ビジネスにおいて仕事を円滑に進めるうえでタスク管理は非常に重要です。そこで、多くの企業ではタスク管理に通常業務でも使われるExcelを利用しています。
一方で、「Excelを使ったタスク管理方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelでのタスク管理方法やおすすめのテンプレートを中心にご紹介します。
- Excelを使ったタスク管理の方法を把握したい
- Excelで利用できる無料のタスク管理表テンプレートを知りたい
- Excelよりも効率的にタスク管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Excelでのタスク管理方法だけでなく、自社に適したタスクの管理方法が見つかります。
目次
Excelを使ったタスク管理とは
ここでは、タスク管理とスケジュール管理の違いやExcelでタスク管理するメリットをご紹介します。単語の意味やメリットを確認したい方は必見です。
タスク管理とスケジュール管理の違い
タスク管理とスケジュール管理は、日時が決まっているかという点で異なります。
タスク管理は、個人に割り振られた作業を管理することで、期限はあるものの、開始時間は決まっていません。そのため、期限や自身の業務進捗を考慮したうえでタスクを優先順位別に消化していけば、効率的に業務を遂行できます。
一方で、スケジュール管理は開始時間から終了時間までの日時が明確です。また、管理対象はタスクのような作業ではなく、取引先との商談や社内ミーティングなどの予定です。
以上のように、タスク管理とスケジュール管理は日時が明確であるかどうかで区別することが可能です。ビジネスにおいてはどちらの管理も大切なので、混同してしまわないように注意しましょう。
Excelでタスク管理するメリット
以下は、Excelでタスク管理するメリットです。
- 導入ハードルが低い
- テンプレートが豊富
- カスタマイズ性が高い
Excelを通常業務で使用している企業が多いため、新しいタスク管理ツールなどの導入の際の追加コストや教育コストがかかりません。
さまざまな企業や個人がExcelでのタスク管理で使えるテンプレートを提供しており、テンプレートの利用でタスク管理表を素早く作成できます。
Excelは、条件付き書式や関数などを使って好きなようにアレンジできるので、自社に最適なタスク管理表がを作成できます。
このように、Excelでのタスク管理には多くのメリットがあるため、幅広い企業で導入されているのです。
【初心者必見】Excelでのタスク管理表の作り方
Excelでタスク管理表を作成する方法2つをご説明します。自身がやりやすい方でタスク権利表を作ってみましょう。
（1）タスク管理表を自作する
1つ目は、Excelの機能を使ってタスク管理表を自作する方法です。
タスク管理表には基本的に、タスク名、担当者、期限、優先度、進捗状況、備考の項目を含めるのが一般的です。また、Excelのフィルター機能を設定すると瞬時にタスクを絞りこんだり、条件付き書式で色分けしたりできます。
以下は、Excelでタスク管理表を作成した例です。
このように、Excelでタスク管理表を自作すると自社に合わせた効率的なタスク管理ができるのです。一方で、Excelに不慣れな方の場合、使いづらさを感じてしまう可能性があります。
（2）テンプレートを利用する
2つ目は、テンプレートを利用する方法です。
テンプレートがあれば、Excelの使い方がわからない方でも簡単にタスク管理表が作成できます。また、Excelに項目を入力して機能を設定する手間がかからないので、短時間でタスク管理表が作れるのも大きな強みです。
一方で、自作したタスク管理表に比べて自由度の面で劣るものの、簡単にタスク管理表を作成できます。以上より、タスク管理表をこれから作成しようと考えている方はテンプレートの利用がおすすめです。
【無料】おすすめのExcelのタスク・業務管理表テンプレート5選
ここでは、Excelで使えるおすすめのタスク・業務管理表テンプレート5選をご紹介します。自社で使いやすいテンプレートを以下から見つけましょう。
1日単位から年単位までの業務管理スケジュール表のフォーマット
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeのサイトが提供する業務カレンダーです。
1つのExcelファイルの中に、1日の業務スケジュール表、案件ごとの３ヶ月の業務スケジュール表、業務や部署ごとの年間スケジュール表の全てが揃っています。このテンプレート1つで業務のスケジュール管理は完結します。
ガントチャート形式の作業進捗管理表の雛形
こちらは、業務用テンプレートのサイトが提供する作業進捗管理表です。
作業時間をガントチャート形式で記録できるため、視覚的におおまかな作業量を把握することが可能です。また、数値だけでは気付きにくい作業量の偏りやバランスを意識できます。
課題管理で使えるタスク管理表のサンプル
こちらは、業務用テンプレートのサイトが提供するタスク管理のテンプレートです。
今月すべきタスクや課題を洗い出し、ステータス別に振り分けることができます。視覚的にタスクの進捗状況が一目でわかるので、優先順位の決定がしやすくなります。
ビジネスでも個人でも使用可能なToDoリストのテンプレート
こちらは、ビズ研のサイトが提供するシンプルなToDoリストです。
このToDoリストには、タスク以外にも期限や状況を記入する欄が設けられています。そのため、期限までの時間やタスクの進捗状況が一目で把握でき、どのタスクから取り組むべきかといった判断に役立ちます。
プロジェクトや案件管理ができるアクションプランシートの見本
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードのサイトが提供するアクションプランシートです。
大分類、中分類、小分類とタスクを細分化できるので、プロジェクトや案件などの長期的な目標がある場合に有用です。また、大まかな年間スケジュールで１年間の流れの把握が可能なため、先を見据えてタスクに取り組めるのです。
Excelでタスク管理するときの注意点
Excelはタスク管理のみに特化したツールではないため、運用の面で制限があることに注意しましょう。
たとえば、Excelファイルを他のメンバーと共有していても、タスクの編集や更新された内容が反映されるまでにタイムログが生じてしまうことがあります。そのため、人によっては最新情報を見逃してしまうリスクがあるのです。
また、データの量や複雑な関数が増えるとExcelファイルの処理速度が遅くなります。画面がスムーズにスクロールできなかったり、フリーズしてしまったりするようになるため、業務の円滑な進行に支障をきたします。
このように、Excelはタスク管理表を作成するのに便利な一方で、運用には向いていないと言えます。作成したタスク管理表をしっかりと運用するためには、「Stock」のようなタスク管理に必要な機能が過不足なく揃っているツールを導入しましょう。
【必見】Excelよりも効率的にタスク管理できる方法
以下では、Excelよりも効率的にタスク管理できる方法をご紹介します。
Excelでタスクを管理する場合、タスクの更新が共有・反映されるまでに時間がかかり、無駄なタイムロスが生じます。また、Excelファイル内のデータ量が増えると動作が重くなり、画面のフリーズや起動の遅さにストレスを感じることがあります。
そこで、タスクの更新がリアルタイムで共有できれば、情報共有における不要なタイムロスを削減できます。さらに、データ量が増えても古いデータを圧縮して残しておけるものであれば、容量を逼迫せずツールの動きが遅くなる心配もありません。
結論、自社が導入すべきは、データ量が増えてもリアルタイムでスムーズにタスク管理ができるツール「Stock」一択です。
Stockのノートは、リアルタイムでタスク状況が更新され、お互いの近況を把握しながら業務を進められます。また、過去の古いデータを圧縮して保存する“Oldフォルダ機能”で、データ量が増えてもサクサクと動きます。
状況を問わずスムーズにタスク管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelのタスク管理方法やテンプレートまとめ
これまで、Excelでのタスク管理表の作り方やテンプレート、注意点を中心にご紹介しました。
Excelでテンプレートを使うとタスク管理表を素早く作成することができます。一方で、管理においては情報共有のリアルタイム性が欠如していたり、データ量の増加で操作性が悪くなってしまったりなどの懸念点があります。
そこで、テンプレートの保存が可能で、リアルタイムで情報を共有できるツールであれば、タスク管理表の作成から管理までが一つのツールで完結します。また、データ量が増えても操作性が変わらなければ、動作が重いというストレスが解消されます。
結論、自社が導入すべきはタスク管理表の作成から運用までをストレスなく実行できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、タスク管理を円滑化しましょう。
