引継ぎ書は、担当者の異動・退職時に業務を滞りなく引き継ぐために欠かせない資料です。しかし、テンプレートを作成しただけでは情報が古くなったり、必要な情報を探せなかったりして、結局前任者へ確認しなければならないケースは少なくありません。
「引継ぎ書のテンプレートはあるものの何を書けばよいか分からない」「引継ぎ後も情報を活用できるようにしたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引継ぎ書のテンプレート4選・職種別に引継ぎ書に記載すべき項目を中心にご紹介します。
この記事を参考にすると、テンプレート・引継ぎ漏れを防ぐために記載すべき項目を確認し、引継ぎ後も情報を更新・検索しやすい方法まで分かります。
目次
【無料】おすすめの業務引継ぎ書テンプレート・フォーマット4選
はじめに、おすすめの業務引継ぎ書テンプレート・フォーマット4選を紹介します。以下のテンプレートを活用して、入力工数を削減しましょう。
【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供するWordで使える引継ぎ書テンプレートです。
フォーマットに沿って必要な情報を入力するだけで、簡単に引継ぎ書を作成できます。画像を添付できる欄もあるため、作業手順や資料の内容を視覚的に分かりやすく伝えられる点もメリットです。
【Excel】異動・退職時における業務引継ぎのひな形
こちらは、経費削減実行委員会が提供するExcel形式の業務引継ぎ書テンプレートです。ダウンロードするには、会員登録が必須になっています。
表があらかじめ用意されているため、項目に情報を入力するだけで引継ぎ書を作成できます。異動や転勤などで担当者が不在になる前の引継ぎ報告に便利ですが、業務の詳細な手順を記載する欄がないため、マニュアルとの併用が必要です。
【Excel】経理や会計・事務で使える引継ぎフォーマット
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、Excelで使える業務引継ぎ書のテンプレートです。
シンプルな形式の引継ぎ書なので汎用性が高く、経理や営業、事務など幅広い業務の引継ぎに利用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストだけではやや読みづらくなる可能性があります。
【Word・Excel】シンプルで見やすい引継書の見本
こちらは、テンプレルンが提供するA4サイズの業務引継ぎ書のテンプレートです。ダウンロードするにはLINE登録が必要です。
ExcelやWordのほか、PDF形式でも配布されているため、社内共有や印刷しての配布など、さまざまな用途で活用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。
職種別表｜引継ぎ書に書くべき必須項目
引継ぎ書に書くべき必須項目を、職種別に以下の表にまとめました。
| 職種 | 引継ぎ書に書くべき必須項目 |
| 営業職 | 顧客情報、商談状況、案件進捗、対応履歴、今後のアクション |
| 事務職 | 定型業務、対応スケジュール、取引先情報、使用ツール、注意事項 |
| 経理職 | 月次・年次業務、締め日、会計処理、支払先、税務関連の対応 |
| 人事・総務 | 勤怠・給与、社内手続き、年間行事、外部業者、社内ルール |
| エンジニア | 担当システム、環境構成、運用手順、障害対応、アカウント・権限 |
引継ぎ書は、後任者が業務を一人で進めるために必要な書類です。職種ごとに必要な業務手順や注意点、確認先などを整理しておくことで、引き継ぎ漏れや担当者変更によるトラブルを防げます。
テンプレートに沿っても引継ぎ漏れする原因
以下では、テンプレートに沿っても業務の引継ぎ漏れが発生する原因を紹介します。情報の抜け漏れに不安を抱える方は必見です。
必要な情報が本人の頭の中にしかない
まず、引継ぎに必要な情報が担当者本人の頭の中にしかないことです。
日々の業務の中で培った判断基準や、取引先ごとの細かい対応方法は、意識的に言語化しない限り資料には残りません。担当者本人にとっては当たり前の知識であるため、あえてテンプレートに書き出す発想に至らないのです。
したがって、担当者の暗黙知をヒアリングを通じて洗い出し、明文化する工程を引継ぎ作業に組み込む必要があります。
過去の対応履歴がまとまっていない
次に、過去の対応履歴が一箇所にまとまっていないことです。
クレーム対応や仕様変更の経緯がメールやチャット、口頭でのやり取りなど複数の場所に分散していると、後任者はどこを確認すればよいか分からなくなります。結果として、同じ質問を何度も担当者に投げかけることになります。
したがって、対応履歴は案件ごとに時系列で一元管理し、いつでも参照できる状態にしておくことが求められます。
テンプレートにないイレギュラーな情報がある
最後に、テンプレートにないイレギュラーな情報があることです。
テンプレートは汎用的な業務を想定して作られているため、特定の顧客だけに適用している例外ルールや、突発的に発生したトラブルへの対応策までは網羅できていないことがほとんどです。
そこで、テンプレートの項目とは別に「特記事項」や「例外対応」といった自由記述欄を設け、通常フローから外れる情報を漏れなく記録できるようにしましょう。
後任者が困らない引継ぎ書作成のコツ
ここでは、後任者が困らない引継ぎ書を作成する3つのコツを紹介します。後任から追加で質問されることを防ぎたい方は、ぜひ参考にしてください。
専門用語には補足説明を入れる
1つ目は、専門用語には補足説明を入れることです。
業務に慣れている担当者にとって当たり前の用語でも、後任者が同じ知識を持っているとは限りません。専門用語や社内独自の略語をそのまま使うと、引継ぎ書を読んでも内容を理解できず、周囲の社員に確認する必要が生じます。
とくに、職種特有の専門用語が多い職場は、後任者が初めて読むことを前提に用語を補足しましょう。
手順に加えて判断基準・注意点も残す
2つ目は、手順に加えて判断基準・注意点も残すことです。
「システムに入力する」「上司に確認する」といった手順だけでは、後任者が想定外の状況に対応できません。また、過去に発生したミスやトラブル、その際の対応方法を記載しておくことで、前任者と同じ失敗を防げます。
そのため、引継ぎ書には業務の手順に加えて、「どのような場合に確認が必要か」「何を基準に判断するか」も記載しましょう。
関連資料の場所も明記する
3つ目は、関連資料の場所も明記することです。
引継ぎ書だけですべての情報を説明しようとすると、内容が膨大になり、必要な情報が探せません。備考欄に「○○に関する詳細は共有フォルダの『△△』を確認」と記載しておけば、後任者が必要な情報を自分で探せます。
したがって、ファイル名だけでなく、保存先のフォルダやツールまで具体的に示し、情報を見つけられない事態を防ぎましょう。
引継ぎ書を短時間で作成する方法
以下では、引継ぎ書を短時間で作成する方法を紹介します。
ネット上の優秀な引継ぎ書テンプレートを使って資料を作成しても、「資料に書かれていない例外トラブル」が次々と発生し、結局後任のメンバーは前任者や管理職へ何度も同じ質問を繰り返さざるを得ません。
こうした事態を防ぐために、WordやExcelでマニュアルを日々増やしても、日常の業務に追われる現場では情報の更新が止まってしまい、せっかくの引き継ぎ書もすぐに陳腐化してしまいます。
そのため、日々の業務で発生した情報を簡単に記録し、必要なときすぐ探せる仕組みが必要なのです。こうした条件を満たすのが、『非IT企業』でも当たり前にナレッジが共有されるAIナレッジツール「ナレカン」です。
ナレカンの「断捨離機能」では一定期間、更新・閲覧がされていないナレッジは削除されるため、素早く正確な情報を後任者に引き継ぐことが可能です。さらに「社内知恵袋機能」で、社内ナレッジを自力で簡単に検索できるため、作成しきれなかった引継ぎ情報に関しても後任者が自力で辿り着けるのです。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
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＜ナレカンの料金＞
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引継ぎ書のテンプレート・管理方法まとめ
これまで、おすすめの引継ぎ書テンプレートや、引継ぎ書に記載すべき項目、引継ぎ書を短時間で作成する方法を中心にご紹介しました。
テンプレートを埋めただけの引継ぎ書は、後任者にとって必要な情報を網羅できていません。日々の業務の中で、業務手順や関連資料、対応履歴など蓄積・整理することで、後任からの追加質問を減らすことができます。
そのため、引継ぎ書を1度作成して終わりにせず、業務の変更に合わせて内容や関連資料を更新し、後任者が常に最新の情報を確認できる環境を整えることが重要です。
なかでも、引継ぎ書や関連資料を一元管理するのに最適なのは、超高度なAI検索で必要な情報を瞬時に探せる『非IT企業』向けのAIナレッジツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、引き継いだ後任者が自力で社内ナレッジを確認できる環境を実現しましょう。
