【テンプレート】社内FAQをExcelで作る方法とは？無料テンプレートとメリット・デメリットも解説

本記事では、Excelを使った社内FAQの作り方や無料テンプレート、メリット・デメリットを紹介します。社内FAQの運用で失敗しないためには、作成のしやすさだけでなく、情報が増えても検索・共有に困らない仕組みかどうかが欠かせません。

以下では、社内FAQの目的について解説します。作成に取り掛かる前に、まずは社内FAQがどのような役割を持つのかを押さえておきましょう。

社内FAQの目的は、よくある質問と回答をナレッジとして蓄積し、誰でもいつでも確認できる状態にしておくことです。

たとえば、情報システム部門では「Wi-Fiに繋がらない」「共有フォルダの権限がない」といった問い合わせが繰り返し発生します。こうした頻出の質問をあらかじめ社内FAQとしてまとめておけば、担当者はその都度個別に説明する手間から解放されます。

したがって、社内FAQを整備することは、問い合わせ対応に追われる担当者の負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境を作るための第一歩なのです。

以下では、エクセルで社内FAQを作成する基本的な手順と、検索性を高めるための工夫について画像付きで解説します。

次に、表の一番上の行に「番号」「カテゴリ」「質問」「回答」「更新日」といった見出しを入力します。とくに、通し番号やカテゴリの欄を用意しておくと、あとから目的のFAQを探しやすくなります。

最後に、実際の質問と回答の内容を1行ずつ入力すれば完成です。以下は、社内FAQをエクセルで作成した例です。

なお、エクセルの通常の検索では、一度に1つのキーワードしか検索できません。「複数の言葉で絞り込んで探したい」という場合は、専用の関数を組む必要があります。

ただし、こうした関数による工夫にはエクセルの専門知識が求められます。そのため、IT専任の担当者がいない職場では誰でも簡単に使えるツールで社内FAQを管理することがポイントです。

【無料】エクセルで使える社内FAQのテンプレート2選

情報システム部の社内FAQテンプレート

1つ目は、情報システム部を想定した社内FAQのテンプレートです。

総務部・労務部門のFAQテンプレート

2つ目は、総務部・労務部門を想定した社内FAQのテンプレートです。

就業規則や各種手当など、従業員からの質問が多い事項をあらかじめ項目化できるシンプルなレイアウトになっており、部署や制度ごとにFAQを整理しやすいのが特徴です。

エクセルで社内FAQを作成するメリットとして、主に以下2つがメリットとして挙げられます。

1. 1. 無料で始められるので金銭コストを抑えられる

1. 1. 馴染みのある操作性で教育コストを抑えられる

このように、エクセルは金銭・教育コストを抑えて社内FAQを運営できるのが魅力です。「まずはコストをかけずに社内FAQを作成したい」という初期段階では、エクセルは気軽に導入できる有力な選択肢だと言えます。

1つ目のデメリットは、情報を検索しづらいことです。

エクセルでは、複数キーワードでの検索には関数の設定が必要になるうえ、FAQの数が増えるほど似たキーワードも増えていきます。結果として、目的の情報にたどり着くまでの確認作業が増え、検索に時間がかかってしまうのです。

また、関数の設定にはエクセルの専門知識が求められるため、IT専任の担当者が不在の職場では運用が難しい可能性があります。

2つ目は、情報が増えるにつれてデータが重くなることです。

エクセルでは、入力データが1,000行を超えると容量は500KBを超え、ファイルを開くのに時間がかかったり、ひとつの操作をするたびに待ち時間が発生したりします。とくに、文章だけでなく画像や動画などを挿入する場合は、より容量が増えやすいです。

つまり、社内FAQとして情報を蓄積していくほど、閲覧・編集のたびに動作の重さがストレスになりやすく、次第に現場の社員に使われなくなる恐れがあります。

3つ目は、情報の共有が面倒になることです。

エクセルで社内FAQを更新する場合、ファイルを都度共有する手間が発生します。また、「どのファイルが最新版か分からない」「古い情報のまま参照してしまう」といったすれ違いも起こりやすく、部署をまたいだ情報共有はとくに滞りがちです。

結果として、情報の更新や共有にかかる手間が積み重なり、次第に社内FAQ自体が更新されないまま放置されてしまうケースも少なくありません。

以下では、Excelよりも簡単に社内FAQを確認・運用できるツールをご紹介します。

FAQを作成すれば、担当者は繰り返される同じような質問に個別に対応する必要がなくなります。しかし、Excelで作成すると、情報が増えるほど検索しづらく、ファイルが重くなり、共有も面倒になって、結局誰にも使われないFAQになってしまいます。

そこで重要なのが、情報量が増えても運用に困らない仕組みを整えることです。しかし、Excelの運用は専門知識が求められるため属人化しやすく、担当者が交代すると運用が止まってしまうことも珍しくありません。

そのため、社内FAQの運用には、情報量が増えても検索しやすく、常に最新版を全員がリアルタイムで参照でき、専門知識がなくても引き継げる仕組みが欠かせません。

そこでおすすめなのが、情報量が増えても目的のFAQをすぐに見つけられる「Stock」です。Stockでは、更新したFAQがリアルタイムで全員に共有されます。また、誰でも直感的に使える設計のため、Excelの「検索性・データ量・共有」という3つの課題をまとめて解消できます。

ここまで、社内FAQでエクセルを使うメリット・デメリットを中心にご紹介しました。

エクセルによる社内FAQの運用は、金銭・教育コストを抑えて始めやすい一方、情報が増えるほど検索しづらくなったり、ファイルが重くなったりする課題があります。項目設計や関数を工夫しても、これらの課題を根本的には解消しきれません。

そのため、まずはテンプレートを使ってエクセルで社内FAQをスタートしつつ、問い合わせの数や情報量が増えてきたタイミングで、検索性・共有のしやすさに優れたツールへの移行を検討しましょう。

なかでも、問い合わせ対応に追われず、誰でも簡単にFAQを検索・共有できる情報共有ツール「Stock」が最適です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、同じ質問への個別対応に追われることなく、本来の業務に集中できる環境を整えましょう。