikiで、コミュニケーションが取りやすい設計になっています。
＜CROWIのポイント＞
- 記載したwikiが見られているかが分かる
既読機能や、いいねボタンがあるため、記載したwikiの内容が共有できているかを確認できます
- オープンソース
オープンソースのため、完全無料で利用することができます
＜CROWIを使う上で気をつけておきたい点＞
- エンジニア向けのツール
専門知識がないと、初期設定や継続的な運用が難しくなっています
主にノウハウを残しておきたい会社向け社内wikiツール
「iQube」
iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。
＜iQubeのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
- 10人までは無料
制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます
＜iQubeを使う上で気をつけておきたい点＞
- 無料プランはサポートが受けられない
電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
- ストレージ容量が少ない
有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
「Kintone」
kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
＜Kintoneのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
- アプリ開発やAPI連携が可能
Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています
＜Kintoneを使う上で気をつけておきたい点＞
- 専門的な知識が必要
自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
- 使い方を理解するのが難しい
豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
まとめ
社内wikiの使い方は、社内ルールの共有から、プロジェクトに関する内容の共有まで様々です。
情報にアクセスしやすい環境を整えることで、社内wikiを見る目的となり、情報の共有がしやすくなります。
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用してみていただけると嬉しいです。
