業務においてタスクやTodoの管理は最重要です。タスク管理が不十分だと対応漏れや納期遅れが発生し、重大なミスを引き起こす原因となります。そこで昨今は、複数人でタスクを管理する体制を整えようとITツールを活用する企業も増えています。
たとえば「Stock（ストック）」はタスク管理機能が備わった情報共有ツールのひとつです。なかには、Stockでのタスク管理を検討しているものの、具体的な使い方が分からず導入に悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Stockのタスク機能の使い方や便利な機能を中心にご紹介します。
- Stockのタスク機能の運用イメージが分からない
- 社内でタスク依頼がうまくいかず、業務が滞っている
- タスク管理が円滑化するツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、Stockのタスク機能の概要が分かり、自社に合ったツールかが判断できます。
目次
Stock（ストック）のタスク機能とは？
Stockの「タスク」とはやるべき業務をタスク管理できる機能のことで、有料プランだけでなく無料プランでも利用可能です。
「ノートに紐づくタスク」と「ノートに紐づかないタスク」の2種類がある点が特徴です。そこで以下では、タスク機能の違いを種別ごとに紹介します。
ノートに紐づくタスクとは
ノートに紐づくタスクとは、Stock内で情報を書き込む「ノート」に関連づけて管理できるタスクのことです。
ノートの情報とタスクが紐づくと、タスクが進めやすくなる点がメリットです。たとえば「9/12 田中部長との打ち合わせ」というノートに紐づけてタスクを設定すれば、該当の会議メモに素早くアクセス可能なので、関連情報を探す手間が省けます。
また、ノートに紐づいた「メッセージ」でもタスクの生成が可能です。やるべき業務が発生したメッセージから「タスクを生成」をクリックすると、メッセージの内容を備考欄に反映させた状態でタスクを作れます。
ノートに紐づかないタスクとは
ノートに紐づかないタスクとは、一般的なタスク管理ツールのようにタスクを生成する機能のことです。
ノートに紐づくタスクとは異なり、ノートに関連しない独立した内容のタスクを設定できる点が特徴です。そのため、たとえば「銀行に行く」「領収書をまとめて提出する」といった個人的な業務に関するタスク管理にも有効です。
このように、「ノートに紐づくタスク」と「ノートに紐づかないタスク」それぞれの特徴を踏まえて活用すると、タスクが管理しやすくなり、見落としも防げるのです。
Stock（ストック）のタスク機能の使い方
以下では、Stockのタスク機能の使い方を紹介します。ノートに紐づくタスクは、以下の通りです。
まずは、ノートの右上にある「+タスク設定」をクリックします。
新規タスク作成画面が表示されるので、タスク名・担当者・期限を設定しましょう。注意事項や対応時に確認が必要なリンク先などがあれば、備考欄に記載し「保存」をクリックします。
作成が終わると、ノートの上部に作成したタスクが表示されます。
また、画面上のバーにある「タスク一覧」アイコンから、現在のタスクを一覧で確認可能です。
Stock（ストック）のタスク管理に役立つ便利な機能
ここでは、Stockのタスク管理に役立つ便利な機能を紹介します。タスクが増えた際には、以下の機能を活用して対応漏れを予防しましょう。
スター機能
設定した中でもとくに重要なタスクには「スター（★）」を付けられます。
「スター（★）」が付いているタスクは上位表示されるだけでなく、スター付きタスクのみを絞り込み検索することも可能なので、優先度の高いタスクを見逃すことがありません。
繰り返し設定
繰り返し設定をすれば、自動でルーティンタスクが生成されます。
周期を決めて繰り返すように設定すると、決まった期日にタスクが生成され、都度作成する手間がかかりません。たとえば、毎週水曜日に「資料作成」のタスクを繰り返し設定すれば、自動で毎週水曜日にタスクが設定されます。
通知設定
タスクに関する通知を設定できます。
Stockでは、タスクに関する通知は「タスクを作成・完了したとき」と「期限に関する通知」の2種類があります。
適切なタイミングで通知されることで、自身で対応するタスクが漏れないだけでなく、ほかの人に依頼したタスク管理も円滑に行えます。
タスクが作成・完了した際の通知
Stockでは、タスクが作成された場合と完了した場合に、それぞれ通知されるようになっています。
例えば、AさんがBさんにタスクを依頼した場合、「依頼者：Aさん、担当者：Bさん」として作成されます。そして、タスクが作成された旨は、Bさんに通知されます。
また、Bさんがタスクを完了した際には、依頼者であるAさんにその旨が通知されます。
期限に関する通知
当日が期限のタスクがあるときに、指定された時刻にプッシュ通知とメール通知を送るように設定できます。
通知は「本日まで期限のタスクが〇件あります」といった内容でメッセージが送られる仕様になっています。また、タスクに時間を指定している場合は設定した時刻になると通知されるので、時間単位でのタスク管理も可能です。
このように、タスクが作成・完了したタイミングだけでなく、期限に関する通知も備わっているので、タスクの対応漏れを防げます。
一覧確認
Stock内のタスクは一覧形式で確認できます。
一覧には自分が担当しているタスクだけでなく、ほかのメンバーが担当しているタスクも表示されます。また、タスクは日付・担当者ごとに絞り込めるほか、検索機能も付いているので、チーム内でのタスク管理にも最適です。
【重要】タスク・Todo管理において「情報との紐づけ」が効果的な理由
以下では、タスク・Todo管理で「情報との紐づけ」が効果的な理由を紹介します。
タスクは「期限が設定されている業務」で、Todoは「明確な対応期限がないが対応すべき業務」を指します。いずれも見落としや対応漏れを防ぐには「タスク・Todoを関連情報と紐づけて管理」することが重要です。
情報とやるべき業務が紐づいていれば、対応時に関連情報をすぐに確認できるので、結果として対応スピードが向上するのです。ただし、紙などのアナログな手法でタスクやTodoを管理すると、あとから修正しにくいので情報が見づらくなってしまいます。
そこで「簡単に使えるITツール」を利用すると、情報の検索性が高く必要な情報にアクセスしやすくなります。したがって、タスク・Todo管理には非IT企業でも即日利用を始められるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」に箇条書きやチェックボックスで簡単にリストを作れるので、Todo管理に最適です。また、ノートに紐づけて「タスク」を作成すれば、必要な情報にアクセスしやすくなるだけでなく、ほかのタスクと混ざってしまう事態も防げるのです。
チームの情報とタスクを関連づけて管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
Stock（ストック）のタスク機能まとめ
これまで、Stockのタスク機能の使い方や便利な機能を中心にご紹介しました。
ビジネスにおいて、タスク・Todoの「見落としや期限遅れ」により業務ミスが発生すれば、取引先の信用を失うだけでなく、最悪の場合、賠償責任を問われる恐れがあります。そのため、日ごろから適切に管理する体制を整えることが必須なのです。
そこで、ITツールでタスクやTodoを管理すると、複数人で同時に確認できるうえに内容の修正も簡単です。しかし、複雑なタスク管理ツールを導入すると使いこなせない社員が出てしまい、ツールを放置して管理が形骸化するリスクが高まります。
したがって、誰でも使えるシンプルなツールを選びましょう。結論として、タスクやTodoの管理には、社員のITリテラシーに関係なく直感的に操作可能な情報共有ツールのStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社のタスク管理を円滑化しましょう。
