今日では、終身雇用が終わりを迎えていると言われており、人材の流動化が進んでいます。そのため、知識や経験が失われてしまうことを防ぐ方法として「ナレッジ蓄積」が注目されています。
 
最新のナレッジが常に社内で共有される環境が用意できれば、業務効率化や教育負担の軽減などのさまざまな効果が得られます。
 
しかし、「社員がナレッジを蓄積しようとしない」「ナレッジの管理が行き届かず、古い情報が混ざっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内のナレッジを簡単に蓄積する方法を中心に紹介します。
 
  • 時間をかけずにナレッジをまとめる方法が知りたい
  • ナレッジマネジメントの重要性を社員に伝え、ナレッジを蓄積する習慣をつくりたい
  • ナレッジを簡単に編集する方法を活用して効率的に管理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、誰でも簡単にナレッジを蓄積できる方法が分かり、さらにナレッジを一か所にまとめる管理手法も見つかります。


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ナレッジの概要

ここでは、ナレッジの概要を紹介します。以下を参考に、ナレッジの意味について理解を深めましょう。

ビジネスにおけるナレッジとは

ビジネスにおけるナレッジとは、企業にとって有益な知識を指します。
 
前提として、ナレッジには「知識」という意味があります。ビジネスにおけるナレッジとは、ナレッジの本来の意味を拡大解釈したものであり、企業にフォーカスを当てている点が特徴です。
 
企業におけるナレッジの活用は、生産性の向上や業務負担の軽減につながります。言い換えれば、ナレッジは、将来的に企業に良い影響をもたらすものなのです。

ナレッジとノウハウの違いとは

ノウハウは、ナレッジの活用によって得られるものを指します。
 
ノウハウは「知恵」という意味を持つ外来語であり、実践のなかで得られるものとされています。具体的には、ナレッジをもとに行動し、その経験から得られた情報がノウハウであり、ノウハウはナレッジの先にあるのです。
 
言い換えれば、ノウハウを得るためにはナレッジを実践の場で活用する必要があり、ナレッジはノウハウの習得に不可欠の要素だと言えます。

ナレッジの関連用語とは

ここでは、ナレッジの関連用語を紹介します。
 
  • ナレッジマネジメント
  • ナレッジマネジメントは、企業にとって有益な知識の管理を指します。ナレッジは活用されてはじめて効果を発揮するため「ナレッジを社内で適切に管理する手法(=ナレッジマネジメント)」の実践が不可欠です。
     
  • ナレッジベース
  • ナレッジベースは、有益な知識をデータベースに保存し、必要な時にすぐに確認できるようにしたものです。ナレッジの活用にあたっては「必要なナレッジが見つからない」という事態を防ぐために、ナレッジベースの構築が求められます。
     
  • ナレッジワーカー
  • ナレッジワーカーは、企業にとって有益な知識を生み出す労働者を指します。マニュアルに従って業務を進めるのではなく、知識を活用して新たな価値やアイデアを生み出せるのがナレッジワーカーであり、近年需要が高まっている存在です。
ナレッジには、上記のような関連用語があります。メンバー間で認識の齟齬が起きないように、正しい意味を理解しておきましょう。


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社内のナレッジ蓄積を推進すべき理由

以下では、社内のナレッジ蓄積を推進すべき理由について解説します。ナレッジ蓄積の習慣を全社へ展開させるために、まずはその必要性を理解しましょう。

ナレッジの属人化を防ぐ

1つ目の理由は、ナレッジの属人化を防ぐことです。
 
ナレッジを社内で蓄積できる仕組みがなければ、社員が獲得した知識は個々人が持っている状況になってしまいます。貴重な知的財産を利益に結びつけるために、ナレッジの属人化を防ぐ必要があるのです。
 
そこで、社員一人ひとりのナレッジが社内に蓄積する仕組みを設けましょう。その結果、異動や退職が起こったとしても、後任がナレッジを活用して業務を遂行できるようになり、業務が滞ることがなくなるのです。
 
そのため、社員の異動や退職にも対応可能な環境を整えたい方は、ナレッジを蓄積できる環境をつくり、知識の属人化を防ぎましょう。

業務効率化につながる

2つ目の理由は、業務効率化につながることです。
 
ある業務を通して学んだナレッジを蓄積しておけば、のちに同じ業務を担当する社員は短時間で業務を完了できます。また、ベテラン社員の知識をもとに業務を進められるので、業務全体の質の向上にもつながるのです。
 
とくに、全社員が簡単にナレッジを蓄積・確認できるようになっていれば、すべてのナレッジを適切な場面で活用可能です。
 
そのため、スマートフォンでも利用できるので情報の蓄積・確認に手間がかからない「Stock」のような情報共有ツールを導入して、ナレッジを活用しやすい環境を整えましょう。

教育コストを削減する

3つ目の理由は、教育コストを削減することです。
 
ナレッジを蓄積していれば、新入社員であっても業務のコツをすぐにつかめます。とくに、社員から共有されたナレッジをもとにマニュアルを作成すれば、新人教育の大部分をマニュアルで代替可能なので、上司の業務負担を大幅に軽減できるのです。
 
また、一度マニュアルを作成すれば微細な修正のみで運用を続けられるため、継続的に一定のクオリティで社内教育できる点もメリットです。
 
関連記事: ナレッジマネジメントとは?システムを使って知識を共有しよう


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ナレッジが蓄積されない3つの原因

ここでは、ナレッジが蓄積されない3つの原因を紹介します。ナレッジの活用が上手くいっていない場合は、以下を参考に自社の状況を分析しましょう。

ナレッジの基準が曖昧になっている

ナレッジが蓄積されない原因には、ナレッジの基準が曖昧な点が挙げられます。
 
ナレッジの例としては「業務を進めるコツ」や「顧客を惹きつけるためのポイント」などがあります。しかし、具体的な基準を設けなければ情報が無尽蔵に蓄積されて、かえって有益な情報が見つけづらくなる恐れがあるのです。
 
そのため、「業務の質に関わるナレッジのみを共有する」などの明確な基準を共有したうえでナレッジ蓄積を進めて、業務に活用できる情報が見つけやすい環境を整えましょう。

ナレッジ運用の仕組みが整っていない

ナレッジが蓄積されない原因として、ナレッジ運用の仕組みが整っていない点が挙げられます。
 
たとえば、ナレッジの蓄積を社員に周知したとしても、ナレッジを蓄積する場所や手順が不明確であれば、社員はナレッジを蓄積できません。結果として、ナレッジの蓄積が一向に進まなくなってしまうのです。
 
すなわち、ナレッジの蓄積を社員に求める前に「ナレッジを蓄積する場所」を準備する必要があります。ナレッジを将来的に活用することも見据えて、検索機能で必要なナレッジを瞬時に見つけられるITツールでの管理がおすすめです。
 
そのため、シンプルなので誰でもすぐにナレッジを蓄積できる情報共有ツール「Stock」などのITツールを導入して、ナレッジが確実に蓄積される環境を整えましょう。

似たナレッジが複数蓄積されている

ナレッジが蓄積されない原因として、似たナレッジが複数蓄積される点があります。
 
似たナレッジが複数ある場合、情報量が多くなってしまい、必要なナレッジが見つからなくなる恐れがあります。目的のナレッジにアクセスできない状況は、業務効率を低下させる原因となりかねないので、事前に対策する必要があるのです。
 
そのため、「月に一度はナレッジを審査する」などのルールを定めて、残るべきナレッジのみが蓄積される環境を整えましょう。


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社内にナレッジを蓄積する解決方法

以下では、社内にナレッジを蓄積する方法をご紹介します。ナレッジを活用する場面も想定して、蓄積だけでなく検索もスムーズにできる方法を採用しましょう。

ドキュメントに残して保管をする

1つ目は、ナレッジを記載したExcelやWordを印刷してファイリングする方法です。
 
手順が明確なので誰でもナレッジを残せる一方、修正が必要な場合はファイルを編集したあとに、印刷し直す手間がかかり面倒です。そのため、なかなかナレッジの更新がされず、古い情報がそのまま放置される可能性があります。
 
また、目的のナレッジを探すにはファイルを一つひとつ確認する必要があるので時間がかかります。古い情報ばかり記載されているうえに、検索性も悪ければ社員は活用しなくなるため、ナレッジは簡単に修正・補足できる方法で蓄積しなければなりません。
 
したがって、ナレッジが確実に蓄積される環境を整えたい方は、ドキュメントでの保管ではなく、ナレッジの蓄積から活用までがオンラインで完結する「情報共有ツール」での運用に切り替えるようにしましょう。

マニュアルを作成する

2つ目は、社内にナレッジを蓄積するためにマニュアルを作成する方法です。
 
ナレッジを蓄積する目的やメリット、手順などを詳細に記したマニュアルを社員に共有すれば「部下のためにナレッジを残したいが、どのように蓄積すれば良いか分からない」という問題を解決できます
 
マニュアルは一度作成すれば何年も続けて利用できるので、定期的な更新作業を怠らなければ有効な手段になります。ただし、マニュアルを紙で運用した場合、マニュアルは限られた数しかないので、運用に支障をきたす可能性がある点に注意が必要です。
 
そのため、マニュアルを運用に乗せたい場合は、マニュアルを情報共有ツール上で管理して、複数人が同時に閲覧できる環境を整えましょう。

ツールを活用する

3つ目の方法は、ツールを活用することです。
 
たとえば、情報共有ツールでは修正箇所が自動で保存されるため、ストレスなく更新できるのがメリットです。また、全社にツールの利用を浸透させれば、社内にナレッジを蓄積する文化をつくり出すことも可能です
 
ただし、ナレッジの蓄積には全社員が関わるので、誰でも使いこなせるツールを選択しましょう。たとえば、65歳の社員でも導入即日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」のような使いやすい情報共有ツールを導入すると、全員がナレッジを蓄積できます。
 
関連記事: ナレッジを正しく共有して、業務の最適化を図ろう!


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ナレッジをツールへ蓄積する3つのメリット

以下では、ツールを使ってナレッジを蓄積することのメリットをご紹介します。メリットを把握して、ツールを社内へ浸透させる際の材料にしましょう。

(1)常に最新の情報を共有できる

1つ目のメリットは、常に最新の情報を共有できることです。
 
紙や口頭でナレッジを共有・蓄積している企業では、情報を修正するたびに書き直したり、修正後にメールで連絡をしたりする手間がかかるので、リアルタイムの情報共有は不可能です。
 
一方で、ナレッジを蓄積できるツールを利用すれば、わずかな工数で修正作業が完了するほか、更新情報があれば分かりやすく表示されます。そのため、蓄積されたナレッジは常に最新情報であり、社員は正確なナレッジをもとに仕事ができるのです。
 
このように、ナレッジを蓄積できるツールを導入すれば、社内のナレッジを最新かつ良質にアップデートし続けられるというメリットを得られます。

(2)必要な時にナレッジにアクセスできる

2つ目のメリットは、必要な時にすぐにナレッジにアクセスできることです。
 
ナレッジを蓄積できるツールには検索機能が備わっているため、キーワードやカテゴリをもとに必要な情報をすぐに探し出せます
 
紙やエクセルなど検索しづらい媒体による管理では、ナレッジを探す作業に時間がかかりストレスとなりかねないので、必要な情報へすぐにアクセスできる情報共有ツールの導入が必須です。

(3)引き継ぎがスムーズになる

3つ目のメリットは、引き継ぎがスムーズになることです。
 
ナレッジを口頭で伝えている場合は、引き継ぎの際に改めて共有する必要があります。また、ファイル管理の場合も「どこに何のナレッジが蓄積されているか」を教えなければなりません。
 
しかし、ツールでノウハウを蓄積していれば、新しい社員を招待するだけで引き継ぎが完了します。すなわち、引き継ぎのたびにナレッジを共有し直す必要がなくなるのです。
 
関連記事: 【ナレッジ蓄積ツール8選】今からでも始められるナレッジ蓄積と共有


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ナレッジの蓄積に利用されるツールの種類

以下では、ナレッジの蓄積に利用されるツールの種類を紹介します。自社にとって最適な形のツールを選択しましょう。

(1)チャットツール

1つ目はビジネスチャットツールです。チャットツールとは、メッセージのやりとりによってリアルタイムにコミュニケーションがとれるものを指します。ビジネスにおいてはSlackのようなツールが使われます。
 
チャットツールではLINEのように気軽にやりとりできるため、ナレッジを作成・共有するハードルが低い点が特徴です。
 
しかし、メッセージを送るたびに過去のナレッジが流れてしまい、探しづらくなるデメリットがあります。また、すでに社内でチャットツールを利用している場合は、ほかのメッセージにナレッジが埋もれる可能性があります。
 
言い換えれば、チャットツールはリアルタイムのコミュニケーションに特化したツールであり、情報の蓄積には向きません。したがって、ナレッジの蓄積には、ストック情報の管理に特化した「情報共有ツール」での管理が必須だと言えます。

(2)ファイル管理ツール

2つ目はファイル管理ツールです。ファイル管理ツールとはインターネット上でExcelなどのファイルを管理できるツールを指します。ビジネスにおいてはTeamsやDropboxのようなツールが使われます。
 
作成したナレッジを特定の場所に保存できるため、チャットツールのように情報が流れる心配がありません。
 
しかし、ナレッジの閲覧や編集をする際には、ファイルを探して開く手間がかかります。作成や共有のプロセスにストレスが発生することは利用率の低下につながるので、ナレッジ蓄積に最適のツールとは言えません。

(3)情報共有ツール

3つ目は情報共有ツールです。情報共有ツールとは、業務に必要な情報を一か所に集めたツールであり、情報の見つけやすさに定評があります。
 
情報共有ツールでは必要なナレッジだけを集めて、カテゴリごとに分類できます。したがって、チャットツールのようにナレッジが流れたり埋もれたりすることはありません
 
また、検索機能がついており、ファイル管理ツールのような閲覧の手間はかからないので、蓄積されたナレッジが積極的に利用されることが期待できます。
 
そのため、社員によるナレッジの蓄積・活用を促したい方は、情報のアクセス性が良く、利用の際にストレスも感じない「Stock」のような情報共有ツールを導入して、すべての社員がナレッジを蓄積・活用する環境を整えましょう。
 
関連記事: ナレッジ共有ツール10選!社内の知識・ノウハウをしっかり運用しよう!


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【必見】ナレッジの蓄積・整理・活用におすすめのツール

以下では、ナレッジの蓄積・整理・活用におすすめのツールを紹介します。
 
ナレッジの蓄積・整理・活用には、ナレッジを流さず管理でき、分類や検索によって情報へのアクセス性を高められる情報共有ツールの導入が最適です。
 
ただし、選定の際には「機能が複雑ではなく操作しやすいか」をチェックしましょう。ナレッジは経験豊富なベテラン社員が持っており、経験が少ない新入社員が頻繁に閲覧することになるので、誰でも使いこなせるツールでなければならないのです。
 
結論、ナレッジの蓄積・整理・活用にもっとも役立つ情報共有ツールは、必要な機能に過不足がなく、かつ非IT企業向けで誰でも簡単に操作できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にナレッジを蓄積して「フォルダ」で部署や業務ごとに分けて管理すれば、情報を見失う心配がなくなります。また、PCに加えてスマートフォンにも対応しているので、移動中や営業先でも閲覧可能となり、ナレッジが確実に活用される環境を整備できるのです。

【Stock】最も簡単にナレッジを管理できる情報共有ツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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社内にナレッジを蓄積する方法まとめ

ここまで、社内にナレッジを蓄積すべき理由や方法、メリットを中心にご紹介しました。ナレッジを蓄積する方法は「紙での管理」や「ツールの活用」などさまざまです。
 
そのなかで、ナレッジの蓄積をもっとも促せるのは「時間や場所を問わずナレッジを蓄積・整理・活用できる情報共有ツール」です。情報共有ツールであれば、PCに加えてスマートフォンでも利用可能なので、時間や場所を選びません。
 
なかでも、今回ご紹介したStockは、ナレッジの蓄積・整理・活用に必須の機能が過不足なく揃った情報共有ツールであるため、ナレッジを活用したチーム全体の業務時間短縮や業務成果の底上げに最適です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」にナレッジをためて、ナレッジが社員に活用される環境を整備しましょう。
 
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