【テンプレート】社内FAQをExcelで作る方法とは？無料テンプレートとメリット・デメリットも解説

社内FAQの目的は、よくある質問と回答をナレッジとして蓄積し、誰でもいつでも確認できる状態にしておくことです。

たとえば、情報システム部門では「Wi-Fiに繋がらない」「共有フォルダの権限がない」といった問い合わせが繰り返し発生します。こうした頻出の質問をあらかじめ社内FAQとしてまとめておけば、担当者はその都度個別に説明する手間から解放されます。

したがって、社内FAQを整備することは、問い合わせ対応に追われる担当者の負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境を作るための第一歩なのです。

なお、エクセルの通常の検索では、一度に1つのキーワードしか検索できません。「複数の言葉で絞り込んで探したい」という場合は、専用の関数を組む必要があります。

ただし、こうした関数による工夫にはエクセルの専門知識が求められます。そのため、IT専任の担当者がいない職場では誰でも簡単に使えるツールで社内FAQを管理することがポイントです。

【無料】エクセルで使える社内FAQのテンプレート2選

情報システム部の社内FAQテンプレート

1つ目は、情報システム部を想定した社内FAQのテンプレートです。

総務部・労務部門のFAQテンプレート

2つ目は、総務部・労務部門を想定した社内FAQのテンプレートです。

就業規則や各種手当など、従業員からの質問が多い事項をあらかじめ項目化できるシンプルなレイアウトになっており、部署や制度ごとにFAQを整理しやすいのが特徴です。

1. 1. 無料で始められるので金銭コストを抑えられる

1. 1. 馴染みのある操作性で教育コストを抑えられる

2つ目は、情報が増えるにつれてデータが重くなることです。

エクセルでは、入力データが1,000行を超えると容量は500KBを超え、ファイルを開くのに時間がかかったり、ひとつの操作をするたびに待ち時間が発生したりします。とくに、文章だけでなく画像や動画などを挿入する場合は、より容量が増えやすいです。

つまり、社内FAQとして情報を蓄積していくほど、閲覧・編集のたびに動作の重さがストレスになりやすく、次第に現場の社員に使われなくなる恐れがあります。

以下では、Excelよりも簡単に社内FAQを確認・運用できるツールをご紹介します。

FAQを作成すれば、担当者は繰り返される同じような質問に個別に対応する必要がなくなります。しかし、Excelで作成すると、情報が増えるほど検索しづらく、ファイルが重くなり、共有も面倒になって、結局誰にも使われないFAQになってしまいます。

そこで重要なのが、情報量が増えても運用に困らない仕組みを整えることです。しかし、Excelの運用は専門知識が求められるため属人化しやすく、担当者が交代すると運用が止まってしまうことも珍しくありません。

そのため、社内FAQの運用には、情報量が増えても検索しやすく、常に最新版を全員がリアルタイムで参照でき、専門知識がなくても引き継げる仕組みが欠かせません。

そこでおすすめなのが、情報量が増えても目的のFAQをすぐに見つけられる「Stock」です。Stockでは、更新したFAQがリアルタイムで全員に共有されます。また、誰でも直感的に使える設計のため、Excelの「検索性・データ量・共有」という3つの課題をまとめて解消できます。