生産性向上のためには情報共有の活性化が必要不可欠ですが、昨今ではそこから発展して共有する場所を一箇所にまとめる一元管理を重視する企業が増えてきています。こうした情報の一元管理におすすめなのが、社内ポータルサイトです。
 
社内ポータルサイトは自作あるいは業務委託で作成する必要がありますが、最近ではプログラミング言語不要で作成できる社内ポータルサイトの「Share Point」が人気です。
 
しかし、いざShare Pointを利用した社内ポータルサイト作りに取り組もうと考えても、作成の手順や自社への浸透方法がわからず、なかなか着手できない担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Share Pointを利用した社内ポータルサイトの作成手順からメリット・デメリットまでを解説します。
 
  • Share Pointを活用した社内ポータルサイトの作成手順が知りたい
  • Share Pointで作成する際に注意しなければならないポイントが知りたい
  • 他社のShare point活用事例を参考に導入を決めたい
という担当者の方は、今回の記事を読むことでShare Pointでの作成手順が正しく理解でき、実際にポータルサイトを作成・運用可能になります。


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Share Pointとは?

Share Pointとは、Microsoft365、およびOffice365にて提供されているサービスのひとつで、組織内のサイト(Webページ)の作成により情報の共有・管理ができます
 
Microsoftには同様にファイル共有ができるOne Driveがありますが、ファイル共有だけに特化したOne Driveとは異なり、Share Pointではサイトの構築が行えます。
 
通常Webサイト作りにはプログラミング言語への理解が不可欠であり、自社に十分なITリテラシーがない場合は業者への委託を行い作成する必要がありました。
 
しかし、Share Pointを利用すると、言語知識がなくとも社内共有のためのポータルサイトはもちろん、インターネット上で全世界に公開するWebサイトも構築できます。


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Share Pointの特徴

以下では、Share Pointが社内ポータルサイトに適している3つの特徴をご紹介します。
従来の社内ポータルサイトではなく、Share Pointの導入に決める理由がどこにあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

クラウドツールである

Share Pointの1番の特徴は、クラウドツールであることです。
 
Share Pointを利用した社内ポータルでは、データはすべてクラウド上にデータが保存されるので、社内ネットワーク以外からでもアクセスできます。さらに、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでの利用にも対応しているため「外出先から必要な社内情報にスマートフォンで簡単に確認する」といった運用が行えます。
 
とくに昨今では、働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大防止によるテレワークの推進の結果、オフィス以外で仕事を行うといった状況が一般的なものになってきています。
 
必要な情報がオフィス以外・社内ネットワーク以外からでも確認できる環境が整っていれば、オフィスで業務を行うのと同様の品質での作業が見込めます。

保存されたファイルは共同編集が可能

Share Pointではクラウド上でのデータの保存や共有が可能なので、同じファイルを複数人で同時に編集できます。したがって、たとえば「チームメンバーと同時に同じファイルを見ながら、資料の作成や企画立案をする」といった使い方が可能です。
 
また、Share Pointはクラウドツールでありながらもオフライン利用にも対応しています。
 
オフラインの状態で編集した情報は、オンラインになった際にクラウド上のファイルと同期される仕様なためリアルタイムでの更新は行えません。しかし、インターネットがない状況でも活用でき、社内ネットワークで構築する以上にアクセス性が高まります。

目的に応じて自由にサイト作成ができる

Share Pointは、情報をまとめておく「サイト」の作成により情報共有を行うツールです。そのため、情報の内容によって自由にサイト内容を構成可能です。
 
チーム内での共有には「チームサイト」、チームの垣根を越えた共有には「コミュニケーションサイト」と、作成するサイトの使い分けによって公開範囲を任意で設定できます。
 
また、カスタマイズの幅も広く、デザインやテンプレートが数多く用意されているので、誰でも自分好みのサイトが構築可能です。


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Share Pointを使った社内ポータルサイトの作り方

以下では、Share Pointを用いた社内ポータルサイトの作り方を解説します。手順を押さえて社内ポータルサイト作りを成功させましょう。

サイトを作成する

まずはShare Pointのアプリを開き「サイトの作成」をクリックします。
 
開いた画面で「コミュニケーションサイト」「チームサイト」のどちらかを選び、サイトの名前を記入し進めます。
 
一般的に、コミュニケーションサイトは全社などチームの垣根を越えた情報共有が、チームサイトは部署やプロジェクトなどのチームでの情報共有が適しています。
 
プライバシー設定を行い、「所有者の追加」の箇所に共有したいメンバーのメールアドレスを追加します。
 
以上で、サイトの作成は完了です。

作成するコンテンツの種類を選ぶ

次に、ページを追加したいサイトのホームページを開きます。
 
「新規」のボタンをクリックし「リスト」「ドキュメントライブラリ」「ページ」「アプリ」の選択肢の中から「ページ」を選びましょう。
 
ページにつけたいタイトルを「名前」の箇所に入力します。
 
これでサイト内にページが作成できました。

ページの内容を記入し、アップする

ページのタイトルにマウスのカーソルを当てると表示される「+」のマークを選択し、ページ内に文字や画像などを追加していきます。
 
「テキスト」「画像」「ドキュメント」「リンク」などさまざまなコンテンツの候補が表示されるので、目当てのコンテンツを選択しましょう。
 
テキストだけで構成されたページは、シンプルすぎて内容が伝わりにくいため、画像などを適度に組み合わせながら、コンテンツを作成するのをおすすめします。

ページにアクセスしやすいナビゲーションを設定する

左側のメニュー最下部にある「編集」ボタンからは、リンクの追加や、名前・アドレスの変更ができます。
 
ナビゲーションのスタイルや色・ログの外観が変えられるので、利用者が「サイト」「ページ」「対象コンテンツ」にすばやくアクセスできるように、サイトのナビゲーションを適切にカスタマイズしましょう。


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Share Pointで社内ポータルサイトを作るメリット

以下では、Share Pointを用いて社内ポータルサイトを作成する3つのメリットについて解説します。

Office製品と連携ができる

Share Pointを利用した社内ポータルのメリットは、Office製品との連携ができることです。既に自社でMicrosoft365やOffice365を導入している場合は、サイト作成がスムーズになります。
 
たとえば、Teamsと連携させると、Teamsでのチーム作成に連動して自動的にチーム専用のShare Point Onlineサイトが作成されます。作成されたサイトをチーム内に保存したコンテンツの格納場所として活用すれば、ファイルの保管先を探す手間が省けます。
 
また、OneNoteとの連携を行うと、Share Point上に保存されたノートブックがリアルタイムで同期できるようになります。都度更新内容をアップロードせずとも自動で同期されるので、書類の参照間違いなどのミスが防げます。

コメント機能やいいね!機能を搭載

Share Pointで作成したページには、コメント欄と、いいね!ボタンが搭載されています。こうしたコミュニケーション機能を利用すれば、メールなどに比べて気軽なコミュニケーションが取りやすいです。
 
また、誰がコメントしたのか、いいね!したのかも明記されるので、連絡が一方通行ではなく相互に作用し、社員同士の連携にも繋がります。

スマートフォンアプリでも閲覧できる

ファイル共有ツールの場合、スマートフォンからでは正しく閲覧できないというケースもありますが、Share Pointにはスマートフォンアプリがあるため、見やすいUI(見た目)で情報を閲覧できます。
 
iPhoneやiPadなど、自分に合ったデバイスでコンテンツを確認できるので、日常的にパソコンの利用がないという職場でも、浸透しやすいです。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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Share Point活用事例2選

以下では、Share Pointを活用して社内の情報共有を活性化させた事例を2選ご紹介します。それぞれの抱えていた課題や解決方法を元に、自社で取り入れるべきか否かを検討しましょう。

浅間商事株式会社

浅間商事株式会社ITサポートサービスやサポートなどを行う企業です。
 
同社では、元々ファイルサーバーを利用したファイル管理を行っていましたが、ファイル管理に関わる金的・人的コストに関して課題を感じていました。そこで、従来利用してきたファイルサーバーからShare Pointへの移行を決めました。
 
現在は、全社共通のShare Pointサイトにチームやプロジェクト単位で権限を付与したライブラリを作成し、随時ファイルを追加するという運用に変更しているそうです。
 
その結果、コストの削減が実現したうえ、Share Pointのほかの機能の活用により、業務効率化が実現しました。
 

医療法人社団 彩祥会 中島皮フ科

医療法人社団 彩祥会 中島皮フ科では、社員それぞれにパソコンが与えられておらず、データ共有・管理が煩雑化していることに課題を感じていました。
 
社員はシフト勤務ゆえに情報の伝達漏れが起こりやすく、またスタッフが増えたためにコミュニケーションが不足していたからです。
 
そこで、Share Pointを導入し、データの保管場所をShare Pointに一元化しました。その結果、社員はパソコンがなくともスマートフォンやタブレットから必要な情報にアクセスできるので、場所や時間を問わずに情報の確認が可能になりました。
 
また、Share Point上で各ドクターごとの売り上げグラフの共有も行い、社員の数字に対する意識改革も実現させています。
 


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Share Pointで社内ポータルサイトを作るデメリット

以下では、Share Pointで社内ポータルを作るデメリットについて解説します。デメリットを確認したうえで、自社での情報共有はShare Pointを利用して行うべきかどうかを見極めましょう。

サイトを作成・運用していく手間がかかる

Share Pointで作成したポータルでは、サイトを作成し各ページにコンテンツを作成していく作業が発生します。したがって、社員が十分に活用できるポータルを運用するには人的コストの発生は避けられません。
 
また、管理者権限があれば誰でも書き込みやコメントが行えるので、内容が煩雑化しないよう管理者権限を誰に付与するのかにも明確化しておく必要があります。
 
さらに、プロジェクトやチームごとにサイトを作成するのは便利な一方、サイトの数が多いほど管理する情報が増加し、運用年数に応じて手間が増えることにも注意が必要です。

メンバーが活用できるまでの教育コストがかかる

Share Pointを利用した情報共有は、メンバーが正しく活用できるまでに教育コストが発生します。
 
Share Pointでは、管理者が作成したサイト上にページを設置し、それぞれのコンテンツを配置するという流れで情報共有を行います。
 
もとから用意されている仕組みのなかにおいて情報を書き込むという仕様ではないので、利用する社員のITリテラシーが低い場合、操作にすぐ慣れることができません。したがって、メンバーが確実に活用できるようにするには、ある程度の時間が必要になります。
 
関連記事: 【無料・有料有り】情報共有アプリ10選を目的別に紹介!


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社内ポータルサイトとしておすすめのツール

以下では、社内ポータルサイトとして使えるおすすめのツールをご紹介します。
 
社内ポータルサイトの利用により、社内情報の一元管理をはじめとするさまざまなメリットが得られます。しかし、チームごとにサイトを作成し情報を共有できるShare Pointであっても、サイト作成後に頻繁にコンテンツを更新するには手間がかかります。
 
しかし、社内ポータルサイトの目的はあくまでも「情報の一元管理」や「コミュニケーションコストの削減」です。したがって、サイトの構築そのものに大きな工数をかけることは本来避けるべきです。
 
社内ポータルサイトを作成するデメリットを回避しながら、より高い効果を生み出すには、社内ポータルサイトとしても利用できるITツールを導入する方法がおすすめです。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」は共有したい内容をすぐに書き込めて、そのまま共同で閲覧・編集できる簡単さがウリの話題のツールです。
 
シンプルさにこだわりを持って設計されており、導入したその日からスムーズな社内の情報共有が実現できます。社内ポータルサイトのように複雑なサイト構築の手間なく情報管理が行えるので、運用の負担も最低限に減らせます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Share Pointを活用した社内ポータルサイトの作り方まとめ

これまで、Share Pointを用いた社内ポータルサイトの作成方法や、メリット・デメリットを解説しました。
 
社内情報の一元管理に役立つ社内ポータルサイトですが、サイトの作成・運用には手間がかかり、メンバーが活用できるまで教育コストがかかるというデメリットがあります。そのため、自社の状況を考慮し、導入すべきなのが社内ポータルサイトなのか、社内ポータルサイトとして利用できるツールなのかを判断しなくてはなりません。
 
とくに、自社のITリテラシーが低い場合、利用だけでなく作成・運用の段階から多大な教育コストが発生する恐れがあります。利用が難しく、慣れるまでに時間のかかる方法では、自然と廃れて情報共有が停滞する原因ともなりかねません。
 
したがって、自社のITリテラシーに対して自信がない場合は、Share Pointを利用した社内ポータルサイトではなく、「ITツールを利用した情報管理」に切り替えましょう。
 
今回ご紹介したStockは社内ポータルサイトとしても利用できる一方で、情報共有に役立つ機能が簡単に利用できる情報共有ツールです。非IT企業を含む100,000社以上の企業が活用するStockであれば、社員がツールに不慣れであっても、問題なく活用できます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の情報共有に役立てましょう。
 
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