仕事のタスクはパソコンで管理することが多いですが、iPhoneなどのモバイル端末でも管理できれば、より多くのメリットが得られます。例えば、クラウド型のアプリであれば、パソコンで記録したタスクをモバイル端末から確認できるので、時間や場所を選ばずに利用可能です。
 
一方で、タスク管理アプリはあまりにも種類が多いので、「何を基準にアプリを選別すればいいのか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「iPhoneでも使えるおすすめのタスク管理アプリ5選」「タスク管理アプリを比較する際の7つのポイント」をご紹介します。
 
  • 社員がパソコン以外でもタスク管理できるように、iPhoneでも使えるアプリが知りたい
  • 数多あるアプリのなかから、自社に合うタスク管理アプリを選ぶための比較ポイントを知りたい
  • タスク管理アプリの導入を一任されているので、絶対に失敗したくない
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくと、数あるタスク管理アプリのなかから自社にマッチするものが見つけられるようになります。
 


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タスク管理アプリを比較するための7つのポイント

「競合他社が導入しているから」「最近話題のアプリだから」という理由でタスク管理アプリを導入してしまうと、円滑な運用ができなくなり、社内に不要な混乱をもたらす恐れがあります。そのため、正しい比較ポイントを押さえて、アプリを吟味していきましょう。
 
以下では、数多くあるタスク管理アプリから、自社に合うアプリを選ぶための7つのポイントをご紹介します。

性能が自社の目的とマッチするか

タスク管理アプリの性能が自社の導入目的とマッチするかどうかは基本的なポイントです。明確な目的がないまま導入を検討すると、多種多様なタスク管理アプリのなかから1つに絞り込むことが難しくなります。
 
また、自社が抱えているタスク管理上の課題を明確にしないと、多機能で高性能なアプリを無計画に採用してしまう恐れがあります。専門性が高く、豊富な機能のあるアプリは魅力的ですが、一定以上のリテラシーが求められるので、社内にアプリの利用が浸透しない可能性が高いです。
 
そのため、具体的なタスク管理アプリを検討する前に、導入目的を明らかにしておきましょう。

iPhoneなどモバイル端末で利用できるか

タスク管理アプリが、iPhoneなどのモバイル端末に対応しているかを必ず確認しましょう。外出先でのタスクの作成や確認など、オフィスや自宅以外でもタスク管理アプリを使用するシーンは多いです。
 
また、パソコンとモバイル端末を業務で併用することで、更なる生産性の向上も見込めます。例えば、パソコンで業務をこなしながら、モバイル端末でタスク管理できれば、アプリの切り替えなどの手間がなくなります。
 
クラウド上ですべてのタスクが管理されるので、場所や時間を選ばずにタスク管理アプリを利用でき、「社内パソコンでなければタスクが確認できない」という課題が解決します。

料金プランは適切か

自社が求める機能を持つタスク管理アプリを見つけたら、利用する料金プランを1つ選びます。各アプリのプランごとに、利用可能な人数やファイルストレージの容量、管理機能などに違いがあるので、自社の運用目的に合致するものを選びましょう。
 
価格の高いプランは基本的に他のプランよりも制限が少なく、より業務の効率性と生産性を高められます。短期的に見るとコストがかさみますが、中長期的には大幅なコスト削減に繋がります。

やることをリストアップできるか

チームでタスク共有した場合、社員が自身のタスクだけをリストアップできる機能があれば、やるべきことを瞬時に理解できるので効率的です。また、期限やステータス(対応中/完了)でタスクの絞り込みをしたり、重要なタスクに印をつけてリストアップしたりできれば、さらに作業効率が向上します。
 
一方、タスク担当者や依頼者ごとにリストアップできれば、管理者の手間が大幅に減り、チームで共有されたタスクをストレスなく管理できます。

タスクの関連情報を記載できるか

タスク管理アプリで、タスクに紐づいた情報も同時に管理できれば、複数のアプリを行き来する必要がなくなります。
 
「タスクをタスク管理アプリで確認して、タスク遂行に必要な情報をクラウドストレージアプリやチャットアプリから探す」というようにアプリを切り替えるのは非効率です。
 
多くのビジネスマンは一日に書類を約20分探しており、年換算すると80時間以上にも及ぶと言われています。そのため、タスクに関するあらゆる情報が一元的に管理できれば、その分の空いた時間を有効的に利用できます。

誰でも簡単に使えるか

誰でも簡単に使いこなせるタスク管理アプリは社内環境に浸透しやすく、効率性や生産性の向上に貢献します。
 
しかし、一部のITリテラシーが高い社員だけが使いこなせても効率化や生産性の効果は限定的で、プロジェクト全体の進捗把握や課題の早期発見などのメリットは得られません。タスク管理アプリを利用するすべての社員が自発的に利用できるアプリが求められます。
 
そのため、「誰でも簡単に使えるか」という基準を満たす、ITに詳しくない社員でも説明なしで使えるくらいシンプルなアプリを選びましょう。

複数人でタスクの共有ができるか

タスク管理アプリはタスク共有機能の有無によって、個人用とビジネス用に分類できます。自社に導入予定のタスク管理アプリにはビジネス用を採用し、社員のタスクを管理できるようにしましょう。
 
ビジネス用のタスク管理アプリのメリットは、社員ひとりひとりの進捗状況が可視化されるので、プロジェクト全体を俯瞰できることです。社員が何をやっているか分からない状態では、タスクの遅延や作業の非効率化を招く恐れがあるので、複数人でタスクの共有ができる機能は必須です。


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関連記事: スマホでも簡単!タスク管理・ToDoアプリをご紹介

iPhoneでも使えるタスク管理アプリ トップ5

以下では、5つに厳選したiPhoneでも使えるタスク管理アプリをご紹介していきます。
 
これまでご紹介したタスク管理アプリを選ぶための7つのポイントを満たすアプリを導入できれば、業務効率化や生産性向上だけでなく、社員の仕事や心に余裕ができ、社内のコミュニケーションや団結力が高まるなどの効果も期待できます。
 
結論、自社に合うタスク管理アプリを選ぶポイントを網羅するアプリは、社内の情報を一元的に管理できるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のアプリであり、業界・業種問わず定評があります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

2位 Trello

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Trelloは、カンバン方式でタスクを視覚的に管理できるアプリです。

<Trelloのポイント>

  1. 生産性を測定できる
    タスクにポイントを記録するプラグインを利用することで、タスク担当者の生産性を可視化します。
    タスクごとに生産性が分かれば、具体的な対策も立てやすくなります。
  2. マルチデバイスで利用できる
    iPhoneはもちろんのこと、パソコンやタブレット端末などあらゆるデバイスに対応しています。
    自宅やオフィスではパソコンで作業をして、外出先ではiPhoneで操作するなどの使い分けが可能です。
  3. 3つの料金体系
    「Free」「Business Class」「Enterprise」の3つのプランがあります。
    Trelloは無料でも利用できますが、カスタマイズができるPower-Up機能や利用できるボード(タスクを管理する場所)などに制限があります。


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3位 Jira Software

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Jira Softwareは、業務プロセスを見える化して、仕事の効率化に貢献するアプリです。

<Jira Softwareのポイント>

  1. レポート機能が充実している
    社員が登録したタスクの進捗状況を確認できるアジャイルレポートが充実しています。
    レポートはリアルタイムで共有されるので、課題の早期発見が可能です。
  2. タスク情報をさまざまな形式で視覚化
    社員のタスク情報は集約されて、さまざまな形式で分かりやすくまとめられます。
    例えば、カンバンボードやスクラムボード、ダッシュボードなどの形式が利用可能です。
  3. 4つの料金体系
    「Free」「Standard」「Premium」「Enterprise」の4つのプランがあります。
    組織規模や企業の導入目的によって、最適な料金プランが異なります。


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4位 Todoist

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Todoistは、iPhoneをはじめとしたあらゆるデバイスから、やることリストを簡単に作れるアプリです。

<Todoistのポイント>

  1. ショートカットキーでさらに効率化できる
    Todoistには、タスク管理の手間を最小限にするための便利なショートカットキーが用意されています。
    例えば、タスクの追加は”q”、タスク整理のためにラベルを追加する際には”@”をクリックするだけで、目的の操作が可能です。
  2. 拡張機能でさらに便利に
    Chromeの拡張機能を利用すれば、Gmailに届いたメールをそのままタスクとしてTodoistに追加できます。
    タスクの管理場所が分散することを防げるので、タスクの消化忘れを減らせます。
  3. 3つの料金体系
    「無料」「プロ」「ビジネス」の3つのプランがあります。
    それぞれのプランには、作成できるプロジェクト数や共有できる人数、アップロードファイルの容量などに違いがあります。


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5位 Notion

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Notionは、ドキュメンテーションを軸とした情報管理に特化しているアプリです。

<Notionのポイント>

  1. データベース機能で情報を管理
    データベース機能は、管理している情報をさまざまな角度から集約、整理して閲覧可能にする機能です。
    登録したタスクを任意の情報に絞って閲覧できるので、業務の効率化が見込めます。
  2. リストを作成
    タスクやToDoリストなど、さまざまな種類のリストを自由に作成できます。
  3. 4つの料金体系
    「Personal」「Personal Pro」「Team」「Enterprise」の4つのプランがあります。
    Notionは無料でも利用できますが、共有できるゲスト数やファイルアップロードに制限があります。


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関連記事: 【2020年度版】おすすめタスク管理・ToDoリストアプリ15選!

Phoneでもタスク管理できるアプリ まとめ

これまで、自社に合うタスク管理アプリを選ぶための比較ポイントや、おすすめのタスク管理アプリをご紹介してきました。以下は、タスク管理アプリを選ぶ際に役立つ7つのポイントです。
 
  1. 性能が自社の目的とマッチするか
  2. iPhoneなどモバイル端末で利用できるか
  3. 料金プランは適切か
  4. やることをリストアップできるか
  5. タスクの関連情報を記載できるか
  6. 誰でも簡単に使えるか
  7. 複数人でタスクの共有ができるか
自社に合うタスク管理アプリを導入するだけでは課題解決は実現せず、その後の運用に乗せることが必要です。アプリ導入後は利用方法をレクチャーする必要があるので、多くの教育コストや時間かかり、効果が出るまでタイムラグが発生します。
 
そのため、導入したその日から、説明なしに全社員が使いこなせるくらいシンプルなアプリが必要です。
 
今回ご紹介したタスク管理アプリのひとつであるStockは、タスク管理アプリを選ぶ7つのポイントをすべて網羅し、ITに詳しくない社員でも簡単に使えるくらいシンプルなアプリです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、タスク管理をより効率的で生産的な業務にしましょう。
 
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