業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理しなければなりません。そのため、文書管理マニュアルを作成して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。
しかし、「文書管理マニュアルの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。
- 文書管理マニュアルの作り方やポイントを知りたい
- 文書管理マニュアルのひな形を参考にしたい
- 効率よくマニュアルを作れるツールがあれば使いたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理マニュアルの作り方が分かり、適切な文書管理ができるようになります。
目次
文書管理マニュアルとは
文書管理マニュアルとは、企業や組織が保有する文書の扱い方を示した手順書です。以下では、文書管理マニュアルを作成すべき理由や規程との違いを解説します。
文書管理マニュアルが必要な理由
文書管理マニュアルが必要な理由として、以下の2点が挙げられます。
- 業務をスムーズに進めるため
- 法令遵守を徹底するため
文書の管理方法がばらばらだと、「どこに何の情報があるのか」を把握できず、見たい文書を探すのに時間がかかります。そのため、マニュアルによって管理方法を統一して、文書の保管場所を明確にする必要があるのです。
企業が扱う文書のなかには、保存しなければならない期間が法令で定められているものがあります。それゆえ、マニュアルによって保存期間や廃棄ルールを社員に提示して、法令遵守を徹底することが求められるのです。
このように、文書管理マニュアルは「業務効率化」や「法令遵守」を目的に作られ、重要な文書を扱う企業にとって不可欠なものであると言えます。
「マニュアル」と「規程」の違い
文書管理マニュアルと混同されがちな言葉として「文書管理規程」が挙げられますが、両者には以下のような違いがあります。
- 文書管理規程
- 文書管理マニュアル
文書管理規程には、社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を記載します。「文書管理のルール」を定義づける規則です。
文書管理マニュアルには、文書管理規程に沿った具体的な管理方法が記されています。「文書管理の手順」を示した指導書です。
このように、規程は文書管理に関するルールを示したものであり、規程に基づいてより実務的な管理方法を示したものがマニュアルとなります。したがって、規程とマニュアルはそれぞれの役割が異なり、両方を作成する必要があるのです。
＜ひな形＞文書管理マニュアルの作り方
ここでは、文書管理マニュアルの作り方を3つのステップで解説します。以下の手順を参考に、実際の業務に役立つマニュアルを作成しましょう。
ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す
はじめに、既存の文書管理ルールを洗い出しましょう。たとえば、以下のようなルールが挙げられます。
- 文書の件名・ファイル名の付け方
- 文書の承認ルートや押印に関するルール
- 文書のアクセス権に関するルール
- 文書の保管場所
- 文書の保存期間
- 文書の廃棄方法に関するルール
以上のような文書管理ルールを、現場社員の聞き込みを通して洗い出し、ルールを見える化しましょう。
ステップ2｜管理手順を記載する
洗い出した文書管理のルールをもとに、管理方法を記載します。以下の6つの文書のライフサイクルごとに手順を示すと分かりやすいです。
- 発生：文書の件名・ファイル名の付け方
- 伝達：文書の承認ルートや押印に関するルール
- 活用：文書のアクセス権に関するルール
- 保管：文書の保管場所
- 保存：文書の保存期間
- 廃棄：文書の廃棄方法に関するルール
このように、文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作れます。
ステップ3｜社内へ通知する
文書管理マニュアルが完成したら、社内へ通知します。
マニュアルを作っても、現場社員が実際の業務で活用しなくては、マニュアルを作成した意味がありません。実務の場に浸透することで、初めてマニュアルとしての機能を果たすのです。
したがって、文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう。
文書管理マニュアルの作成ポイント3選
ここでは、文書管理マニュアルの作成において注意すべきポイントを3つ紹介します。以下のポイントを踏まえて、効果的なマニュアルを作りましょう。
（1）文書のライフサイクルを考慮する
マニュアルを作るうえでは、文書のライフサイクルを考慮して構成を組み立てましょう。
文書のライフサイクルとは、文書が作られてから廃棄されるまでの周期を指し、以下の6つの段階に分けられます。
| ＜段階＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| 1.発生 |
・紙やWordによる文書の作成
・メールや郵便などによる文書の受領 |
| 2.伝達 |
・発生した文書の社内共有や、社外への配布・発信
・提案事項に関する承認をするための稟議処理 |
| 3.活用 |
・文書が作成された目的に沿って活用すること
・検索や加工によって文書を実務に役立てること |
| 4.保管 |
・利用頻度が高い文書を管理すること
（すぐに探し出せるように検索性を高めておく必要がある） |
| 5.保存 |
・利用頻度が低い文書を保有すること
（法定保存文書は定められた期間を満了するまで保存する義務がある） |
| 6.破棄 |
・用途がなくなった文書や保存期間が満了になった文書を処分すること
（紙文書の場合は、シュレッダーにかけるなど安全性の高い方法で処分する） |
以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。
（2）紙用と電子用の2パターンを作成する
社内に「紙の書類」と「電子の書類」がある場合、マニュアルは2パターン準備する必要があります。
紙と電子では文書の管理方法が異なるため、それぞれのマニュアルを作成する必要があります。たとえば、文書のセキュリティ事項について「オフィス内で保管する紙文書」と「オンラインで保管する電子文書」とでは求められる対応が違うのです。
このように、紙と電子の文書が混在すると、文書の管理方法を区別する手間がかかるうえ、「どこに何の情報があるのか」が分かりづらいです。したがって、「ナレカン」のようなITツールで、まずは社内の文書を電子化して一元管理しましょう。
（3）サンプルを参考にする
サンプルを活用すると、マニュアルを作成しやすくなります。
文書管理マニュアルのサンプルを使うと、マニュアルの完成形をイメージしながらスムーズに作成できます。Webサイト上には、さまざまな機関によって作られたマニュアルが用意されているので、参考にしてみましょう。
【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール
以下では、文書管理マニュアルの作成に役立つツールをご紹介します。
文書管理マニュアルを作れば、社内の管理方法を統一して、「どこに何の情報があるか」を把握しやすくなります。ただし、マニュアルを作っても実際に活用されなければ意味がないので、作成したマニュアルはすぐに確認できるように管理しましょう。
そこで、クラウド型の情報管理ツールを使えば、PCやスマホから場所を問わずマニュアルを閲覧できるうえ、「検索機能」で見たい情報を瞬時に探し出せます。ただし、とくに社員のITリテラシーにばらつきのある大企業では「シンプルなツール」を選ぶべきです。
結論、文書管理マニュアルの作成には、メールを使える方ならば誰でも使いこなせる情報管理・共有ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」では、あらかじめ登録しておいた「自作のテンプレート」を使ってマニュアルを作れるうえ、作成後は任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、テーマごとに整理可能な「フォルダ」や精度の高い「検索機能」があるので、必要なマニュアルがすぐに見つかるのです。
誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」
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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
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自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
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文書管理マニュアルの作り方まとめ
ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。
文書管理マニュアルは、文書のライフサイクルを考慮すると、簡単に構成できます。また、マニュアルの作成後は、社内に共有していつでも見れるように管理しましょう。
そこで、「マニュアルを作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、PCやスマホから場所を問わずマニュアルを閲覧できます。ただし、大企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性の情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを実務で活用しましょう。
