情報管理ツール「Notion」は、多くの機能を集約しており、業界や職種を問わずさまざまな企業に利用されています。しかし、実際に使用しているユーザーからは「多機能すぎて使いにくい」という声も挙がっているのです。
そのため、「メモを簡単に残したいが、Notionを自社で使いこなせるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notionが使いにくい理由と対策を中心にご紹介します。
- Notionが使いづらいと言われる理由を知りたい
- Notionを社内で使いこなせるか不安がある
- Notionよりも簡単に情報管理できる代替アプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、Notionが使いにくい理由が分かり、自社へ導入すべきか判断できます。
目次
Notionとは
ここでは、Notionの概要を解説します。現時点でNotionの導入を検討している担当者の方は必見です。
Notionと他の情報管理ツールの違い
引用：Notionの公式サイト
Notionと他の情報管理ツールの違いは、機能が豊富な点です。ドキュメント機能のほかに、リアルタイムでの共同編集や社内Wiki、タスク管理などの機能が備わっています。
したがって、NotionはITの知識がある方向けの多機能なツールだと言えます。
Notionの機能
Notionには、以下のシーンで活用できる機能が備わっています。
- 社内wiki
- プロジェクト管理
- ドキュメント管理
Notion特有の「※フォルダ階層」に情報をまとめることで、社内wikiとして活用できます。ただし、フォルダ階層は情報整理に役立つ一方、階層が深くなるとアクセス性が悪くなってしまう点に注意が必要です。
※フォルダ階層：親フォルダのなかに複数の子フォルダを作成していく構造のこと。
Notionには、プロジェクト管理に役立つ「ビュー機能」が6つ搭載されています。
たとえば、テーブルビューを使うと、タスクを担当者や優先順位別に表示できるのです。また、ボードビューでは、タスクのステータスを「対応中」「次に対応」「完了」ごとに分類して、ボード上で一覧表示できます。
Notionでは、テキストはもちろん、画像やファイルなども残せます。加えて、保存したデータは、ページリンクで紐づけたりタグを使ったりできるので、社内マニュアルや議事録の整理にも役立ちます。
したがって、Notionは情報管理ツールとして重宝されるのです。
Notionが「使いにくい」と言われる3つの理由
ここでは、Notionが「使いにくい」と言われる理由を3つ解説します。Notionを利用するにあたり、使いづらさの原因を把握したい方は必見です。
（1）ノートの管理が面倒
ひとつ目の理由には、ノートの管理が面倒であることが挙げられます。
Notionでは、ひとつのデータベースに複数の「ノート」を、フォルダ階層で保管します。しかし、作成したノートの場所が分からなくならないように、タイトルを決めたり、タブを貼り付けたりして整理する必要があるので、使い慣れるまでは管理がしづらいのです。
とくに、複数人でNotionを使う場合には、やみくもにノートを作成すると管理が行き届かない事態になりかねません。そのため、社内でルールを設けて周知したうえでノートを管理しましょう。
（2）スマホでの利用に不向き
2つ目の理由は、スマホでの利用に不向きなためです。
Notionには、デスクトップ版とモバイル版が存在しますが、モバイル版から見ると、ノートの見た目が変わってしまうことがあるので、注意が必要です。
たとえば、デスクトップ版ではノートのコンテンツを横並びに複数表示させるカラムレイアウトが可能ですが、モバイル版ではできません。デスクトップ版で作成したカラムは全て縦一列になった状態で表示されます。
また、モバイル版はデータのインポートやワークスペースの削除ができないなど、機能の一部に制限があります。したがって、スマホではNotionが使いにくいのです。
（3）多機能で使いこなせない
3つ目の理由には、多機能すぎて使いこなすのが難しいことが挙げられます。
Notionはオールインワンアプリと言われるだけあって、ノート機能、カレンダー機能、プロジェクト管理機能など機能が豊富であり、ユーザーから重宝されています。一方、「機能が多すぎて使いこなせない」「慣れるまでに時間がかかる」という声もあります。
以上のように、多機能なアプリは操作が難しく、ITに不慣れな方が多い現場には浸透しない恐れがあるのです。そのため、シンプルで分かりやすいツールが欲しい方は、あらゆる情報を「ノート」へ直感的に残せる「Stock」のようなツールを選びましょう。
Notionのユーザーから寄せられた口コミ
Nottionは良い評判がある一方、以下のように「多機能すぎて使いこなせない」「操作を覚えるのに時間がかかる」という声もあります。とくに、ITに不慣れな方が多い現場では、こうした理由は導入後にトラブルを招きかねないので注意しましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewから引用しています。
非公開ユーザー、投稿日：2024年02月06日使いやすいのですが、how to動画やチュートリアルがもっと整備されるとより使いやすくなると思います。
非公開ユーザー、投稿日：2024年01月17日初めてNotionを使うユーザーに対しては少し戸惑われるケースが多いのでチュートリアルが更に分かりやすくなれば良いかと思います。
非公開ユーザー、投稿日：2023年07月05日機能が多いので、初心者に使いこなすのは難しい。できればまずはこれをやるべき、のようなTipsが多くあると良い。
非公開ユーザー、投稿日：2023年06月27日使い始めの頃はページ作成や画面上の表現の変更など基本的な操作が分からず難しさを感じました。今でも特定のボードの列の追加するときなど、直感的な操作でできない部分があり、調べるのが大変なことがあります。そういった使い方のサポート面やUIをより改善していただきたいです。
【これで解決】Notionより簡単にノートやメモを残せるアプリ
以下では、Notionより簡単にノートやメモを残せるアプリをご紹介します。
Notionは、オールインワンアプリと言われるほど機能が充実している、情報管理に役立つツールです。一方で、「機能が多すぎて、使いこなせない」との口コミもあるのです。
直感的に操作できないアプリは、仕事を進めるうえでストレスになりかねません。そのため、「必要な機能が過不足なく備わっており、シンプルに使いこなせるアプリ」を使いましょう。
結論、自社で導入すべきアプリは、あらゆる情報を「ノート」にストックでき、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockのノートは「フォルダ」ごとに見やすく管理・共有できるので、情報が見つからないストレスがありません。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば話題が混ざらず、タスク管理やメンバーとのやりとりも一か所で完結するのです。
ITが苦手な65歳の方でもすぐに使いこなせるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Notionに代わるアプリを選定するときの3つのポイントとは
ここではに、Notionに代わるアプリを選定するときのポイントを3つ解説します。業務効率化を図るうえで欠かせないポイントなので、確実に押さえましょう。
（1）情報の共有が簡単か
ひとつ目のポイントは、情報の共有が簡単にできることです。
社内で円滑に業務を進めるには、スピーディな情報共有が求められます。たとえ、細かくメモを残していても個人の手元にあるだけでは、ノウハウは属人化してしまい、全社に活かすことができません。
一方、ノウハウや業務に関わる情報を社内で共有すれば、仕事のクオリティが高まるだけでなく、何度も繰り返し質問する手間も省けるのです。
（2）情報にすぐアクセスできるか
2つ目のポイントとして、情報にすぐにアクセスできることも重要です。
マニュアルや議事録は、作成して終わりではなく振り返る必要があります。そこで、カテゴリ別にフォルダ管理できるアプリがあれば「欲しい情報がどこにあるのか分からない事態」を防げるのです。
しかし、フォルダはつくりすぎると階層が深くなり、かえって情報へのアクセス性が悪くなってしまいます。そのため、フォルダを2階層で管理しつつ、検索機能も備えた「Stock」のようなアプリであれば、欲しい情報がすぐに見つかるのです。
（3）誰でも使いやすいか
3つ目のポイントは、誰にとっても使いやすいツールであるかです。
多機能なアプリでは、使いこなせるまでに時間がかかるだけでなく、選択肢が増えるので操作画面が見づらくなる可能性があります。その結果、アプリを導入したものの、現場になじまなかったり、メンバーのストレスとなったりするのです。
そのため、「多機能で便利そうだから」「有名だから」という理由でアプリを選ぶのではなく、必要な機能に過不足のないシンプルなアプリを使いましょう。
Notionが使いにくい理由と解決策まとめ
ここまで、Notionが使いにくい理由と解決策を中心に解説しました。
Notionは、メモアプリとしてだけでなく、タスクやドキュメント管理などあらゆる用途で活用できます。一方、「多機能で便利そうだから」という定性的な理由で導入すると、ITに不慣れな方は「使いにくい」と感じてしまうのです。
したがって、「Notionより簡単にノートやメモをストックできる情報共有アプリ」を使いましょう。シンプルなアプリであれば、使い方を覚えるのに時間がかからず、非IT企業でもスムーズに浸透します。
結論、自社で導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。Stockはスマホ・PCいずれも変わらない操作感で利用できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、Notionよりも簡単に情報管理できる仕組みを作りましょう。
