Microsoftが提供するノートツールの「OneNote」には作成したノートブックのエクスポート、インポートの機能が備わっており、バックアップはもちろん、情報共有としても使える便利な機能が備わっています。
 
しかし、使用しているデバイスによってはエクスポートができないという問題が発生したり、そもそもの機能が豊富すぎ共有がしにくかったりする点から、別のツールへの移行を検討している担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、OneNoteのエクスポートができない原因から、移行候補を探すポイントやおすすめのツールをご紹介します。
 
  • 社内におけるOneNoteの浸透率が悪く、他ツールへの移行を検討している
  • 業務用のPCが社員によって違うので、OneNoteでは管理しにくい
  • OneNoteの自由さは嬉しいが、よりシンプルに扱えるツールがあればなお良い
という担当者の方はこの記事を参考にすると、OneNoteのエクスポートができない原因がわかり、移行を検討していたとしても適切なツールが選べるようになります。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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OneNoteのデータをエクスポートする手順

  1. OneNoteにアクセスします。
    ※Internet Explorerには対応していないため、Google Chromeなどの別ブラウザを利用する必要があります。
  2. サインインします。
  3. エクスポートするノートブックの名前を右クリックし、「ノートブックのエクスポート」 をクリックします。
  4. 「エクスポート」をクリックします。
  5. 保存先を選択して、保存すればエクスポート完了です。
エクスポートしたノートはzip形式で保存されます。


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OneNoteからエクスポートできない原因

OneNoteから作成したノートをエクスポートするには、以下の条件に該当する必要があります。
 
  • 個人用のOneDriveアカウントに保存されているノートブックであること
  • WindowsアプリケーションではInternet Explorerを利用していること
  • エクスポートするファイルが大容量でないこと
  • Windows10未満の場合は最新OSまたは他のブラウザーでMicrosoft Edgeを利用すること
ほかにも、Microsoftコミュニティ内のMicrosoftモデレーターからも「PCやブラウザーの設定によらず発生しているトラブル」が発生していたこともわかります。
 
そのため、原因としては上記の条件に当てはまらない場合や、一時的にバグが発生しており集中的にコメントが集まったと考えられます。


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OneNoteからの移行候補を探すポイント

以下では、さまざまな理由によりOneNoteからのツール移行を検討する際に、考えておくべきポイントについて解説します。

個人利用なのか、チーム利用なのか

候補を探す上で一番のポイントが、どのような目的で使うのかになります。
 
個人利用かつメモとしての利用が中心の場合は、外部への情報共有も頻繁には行わないので、OneNoteの機能で十分に活用できます。一方で、組織やチーム利用の場合はメモとして蓄積した情報を整理しなければならないうえ、蓄積した情報の共有も必要です。
 
したがって、チームや組織でOneNoteを満足のいく用途で使えなかったのであれば、移行のツールには「情報共有機能」が備わっていることが必須となります。

必要な機能が使えるか

Onenoteで使っていた機能が使えるかというのは重要なポイントになります。とくに「ノート機能」は最低限必要です。
 
また、OneNoteの機能を見てみると「挿入」「描画」「履歴」「校閲」などさまざまなタブがあり、その階層下にも多くの機能が備わっています。しかし、これらの機能を全て使いこなす社員はもちろん、全社で全ての機能を利用しているというケースは少ないのではないでしょうか。
 
ITリテラシーに富んだ社員、チームであれば問題なくともツールの利用は「全社で使いこなすこと」ではじめて効果を発揮します。そのため、「Stock」のような情報共有に過不足ない機能が備わったツールへの移行がおすすめです。

(チーム利用の場合)誰もが簡単に使いこなせるか

新しいツールを導入する場合、多機能であればあるほど教育コストが発生し、効率化ができるまでに時間がかかってしまいます。したがって、移行先のツールは「使いやすいか」を視野に入れて比較検討しましょう。
 
この使いやすさとは、「ツールの使い方についての説明にどれほどの労力がかかるか」を指します。使い方のルールは管理者側であらかじめ定めておく必要がありますが、業務上必須な機能の使い方自体はツールによってさまざまです。
 
そのため、現場へ浸透させる際にルールさえ定めておけば労力をかけずに浸透するツールが必要なのです。


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OneNoteからの移行候補となるツール9選

以下では、OneNoteからの移行におすすめなノートツールを9選ご紹介します。
 
OneNoteはノートに蓄積した情報をナレッジとして活用したり、日報や議事録などのメモの保管場所としたりできるツールです。一方、Microsoftとの親和性も高くマルチデバイスで利用できるツールな一方、エクスポートができない条件があったり、同期エラーを起こしたりする可能性があることも、アプリストアのレビューを見るとわかります。
 
また、情報は蓄積だけでなく活用されることで真価を発揮します。そのため、同期の際にバグが生じたり、テキストを打ち込む際に誤作動が起こったりすると、迅速な情報共有の妨げとなってしまいます。
 
したがって、移行先のツールは誰でもすぐにリアルタイムで情報の蓄積から共有まで簡単にでき、迅速なサポートが定評の「Stock」のような情報共有ツールが必須です。
 
Stockは過不足のない機能を持ち、かつシンプルな設計が定評で非IT企業を含む80,000社以上の導入実績があります。サポートも1営業日とスピーディに専属チームが対応し、もちろんノートのPDF出力も可能です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール:Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Dropboxとファイル連携が可能:Dropbox Paper

Dropbox Paperのトップページ

「Dropbox Paper」 – Paper – Dropbox

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でメモを作り上げられるノートツールです。Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperの特徴>

  • チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れられたり、特定の内容にコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。
  • Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードせずにすぐに開けます。

Dropbox Paperのドキュメント作成画面

「ドキュメント作成」では写真や動画の挿入はもちろん、チェックリストや表の作成もできます。また、ドキュメントに対してコメントを残せるため、自由度の高いドキュメントを作成できます。

<Dropbox Paperの注意点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったファイルは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります。
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコンのみで表示されているため、どのアイコンがどんな機能なのかを習得するのに時間がかかります。

<Dropbox Paperの料金体系>

Dropboxの料金プランページ

Dropbox Paperは無料で利用できます。ただし、Dropboxのアカウントが必要ですがアカウント自体は無料で作れます。
 
  • Plus(個人向け):1,200円/月
  • Family(個人向け):2,000円/月
  • Professional(個人向け):2,000円/月
  • Standard:1ユーザーあたり1,250円/月
  • Advanced:1ユーザーあたり2,000円/月


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クリエイティブワークに特化したノートサービス:Milanote

Milanoteのトップページ

「Milanote」: The notes app for creative work

https://www.milanote.com/

Milanoteは、クリエイティブワークに特化したオンラインノートサービスです。ボードと呼ばれる場所に、ドキュメントや画像・動画などを自由に配置できるため、視覚的に内容を把握できます。

<Milanoteの特徴>

  • ノートや画像を視覚的に関連づけられる
    ボードと呼ばれる場所にノートや画像を貼り付けると、関連するもの同士を線で結べます。そのた目視覚的に関連付けが可能です。
  • PDFやWordへのエクスポートが可能
    ボードの内容をエクスポートでき、関連づけた情報がまとまって出力されます。

Milanoteのボード画面

「ボード機能」では、ボードと呼ばれる場所にメモや写真を貼り付ける感覚でノートや画像、リンクなどを自由に配置できます。また、ボードに貼り付けたノートなどは線で結べるため、関連性を視覚的に把握できます。

<Milanoteの注意点>

  • 日本語対応されていない
    機能が豊富にあるにも関わらず日本語化されていないため、使い始めるにはハードルが高いです。

<Milanoteの料金体系>

Milanoteは無料で利用できますが、ノート数に制限(200ノートまで)があるため、その制限を無くしたり、検索機能を利用するには、有料プラン(1人あたり$9.99/月〜)の契約が必要になります。
 
  • 無料プラン
  • 有料プラン:$9.99/ユーザーひとりあたり/月
  • チーム利用プラン:$49/10人〜/月

Milanoteの詳細はこちら



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エンジニア御用達のナレッジ蓄積ツール:Qiita:Team

Qiita:Teamのトップページ

「Qiita:Team」|生産性を向上させる情報共有ツール

https://teams.qiita.com/

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ができるノート型のツールです。Markdown記法に対応しており、他アプリとの連携が豊富なため、主にエンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamの特徴>

  • 簡単にナレッジの記載・共有ができる
    テンプレート機能を利用して読みやすく、きれいなドキュメントを作成・共有できます。
  • Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能を使った連携も可能です。

Qiita:Teamのドキュメント作成画面

「ドキュメント作成」はMarkdownやテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては慣れた形式で作成できます。また、作成したドキュメントもすぐにフィードに投稿できるため、共有も簡単です。

<Qiita:Teamの注意点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるもののフォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります。
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに労力がかかるので、ルール決めが必要です。

<Qiita:Teamの料金体系>

Qiita:Teamの料金プランページ
https://teams.qiita.com/pricing/

30日間の無料トライアルがついていますが、基本的には有料プランの契約が必要になります。メンバー数に応じて料金が変動(機能に違いはない)するシンプルなスタイルです。
 
  • Personal(メンバー1人まで):500円/月
  • Micro(メンバー3人まで):1,520/月
  • Small(メンバー7人まで):4,900/月
  • Midium(メンバー10人まで):7,050/月
  • Large(メンバー17人まで):15,300/月
  • Extra(メンバー17人以上):要問い合わせ

Qiita:Teamの詳細はこちら



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連携や文書管理方法が豊富なドキュメント管理ツール:Docbase

Docbaseのトップページ

「DocBase」|ストレスフリーなドキュメント共有ツール

https://docbase.io/

DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にドキュメントを作れます。

<DocBaseの特徴>

  • 同時編集機能に対応
    複数人での同時編集に対応しているため、リアルタイムでドキュメントを作り上げられます。
  • 高い安全性
    2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。

Docbaseの文書作成画面

作成できるドキュメントはMarkdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成できます。

<DocBaseの注意点>

  • 開発者が使いやすいツール
    Markdownでの記載など、開発者が情報を残しやすい仕様になっているため、別の職種の方が使うと難しく感じてしまう可能性があります。

<DocBaseの料金体系>

DocBaseの料金プランページ
https://docbase.io/#plan

30日間の無料体験がついていますが、基本的には有料プランの契約が必要になります。利用人数を増やしたり、ストレージ容量が増えるごとに料金が変わります。
 
  • スターター(ユーザー3人まで):990円/月
  • ベーシック(ユーザー10人まで):4,950円/月
  • レギュラー(ユーザー30人まで):9,900円/月
  • ビジネス100(ユーザー100人まで):21,450円/月
  • ビジネス200(ユーザー200人以上):43,450円/月〜

DocBaseの詳細はこちら



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個人の発信を組織の力にする:Kibela

kibelaのトップページ

「Kibela」|個人の発信を組織の力にする情報共有ツール

https://kibe.la/ja

Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。

<Kibelaの特徴>

  • 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
    個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成できます。
  • 各メンバーの特徴を把握しやすい
    基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。

kibelaのBlog画面

「Blog」機能では、個人的なメモや考えをBlogとして投稿できます。Blogを共有すると、自分の考えや得意なことを他メンバーに共有できるようになります。

kibelaのWiki画面

「Wiki」はメンバー間で自由に編集できるため、議事録や日報だけとして利用するだけでなく、ナレッジの蓄積先として利用できます。

<Kibelaの注意点>

  • BlogとWikiの使い分けが難しい
    個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります。

<Kibelaの料金体系>

  • コミュニティプラン:無料
  • スタンダードプラン:1ユーザーあたり:550円/月
  • エンタープライズプラン:1ユーザーあたり:1,650円/月


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さまざまなマークアップに対応した海外発のツール:Bear

Bearのトップページ

「Bear」 – Notes for iPhone, iPad and Mac

http://www.bear-writer.com/

Bearは、Markdownなどのさまざまなマークアップに対応したノートアプリです。タグ検索できたり、添付ファイルがあるメモだけ検索できるなど検索性に優れているのが特徴です。

<Bearの特徴>

  • 複数のメモの相互リンクが可能
    ノート内にテキストリンクを貼り、別のノートへのリンクを簡単に作れます。
  • デザイン性に優れている
    自分好みのテーマにカスタマイズできるなど、遊び心のあるインターフェースです。

Bearのメモ画面

「メモ作成」では、また、相互メモリンクという機能で、関連するメモ間をリンクできます。また、全てのデバイス間でメモを同期したり、PDF、HTML、DOCX、JPGなどの形式でエクスポートも可能です。

<Bearの注意点>

  • デバイス間で同期するには有料プランにする必要がある
    複数デバイスで情報を同期して使いたい場合には、有料プランへの加入が必要です。
  • 共有には向いていない
    あくまで個人的にノートを蓄積していくアプリなので、共有には向いていません。

<Bearの料金体系>

  • $1.49/月もしくは$14.99/年で利用できます。


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Googleが提供するメモツール「Google Keep」

Google Keepの起動画面

「Google Keep」

https://keep.google.com/

Google Keepは、Googleが提供しているメモアプリです。Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。

<Google Keepの特徴>

  • Googleアカウントと連動
    Googleアカウントを持っていれば、端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスできます。
  • パネル形式での表示
    保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く、どのようなメモが保存されているか把握しやすくなっています。

google Keepのメモ画面

「メモ機能」は音声認識での入力や手書きにも対応しています。ただし、画像以外のファイルは添付できないため、別途Google Driveなどで管理する必要があります。

<Google Keepの注意点>

  • フォルダではなくラベルでの管理
    ラベルでの管理となりフォルダ階層化できないため、メモの整理をするのが難しいです。
  • あくまで個人向けのメモツール
    個人のメモを蓄積するのには向いていますが、メモの共有には向いていません。

<Google Keepの料金体系>

  • Googleアカウント(無料)を発行すれば無料で利用できます。


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視覚的にわかりやすく管理できる「Zoho Notebook」

Zoho Notebookのトップページ

「Zoho Notebook」|フリーのメモアプリの決定版。無料で始めるノートアプリ

https://www.zoho.com/jp/notebook/

Zoho Notebookは、カード形式でメモを残せる完全無料のノートアプリです。

<Zoho Notebookの特徴>

  • さまざまな情報を蓄積できる
    テキストはもちろん、手書きメモや音声ファイル、画像などもメモ上に残せます。
  • ノートを見やすく管理できる
    ノートをグルーピングできたり、ノートに色をつけたりして視覚的にわかりやすく管理できます。

Zoho Notebookのノート画面

ノートはカード形式で確認することができ、専用の機能を使えば、手書きでノートの保存できます。

<Zoho Notebookの注意点>

  • 画像を直接クリップできない
    Zoho Notebook上では画像の編集(クリップ)ができません。

<Zoho Notebookの料金体系>

Zoho Notebookは、完全無料で利用できます。
 


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OneNoteがエクスポートできない原因やおすすめツールまとめ

ここまで、Onenoteからエクスポートでない原因や移行先のツール導入前に見るべきポイント、OneNoteの代替ツールを複数ご紹介してきました。
 
とくに、ご紹介したツールの導入前のポイント「利用目的」「機能」「操作性」の3つは一つでも考慮し忘れがあると、導入後のトラブルの原因となりかねません。また、一度導入して浸透しなかった場合はOneNoteの運用に戻したり、ツールの再検討となるので多大なコストがかかってしまいます。そのため、各種ツールのトライアル期間を使って、OneNoteと運用に合わせながらの吟味が必要です。
 
ご紹介したツールのStockは導入前の見るべきポイントを全て満たし、OneNoteとは違いシンプルさにこだわった設計なので説明が不要です。そして、業界業種問わずに教育コストゼロで情報共有の費用対効果を向上させます。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でOneNoteで抱えていたストレスを解消し、スピーディな情報共有を実現しましょう。