「Notion（ノーション）」は、オールインワンツールとして、多くの機能を集約しており、業界や職種を問わずさまざまな企業に利用されています。しかし、実際に使用しているユーザーからは「使いづらい」という声も挙がっているのです。
そのため、「Notionを導入したいが、使いにくいという評判を聞くので迷っている」「Notionを使っているが、使いづらさを感じているので、別のツールに乗り換えたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notionが使いにくいと言われる理由と対策を中心にご紹介します。
- Notionに使いづらさを感じており、困っている
- Notionの代わりになる代替ツールを探している
- Notionよりもシンプルで、ストレスなく使えるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、Notionが使いにくい理由が分かり、自社で利用すべきか判断できます。
目次
Notionとは
はじめに、Notionの特徴と基本的な機能について解説します。Notionがどのようなツールなのか理解を深めたいという方は目を通しましょう。
Notionの特徴
引用：Notionの公式サイト
Notionの最大の特徴は、機能が豊富な点です。ドキュメント機能のほかに、リアルタイムでの共同編集や社内Wiki、タスク管理などの機能が備わっています。
また、昨今では人口知能を活用した「Notion AI」が話題となっています。AI機能の搭載により、これまで人の手で対応していた、ドキュメントの作成や、データ分析をAIが対応してくれるようになるのです。
Notionの機能
Notionには、以下5つの機能が備わっています。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
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AI |
Notion AIに質問を入力すると、Notionに保管したすべての情報からAIが情報を収集して、回答を返します。また、ドキュメントに記載する文章の生成や、要約の作成も可能です。 |
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ドキュメント |
Notionでは、テキストはもちろん、画像やファイルなども残せます。加えて、保存したデータは、ページリンクで紐づけたりタグを使ったりできるので、社内マニュアルや議事録の整理にも役立ちます。 |
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Wiki |
Notionでは「親ページ＞子ページ＞孫ページ…」というように、階層を分けて情報をまとめられるので、社内wikiとして活用できます。ただし、フォルダ階層は情報整理に役立つ一方、階層が深くなるとアクセス性が悪くなる点に注意が必要です。 |
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プロジェクト |
プロジェクト管理に役立つ「ビュー機能」が6つ搭載されています。たとえば、「テーブルビュー」では、担当者や優先順位別にタスクを表示したり、「ボードビュー」では、タスクのステータスを「対応中/次に対応/完了」に分けて一覧表示したりできます。 |
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カレンダー |
2024年1月には、新機能として「Notonカレンダー」が実装されました。カレンダーはスマホとPCの両方から確認でき、Notionのドキュメントとカレンダーの予定を紐づけて管理可能です。 |
Notionにはもとより、「ドキュメント」「Wiki」「プロジェクト」の3つの機能が備わっていました。そこに、各機能を強化する「AI」と、スケジュール管理を一元化するための「カレンダー」機能が追加され、”多機能で便利なツール”という側面を強めています。
Notionが「使いづらい」と言われる3つの理由
ここでは、Notionが「使いにくい」と言われる理由を3つ解説します。Notionを利用するにあたり、使いづらさの原因を把握したい方は必見です。
（1）ノートの管理が面倒
Notionが「使いにくい」1つ目の理由には、ノート管理が面倒なことが挙げられます。
Notionでは「親ページ＞子ページ＞孫ページ…」というように次々と階層が深くなっていく仕様です。そのため、作成したノートが見つけづらいだけでなく、該当のノートにアクセスするのは、複数回クリックしていかなければならず面倒だと言えます。
とくに、複数人でNotionを使う場合には、やみくもにノートを作成すると管理が行き届かない事態になりかねません。そのため、社内でルールを設けて周知したうえでノートを管理しましょう。
（2）スマホ・iPadで使いにくい
Notionが「使いにくい」2つ目の理由は、スマホやiPadで使いにくいためです。
Notionには、デスクトップ版とモバイル版が存在しますが、モバイル版から見ると、ノートの見え方が変わってしまい、使いにくい場合があるので、注意が必要です。
たとえば、デスクトップ版ではノートのコンテンツを横並びに複数表示させるカラムレイアウトが可能ですが、モバイル版ではできません。デスクトップ版で作成したカラムは全て縦一列になった状態で表示されます。
また、タスク管理表などの横に長い表は、デスクトップ版では視認性が高いですが、モバイル版では横にスクロールし続けないと確認できません。1ページに多くの情報を表示できるNotionでは、スマホからの情報把握が難しいのです。
さらに、モバイル版はデータのインポートやワークスペースの削除ができないなど、機能の一部に制限があります。したがって、スマホではNotionが使いにくいのです。
（3）多機能で使いこなせない
Notionが「使いにくい」3つ目の理由には、多機能すぎて使いこなすのが難しいことが挙げられます。
Notionは、ノート、カレンダー、プロジェクト管理など機能が豊富であり、加えて、AI機能の搭載でより複雑なツールとなったと言えます。そのため、ITに不慣れな方からは「機能が多すぎて使いこなせない」「慣れるまでに時間がかかる」という声もあるのです。
以上のように、多機能なアプリは操作が難しく、ITに不慣れな方が多い現場には浸透しない恐れがあるのです。そのため、あらゆる情報を「ノート」へ直感的に残せる「Stock」のようなシンプルなツールを選びましょう。
Notionのカレンダー機能が「使いづらい」理由
24年1月にリリースされたカレンダー機能は、特段「使いづらい」との声が目立ちます。以下では、カレンダー機能が使いづらいと言われる理由をまとめています。
1つ目に、スマホで使う場合、「Notion Calender」アプリのインストールと、Googleアカウントとの連携が必須です。そのため、「ストレージに空きがあるか」「パスワードが正しいか」を確認しなければならず、使い始めるのにハードルを感じやすいです。
2つ目に、スマホ画面では、2日分のスケジュールしか映らず、左右にスクロールしなければなりません。そのため、1週間の流れを把握するのに不便だと言えます。
3つ目に、上図からも分かるように複数のメンバーのスケジュールを同期させている場合、「誰が・どのカラー（スケジュール）なのか」が分かりづらいです。また、「自身の予定」が、ほかのメンバーの予定に隠れてしまうため、作業漏れの恐れもあるのです。
以上3つの理由から「カレンダー機能は使いづらい」と感じてしまうのです。
【これで解決】Notionのデメリットを解消するアプリ
以下では、Notionより簡単にノートやメモを残せるアプリをご紹介します。
Notionは、オールインワンアプリと言われるほど機能が充実している、情報管理に役立つツールです。一方で、「多機能で使いづらい」との声があり、さらに金銭的コストも発生することから「非IT企業」や「中小企業」が導入するにはハードルが高いと言えます。
直感的に操作できないアプリは、仕事を進めるうえでストレスになるだけでなく、生産性の低下を招きかねません。そのため、「必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも簡単に使いこなせるアプリ」を使いましょう。
結論、自社で導入すべきアプリは、あらゆる情報を「ノート」にストックでき、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるアプリ「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に残した情報を、2階層の「フォルダ」で見やすく管理・共有できるシンプルな構造です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば話題が混ざらず、タスク管理やメンバーとのやりとりも一か所で完結するのです。
Notionが続かない人でもすぐに使いこなせるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockがスマホでもサクサク使える理由
以下は、PCとスマホそれぞれで「Stock」を使用したときの画面です。Stockはマルチデバイス対応のアプリなので、PCから書き込んだ情報を、タイムラグなしに、スマホ端末から瞬時に確認することができます。
～PC版Stock～
Stockでは、「グルーピング（各部署共有）＞フォルダ（総務部）＞ノート（加湿器のやり方）」のシンプルな構造で情報を管理します。さらに、ノート上に「タスク（加湿器の水替え）」を紐づけることで、対応漏れを防げるのです。
また、タスクを設定するときは、タスク名と期日を設定するだけなので負担がありません。もちろん、ほかのメンバーがタスクを設定した場合も、ノート上に表示されるので「誰が・いつまでに・どの作業をするのか」を瞬時に把握できます。
～スマホ版Stock～
スマホで利用する場合でも、”シンプルさ”は変わりません。そのため、オフィスワークと外回りの営業を兼任している方でもストレスなく使えるのです。
以上のように、Stockは使いやすいデザインなので、メンバーによって使いこなせなかったり、社内に浸透しなかったりする心配がありません。
【速報！】Notionのユーザーから寄せられた口コミ
以下では、Notionを使っているユーザーの口コミ・評判を紹介します。
※こちらで紹介する口コミ・評判は、ITreviewから引用しています。
非公開ユーザー、投稿日：2025年02月13日AI機能など様々な機能がありますが、どのように使えばよいか使い方が分からないことがあります。いろいろな事ができるがゆえに使いきれていない部分があるので、動画などで使い方の説明動画などが増えればいいと思います。
非公開ユーザー、投稿日：2025年01月22日できることが多い分、使い始めるまでのハードルは高かったです。タスク管理用として使った時に繰り返し登録できなかったのは難点でした。今はできるようになったとの情報も得たのですが、なかなかやり方を試せていません。新機能を使う際にも何だかハードルが高いです。
非公開ユーザー、投稿日：2024年12月25日機能が多すぎて使いこなすまでに時間がかかること。ある程度の使い方を把握すれば満足に活用することはできますが、もっとこんなこともできるかも…という思いが次々湧いてきます。
非公開ユーザー、投稿日：2024年12月02日特にありませんが導入する企業側としての金銭的負担は大きいと思います。弊社でも1人当たりのアカウント金額がやや高く、それが毎月発生（もしくは年間契約）になるのでいいお値段だと思います。
このように、Notionの口コミでは「多機能であるため、直感的に使いこなせない」との不満の声が見られます。また、多機能なアプリは、金銭的コストも高い傾向にあるので、使いこなせなければ無駄な費用となってしまいます。
よって、社内の情報管理を成功させるには、説明なしで導入したその日から使いこなせる「Stock」のようなアプリを導入すべきなのです。
Notionに代わるアプリを選定するときの3つのポイントとは
ここでは、Notionに代わるアプリを選定するときのポイントを3つ解説します。業務効率化を図るうえで欠かせないポイントなので、確実に押さえましょう。
（1）情報の共有が簡単か
1つ目のポイントは、情報の共有が簡単にできることです。
円滑に業務を進めるには、スピーディな情報共有が求められます。たとえば、個人で詳細な業務メモを保持していても、ノウハウは属人化してしまい、全社に横展開できません。
一方で、ノウハウや業務に関わる情報を社内で共有すれば、仕事のクオリティが高まるだけでなく、何度も繰り返し質問する手間も省けるのです。
（2）情報にすぐアクセスできるか
2つ目のポイントとして、情報にすぐにアクセスできることも重要です。
マニュアルや議事録は、作成して終わりではなく振り返る必要があります。そこで、カテゴリ別にフォルダ管理できるアプリがあれば、「欲しい情報がどこにあるのか分からない事態」を防げるのです。
しかし、フォルダの階層を深くしすぎるとかえって情報へのアクセス性が悪くなり、活用されなくなってしまいます。そのため、「グループ（チーム）＞フォルダ＞ノート」の情報構造で管理でき、精度の高い検索機能も備えた「Stock」のようなアプリが最適です。
（3）誰でも使いやすいか
3つ目のポイントは、誰でも使いやすいツールであることです。
多機能なアプリでは操作方法が難しくなりがちなうえ、画面上にさまざまなボタンやアイコンが表示されるので、操作画面が見づらくなる可能性もあります。その結果、アプリを導入したものの、現場になじまなかったり、メンバーのストレスとなったりするのです。
そのため、「多機能で便利そうだから」「有名だから」という理由でアプリを選ぶのではなく、必要な機能に過不足のないシンプルなアプリを使いましょう。
Notionが使いにくい理由と解決策まとめ
ここまで、Notionが使いにくい理由と解決策を中心に解説しました。
Notionは、メモアプリとしてだけでなく、タスクやドキュメント管理などあらゆる用途で活用できます。一方、「多機能で便利そうだから」という理由で導入すると、ITに不慣れな方は「使いにくい」と感じ、ツールを放置してしまうのです。
したがって、「Notionより簡単にノートやメモをストックできる情報共有アプリ」を使いましょう。シンプルなアプリであれば、使い方を覚えるのに時間がかからず、非IT企業でもスムーズに浸透します。
結論、自社で導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも導入したその日から使いこなせる情報共有アプリ「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、Notionよりも簡単に情報管理できる仕組みを作りましょう。
