昨今、あらゆる場所から情報にアクセスできる「社内ポータル」を整備する企業が増えています。とくに、Microsoft社が提供する「SharePoint」はデザイン性の高い社内ポータルを簡単に作成できるので注目されているのです。
一方、「社内ポータルを自作するのは難しそう」「Share
Pointの使い方が分からないので手が付けられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SharePointで社内ポータルを構築する手順を中心に解説します。
- SharePointでスピーディに社内ポータルをつくりたい
- SharePointの活用事例や作成ポイントを知りたい
- 社内情報の管理に課題を感じているので、早急に対策したい
という方はこの記事を参考にすれば、SharePointの使い方が分かり、社内ポータルの運用ができるようになります。
目次
はじめに、SharePointの特徴やできること、OneDriveとの違いを解説します。以下を確認しておけば、SharePointの活用イメージを持ちながら社内ポータルを運用できます。
以下では、SharePointの特徴を3点紹介します。
- クラウドに対応
- ドキュメントを共同編集できる
- 自由にサイト作成ができる
SharePointで作成したデータは、クラウド（インターネット上の管理場所）へ保存されるため、社外のネットワークからもアクセスできます。あらゆる場所から必要な情報へアクセスでき、効率的に仕事を進められるようになります。
SharePointは、同一のドキュメントを複数人で同時編集できます。そのため、「メンバーとドキュメントを編集しながら、企画立案をする」という運用も可能です。
SharePointは目的に応じてカスタマイズできます。たとえば、チームで完結する情報共有には「チームサイト」、チームの垣根を越えた情報共有には「コミュニケーションサイト」と、公開範囲を任意で設定すればあらゆる用途に横展開できます。
このように、SharePointは社内ポータルの運用を効率化できるさまざまな特徴を持っています。
SharePointは運用次第であらゆる業務で使えるツールですが、基本的には以下のようなことができます。
| ＜できること＞ | ＜概要＞ |
|---|---|
| 社内ポータルの構築 |
あらゆる社内情報を一元管理する「社内ポータル」を作成できるのが最大の特徴です。 |
| 情報共有と共同編集 |
あらゆる情報をクラウド（インターネット上の管理場所）で保存するので、リアルタイムで情報共有と共同編集ができます。そのため、場所を問わずにアクセスでき、テレワークにも十分に対応可能です。 |
| ドキュメントの管理 |
あらゆるドキュメントファイルをSharePoint上に保存できます。チーム全体で共有されるので、円滑なファイル管理が可能です。 |
| ワークフローの管理 |
煩雑な業務フローを自動化して、面倒な作業を効率化できます。 |
このように、SharePointは社内ポータルとしての運用だけでなくドキュメントの共有やワークフローの管理など、さまざまな用途で利用できることが分かります。
OneDriveとの違い
引用（以下含む）：OneDriveの公式サイト
Microsoft社が提供する類似サービスにOneDriveがありますが、以下の点でSharePointとは異なります。
- ファイル管理がメイン機能
- 社内ポータルを作成できない
SharePointには直接テキスト情報をストックできますが、OneDriveはファイル形式で保存します。
OneDriveはあくまでもファイル管理に特化しているツールなので、社内ポータルはつくれません。
このように、SharePointとOneDriveでは解消できる課題が異なるので、どちらが最適かは慎重に検討しましょう。
出典：浅間商事株式会社のサイト
浅間商事株式会社は、ITサポートサービスやサポートなどをする企業です。
同社では、ファイルサーバーでファイル管理をしていましたが、金銭的コストや人的コストに課題がありました。そこで、従来のファイルサーバーからSharePointへの移行を決定したのです。
現在は、全社共通のサイトに、チームやプロジェクト単位で権限を付与したライブラリを作成し、随時ファイルを追加する運用に変更しています。
その結果、コスト削減が実現したうえに、SharePointのほかの機能を活用することで、さらなる業務効率化が実現しました。
参考：浅間商事株式会社の事例
以下では、SharePointで社内ポータルを作成する3つのメリットを解説します。
- Office製品と連携ができる
- コメント機能やいいね機能を搭載
- スマホでも閲覧できる
Teamsと連携させると、Teamsでのチーム作成に連動して自動的にShare Point Onlineサイトが作成されます。作成されたサイトをコンテンツの格納場所として活用すれば、ファイルの保管先を探す手間が省けます。
SharePointには、コメントといいね機能が搭載されており、メールに比べて気軽にコミュニケーションがとれます。また、誰がコメントやいいねをしたのかも表示されるため一方通行な情報共有ではなくなり、社員同士の連携強化にもつながります。
SharePointはあらゆるデバイスでコンテンツが利用できるので、頻繁にパソコンを使わない企業にも浸透しやすい特徴があります。
このように、SharePointはIT企業を中心に広く活用できるようなメリットがあることが分かります。しかし、非IT企業では操作が難しく浸透しづらい可能性があるので、「Stock」のように簡単に操作できるツールを使って社内ポータルを運用しましょう。
社内ポータルサイトを作成するときのポイント
以下では、社内ポータルサイトをSharePointで作成する3つのポイントを紹介します。
- OneDriveに同期する
- 外部とファイル共有する
- ファイルのダウンロードを制御する
OneDriveで作成したファイルが、すぐにSharePointに反映されます。
共有リンクを知っているメンバーは、アカウントがなくてもアクセスできます。
ファイルをダウンロードさせたくないユーザーを個別設定できます。
ポイントを押さえれば、無計画に運用するよりも効果的に情報管理・共有ができます。
以下では、SharePointを用いた社内ポータルサイトの作り方を解説します。手順を押さえて自社に最適な社内ポータルサイトをつくりましょう。
ステップ1｜サイトを作成する
はじめに、以下の手順に沿って、社内ポータルの基盤を作成しましょう。
- SharePointのアプリの[サイトの作成]をクリックする
- [コミュニケーションサイト]もしくは[チームサイト]のどちらかをクリックする
- サイトのタイトルを入力する
- プライバシー設定をする
- [所有者の追加]から共有先のメールアドレスを追加する
以上の操作で、社内ポータルを作成する準備は完了です。
ステップ2｜作成するコンテンツの種類を選ぶ
次に、作成するコンテンツを選びましょう。以下では、新規ページを追加するための手順を紹介します。
- [新規]をクリックする
- 表示される選択肢から[ページ]を選ぶ
- ページのタイトルを入力する
以上の操作で、新しいページがコンテンツとして追加できました。
ステップ3｜ページにアクセスしやすいナビゲーションを設定する
画面左側のメニューの[編集]からは、リンク追加や名前・アドレスの変更ができます。
また、ナビゲーションのスタイルや色も変えられるので、利用ユーザーがサイトやページへすぐにアクセスできるように、ナビゲーションを適切にカスタマイズしましょう。
以下では、SharePointで社内ポータルを作成するデメリットを解説します。
- 教育コストがかかる
- 保守・運用のためにIT人材が必要になる
SharePointでは、管理者が作成したサイト上にページを用意して、それぞれのコンテンツを配置するという流れで情報共有をします。つまり、情報共有のために自社独自の使い方を「全メンバーにはじめから教育する必要がある」ということです。
それゆえ、ITに詳しくない社員は操作に慣れるのに時間がかかり、最悪の場合、社内に浸透せずに放置される可能性があるので注意しましょう。
一般的なWebサイトに必要な”HTML”を知らなくても使える一方で、カスタマイズをするほど保守・運用ができなくなるリスクが増えます。たとえば、担当者の異動や退職のタイミングで、管理ができなくなる可能性があるのです。
このように、SharePointはカスタマイズ性が高く、自由に機能やコンテンツを追加できる一方で「直感的に使うのが難しくなる」「長期的な運用ができなくなる」などのリスクを抱える恐れがあります。
誰でも簡単に社内ポータルサイトを運用できるおすすめのツール
以下では、誰でも簡単に社内ポータルサイトを運用できるツールをご紹介します。
社内ポータルは社内情報の一元管理をはじめとする、さまざまなメリットが得られます。一方、SharePointは一から環境を構築しなければならないうえ、その後の運用でもコンテンツ更新に手間がかかるのがデメリットです。
社内ポータルの目的は「情報の一元管理」や「コミュニケーションコストの削減」なので、社内ポータル自体に多くの工数をかけるのは避けるべきです。したがって、「導入後すぐに社内ポータルとして運用でき、情報更新も簡単なツール」を導入しましょう。
結論、社内ポータルの運用には、導入即日から使いこなせるほどシンプルで、あらゆる社内情報を一元管理できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」はわずかな操作でたどり着けるほどアクセス性に優れており、ストレスなく更新できます。また、複雑な構築が不要で、導入・運用の負担も最小限です。
あらゆる情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
これまで、SharePointで社内ポータルサイトをつくる方法や運用のメリット、デメリットを中心に解説しました。
SharePointの運用は、ITに詳しくなければ手間と時間がかかり、メンバーが活用できるようになるまで教育が必要です。そのため、自社の状況を考慮したうえで導入すべきツールを判断しましょう。
とくに、社内のITリテラシーが低い場合、慎重に検討しなくてはなりません。高機能で運用が面倒なツールを導入してしまうと、使いこなせるメンバーが限られるだけでなく、最終的に誰も利用しなくなる可能性があるからです。
したがって、Stockのように、非IT企業の65歳以上の社員でも使えて社内情報を効率的に管理できるツールで社内ポータルを運用する必要があります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社の情報共有におけるストレスを解消しましょう。
