社内にある文書を管理するために必要不可欠な文書管理。全ての文書を適切に管理していくためには、ルール作りが大切です。そのルール作成でのポイントには、文書管理規定と文書管理マニュアルの2つが挙げられます。
 
しかし、「一概にルールと言ってもどのように作ればいいのかわからない」「文書管理規定と文書管理マニュアルは何が違うのかわからない」という方もいるでしょう。
 
そこで、今回の記事では、文書管理規定と文書管理マニュアルでは何が違うのかという点から、2つのルールの作成手順についてご紹介します。
 
  1. 文書管理規定と文書管理マニュアルの違いが分からない
  2. 違いはわかるけれどどのような点に注意して作成すればいいのかわからない
  3. 管理と規定を一貫して行えるツールが知りたい
とお悩みの方は、今回の記事を参考にすることで、正確なルールの作成が行えるようになり、より効果的に文書管理を進められるようになります。
 


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文書管理規定と文書管理マニュアルの違いとは

文書管理規定と文書管理マニュアルは「文書管理を行ううえでのルール」という意味では同じですが、役割は若干異なります。
 
文書管理規定は、文書管理マニュアルと比べると、より上位に位置付けられるルールとなります。例えて言うなら、憲法と法律のような違いがあります。
 
文書管理規定では、社内で文書管理を行う上での基本原則が書かれており、「文書管理の在り方」を定義づけるものになります。そのため、基本的な内容が定められており、組織や部署・業務内容の違いによって大きく異なることはありません。
 
一方で、文書管理マニュアルは、文書管理規定にある「文書管理の在り方」を元にしたうえで、組織や部署・業務内容に沿うルールを具体的に盛り込んだものとなります。
 
そのため、文書管理を正しく実現させるためには、どちらか一方のみを作成するのではなく、文書管理における基本原則である「文書管理規定」と具体的なルールを盛り込んである「文書管理マニュアル」の両方を作成することが必要不可欠です。


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文書管理規定の作成手順とは

それでは実際に文書管理規定を作成していきましょう。文書管理規定は大きく分けて2つのステップで作成できます。

項目を策定する

まずは文書管理規定へと盛り込む項目を策定していきましょう。盛り込むべき具体的な項目としては、以下が挙げられます。

<適用範囲に関する項目>

該当の規程が適用される範囲が紙文書だけなのか、電子文書も含むのかのルールのことを指します。

<保管、参照、編集に関する項目>

複製物の取り扱いや保管期限、保管場所、ファイル命名のルールなどを指します。

<廃棄に関する項目>

廃棄の手順、方法などを指します。

<罰則や改廃に関する項目>

規程を破った際の対処や、規程の改廃方法に関するルールなど指します。
 
前項でも触れた通り、文書管理規定はあくまでも「文書管理の在り方」を示すものなので、特別なパターンでのルールなどはここで定めないようにしましょう。

社内へと通知する

文書管理規定を作成する際に重要なことは、作成した文書管理規定の社内通知です。
 
というのも、文書管理規定が正しく機能しない理由の1つとして、「そもそも社員が文書管理規定の存在を認識していない」ということが挙げられるからです。
 
せっかく作った規定であっても、正しく認識し利用されなければ意味がありません。
そのため、内部統制や個人情報の保護、情報セキュリティポリシーなどに絡めて文書管理規定を守ることの重要性を教育することが大事です。
 
仮に実務者に悪意がないものであっても、一度情報漏洩が起こってしまえば大きな問題となります。こうした問題を回避するためにも、社員への通知・教育は必要不可欠です。


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文書管理マニュアルの作成手順とは

文書管理規定を作成したら、今度は文書管理マニュアルを作成していきましょう。大きく分けて2つのポイントを押さえることで、文書管理マニュアルを効果的に作成できるようになります。

文書のライフサイクルを意識する

文書管理には発生→伝達→保管→廃棄という一連の流れがあり、これを文書のライフサイクルと言います。
 
「発生」はその文書が作成された段階、「伝達」は社内外にその情報が発信される段階を指します。こうした段階を踏んだ文書は「保管」され、最終的に「廃棄」される流れになります。
 
このようなフローの各段階に細かく分けて、マニュアルを作成することで、実務者である従業員の理解が得られるようになるでしょう。

紙と電子の2つのパターンで作成する

社内にある文書には紙媒体のものと電子媒体のものがあります。2つは性質が大きく異なるため、それぞれに対応したマニュアルを作成することが大切です。
 
特に、文書の保管場所はコンピューター上やクラウド上に保管する電子文書と、オフィス内で保管する紙文書では大きく異なります。
 
どちらかの方法のみしか記載されていなければ、その都度社員から対応方法の質問を受けるというコミュニケーションコストが発生してしまいます。こうした事態を避け、効率的に文書管理を行うためにも、2つのマニュアルを作成しておきましょう。


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関連記事: 文書管理はクラウドで行うべき?メリットやツールの選び方までご紹介!

管理と規定を一貫して行えるツール

文書管理を行ううえで、規定とマニュアルの重要性がお分かりいただけたかと思います。
 
文書管理規定やマニュアルは作成しただけでは業務効率化は実現せず、社員全員がその内容を把握することではじめて効果を発揮します。そのため、「作成しただけで共有ができない状態」では正しく運用がされているのか、効果があるのかが不明となってしまいます。
 
規定やマニュアルを作成したその後の管理として、プリントアウトや社内掲示板に掲載するなどの方法がありますが、マニュアル作成も出来る文書管理ツールを導入すると、情報の更新がしやすく必要な情報へすぐにアクセスできます。
 
また、組織のメンバーが規定やマニュアルをいつでも共有できる状態が理想です。例えば、現在80,000社以上で導入されている文書管理ツールのStockは、ツール上のノートで文書管理規定やマニュアルを作成できるほか、ノートに契約書などの文書を添付し管理・共有が可能です。
 
文書管理に関する「シンプルでわかりやすい、過不足のない機能を持つ」ツールの導入を検討している非IT企業にとって必須のツールだと言えるでしょう。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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文書管理規定とマニュアルの違いのまとめ

今回の記事では、文書管理規定とマニュアルの違い、作成手順について詳しく解説しました。
 
文書管理規定とマニュアルのルール作りには時間がかかりますが、どちらか一方だけでは適切な文書管理は実現しません。両者を効果的に組み合わせて実施することで、適切な手法で文書管理が行えるようになります。
 
作成した規定は、時間や場所を問わずアクセスできるツールで管理すると、内容を都度確認でき共有も容易になります。もし、文書管理に関する情報共有がスムーズにいかなければ、認識齟齬によるトラブルが発生し、コミュニケーションコストが増大してしまうでしょう。
 
そのため、今回ご紹介したStockは、管理規定の作成そのものから実際の文書管理・共有までを一貫して行える、まさに文書管理のためのツールだと言えます。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して文書管理規定の作成から管理までを効率化しましょう。
 
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