業務においてタスクやToDoの管理は重要です。そこで昨今は、タスクの抜け漏れや共有の遅れを防ぐために「ITツール」を活用する企業も増えています。
たとえば、「Stock（ストック）」はタスク管理機能が備わった情報共有ツールのひとつです。なかには、Stockでのタスク管理を検討しているものの、具体的な使い方が分からず導入に悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Stockのタスク機能の使い方や便利な機能を中心にご紹介します。
- Stockのタスク機能の運用イメージが分からない
- Stockのタスク機能の詳細や、便利な使い方を知りたい
- タスク管理が円滑になるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、Stockのタスク機能の概要が分かり、自社のタスク管理を効率化できるようになります。
目次
無料で使える？Stock（ストック）のタスク機能とは
Stockの「タスク」とはやるべき業務をタスク管理できる機能のことで、有料プランだけでなく無料プランでも利用可能です。
そして、Stockのタスクには「ノートに紐づくタスク」と「ノートに紐づかないタスク」の2種類があり、以下ではそれぞれの特徴を解説します。
ノートに紐づくタスクとは
ノートに紐づくタスクとは、Stock内で情報を書き込む「ノート」に関連づけて管理できるタスクのことです。
ノートの情報とタスクが紐づくと、タスクが進めやすくなる点がメリットです。たとえば、「9/12 田中部長との打ち合わせ」というノートに紐づけてタスクを設定すると、該当の会議メモに素早くアクセスできるので、関連情報を探す手間が省けます。
また、ノートに紐づいた「メッセージ」でもタスクの作成ができます。やるべき業務が発生したメッセージから［タスクを作成］をクリックすると、メッセージの内容を備考欄に反映させた状態でタスクを作れます。
ノートに紐づかないタスクとは
ノートに紐づかないタスクとは、一般的なタスク管理ツールのようにタスクを生成する機能のことです。
ノートに紐づくタスクとは異なり、ノートに関連しない独立した内容のタスクを設定できる点が特徴です。そのため、たとえば「銀行に行く」「領収書をまとめて提出する」といった個人的な業務に関するタスク管理にも有効です。
このように、「ノートに紐づくタスク」と「ノートに紐づかないタスク」それぞれの特徴を踏まえて活用すると、タスクが管理しやすくなり、見落としも防げるのです。
＜簡単＞Stock（ストック）のタスク機能の使い方
以下では、Stockのタスク機能の使い方をご紹介します。とくに、これまでStockのタスク機能を使っていなかった方は必見です。
使い方1｜タスクを作成する
まずは、ノートの右上にある［+タスク設定］をクリックします。
すると、新規タスク作成画面が表示されるので、タスク名・担当者・期限を設定しましょう。注意事項や確認して欲しいリンク先などがあれば、備考欄に記載して［保存］をクリックします。
作成が終わると、ノートの上部に作成したタスクが表示されます。
使い方2｜タスクのステータスを変更する
まずは、画面上部の［タスク一覧］をクリックして、現在のタスクを一覧表示します。
そして、対応が完了したタスクの［完了する］をクリックするだけで、タスクのステータスを変えられます。
Stock（ストック）のタスク管理に役立つ便利な機能
ここでは、Stockのタスク管理に役立つ便利な機能をご紹介します。タスクが増えたときは、以下の機能を活用して対応漏れを予防しましょう。
（1）スター機能
とくに重要なタスクには「スター（★）」を付けられます。
「スター（★）」付きのタスクは上位表示されるだけでなく、スター付きタスクのみを絞り込み検索することもできるので、優先度の高いタスクを見逃す心配がありません。
（2）繰り返し設定
繰り返し設定をすれば、自動でルーティンタスクが生成されます。
周期を決めて繰り返すように設定すると、決まった期日にタスクが生成され、都度作成する手間がかかりません。たとえば、毎週水曜日に「資料作成」のタスクを繰り返し設定すれば、自動で毎週水曜日にタスクが組まれます。
（3）通知設定
Stockでは、「タスクを作成・完了したとき」と「期限に関する通知」の2種類の通知設定ができます。それぞれの特徴は以下の通りです。
＜タスクが作成・完了したときの通知＞
たとえば、AさんがBさんにタスクを依頼した場合「依頼者：Aさん、担当者：Bさん」として作成されます。そして、タスクが作成された旨は、Bさんに通知されます。
また、Bさんがタスクを完了したときは、依頼者であるAさんにその旨が通知されます。その結果、依頼されたタスクの漏れを防げるだけでなく、ほかの人に割り振ったタスクの管理も簡単にできるのです。
＜期限に関する通知＞
当日が期限のタスクがあるときに、指定された時刻にプッシュ通知とメール通知を送るように設定できます。
通知は「本日まで期限のタスクが〇件あります」というメッセージが送られる仕様になっています。また、タスクに時間を指定している場合は設定した時刻になると通知されるので、時間単位でのタスク管理も可能です。
このように、タスクが作成・完了したタイミングだけでなく、期限に関する通知も備わっているため、タスクの対応漏れを確実に防げます。
（4）一覧確認
Stock内のタスクは一覧形式で確認できます。
一覧には個人で担当しているタスクだけでなく、ほかのメンバーが担当しているタスクも表示されます。また、タスクは日付・担当者ごとに絞り込めるほか、検索機能も付いているので、欲しい情報をすぐに見つけられるのです。
【重要】タスク・ToDo管理で「情報との紐づけ」が効果的な理由
以下では、タスク・ToDo管理で「情報との紐づけ」が効果的な理由をご紹介します。
タスクは「期限が設定されている業務」で、ToDoは「明確な対応期限がないが対応すべき業務」を指します。いずれも見落としや対応漏れを防ぐには「タスク・ToDoを関連情報と紐づけて管理すること」が重要です。
情報とやるべき業務が紐づいていれば、対応時に関連情報をすぐに確認できるので、結果として対応スピードが向上するのです。ただし、紙などのアナログな手法でタスクやToDoを管理すると、目的の情報が埋もれてあとからスムーズに振り返れません。
そこで、「簡単に使える情報共有ツール」を利用すると、検索機能で過去のタスクもすぐに探し出せます。結論、自社に必要な情報共有ツールは、誰でも直感的に使いこなせて、あらゆる情報を残せる「ノート」に「タスク」が紐づいている「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に箇条書きやチェックボックスで簡単にリストを作れるので、ToDo管理に最適です。また、ノートごとに「タスク」が紐づいているため、必要な情報にアクセスしやすいだけでなく、ほかのタスクと混ざってしまう事態も防げるのです。
ノートごとにタスクを紐付けて管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stock（ストック）のタスク機能まとめ
これまで、Stockのタスク機能の使い方や便利な機能を中心にご紹介しました。
ビジネスにおいて、タスク・ToDoの見落としや期限遅れが発生すれば、取引先の信用を失うだけでなく、最悪の場合、賠償責任を問われる恐れがあります。そのため、日ごろから適切に管理する体制を整えることが必須です。
そこで、”情報共有ツール”でタスクやToDoを管理すると、複数人で同時に確認できるうえに、内容の振り返りにも手間がかかりません。しかし、多機能なタスク管理ツールを導入すると、社員が使いこなせずツールを放置してしまうリスクがあるのです。
したがって、誰でも使えるシンプルなツールを選びましょう。結論、タスクやToDoの管理には、ITの知識に関係なく直感的に操作できる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社のタスク管理を効率化しましょう。
