Microsoftのツール「OneNote(ワンノート)」には、テキストや画像、ファイルなどあらゆる情報を保存できるうえに、エクスポートなどの便利な機能も備わっています。
 
しかし、利用環境によっては”エクスポートができない”という問題が起こったり、機能が多いので使いこなせなかったりするため、代替ツールを検討している方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、OneNoteでエクスポートができない原因から、代替ツールを探すポイント、おすすめのツールまで網羅的にご紹介します。
 
  • OneNoteの情報をファイルで管理したいがエクスポートができない
  • 業務PCが社員によって違うので、OneNoteでは情報共有しづらい
  • OneNoteは自由度が高いが、よりシンプルに使いこなせるツールを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、OneNoteのエクスポートができない原因が分かり、めぼしい代替ツールも見つかります。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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OneNoteからエクスポートできない原因

OneNoteから作成したノートをエクスポートするには、以下の条件に該当する必要があります。
 
  • 個人用のOneDriveアカウントに保存されているノートブックであること
  • WindowsアプリケーションではInternet Explorerを利用していること
  • エクスポートするファイルが大容量でないこと
  • Windows10未満は、最新OSまたは他ブラウザーでMicrosoft Edgeを利用すること
ほかにも、Microsoftコミュニティ内のMicrosoftモデレーターからも「PCやブラウザーの設定によらず発生しているトラブル」が起こっていたことが分かります。


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OneNoteのデータをエクスポートする手順

OneNoteのエクスポートが何らかの原因でできず解消もされなかった場合、以下の3つの手順を踏めば”PDFファイル”でエクスポートが可能です。

(1)OneNoteにサインインする

はじめに、OneNoteへアクセスするために、Microsoftアカウントでサインインします。こちらのサインインページを開き、アカウント情報を入力しましょう。

OneNoteのサインイン画面

(2)データをPDFでエクスポートする

次に、実際にOneNoteをPDF形式でエクスポートしましょう。まずは、画面の左上にある[ファイル]をクリックします。

OneNoteのファイルをクリックする

印刷をクリックする

オプションが表示されるので[印刷]をクリックします。

OneNoteのPDFを保存する

最後に、PDFの詳細設定をして[保存]をクリックしましょう。

(3)エクスポートしたPDFデータを確認する

エクスポートが完了したら、PDFデータが破損していないかを確認します。文字化けなどがないことが確認できれば、以上でエクスポートは完了です。

エクスポートしたOneNoteのイメージ



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OneNoteは使いづらい?代替ツールを探す5つのポイント

OneNoteを運用するなかで、不満に感じる部分がある方も多いのではないでしょうか。そこで以下では、OneNoteの代替ツールを検討する際の5つのポイントを解説します。

利用目的にマッチしているか

代替ツールを選定するうえで前提となるのが”利用目的”です。
 
たとえば、個人利用の場合は外部共有もしない場合が多いので、メモだけができるツールがおすすめです。一方で、チーム利用の場合には情報共有はもちろん、連絡がとり合えるメッセージ機能閲覧許可を付与できるアクセス権限などが必要になります。
 
以上のように、「どのようなシーンで利用するのか」を具体的にイメージすれば、導入すべきツールの要件が見えてくるのです。

セキュリティに懸念がないか

次に、重要な情報が確実に保護できるかをチェックしましょう。
 
たとえば、OneNoteはリンクを発行することで、ページを共有できるようになります。このような共有リンクは便利な一方、リンクを知っていれば誰でも情報へアクセスできてしまうので注意が必要です。
 
とくに、ビジネスチームでは重大な情報を管理しているため、第三者がアクセスできる可能性がある”共有リンク機能”がないツールを選びましょう。加えて、フォルダごとにアクセス可能なメンバーを制限できれば申し分ありません。

階層構造はシンプルか

OneNoteの代替ツールには、階層構造がシンプルなものが適しています。
 
OneNoteは最大5階層でノートを分類できますが、目的の情報までに何度もクリックするので面倒です。そして、一般的にストレスなく情報へアクセスできる階層は2〜3階層だと言われています。
 
以上のように、階層が多ければ細かい分類ができますが、一方で運用をはじめると不便になるのです。そのため、代替ツールを選定する際には「階層構造がどうなっているか」まで確実に確認しましょう。

必要な機能が使えるか

次に、必要な機能が使えるかを確認しましょう。
 
OneNoteのような多機能ツールを利用すればあらゆるニーズに対応できますが、実際は「機能を使いこなせていない」もしくは「ほとんど使っていない」というケースがほとんどです。
 
多機能ツールは機能が多い分、運用コストもかかることが多くなります。そのため、実際は使いこなせていなかったり、そもそも運用されていなかったりしては大きな損失です。
 
それゆえに、まずはこれまでのOneNoteの運用状況から、代替ツールに求める機能を具体的に書き出しましょう。

誰でも簡単に使いこなせるか

OneNoteの代替ツールは「誰でも簡単に使いこなせるか」を基準に検討しましょう。
 
たとえば、企業で”使い方が直感的に分からないツール”を導入すると、別途ツールの使い方を教育する手間がかかります。その後は、新卒や中途の従業員が入るたびに、時間と労力が割かれることになるのです。
 
また、多機能・高機能なツールはそもそもITリテラシーが高いビジネスマン向けなので、いくら教育しても社内に浸透しない恐れもあります。そのため、とくに非IT企業であれば「説明なしで使い始められるほどシンプルなツール」がおすすめです。


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【トップ5】OneNoteの移行先におすすめのツールランキング

以下では、OneNoteからの移行におすすめのツールランキングをご紹介します。
 
OneNoteは多種多様な機能を備えているツールですが、多機能ゆえに使いこなせていないケースも多く、適切な情報管理ができるとは言えません。また、ノートの共有リンクが発行できるので、意図せず第三者が社内情報へアクセスする恐れがあるのです。
 
そのため、OneNoteの代替ツールを検討する企業は「誰でも簡単に使いこなせる、セキュリティも万全なツール」を選びましょう。
 
たとえば、今回ランキング1位の情報共有ツール「Stock」は、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほどシンプルなうえ、フォルダごとにアクセス制限を設定できる高セキュリティなので、OneNoteの移行先に最適です。
 
Stockの「ノート」はテキストや画像、動画、ファイルなどあらゆる情報が保存できます。また、CSV形式で情報を簡単にエクスポートできるため、別途ファイル形式で管理したり、メールで共有したりすることも可能です。

1位|チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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2位|iPhone・iPad・Macで使えるツール「GoodNotes 5」

GoodNotesのトップページ

GoodNotes 5の特徴

  • PDFファイルに書き込みができる
  • ノートに添付したPDFファイルに、手書きでメモを残せます。
     
  • ノートをカスタマイズする
  • 表紙や罫線を自由にカスタマイズして、利用目的に合わせたノートを作成できます。

GoodNotes 5の注意点

  • AndroidやWindowsに対応していない
  • GoodNotes 5はiPhoneやiPad、Macにしか対応していません。

GoodNotes 5の料金体系

  • Give it a Try:¥0(ノートブックは3つまで利用可能)
  • Go Limitless:¥980(ノートブックは無制限)


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3位|データベースで情報を管理するツール「Notion」

Notionのトップページ

Notionの特徴

  • さまざまな用途で使える多機能ツール
  • Notionはデータをタイムラインやカレンダーなど、6つの表示形式(ビュー)で管理できる多機能ツールです。
     
  • ページリンクで情報整理する
  • Notionではページ内にページを作成して、ツリー構造で情報を整理します。

Notionの注意点

  • 多機能ゆえに使いこなせない
  • Notionは多種多様な機能を搭載するツールゆえに、ITに詳しくないと使いこなせない可能性があります。
     
  • 目的のページが見つからない
  • ページ内にページがつくれるのが特徴ですが、ページが増えると目的の情報へすぐにアクセスできない可能性があります。

Notionの料金体系

  • パーソナル:$0(ゲストは5人まで)
  • パーソナルPro:$5/月(無制限のゲスト)
  • チーム:$10/ユーザー/月(無制限のメンバー)
  • エンタープライズ:問い合わせが必要です


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4位|多種多様な機能を備えているツール「Evernote」

Evernoteのトップページ

Evernoteの特徴

  • 多種多様な機能が搭載されている
  • Evernoteには情報管理のために必要な機能が豊富に搭載されているので、利用用途が広いのが特徴です。
     
  • さまざまな情報が保存できる
  • Evernoteにはテキストだけでなく、画像や動画、ファイルなども貼り付けられます。

Evernoteの注意点

  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • Evernoteには豊富な機能がある一方で、ITに詳しくない人にとっては”使いづらい”と感じる可能性があります。
     
  • 動作が重い
  • メモに画像などを貼りつけたり、多くの情報を記載したりすると動作が重くなるという口コミがあります。

Evernoteの料金体系

  • FREE:¥0
  • PERSONAL:¥680/月
  • PROFESSIONAL:¥850/月
  • EVERNOTE TEAMS:¥1,100/ユーザー/月


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5位|付箋形式で情報を残せるツール「Google Keep」

Google Keepのトップページ

Google Keepの特徴

  • 付箋でメモを作成する
  • カラー変更できる付箋でメモを管理するので、視覚的にカテゴリ分けできます。
     
  • 音声メモができる
  • 音声を録音できるうえに、自動的に文字起こしをします。

Google Keepの注意点

  • メモの階層管理ができない
  • Google Keepはフォルダでメモを分類できないので、必要なメモへ直感的にアクセスするのには向きません。
     
  • コメント機能はない
  • メモにはメッセージ機能が紐づいていないので、別途チャットツールを用意する必要があります。

Google Keepの料金体系

  • Googleアカウントがあれば無料で利用できます。


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OneNoteがエクスポートできない原因と移行先のツールまとめ

ここまで、OneNoteからエクスポートができない原因やおすすめの代替ツール、選定ポイントをご紹介しました。
 
OneNoteがエクスポートできないのは、”個人用OneDriveアカウントに保存されていない”などが原因です。問題が解消されない場合には、PDFファイルとしてエクスポートする方法があります。
 
しかし、PDFファイルでは情報を活用できないので、企業にとって適切な対策とは言えません。そのため、エクスポートするためにいくつも条件があるOneNoteと比較して「簡単に蓄積した情報を出力できるツール」に移行しましょう。
 
たとえば、今回ランキング1位である「Stock」は、ノートに保存した情報やタスク、メッセージ、メンバー情報までエクスポートできる汎用性が高いツールなので、あらゆる業界・業種で活躍します。
 
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入してOneNoteで抱えていたストレスを解消し、社内情報を有効活用しましょう。