プロジェクトを効率的に行うには、タスクの洗い出しを行い、項目ごとに整理するのが重要です。品質管理やコスト管理、スケジュール管理など、タスク分類し、社員の能力や経歴を考慮しながらアサインしていきます。
 
一方で、プロジェクトの管理項目を十分に把握しておらず、予期せぬトラブルが発生した際に適切に対処できていない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、プロジェクト管理の項目と目的、ポイントについてご紹介します。
 
  • プロジェクト管理の経験が浅く、必要な管理項目を十分に把握していない
  • タスクの洗い出しを効率的に行い、抜け漏れなくプロジェクトを進めたい
  • 各社員の進捗状況が可視化されておらず、スケジュール管理を適切にできていない
という担当者の方は、本記事を参考にするとプロジェクト管理に必要な項目を理解し、適切に進捗状況を把握できます。


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プロジェクト管理に必要な項目と具体的な業務内容とは?

以下では、プロジェクトを成功に導くために管理すべき項目と具体的な業務内容を解説します。
 
プロジェクト管理の知識をまとめたフレームワークとして、PMBOK(Project Management Body of knowledge)が挙げられます。PMBOKは、プロジェクト管理を5つのプロセスと10個の知識体系に分けて分析するものです。
 
しかし、体系的に管理をしていない場合は理解が難しく実際の業務に落とし込むのが難しいため、今回はプロジェクトを4つの工程に分けてご紹介します。

プロジェクトの立ち上げ

まずは、プロジェクトの目標を明らかにし、チーム全体で共通認識を持つのが重要です。
 
最終目標は、測定可能にするために数量を用いて制定し、期限も明確にしておくのがポイントです。また、最終目標とは別にマイルストーンとして中間目標をいくつか設定します。マイルストーンによって、進行状況を客観的に把握しやすくなると同時に、社員のモチベーションも挙げられます。
 
立ち上げの段階では、プロジェクト全体の目標を具体的に定め、達成条件を明確に決めておくことが大切です。

企画・立案

明確なプロジェクトのゴールを策定したら、具体的に管理する項目を設定し、計画書に落とし込みます。以下では、具体的に必要な管理項目を解説していきます。
 
  • スコープ管理
  • プロジェクトを進める目的と成果物を明確化します。初期の段階で作業範囲を明確にしておくと、タスクの洗い出しがしやすく、プロジェクト終了後の検証も楽です。
  • コスト管理
  • プロジェクトにかかる総額と内訳を見える化し、人件費や外注費など項目ごとに分けて示します。利益を出すためにも予算内にコストを収める必要があります。
  • スケジュール管理
  • 納期までの計画を逆算してガントチャートなどで管理します。中間目標としてマイルストーンを盛り込んでおくと、進捗状況が把握しやすくタスクの漏れをなくせます。
  • ステークホルダー管理
  • プロジェクトに関係する利害関係者を記載し、責任者と各メンバーの役割を明確にします。加えて、組織図を用いて可視化しておくのがポイントです。そして、相手の立場を尊重しながら、互いに利益の出る施策を実行していくのが重要です。
  • コミュニケーション管理
  • コミュニケーションに関するルールを策定します。たとえば、日報は必ず勤務ごとに提出するなどルールを可視化します。また、ITツールを導入する場合には、使用目的に関する認識を合わせておく必要があります。
  • リスク管理
  • プロジェクトが遅延する要因を洗い出し、対策を事前に練っておきます。データセキュリティやコミュニケーションの不和など、さまざまなパターンを想定しておくのがポイントです。
ひとつでも抜け漏れがあるとトラブルへと発展しかねないので注意しましょう。

実行結果と進捗の確認

責任者は、各タスクの進捗状況を項目ごとに把握して管理する必要があります。
 
プロジェクトは多くの部署が参加するため、組織横断的にコミュニケーションをとるのが重要です。さらに、関連する情報は一か所に集約し、所属している部署関係なく、常に最新情報にアクセスできる体制を整えておくのがポイントです。
 
また、プロジェクトを実行していく中で、問題が発生した際には生産計画の練り直しも検討しましょう。

振り返りと改善行動

プロジェクトの目標が達成されたかを検証し、良かった点と問題点を洗い出します。
 
課題と解決策をセットで考え、報告書に記載しておけば、次回以降のプロジェクトに生かせます。そして、振り返りのミーティングでは、必ず全員が意見を言うようにし、些細な課題でも議論して対策を練るのが重要です。
 
関連記事: [必見]複数のプロジェクト管理を効率的に!プロジェクト成功のコツとツールの紹介


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プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理は、プロジェクトを納期までに終わらせるためには欠かせません。以下では、プロジェクト管理をする目的をご紹介します。

プロジェクトを成功に導く

プロジェクト管理を行う最も大きな目的は、プロジェクトを成功に導くことです。
 
品質やコスト、スケジュールなどを細かく管理すれば、プロジェクト成功に近づきます。加えて、最終目標とマイルストーンを用いてゴール設計をしておくと、「プロジェクトの成功」という大きなスケールではなく各メンバーの「実行」が評価基準となるので、マイルストーンを達成するごとに従業員のモチベーションも上げられます。
 
また、タスクを洗い出し、作業工程を細分化しておけば、管理の目が行き届いて無駄なコストが発生するのを防げます。

プロジェクトの価値を上げる

プロジェクトが順調に進んでいる場合でも、あらゆるリソースを見直せば、当初の計画よりも短い期間でプロジェクトを完了させたり、コストを削減したりできます。その結果、利益を拡大することができ、プロジェクトの価値を上げられます。
 
常にプロジェクトの進捗度合いに対してアンテナを張り、リアルタイムで情報をキャッチアップし続けましょう。そのうえで、当初の予定通りにプロジェクトを進めるだけでなく、進捗状況に合わせて柔軟にプロジェクトの計画を変更していく必要があります。
 
関連記事: プロジェクトの進捗管理が楽になる!管理手法7選やコツも紹介


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プロジェクトを管理する際のポイント

以下では、プロジェクト管理のポイントを5つご紹介します。ポイントを押さえて、プロジェクト管理を正確かつ効率的に行い、プロジェクトの成功に繋げていきましょう。

情報共有とバージョン管理

プロジェクト管理のポイントとして、情報共有とバージョン管理の徹底が挙げられます。
 
複数部署が協力して行うプロジェクトは、多くのドキュメントを全員で共有できなければうまく進行できません。
 
また、プロジェクトはさまざまな理由で計画の変更が起こります。その度に適切に最新の情報を反映させ、共有する体制を構築することが非常に重要です。
 
さらに、編集前の情報が必要になった際にアクセスできるよう、ドキュメントのバージョン管理も常に行っておくと良いでしょう。

業務工程の細分化とタスク管理

プロジェクトに関係する業務工程を細分化し、タスク管理を適切に行うのが重要です。
 
プロジェクトは多くの業務から成り立っており、マネージャーはその全ての工程を把握し、管理する必要があります。業務工程を管理する為に一つひとつの作業を細分化し、それに当てはまる詳細な仕事をタスクとして設定します。
 
そして、割り振られた各タスクを管理し、誰がどのタスクをいつまでに完了させるのかを把握するのが重要です。
 
また、各タスクの進捗を適切に追えていれば、プロジェクト全体の進捗バランスを把握でき、トラブルの発生時にも的確な判断を下せます。

予算管理

予算管理を通じて、プロジェクトにかかる費用や見込まれる売り上げを想定し、実際の数値との乖離を小さくするのが重要です。
 
たとえば、工数予算の場合、プロジェクト完了までに必要な従業員の数と作業時間を可視化し、コストの見積もりを正確に出しましょう。工数管理があいまいだと、作業時間が予定よりもかかり、コストの増加や納期延期のリスクが高まります。
 
このように、予算管理を通じて計画通りにプロジェクトが進んでいるか確認すると同時に、コストが予算内に収まっているか定期的にチェックする必要があります。
 

ステークホルダー管理

プロジェクトは多様な利害関係者が多く絡むため、ステークホルダー管理が大切です。
 
適切な管理を行うためには、始めにステークホルダーを特定する必要があります。役割や影響度を鑑みて、コミュニケーションをとるべき優先度を明確化します。そして、ステークホルダーとは定期的にミーティングをして良好な関係を築いておくのが重要です。
 
プロジェクトを円滑に進めるためには、ステークホルダーとの信頼関係を築き、交渉や調整がしやすい環境を整えましょう。

プロジェクトの全体像の把握

プロジェクトの全体像や目標をイメージしながらマネジメントするのがポイントです。
 
各項目の管理に集中しすぎてしまうと、最終的なゴールへの道筋を見失ってしまいがちです。そのような場合は、一度プロジェクトの全体像を思い出し、残りのタスクや予算など進捗状況を整理してみると良いでしょう。
 
また、各メンバーと積極的にコミュニケーションをとって性格や能力を把握し、適切にタスクをアサインできれば、メンバーのストレスを減らしながら効率的にプロジェクトを進められます。


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プロジェクト管理に最適なITツール

以下では、プロジェクト管理に最適なITツールをご紹介します。
 
プロジェクト管理を適切に進めていくには、多様な関係者と素早く情報共有できる環境が重要です。従来のような、Excelで工程表を作成しメールで共有する方法では、情報の更新が面倒で素早く共有するのが困難です。
 
一方で、ITツールなら工数管理がスムーズに行え、時間や場所を問わずスピーディーに連絡が取れます。
 
さらに、導入すべきITツールは「誰でも容易に使いこなせる」ことが必須です。複雑で操作の難しいツールでは、各作業にかかる工数が正確に把握できず、メンバーのストレスもたまるため、プロジェクトをスムーズに進められません。
 
そのため、選択すべきツールは誰でも導入初日から説明不要で使いこなせ、プロジェクト管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
 
Stockは、「ノート」に直感的に書き込め、プロジェクトに関連するファイルや画像もまとめて保存可能です。さらに、ノートに紐づいたメッセージ機能やタスク管理機能で、メンバーと気軽に連絡が取れると同時に、タスクの進捗状況を可視化できます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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プロジェクト管理に必要な項目まとめ

ここまで、プロジェクトを効率的に進めるために必要な項目や、管理するうえでのポイントを解説してきました。
 
プロジェクトは立ち上げ段階から目標を定め、チームで共有するのが重要です。さらに、スコープ管理やコスト管理など多くの管理項目があり、メンバーで分担して行う必要があります。
 
また、各メンバーのタスクの進捗状況を効率的に把握するためには、ITツールの導入が欠かせません。リアルタイムで作業状況を把握できるうえ、遅れが発生した際にはチームで共有し迅速な対応が可能です。
 
ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも簡単に操作できるシンプルさにこだわりぬいたツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
 
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