業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理する必要があります。そのため、文書管理を社員個人の裁量に任せてしまうと文書の所在が分からなくなり、重大なリスク問題に発展しかねません。
 
したがって、文書管理規定や文書管理マニュアルを用意して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。しかし、「どのようにして規定やマニュアルを作れば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。
 
  • 文書管理のルールを社内で徹底できていないためマニュアルをつくりたい
  • マニュアル作成に時間をかけられないため、効率的につくる方法が知りたい
  • 文書管理の規定やマニュアルを作成するための具体的な手順が分からない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理規定や文書管理マニュアルの作り方が分かり、社内の文書を管理しやすくなります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

文書管理規定と文書管理マニュアルの違いとは

文書管理規定には社内の文書管理に関する基本的な方針や原則が記されており、「文書管理のあり方」を定義づけるものだと言えます。そのため、組織や部署・業務の違いによって内容が大きく異なることはありません。
 
一方、文書管理マニュアルには、組織や部署・業務内容に沿った具体的なルールが記されています。
 
文書管理規定と文書管理マニュアルは、「適切な文書管理をするためのルール」という意味でひと括りにできるものの、役割が異なっているのです。したがって、自社では両方を作成することが求められます。
 
関連記事: 文書管理の重要性とは?文書管理の具体的な方法も解説!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

文書のライフサイクル

文書のライフサイクルとは、文書が作られてから破棄されるまでの周期を指し、大きく6つのプロセスに分けられます。文書のライフサイクルを把握しておくと短時間でマニュアルを作成することに役立つため、ここで押さえておきましょう。
 
  1. 発生
  2. 「発生」とは紙やWordで文書を作成したり、文書を出力したりするプロセスです。また、作成・出力以外にも、メールや郵便などで文書を受け取った段階もこれに当てはまります。
     
  3. 伝達
  4. 「伝達」とは発生した文書を社内に掲示したり、社外に配布・発信したりするプロセスです。提案事項に関する承認をするための稟議処理もこれに当てはまります。
     
  5. 活用
  6. 「活用」とは検索や加工によって文書を実務に役立てるプロセスです。文書が広まるプロセスともいえるため、紙・電子もどちらの場合も情報漏洩などに注意する必要があります。
     
  7. 保管
  8. 「保管」とは利用頻度が高い文書をオフィス内で管理するプロセスです。この段階にある文書は、すぐに探し出せるように検索性を高めておく必要があります。
     
  9. 保存
  10. 「保存」とは利用頻度が低い文書をオフィス内または外部の保管庫などで保有するプロセスです。法定保存文書に関しては、定められた期間を満了するまで保存する義務があります。
     
  11. 破棄
  12. 「破棄」とは、用途がなくなった文書や保存期間が満了になった文書を処分するプロセスです。紙文書の場合は、シュレッダーにかけるなど安全性の高い方法で処分する必要があります。
以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。
 
関連記事: 【おすすめ5選】業務効率化を狙うなら文書管理ソフトを活用しよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

文書管理マニュアルの作り方

以下では、文書のライフサイクルを前提とした「文書管理マニュアルの作り方」を4つの手順に沿って解説します。この方法では、既存の社内ルールを活用して短時間でマニュアルを作成できます。

(1)担当者を決定する

はじめに、文書管理マニュアルの作成に関わる担当者を決定します。
 
マニュアル作成の担当者を決めずに通常業務と並行しようとすると、マニュアルの作成が後回しになったり、情報収集にまとまった時間が取れずに作業が円滑に進まなくなったりする可能性があります。
 
各部署や各部門から担当者を選出し、マニュアル作成を円滑に進める準備をしましょう。

(2)既存の社内ルールを洗い出す

担当者を設けたら、次に既存の社内ルールを洗い出します。たとえば、既存の社内ルールには以下のようなものが挙げられます。
 
  • 文書の件名・ファイル名の付け方
  • 文書の承認ルートや押印に関するルール
  • 文書のアクセス権に関するルール
  • 文書の保管場所
  • 文書の保存年数
  • 文書の処分方法に関するルール
以上のように、既存の社内ルールを集めて明文化されていないものを洗い出しましょう。

(3)項目ごとに振り分ける

既存の社内ルールを洗い出したら、文書のライフサイクルである「発生、伝達、活用、保管、保存、破棄」の6項目に振り分けていきます。たとえば、以下のような振り分け方が考えられます。
 
  • 発生:文書の件名・ファイル名の付け方
  • 伝達:文書の承認ルートや押印に関するルール
  • 活用:文書のアクセス権に関するルール
  • 保管:文書の保管場所
  • 保存:文書の保存年数
  • 破棄:文書の処分方法に関するルール
文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作成できるのです。また、実務の流れにも忠実であるため、使いやすいマニュアルだと言えます。

(4)社内へと通知する

項目をごとに既存ルールを振り分けて、マニュアルが完成したら社内へ通知します。現場の社員が独自の管理方法を続けていては、マニュアルを作成した意味がありません。
 
「業務効率化に役立つ」「紛失のリスクを低減できる」などといった文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう
 
関連記事: 文書管理システムを徹底比較!ツールを選ぶ時のポイントとは?


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

文書管理規定の作り方

以下では、文書管理規定の書き方について解説します。文書管理規定は大きく分けて2つのステップで作成できます。

(1)項目を策定する

まずは、文書管理規定に盛り込む項目を策定します。具体的には、以下のような項目が挙げられます。
 
  • <適用範囲に関する項目>
  • 文書管理の規定の適用範囲が紙文書だけなのか、電子文書も含むのかを示します。
     
  • <保管、参照、編集に関する項目>
  • 複製物の取り扱いや保管期限、保管場所、ファイル命名のルールを示します。
     
  • <廃棄に関する項目>
  • 廃棄の手順、方法などを示します。
     
  • <罰則や改廃に関する項目>
  • 規程を破った際の対処や、規程の改廃方法に関するルールなどを示します。
文書管理規定はあくまでも「文書管理のあり方」を示すものです。したがって、文書管理マニュアルのように詳細な社内ルールを取り入れる必要はありません。

(2)社内へと通知する

項目を策定したら、文書管理規定の完成を社内に通知します。
 
文書管理規定が正しく機能しない理由の1つとして、「そもそも、社員が文書管理規定の存在を認識していない」ということが挙げられます。
 
規定が理解されていない状態では、個人情報の管理や情報セキュリティポリシーなど、社内外の情報を保護するための基本的な事項が遵守されているとはいえません。必ず通知して全社員に周知しましょう。
 
関連記事: 文書管理はクラウドで行うべき?メリットやツールの選び方までご紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

文書管理規定・文書管理マニュアルを作成する際のポイント

以下では、文書管理規定や文書管理マニュアルを作成する際に注意すべきポイントを2つ紹介します。

紙用と電子用の2パターンを作成する

社内にある文書は、紙媒体と電子媒体に分けられます。2つは性質が大きく異なるため、それぞれに対応した規定・マニュアルを作成することがポイントです。
 
たとえば、文書のセキュリティ事項について、「オフィス内で保管する紙文書」と「コンピューターやクラウドに保管する電子文書」とでは求められる対応が異なります。
 
文書の形態に合わせて適切な対応がとれるように、紙・電子それぞれに関する規定やマニュアルを作成しましょう。

権限を明確にする

文書に関する規定やマニュアルを作成する際には「誰が、何をすべきか」を明確にすることも重要です。
 
「文書へのアクセス」や「文書の処分」などの権限の所在があいまいな場合、情報漏洩のリスクが高まったり、マニュアルが機能しなくなったりする可能性があります
 
文書に関する権限を細かく設定し、それぞれの社員がやるべきことを明確にしましょう。
 
関連記事: 【失敗しない】文書管理のルール作りと運用のポイントをご紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

文書管理マニュアルの作成に役立つツール

以下では、文書管理マニュアルの作成に役立つツールをご紹介します。
 
文書管理マニュアルの作成では、既存の社内ルールを収集したり、社内の文書管理の現状を分析してまとめたりする必要があります。また、作成したマニュアルはいつでも見られるように、ほかの書類に埋もれさせないことが大切です。
 
さらに、マニュアルを無駄にしないためには作成時はもちろん、マニュアルの更新や追加があった際に全社員に通知することも必須になります。
 
結論、文書管理マニュアルの作成に最適なツールは社内文書へすぐにアクセスできる機能が備わっており、かつ全社員に向けて更新通知を送れるメッセージ機能がある「Stock」一択なのです。
 
Stockの「ノート」はマニュアルを直接保存できるのはもちろん、顧客情報や社内wikiなどのあらゆる文書に対応します。また、優れた検索機能で読みたい内容へすぐにアクセスできるのでストレスがありません。

【Stock】最も簡単に文書管理マニュアルを作成できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

文書管理規定とマニュアルの違いのまとめ

ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。
 
文書管理マニュアルは「担当者の決定→既存ルールの洗い出し→文書のライフサイクルの項目への当てはめ→社内への通知」という手順で作成できます。
 
そして、マニュアルの作成には情報を収集・整理する作業が必要ですが、情報を蓄積するITツールで効率化できます。ただし、非IT企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、文書管理マニュアルの作成に必要な機能が過不足なく揃っており、かつITが苦手な65歳の社員でも簡単な使いこなせるツールです。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入してマニュアルを作成し、文書管理の方法を社内で統一しましょう。
 
関連記事: 【フリーあり】簡単に使えるおすすめドキュメント管理ツール8選
 
関連記事: 【ドキュメント管理ツール7選】クラウドで一括管理しよう!
 
関連記事: 【失敗しない】面倒な文書管理を簡単にするルールの作り方とは?