ノウハウを共有すると、業務をスムーズに進められるようになったり、社内全体の知識レベルが向上したりするメリットがあります。しかし、組織によってはノウハウの共有がされず、属人的な業務が進行されている場合が多いのも現状です。
そのため、「ノウハウを共有しない社内文化に困っている」という方もいるのではないでしょうか。
そこで、今回はノウハウを共有しない人の特徴や、ノウハウ共有を浸透させる方法を中心に解説します。
- ノウハウが共有されない組織体制なので属人化が解消されず困っている
- ノウハウを共有してベテランの知識を共有させたい
- そもそも社内に情報共有の文化がないので、今回を機に体制を変えたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ノウハウ共有の重要性について理解を深めながら、すぐに社内体制を整えられる方法までわかります。
目次
社内でノウハウを共有しないことによって起こる問題
まずは、社内でノウハウを共有しないことで発生する問題を解説します。
日常業務において、ノウハウ共有をはじめとした「情報共有」が行われていなければ、以下の問題が発生する可能性が高いので早急に見直すべきです。
社内メンバーの成長が見込めない
社内でノウハウを共有できていない場合、社員の成長が見込めなくなってしまいます。
組織では、社員同士がノウハウを共有し合うことで、新たな知識や技術を獲得でき、より質の高い成果を生み出せます。しかし、ノウハウが適切に共有されない場合、特定の社員だけが知識や情報を持ち、他の社員は新しい知識や技術を得ることができず、成長の機会を失ってしまう恐れがあるのです。
たとえば、新入社員が営業業務を進める場合、上司のノウハウを知っていれば様々な知識を得た状態で顧客にアプローチできます。一方で、ノウハウが共有されない場合、独自で知識を得なければならず、一人前に成長するまでに時間がかかってしまうのです。
このように、自社でノウハウを共有しない文化が浸透している場合、社員の成長を阻害してしまう可能性があるのです。したがって、ノウハウを「情報」として共有しやすい環境づくりが求められます。
帰属意識の低下
ノウハウを共有する環境がなければ、帰属意識の低下に繋がるリスクもあります。
ノウハウを共有していない環境は、社員同士のコミュニケーションが少ない環境ともいえます。コミュニケーションをとる機会が少ないと、信頼関係が深まらず、メンバーの帰属意識も次第に薄れてしまうのです。
また、帰属意識が薄れると、業務上共有した情報に対する認識のズレや共有漏れ、トラブルの発生などに繋がりかねません。そのため、ノウハウを共有するのはもちろん、会話の機会を増やし、帰属意識の低下を防ぐ必要があるのです。
時間を効率的に活用できない
ノウハウを共有しない環境では、時間を効率的に活用できません。
ノウハウが共有されていない環境では、同じ業務に取り組んでいたとしてもベテランと経験の浅いメンバーでは作業時間に開きがでます。たとえば、タスクが並列の関係で進む業務では、ベテランが作業を完了しても経験の浅いメンバーが作業終了するまでに「待ち時間」が発生してしまうのです。
このように、ノウハウが共有されないだけで「ベテランが待つ」といった、何も成果のない時間が発生するので、スピード感が求められるビジネスにおいて非効率だといえます。効率的な時間配分で業務を進めるためにも、ノウハウは同じ業務を行うメンバーへ平等に浸透させる必要があることがわかります。
ノウハウ・情報共有をしない人の心理とは?
社内でノウハウが共有されないことで非効率さが発生している現状は把握しつつも、ノウハウが共有される環境にならないのには原因があります。
以下でご紹介する原因が自社の現状と合致している場合は、ノウハウ共有の重要性を浸透させる必要があります。
ノウハウ共有の意義をわかっていない
まず、「共有する意味がない」のように、ノウハウ共有の必要性や意義をわかっていない場合が考えられます。ノウハウ共有は日々の業務と並行して実施するものなので、メンバーは以下のように判断しがちです。
- 自身の作業時間を割いてまで共有する価値がない
- 共有するまでに手間がかかるので、ノウハウ共有が自身や企業にとってどのように役立つか理解できない
そのため、ノウハウを積極的に共有してもらうためには「教育コストによって自身の業務負荷が軽くなる」「労働生産性の向上によって残業が削減できる」など、メンバー側が得られるメリットを具体的に説明する必要があります。
自身の評価につながらないと考えている
ノウハウ共有の重要性は理解していても、「自身の評価にはつながらないのでやらない」というケースもあります。
このような場合、「ノウハウ共有が自社の組織力向上につながることはわかっているが、自身の評価にはつながらないので時間を割きたくない」「自身の価値を維持するために、有益な情報を他者に伝えたくない」などのように、評価に対するデメリットを強く感じているケースが多いです。
したがって、「ナレカン」のようなノウハウの共有状況をレポートで確認できるツールを導入して、ノウハウの共有を評価制度に取り入れることで、共有を促す方法も考えられます。
社内でノウハウを共有する手法がない
ノウハウ共有の重要性は理解していても、共有する手法がないケースがあります。
各メンバーが得たノウハウを共有するために、口頭や紙などのアナログな手法で伝達されがちです。しかし、このような手法では伝えるメンバーによって情報の粒度や理解度が異なるので、ノウハウを一義的に正しく共有できません。
そのため、ノウハウの共有は「ノウハウ共有ツール」を使って情報を残し、誰でも過不足なく伝わる方法で共有しなければなりません。また、ツールでノウハウを管理すると、全社員が必要な情報へすぐにアクセスできるのも特徴です。
とくに、誰でも簡単に情報を残せるツールであれば、「人によってノウハウの伝え方や粒度が異なる」といったケースも防止しつつ「言った言わない」の不毛なやりとりも発生しません。
社内でノウハウ共有を浸透させる方法
以下では、社内でノウハウ共有を浸透させる方法についてご紹介します。社内のノウハウ共有を定着させたいと考えている方は必見です。
社内ミーティングで共有する
社内でノウハウ共有を浸透させる方法の1つ目は、「社内ミーティングで共有する」です。
対面やオンラインでミーティングを開き、社員の日常業務における知識や最新の顧客情報などを直接交換する機会を設けます。「1週間に1回」などと開催頻度を決めれば、継続的にノウハウを共有する文化を構築できます。
一方で、社員同士での日程調整が必要なうえ、ミーティングを開くだけではノウハウの蓄積ができない点に注意が必要です。
ITツールを導入する
社内でノウハウ共有を浸透させる方法の2つ目は、「ITツールを導入する」です。
情報共有に適したITツールを使えば、時間や場所を問わず、リアルタイムでの情報共有が可能になります。また、ミーティングでの共有に比べて、情報を蓄積しやすい点もメリットと言えます。
このように、ITツールではノウハウを即座に共有して蓄積できるため、実際の業務に活用しやすいのです。
ノウハウ共有ツールの4つの選定ポイント
ノウハウを効率的に共有するためには、蓄積・管理するためのツールを導入することが有効です。しかし、「有名だから」「多機能だから」といった定性的な判断で自社に適さないツールを導入すると、社内に浸透しない恐れがあるのです。
そこで以下では、ノウハウ共有ツールで押さえるべき、4つの選定ポイントについて解説します。
全ユーザーが簡単に操作できるか
選定候補のツールがすべてのユーザーにとって、簡単に操作できるものであるか確認しましょう。
担当者目線では多機能で便利そうなツールを導入しても、仕組みが複雑であれば現場のメンバーが使いこなせない可能性が高く、結果として放置されてしまうからです。
また、ITリテラシーが必要なツールは設定も複雑であり、運用に乗せるまで想定以上の時間がかかってしまうこともあります。したがって、現場のメンバー全員が簡単に操作できるかは必ず確認する必要があります。
必要な情報へすぐにアクセスできるか
求めている情報へすぐにアクセスできるツールかどうかも重要なポイントです。
たとえば、ExcelやWordのように必要な情報がどれかわかりづらく、すぐに目的の情報に辿り着けないツールでは、情報を探すことに時間と手間がかかってしまいます。また、アクセス性の悪さが業務の遅れにつながる可能性もあるのです。
したがって、スピーディに業務を進めるためにも、求める情報へ迅速にアクセスできるかは押さえておくべき点です。
情報共有できる機能があるか
リアルタイムで更新される機能や、メッセージなどの情報共有機能がツールにあるかも押さえましょう。
情報共有機能があれば、蓄積したノウハウを時間や場所を問わずスピーディに共有できるうえ、業務に関するコミュニケーションも円滑になります。とくに、インターネット上にデータを格納する「クラウド型」のツールであれば、リモートワークや出張時など対面で話すことが難しい場合にもやりとりができます。
また、PCだけで利用できるツールではなく、スマホやタブレットからも利用できる「マルチデバイス」のツールであると「手元にPCがなければ情報を確認できない」というストレスもなくなるのです。
高いセキュリティを持っているか
高度なセキュリティを持ち合わせているかも確認しましょう。
ノウハウ共有ツールには多くの種類がありますが、セキュリティが担保されていないツールを選んでしまった場合、ベンダーの不手際やセキュリティの脆弱さから外部に情報漏えいしてしまうリスクもあるのです。
そのため、自社の情報資産となるノウハウを守るためにも、ベンダーの公式サイトに掲載されている「セキュリティポリシー」は必ず確認し、自社のセキュリティ要件とマッチしているかの確認をすべきです。
ノウハウ共有の社内文化構築におすすめなツール
以下では、ノウハウ共有の社内文化構築におすすめのツールをご紹介します。
ノウハウを共有しない社内文化に困っている場合には、「ノウハウや情報を簡単に共有できるツール」を導入しましょう。紙や口頭での共有に比べて、印刷や会議のために集まるといった手間が省け、情報を即座に共有できます。
しかし、多機能で操作の難しいツールでは、ノウハウを共有するのが面倒になり、結局社内にノウハウ共有の文化が定着しません。そのため、「誰でも簡単にノウハウ・情報共有ができるツール」がおすすめです
結論、ノウハウ共有には、社内のあらゆる情報やノウハウを簡単に共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、画像・ファイルを含む社内情報やノウハウをリアルタイムで任意のメンバーに共有できます。また、シンプルで直感的に操作できるので、スムーズに社内に浸透します。
社内のノウハウを簡単に蓄積・共有できるツール「ナレカン」

「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール
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ノウハウ共有の概要やツール選定ポイントのまとめ
これまで、ノウハウ共有の重要性やツールを選定する際のポイントを中心にご紹介してきました。
ノウハウを共有しなければ社内メンバーの成長が見込めず帰属意識の低下、時間を効率的に活用できない問題点がありました。しかし、ノウハウ共有に対する意識の低さや手法が確立されていないケースもあるので、社内体制から見直す必要があります。
そのため、ノウハウ共有ツールを用いた情報管理への体制変更が必要です。ノウハウの共有機能はもちろん、情報へのアクセス性やセキュリティの高さが見るべきポイントな一方、「誰でも使える操作性」はツールを社内に浸透させるうえで大前提な点に注意です。
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