業務において、専門的な知識やスキルが必要な場合、社内で「属人化」が発生しやすくなります。担当者は業務に特化できるため、独自の手法で業務効率を向上でき、専門性が身につくといった考え方もあります。
一方、専門的な知識やスキルが社内で共有されにくく、特定の担当者が不在のときに業務が進められない、効率の悪い社内環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務の属人化によるリスクと解消によるメリットを事例も含めて解説していきます。
- 属人化が与える社内へのリスクを知りたい
- 業務の属人化が解消されるメリットを具体的に知りたい
- 担当者不在時に業務効率が落ちる現状を改善したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、知識やスキルの情報共有が的確に行われ、社内の属人化された業務の標準化を実現できます。
目次
業務が属人化すると発生する社内へのリスク
ここでは、業務の属人化によって発生するリスクを解説します。属人化が社内で発生すると以下のような悪影響を及す可能性があるため注意しましょう。
業務が特定の担当者に依存してしまう
業務の属人化が進むと、特定の担当者への負担が増えてしまい、依存してしまう危険性があります。
社内で専門的な知識やスキルを持つ人が限られていると、その業務は特定の担当者に任せるしかありません。すると、「その人がいないと仕事が回らない」といった状況が発生してしまい、担当者が不在になると業務が進められなくなります。
また、担当者は他の社員と比べて責任が重くなりがちです。業務の負担による身体的な負担だけでなく、他の社員を頼れない状況から心理的な負担もかかってしまいます。
特定の社員への依存が進むと、担当者へ過重の負担をかけ、同時に社内の業務効率を低下させる原因にもなるのです。
知識やスキルが社内に蓄積されない
担当者の知識やスキルが共有されないと、会社にとっての貴重な経営資源が蓄積されていきません。
担当者の専門的な知識やスキルは会社にとって重要な経営資源であり、積み上げていくものです。しかし、属人化によって共有されない状況が続くと、新しく知識やスキルを獲得する社員が現れず、いつまでも担当者のみの専門知識になってしまいます。
このような状況を放置すると、知識やスキルが社員に受け継ぐ機会が与えられません。結果、担当者の異動や退職が起きたと同時に貴重な知識やスキルが社内から失われてしまうのです。
情報共有が上手くいかず風通しが悪くなる
属人化した社内は情報共有が行われにくいため、風通しの悪い職場になりやすいです。
担当者は業務を一任しているため、他の社員は担当者と接点を持ちづらくなります。このような環境では情報共有が行われず、お互いが何の業務をやっているのかを把握できません。
また、担当者にミスやトラブルが発生しても、「相談する人がいない」「誰も解決できない」というような状況が発生しかねません。その結果、ミスやトラブルをカバーできない・解決できない環境になってしまうのです。
属人化によって、社内で必須のコミュニケーションである「情報共有」が行われず、業務進行が不透明になり、社内の風通しが悪くなってしまうのです。
属人化の解消で得られるメリット
ここでは、属人化の解消によって得られるメリットを紹介します。業務の標準化に成功した職場では、以下のメリットを常に得ながら業務を進められるのです。
担当者の負担を軽減できる
社内業務の平準化ができるため、担当者にかかる負担を軽減できます。
今までは特定の担当者のみが業務を進めていましたが、知識やスキルを持つ社員が増えれば、担当者に代わって業務を進められるようになります。そのため、たとえ担当者が不在になっても業務効率を落とさずに済むのです。
専門的な知識やスキルを社内に浸透させるには、時間や教育コストがかかりますが、長期的に見ると担当者の負担軽減、知識とスキルを持つ人材の育成といった恩恵を受けられるのです。
知識やスキルを社内に定着できる
属人化の解消されると、担当者の知識やスキルを社内に定着化できるようになります。
今までの担当者だけが知識やスキルを持っている状態から、情報共有によって担当できる人材が増えていき、社内の経営資源として定着させられるようになります。
また担当者が業務を一任する環境が変化すれば、知識やスキルが社内に浸透し人材が育成されていきます。そのため、担当者が異動になったり退職になったりしても、貴重な知識やスキルが社内から失われません。
情報共有が活発化される
担当者と他の社員との関わりが増え、情報共有が活発化されます。
今まで特定の担当者が抱えていた業務が平準化され、他の社員の責任感や当事者意識も生まれやすくなります。必要な情報を互いに共有し合い、業務を進めていくため、社内コミュニケーションが深まるのです。
風通しの良い職場では、社員が情報を発信しやすくなり、トラブルやミスが発生しても迅速な対処が可能になります。また、必要な情報が共有されるため業務効率を向上させられるのです。
そして情報共有の際は、ツールを用いるとより円滑になります。口頭では形に残らず、紙では後から振り返りづらく紛失する可能性もあるからです。「Stock」のような情報共有に最適なツールであれば、必要な情報を共有・蓄積し業務効率を最大化します。
属人化のリスクを解消した事例とは
下記では、社内の属人化を解消した事例をご紹介します。
Jリーグに所属する栃木SCは、各業務を一人の専属担当者が回す形で仕事を進めており、個々の知識は完全にブラックボックス化され情報共有がされない環境にありました。その状況下で、チケット販売の担当者が退職することになり、他スタッフはその担当者の業務内容を把握できておらず、社内は大慌てになりました。
属人化によるリスクを痛感した取締役の江藤さんは、ナレッジ(知識)を共有できるツール「Stock」を自身の部署に導入。導入の決め手になったのは他のツールにはない圧倒的なシンプルさでした。
そして、いざ導入されると能動的にStockに情報を蓄積する流れが確立され、「Stockを見ればすぐに必要な情報を確認できる」環境が構築されました。個人のナレッジがブラックボックス化していた状況を打破できたのです。その後Stockを全社に展開していきました。
社内の属人化を防ぐためには、ナレッジや情報の共有ができる環境づくりが重要です。そこで、誰もが使いこなせるシンプルな機能の「Stock」が情報共有を円滑化し生産性の向上を実現します。
業務の属人化を解消するのに効果的なツール
以下では、業務の属人化を解消するのに効果的なツールを紹介します。
属人化された職場を改善するためには、担当者と他の社員間での情報共有を活発にし、専門的な知識やスキルが浸透していく環境づくりを行いましょう。
例えば、情報共有に適したツールを新たに導入し、そのツール上で情報のやり取り・共有を行えば、社内の情報共有ツールとして認知され、貴重な知識やスキルを蓄積できる基盤が構築できます。
ただし、「有名なツールで導入している企業が多いから」といった思いつきの考えでツールを選定するのは危険です。必ずしも自社に適しているとは限らず、操作性が複雑で使いづらいといった不満の声が挙がり、最終的に使われないツールになってしまいます。
そこで、非IT企業の65歳以上のメンバーでも使えるシンプルさを持つ情報共有ツールの「Stock」の導入が必須です。「ノート」に担当者の知識やスキルといった情報を残しつつ、「フォルダ」機能で一括管理できます。またノートと紐づく「メッセージ」を通して意思疎通ができるため、情報の認識齟齬や共有漏れが発生しません。
最も簡単に属人化を解消するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
属人化のリスクと解消によるメリットまとめ
ここまで、属人化によるリスクと解消によって得られるメリットを事例も含めて解説しました。
属人化した職場では、特定の担当者への依存によって負担が増え、業務の効率化を妨げになります。情報共有によって担当できる人材を育成し、担当者の知識やスキルが社内に浸透していけば、担当者だけでなくチーム単位で柔軟に対応できるようになるのです。
また、情報共有の際に、アナログな手法を用いている場合は注意が必要です。口頭では情報を残せず、紙の資料では後から見返す手間がかかり、紛失するといった事態が必ず発生し、共有漏れや認識齟齬が必ず起こります。
結論、社内の属人化解消には、誰でも簡単に情報共有・管理ができる「Stock」一択です。専門的な知識を「ノート」にまとめてチームで共有でき、ノートに紐づく「メッセージ」機能で担当者と直接意見交換も可能です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有を円滑にし、社内の属人化を解消させましょう。
