社内の情報共有の質を高めることは、生産性向上のために重要なポイントとして捉える企業が増えてきました。
 
その中でも、社内ポータルサイトは社内のあらゆる情報を一元管理できることから、自社の情報管理ツールとして選ぶ企業が増えてきています。
 
社内ポータルサイトの多くはWebサイト上に構築されるものですが、最近ではMicrosoftが提供しているSharePointの活用が人気です。
 
しかし、いざ社内ポータルサイトを作成しようと思っても「作成の手順がわからない」「うまく浸透させる方法がわからない」ため、なかなか着手できない担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで本記事では、SharePointを利用した社内ポータルサイトの作成手順からメリット・デメリットまでを徹底解説します。
 
  • SharePointについて詳しく知りたい
  • SharePointを活用した社内ポータルサイトの作成手順が知りたい
  • SharePointで作成する際に注意しなければならないポイントが知りたい
とお悩みの担当者の方は、今回の記事を読むことでSharePointでの作成手順を正しく理解し、実際にポータルサイトを作成できるようになります。


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SharePointとは?

SharePointとは、Microsoft365、およびOffice365にて提供されているサービスの1つで、ファイル共有や情報共有を目的としたツールです。
 
同じくファイル共有ができる『OneDrive』との違いは、サイトの構築ができる点です。
 
具体的には、組織内のサイト(Webページ)を作成することで情報を共有・管理できる企業向けのアプリケーションです。
社内共有のためのポータルサイトの構築はもちろん、インターネット上で公開するためのWebサイトも作成できます。
 
本記事で作成方法を紹介する「社内ポータルサイト」とは、社内のメンバーだけがアクセスできるサイトを指します。
社内イントラネット内の他のページ、社外のWEBページにアクセスできるだけでなく、勤怠管理やスケジュール管理ツールにもすぐにアクセスできるものが多いです。


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SharePointの特徴

SharePointが社内ポータルサイトに活用される際に重要視される特徴を、3つご紹介します。

クラウドツールである

SharePointは、クラウド上にデータが保存されるクラウドツールです。
 
パソコンだけでなくモバイルにも対応しているため、テレワークなどで社外からアクセスしたい場合にもスムーズです。
様々な働き方に対応できるため、どんな業種でも活用しやすいでしょう。

保存されたファイルは共同編集が可能

クラウド上でのデータの保存や共有が可能なため、同じファイルを複数人で同時編集できます。
チームメンバーと同時に同じファイルを見ながら、資料の作成や企画立案などが行えます。
 
また、オフラインの状態で編集した情報は、オンラインになった際にクラウド上のファイルと同期されます。
インターネットがない状況でも活用できるため、使用場面が広がるでしょう。

目的に応じて自由にサイト作成ができる

SharePointは、情報をまとめておく「サイト」を作成することで、情報共有を行うツールです。
 
作成できるサイトの種類は「コミュニティサイト」と「チームサイト」の2つあります。
カスタマイズの幅も広いため、社内全体の共有だけでなく、チーム単位、プロジェクト単位での共有など、様々な活用ができます。
また、デザインやテンプレートも自由に選ぶことができます。


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SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方

SharePointを用いた社内ポータルサイトの作り方を、手順を追って解説します。

①サイトを作成する

SharePointのアプリを開き「サイトの作成」をクリックします。
開いた画面で「コミュニケーションサイト」「チームサイト」のどちらかを選び、サイトの名前を記入し進めます。
 
プライバシー設定のあと「所有者の追加」の箇所に共有したいメンバーのメールアドレスを追加します。
以上で、サイトの作成は完了です。

②作成するコンテンツの種類を選ぶ

ページを追加したいサイトのホームページを開きます。
「新規」のボタンをクリックし「リスト」「ドキュメントライブラリ」「ページ」「アプリ」の選択肢の中から「ページ」を選びましょう。
 
ページにつけたいタイトルを「名前」の箇所に入力します。

③ページの内容を記入し、アップする

ページのタイトルにマウスのカーソルを当てると「+」のマークが表示されるので、選択し、ページ内に文字や画像などを追加します。
「テキスト」「画像」「ドキュメント」「リンク」などさまざまなコンテンツの候補が表示されるので、目当てのコンテンツを選択します。
 
テキストだけだと、シンプルすぎて内容が伝わりにくいことがあるため、画像なども適度に組み合わせながら、コンテンツを作成すると良いでしょう。

④ページにアクセスしやすいナビゲーションを設定する

左側のメニュー最下部にある「編集」ボタンから、リンクを追加したり、リンクの名前やアドレスを変更することができます。
 
ナビゲーションのスタイルや色、ログの外観を変更でき、イメージ通りに設定することが可能なため、ユーザーが「サイト」「ページ」「対象コンテンツ」にすばやくアクセスできるように、サイトのナビゲーションをカスタマイズすることができます。


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SharePointで社内ポータルサイトを作るメリット

SharePointを用いて社内ポータルサイトを作成した際の、3つのメリットをご紹介します。

Office製品と連携ができる

SharePointはOffice製品と連携できるため、既にMicrosoft365やOffice365を導入している場合、スムーズに開始できます。
 
例えばTeamsとの連携では、Teamsにてチームを作成した際に、自動的にチーム専用のSharePoint Onlineサイトが作成されるため、チーム内に保存したコンテンツの格納場所として活用できます。
 
また、OneNoteとの連携では、ノートブックをSharePoint上に保存して、誰かがノートブックに加えた変更をリアルタイムで同期させることができます。

コメント機能やいいね!機能を搭載

SharePointで作成した各ページには、コメント欄と、いいね!ボタンが搭載されています。
誰がコメントしたのか、いいね!したのかは全て確認することができます。
 
そのため、一方通行の連絡ではなく、しっかりと相互の連携を取ることが可能です。

スマートフォンアプリでも閲覧できる

ファイル共有ツールだと、スマートフォンからでは上手く閲覧できないことも多いですが、SharePointはスマートフォンアプリがあるため、見やすいUI(見た目)で情報を閲覧することができます。
 
iPhoneやiPadなど、自分に合ったタブレットでコンテンツを確認できるため、普段パソコンを使っていない職場でも、上手く活用できるでしょう。


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関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?

SharePointで社内ポータルサイトを作るデメリット

SharePointを活用する際に注意したいデメリットを、2つご紹介します。自由にサイトを構築できるメリットはあるものの、どうしても「難しさ」「手間」「教育コスト」がネックになります。

サイトを作成・運用していく手間がかかる

SharePointは、カスタマイズ性が高い分、サイトを作成し、ページにコンテンツを作成していく作業が発生します。
 
複数人が情報を書き込み、コメントもできるため、管理者権限の設定も細かく行う必要があります。
サイトの数が多いほど、管理するものが増えるため、運用年数に応じて手間が増えていくことも注意が必要です。

メンバーが活用できるまでの教育コストがかかる

SharePointは、管理者がサイトを作成したのち、ページを作ったあとにコンテンツを作成していくという流れで情報を共有していきます。
 
もとから用意されている仕組みのなかで情報を書き込むわけではないため、ITリテラシーが低いと、操作にすぐ慣れることができません。
メンバーそれぞれが活用できるようになるまで、ある程度の時間が必要となります。
 
使い始める際には、導入後にかかる工数やコストも加味したうえで、検討する必要があるでしょう。


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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選

社内ポータルサイトとしておすすめのツール紹介

社内ポータルサイトを利用することで、社内の情報を一括で閲覧できる、ファイルの一元管理ができるなど、さまざまなメリットが得られます。
しかし、チームごとにサイトを作成し情報を共有できるSharePointであっても、ページを作成した後、コンテンツを頻繁に更新していくのは少々手間がかかります。
 
特に、ツールに慣れていない人やITリテラシーの低い人であれば、作成して定期的な更新を行っていくのは難しいでしょう。
社内ポータルサイトの目的は「情報の一元管理」や「コミュニケーションコストの削減」にあるので、サイトの構築に大きな工数をかけることは避けるべきです。
 
デメリットをできるだけ回避しながら、より高い効果を生み出すために、社内ポータルサイトとしても利用できるITツールを導入し、活用する方法があります。
 
但し、機能が複雑で難しいツールだと、せっかく導入しても使われない場合があるため、共有したい内容をすぐに書き込めて、そのまま共同で閲覧・編集できる簡単さは、とても重要なポイントです。
 
結論として、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるツールは、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える「Stock」一択です。
 
シンプルさにこだわりを持って設計されているので、導入したその日からスムーズな社内の情報共有が実現できます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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まとめ

これまで、SharePointを用いた社内ポータルサイトの作成方法や、メリット・デメリットをご紹介してきました。
社内の情報を一元管理できる社内ポータルサイトを活用し、社内の情報共有を効率化させましょう。
 
改めて、社内ポータルサイトを導入するうえで注意したいポイントは、下記の通りです。
 
  1. サイトを作成・運用していく手間がかかる
  2. メンバーが活用できるまでの教育コストがかかる
今回ご紹介した「Stock」は社内ポータルサイトとしても利用できる一方で、情報共有に役立つ機能を簡単に利用できる情報共有ツールです。
 
記載したノートに紐づくメッセージ機能を活用すれば、更新連絡も全てStock内で行えるため、業務効率の向上が見込めます。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ社内ポータルサイトとして情報共有に役立てましょう。
 
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