社内のプロジェクト管理は効率よく行えていますでしょうか。
 
プロジェクトを成功させるためには、その規模の大きさに関わらずプロジェクトを進めていく上で必要不可欠な項目を管理しておく必要があります。
 
それらの項目を押さえながらプロジェクトを管理すると効率的にプロジェクトを成功に導くことができます。
 
一方、必要な項目を整理するためには、何種類ものドキュメントを扱わなければなりません。
その作成・管理もマネージャーにとっては大切な業務の一部です。
 
そこで今回は、プロジェクト管理に必要な具体的な項目や目的、そしてプロジェクト管理を行う上で最適なツールをご紹介しますので、
 
  • プロジェクト管理の経験が浅く、マネジメントに不安がある
  • プロジェクト管理を行う上で必要な項目について知りたい
  • プロジェクトを効率的に進めていきたい
という担当者の方はぜひ最後までご覧いただき、ご自身のプロジェクト管理業務にお役立てください。
 


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プロジェクト管理に必要な項目と具体的な業務内容とは?

最初に、プロジェクトを成功に導くために管理するべき項目と具体的な業務内容を以下でご紹介していきます。
ポイントとしては、全体像から逆算をして工程を4分割して捉えるということです。
 

プロジェクトの立ち上げ

まず、最初に具体的なゴール設計をしていきましょう。
プロジェクト全体の達成条件を明確に決めておくことで、到達までのマイルストーンを決めやすくなります。
 
ここで注意すべきこととしては、できる限り高い解像度でゴールを設定しておくという点です。
 
ぼんやりとしたイメージでゴールを設定してしまうと、後々選択肢に溢れてしまい、事あるごとに決断の為に時間を要してしまいます。
 
スピーディーかつ確実にプロジェクト成功への道を歩んで行くために、丁寧にゴール設定をしておくことをおすすめします。
 

企画・立案

さて、明確なゴールが決まったら、マネージャーとして具体的に管理する項目を設定し、プロジェクト管理の計画書を作成しなくてはなりません。
 
具体的に必要な管理項目を以下で解説していきます。
 

プロジェクトの概要

ここでは、プロジェクトを進める目的と、先ほどご紹介したゴール設定を明示します。
 
目的の項目では、「何のためのプロジェクトなのか」ということをまとめます。
事業戦略に紐づけて、このプロジェクトの達成意義と効果について書くと良いでしょう。
 
ゴール設定の項目では、業種にもよりますが、品質やコスト、納期などの最終目標をできるだけ定量的に示せると良いでしょう。
 

スコープ

「スコープ」とは範囲という意味を指します。
この項目では、業務対象の範囲や、具体的な成果物を定義します。
 
具体的には、自分たちが「やりたいこと」から、予算や期間などを鑑みて「現実的にできること」を引いた、「成果物とタスクの実行範囲」がスコープになります。
 

コスト

ここでは、プロジェクトにかかるコストの総額とその内訳を記載します。
 
人件費や外注費、備品費などまで詳細に記載しましょう。
 

スケジュール

ここでは、スライド1〜3枚程度にまとめたざっくりとしたスケジュールを記載しましょう。
 
また、重要なマイルストーンや、プロジェクトの進捗に影響する重要な作業工程も記載しておくと良いでしょう。
 

プロジェクト体制

ここでは、プロジェクトに関与する全てのステイクホルダーや登場人物を記載し、責任者や、各メンバーの役割を詳細に明記しておきましょう。
 
組織図や、役割表を作成すると見やすく作成することができます。
 

コミュニケーション

ここでは、会議体やコミュニケーションのルールや手段(議事録、プロダクト管理ツール、情報共有の手段)について記載します。
 
迅速なコミュニケーションを取ることはプロジェクトの進捗や質に大きく関わるので、メンバーに浸透しやすいよう具体的な方法を記載しておくことをおすすめします。
 

リスクとその対策

ここでは、プロジェクトを進めていく上で考えられるタスクを先回りして洗い出しておき、それぞれのリスクに対しての対策を記載します。
 
常に最悪の事態を想定し、思いつく限り、リスクを洗い出し、対策を想定しておくと良いでしょう。
 

実行結果と進捗の確認

マネージャーは各タスクの進捗状況を項目ごとに把握し、管理する必要があります。
 
プロジェクトは多くのステイクホルダーによって遂行されるため、進捗に合わせて情報を更新し、常に全員が最新の情報にアクセスできる環境を整えることが重要です。
 
また、業種やチームを超えてコミュニケーションが取れると、よりプロジェクトのスピード感が向上するでしょう。
 
この記事の最後に、プロジェクトにおける情報共有に最適なツールを詳しくご紹介しますので、そちらも合わせてご覧ください。
 

振り返りと改善行動

マネージャーは最後に成果物を納品し、次のプロジェクトに向けた引き継ぎを行い終了となります。
 
この際に、今回起こった想定外のトラブルや、その対処法など、次回に向けて役立つ情報を踏まえて記録しておくと良いでしょう。
 
次回以降も質の高いプロジェクトの遂行ができるよう、改善行動を丁寧に行うことをおすすめします。
 


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関連記事: [必見]複数のプロジェクト管理を効率的に!プロジェクト成功のコツとツールの紹介

プロジェクト管理の目的

さて、ここからは実際にプロジェクト管理をする目的をご紹介していきます。
 
プロジェクト管理の項目については理解して頂けたかと思いますが、実際にプロジェクト管理をするとなると、明確な目的を持っていなければ継続的に質の高いマネジメントをしていくことは難しいでしょう。
 

プロジェクトを成功に導く

プロジェクト管理を行う目的の大前提として、プロジェクトを効率的に成功に導く事が大きな意味での目的となります。
 
しかし、一言で「成功」と言っても、何を持って成功と呼ぶのかは明確に定義づけしておく必要があります。
 
先にご紹介した「プロジェクト立ち上げ」のフェーズでしっかりとゴール設計を行い、具体的な成功のイメージを持っておきましょう。
 
また、ゴールに到達するまでの道のりを具体的に示すことも重要な要素です。
 
事前に明確なマイルストーンを決めておくことで必要になるリソースを把握し、的確な状況判断を下すことができます。
 

プロジェクトの価値を上げる

プロジェクトが順調に進んでいる場合でも、あらゆるリソースを見直すことで、当初の計画よりも短い期間でプロジェクトを完了させたり、コストを削減することが可能になります。
 
常にプロジェクトの進捗度合いに対してアンテナを張り、リアルタイムで情報をキャッチアップし続けることで、上記のように、さらにプロジェクトの価値を高めることができるようになります。
 
当初の予定通りにプロジェクトを進めるだけでなく、進捗状況に合わせて柔軟にプロジェクトの計画を変更していくこともプロジェクト管理をすることの1つの目的となります。
 


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関連記事: PM・PDM必見!プロジェクト管理手法のフレームワークやコツを紹介

プロジェクトを管理する際のポイント

続いて、実際にプロジェクト管理をする際に注意しておきたいポイントに関して解説していきます。
 
以下でご紹介するポイントを抑えて、プロジェクト管理をより確実かつ効率的に行い、プロジェクトの成功に繋げていきましょう。
 

情報共有とバージョン管理

多くのステイクホルダーが協力して進めていくプロジェクトは、多くのドキュメントを全員で共有できなければうまく進行させることができません。
 
また、プロジェクトは様々な理由で計画の変更が起こります。
その度にしっかりと最新の情報を反映させ共有する体制を徹底することが非常に重要なこととなります。
 
また、編集前の情報が必要になった際にアクセスできるよう、ドキュメントのバージョン管理も常に行っておくと良いでしょう。
 

業務工程の細分化とタスク管理

プロジェクトは多くの業務から成り立っており、マネージャーはその全ての工程を把握し、管理する必要があります。
 
業務工程を管理する為に1つ1つの作業を細分化し、それに当てはまる詳細な仕事をタスクとして設定します。
 
割り振られた各タスクを管理し、誰がどのタスクをいつまでに完了させるのかをしっかりと把握することが重要です。
 
また、各タスクの進捗を追いかけることで、プロジェクト全体の進捗のバランスを把握でき、問題が起きても、状況に応じた的確な判断を下せるようになります。
 

予算管理

プロジェクト全体の予算と、現状割り振られている項目ごとにかかっている予算を常に把握しておく必要があります。
 
単に計画通りプロジェクトを進めるだけでなく、予算面の都合に合わせ、柔軟に計画を変更していく必要があります。
 
当初想定していた予算と、実際にかかったコストに関しての差分を常に意識しながらマネジメントを進めていきましょう。
 

ステイクホルダーの管理

通常、プロジェクトは多くの関係者の協力のもと成り立ちます。
 
また、各関係者1人1人が責任を果たすことによって、プロジェクトの成功が見えてきます。
 
その為、しっかりと関係者1人1人にどのようなタスクが割り振られているのかを把握しておき、常にその進捗を追いかけることが必要です。
 
また、その進捗具合に応じて臨機応変に対応していくことも求められます。
 

プロジェクトの全体像の把握

プロジェクトの全体像、そして明確に決めたゴールを常にイメージしながらマネジメントするようにしましょう。
 
各項目の管理に集中しすぎてしまうと、どうしても全体のゴールへの道筋を見失ってしまいがちです。
 
一度、プロジェクトの全体像を思い出し、現状どこまで進んでいるのか、残りのタスクと予算はどのくらいあるのかを整理してみると良いでしょう。
 


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プロジェクトを管理するなら

最後にプロジェクト管理に最適なおすすめのツールをご紹介します。
 
プロジェクト管理において最も大切な要素は「情報共有」です。
 
今回ご紹介するStockというツールは、チームで重要な情報やファイルを共有する際に、非常に便利な機能を備えています。
 
もちろん各項目ごとの情報管理も効率的に行う事ができるため、情報共有のストレスを最大限減らすことができるツールとなっています。
 

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
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  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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プロジェクト管理に必要な項目まとめ

ここまで、プロジェクトを効率的に進める為に必要な項目や、管理する上でのポイントに関して解説してきました。
 
プロジェクトを管理する上で、全体像を把握し、詳細に項目を分けてマネジメントをしていくことで、効率よくプロジェクトを成功に導くことができるようになります。
 
また、プロジェクト管理をする際のポイントとしては以下の項目が挙げられます。
  • プロジェクトの全体像の把握
  • 密な情報共有
  • 常に情報をアップデートし続ける
今回ご紹介した情報共有ツールStockは、このポイントを全て満たすうえ、実際に利用している方の声からもシンプルさや使いやすさで非常に定評があることがわかります。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して情報共有やプロジェクト管理のストレスを解消しましょう。
 
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