仕事の情報を管理できるツールのひとつに「Notes(ノーツ)」があります。Notesはスケジュール・ファイル管理、メール、掲示板など、業務を効率化する機能を豊富に備えており、大手企業を中心に広く導入されていました。
しかし、Notesは2024年6月にはサポートの終了が発表されています。そのため、「移行先の代替ツールを検討しているが、どのように選べばよいか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notesのデータ移行手順や移行先におすすめの代替ツールを中心にご紹介します。
- Notesのサポートが終了するが、データを移行する方法が分からない
- Notesに代わる情報管理アプリを探している
- スムーズに記録が残せるノート型ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な代替ツールが見つかるだけでなく、移行に失敗しないためのヒントも得られます。
目次
Notesの現状
Notesは、社内掲示板やファイル管理、メール、スケジュール管理、申請フォームの作成など、あらゆる業務をカバーする多機能なグループウェアです。
Notes最大の特徴は、業務アプリケーションを自社で開発して運用ができる点です。
Notesの前身は1989年にロータス・デベロップメント社からリリースされ、1995年にIBMに買収されました。そして、2019年にHCLテクノロジーズ社に売却されることが発表され、現在の名称は「HCL Notes/Domino(以下、Notes)」となっています。
以上のように、企業の買収などさまざまな発表があったNotesですが、2022年7月には「9.0.xおよび、10.0.xの販売とサポートの終了」を発表しています。サポート終了は、2024年6月1日です。
なぜNotesから移行が必要なのか?
Notesからの移行が必要になった背景としては、現状のNotesに多くの課題が残されているからです。
- 技術者の減少
- クラウド型ツールの発展
Notesはオンプレミス型での利用を想定しているツールであり、自社でシステムを運用しなければなりません。さらに、Notesは独自の言語を利用したツールであり、異動や退社によってNotesを運用できる技術者がいなくなる事態になってしまうのです。
昨今では、外出先でも使えるクラウド型ツールを導入する企業も増えていますが、Notesをクラウドで使うためには開発が必要です。社内に十分な資源がない場合には外部に委託することになりますが、多大なコストがかかります。
このような技術者の減少やクラウド型ツールの普及により、Notesを導入する企業は減少しています。そして、現状多くの課題を抱えているNotes9.0.xおよび、10.0.xのサポート終了をきっかけに、移行を検討する企業が増えているのです。
Notesからほかのツールへの移行手順
Notesからほかのツールでデータを移行するには、以下の手順で進めましょう。
ステップ1|データを整理する
まず、Notes内を確認し、必要に応じてデータを整理しましょう。
ステップ2|移行先のツールを選定する
次に、移行先となるほかのツールを選定しましょう。NotesのデータはCSVファイルとして出力するので、CSVファイルの読み込みに対応したツールを選ぶと移行がスムーズに進められます。
ステップ3|ファイルに出力する
続いて、Notesの文書を以下の手順でCSVファイルに出力します。
- ビューでCSV化したい文書を選び、[ファイル]から[書き出し]を選択する
- [ファイル名]で新規ファイルを作る
- [タイプを指定して保存]リストから「Comma Separated Value」を選択する
- [すべての文書]または[選択文書]をクリックし、書き出し文字セットを設定する
- 画面上で[OK]をクリックし、出力を開始する
最後に、出力したCSVファイルを移行先のツールにインポートすれば、データ移行は完了です。
Notesの移行先を選ぶ注意点
以下では、Notesの移行先を選ぶ注意点を解説します。以下の注意点を押さえたツールでなければ、運用できずに導入コストをムダにする恐れがあるので必ず確認しましょう。
(1)ツールの操作性はシンプルか
まず、ツールの操作性がシンプルか必ず確かめましょう。
社員のITリテラシーに差のある非IT企業が、操作が複雑なグループウェアを導入すると、全社に浸透せず形骸化する恐れがあります。とくに、情報共有は全メンバーが実行する業務の基本であり「誰でも簡単に使えるか」が大切です。
また、スムーズに全社に浸透するツールであれば、教育コストの軽減が期待できます。シンプルな操作性のツールであれば、使い方を繰り返し教えるストレスが発生しないうえ、ほかの業務に時間を割けるようになるのです。
(2)サポートは充実しているか
次に、移行先のツールに充実したサポートがあるか確かめましょう。
オンプレミス型の「Notes」と現在主流のクラウド型は、システムサーバーを自社に備えるか否かが異なります。そのため、移行初期はシステムの管理体制が変わるにあたり、さまざまなトラブルが想定されるのです。
しかし、サポートが充実していないツールや海外製のツールでは、言語や文化の違いにより、トラブル解決が遅れかねません。そこで、1営業日以内のサポートに定評な「Stock」のような国産ツールであれば、導入初期の移行トラブルにも対処できます。
Notesからの完全移行に失敗する3つの理由
Notesから別ツールへ移行するためには、以下の完全移行が困難な理由を把握し、具体的に対策する必要があります。
- 理由(1)プロダクトアウトでツール選定している
- 理由(2)無茶振りと丸投げが起こっている
- 理由(3)保守・管理の予算を組んでいない
プロダクト(移行先ツール)を選択して、プロダクトにあった移行方法やユーザー調整をする方法です。このようにプロダクトありきで選定すると、移行手順や方法が制限されて、結果的に一部しか移行できないことになります。
経営層からはNotesをやめるようにとだけ指示され、社内からはNotesと同じ機能を求められる無茶振りが起こります。その結果、機能条件だけで移行先を選んでしまい、移行が上手くいかないというトラブルが起きてしまうのです。
移行に伴って、これまで別部署で支出していた保守・管理の予算が、情シスなどに集中するケースがあります。しかし、情シスは前例がないため予算を組めず、一部移行を中断して予算を確保しますが、解消の目処が立たず併用することになるのです。
※情シス=社内の情報システムを取り扱う部門
以上のように、Notesからの完全移行に失敗する理由は明確なので、事前に対策をしたうえで選定から移行までの計画を立てましょう。
【必見】Notesの移行先におすすめのツール
以下では、Notesの移行先におすすめのツールをご紹介します。
グループウェアを導入する上で外せない機能としては「メール」「スケジュール管理」「掲示板」の3つです。つまり、Notesの代替ツールには、連絡ができる「メッセージ」、予定を管理する「タスク」、情報を蓄積する「ノート」が必須です。
ただし、現在主流のクラウド型ツールに切り替えるとき、導入初期にはさまざまなトラブルが想定されます。したがって、上記機能面に加え、スムーズに導入を進めるうえで「使いやすい操作性」「充実したサポート」は大前提となります。
結論、移行先として、Notesに求められる機能を過不足なく搭載しており、65歳以上のメンバーでも即日で使いこなせる程シンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を蓄積し、「メッセージ」「タスク」を紐づければ、話題が混ざらずストレスのない情報管理が実現します。さらに、問い合わせに対して1営業日以内の迅速なサポートがあるので、利用上の不明点が生じても速やかに解消できるのです。
最も簡単に社内情報を共有・管理できるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
<【4ステップ】NotesからStockに移行する手順>
Stockは「CSVファイルのインポート機能」を実装しているので、Notesのデータをスムーズに移行できます。具体的な方法は以下の通りです。
1. パソコンのブラウザ版からStockにログインし、画面右上の設定から[チーム設定の変更]を開きます。
2. メニュー左側の[データインポート]から[入力用ファイルをダウンロード]をクリックします。
3. ダウンロードした「入力用CSVファイル」を開き、Stockに読み込みたい内容を記載します。記載後は、「CSV UTF-8」形式で保存しましょう。
4. [ファイルをアップロード]をクリックし、3で編集した「入力用CSVファイル」を選択します。ファイルの読み込みが終わればデータ移行は完了です。
Notesよりも使いやすいStockの機能
ここでは、NotesにはないけれどStockには搭載されている、あると便利な機能を2つご紹介します。新機能を活用して、社内のコミュニケーション活性化と作業の効率化を図りましょう。
話題が混ざらない「メッセージ機能」
Stockは、情報を記録した「ノート」ごとにメッセージ機能が付いているため、複数の話題が入り乱れることはありません。メッセージには以下の便利な機能もついています。
- 「了解しました」機能
- リアクション機能
ボタンを1つ押すだけで返信が完了するため、気軽に素早くやりとりができます。
さらに、5種類のリアクションボタンも搭載されており、チャットでも感情を表現しやすいです。
以上のようなメッセージ機能を活用することで、メールよりも情報共有を円滑に行えるのです。
見える化できる「タスク機能」
Stockには、やるべき業務を管理できるタスク管理機能もあります。タスク管理には以下の便利な機能もついています。
- スター機能
- 繰り返し機能
- 通知機能
とくに重要なタスクにはスターをつけられるため、優先度の高いタスクを見逃しません。
ルーティンのタスクがある場合は、繰り返し機能を使えばタスク作成にかかる時間を減少できます。
「期限に関する通知」と「タスクを作成・完了したとき」に通知がくるため、対応漏れの心配はありません。
ほかにも、Stockのタスク管理では自分だけでなく、他のメンバーのタスク状況も確認できます。そのため、状況に応じて仕事を進められるのです。
Notesを使い続ける5つのデメリット
サポート終了という要素以外にも、Notesを使い続けるデメリットがあります。自社の運用状況と照らし合わせながら、見落としている点がないか一つひとつ確認しましょう。
(1)保守・運用にコストがかかる
Notesの保守・運用コストがかかる点が第一のデメリットです。
たとえば、システムやサーバーを保守・運用するのに多額の金銭的コストがかかります。また、Notesは古いシステムなので直感的に使うことが難しく、使い慣れるまでの時間的なコストも必要です。
以上のように、金銭的コストと時間的コストの両方がかかることからも、使い続けるのには大きなリスクが伴います。
(2)技術者が不足している
次に、Notesを管理できる技術者の不足もデメリットのひとつです。
Notesはあらゆる企業で導入されましたが、当時の技術者は異動や退職をしていることも多く、システムがブラックボックス化しています。また、Notes独自の知識の習得はメリットが少ないため後回しにされてきた結果、誰も改修できない状態になっているのです。
したがって、「改修やメンテナンスに時間がかかる」「問い合わせ対応などの負担が増大する」などの二次的な問題も発生しています。
(3)メールが古い
Notesのデメリットのひとつに、メールが古い点が挙げられます。
Notesはメール機能も備わっていますが、利用ユーザーからは「メール機能が古く、ルールでの分別やフォルダの管理の設定が細かく分かりにくい」という声も寄せられています。(参考:ITreview>HCL Notes/Domino)
メールが分類できないと、重要なメールまで見落としてしまう可能性があり危険です。そのため、最近はメールではなく、「Stock」のようにノートにメッセージを紐づけてやりとりする企業も増えています。
(4)検索機能が使いづらい
次に、Notesのデメリットは検索機能が使いづらい点です。
Notesでは、アプリケーションとデータベース(データの保存場所)が1対1で対応しており、複数のアプリケーションを横断して検索ができません。したがって、アプリケーションの数だけ検索する必要があり、目的の情報へすぐにアクセスできないのです。
Notes以外のツールでもありがちなのが、上記のような「アクセス性の悪さ」になります。情報はもっとも基本的な経営資源であるため、いつでも簡単に探し出せる状態にしておきましょう。
(5)社員が使いこなせない
最後に、ITに詳しくない社員では使いこなせないデメリットがあります。
Notesは多機能ゆえに、利用ユーザーから「windowsの基本操作と異なる操作を求められる」「英語が多すぎて何の機能か分からない」「インターフェースが使いづらい」などの声が多数寄せられているのです。(参考:ITreview>HCL Notes/Domino)
現在は問題なくNotesを運用できる場合でも、人材の流動が激しい昨今の状況では、これから新たに教育する必要に迫られます。そのため、余計な教育コストを削減するには、誰でも直感的に使いこなせるような代替ツールが必須です。
Notesの移行先におすすめのツールまとめ
これまで、Notesを使い続けるデメリットからおすすめの代替ツール、完全移行が難しい理由を解説しました。
Notesの移行先に必須の機能は、あらゆる情報をストックできる「ノート」、簡単に連絡がとれる「メッセージ」、作業予定を管理できる「タスク」の3つです。
また、移行を検討する7割以上のユーザーが、コストの次に「ユーザーが使いやすいか」を重視しています。Notesなどの多機能ツールは、ITに詳しくない社員が使いこなすのが難しいため敬遠される傾向にあるのです。
結論、導入すべきツールは、ノート・メッセージ・タスクの3機能を備えており、誰もが簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内情報を適切に管理できるようにしましょう。
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