ノウハウやナレッジをきちんと社内で蓄積できていますでしょうか。
 
重要性は分かっていても、なかなか社内で周知できていなかったり、最初は頑張って始めてみるもの徐々に蓄積する頻度が低くなり、結局中途半端に終わったりしている企業も多いかと思います。
 
しかし、ナレッジをきちんと蓄積し、常に最新の状態に更新することで、貴重なノウハウが社内に共有され、業務効率や生産性を格段にアップさせることが可能になります。
 
そこで今回は、ナレッジを蓄積するだけでなく、その後しっかりと活用できるようなツールをご紹介させていただきます。
 
関連記事: 【ナレッジ蓄積ツール8選】今からでも始められるナレッジ蓄積と共有

 
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ナレッジを蓄積しないと困ること

①属人的なノウハウや知識が社内で共有されない

ベテラン社員の営業方法など、社内全体に共有すべきノウハウがきちんと蓄積されていないと、いつまでたっても他メンバーに共有されることがなく、会社全体としてベテランに頼りきってしまうことになり、レベルアップすることができません。
 
また、もし、退職してしまった場合には、せっかく溜まったノウハウがゼロになってしまうので、必ず残しておく必要があります。
 
関連記事: ナレッジマネジメントとは?システムを使って知識を共有しよう

②業務が非効率になる

何度も同じ作業を繰り返したり、定期的に発生する作業の場合、ナレッジとして残しておくことで、誰がやっても同じ時間・同じクオリティーで作業をすることが可能になります。
 
しかし、蓄積がない場合には、都度都度内容の確認をしなければいけなかったり、作業者によって時間やクオリティーのバラツキがあるなど、効率的な業務の妨げとなってしまうことがあります。
 
関連記事: ナレッジデータベースとは?知識をデータ化して蓄積しよう!

③新人や中途メンバーへの共有に時間がかかる

ナレッジが適切な形で蓄積をされていないと、新人や中途メンバーが入った際に、何をどのように共有すればいいのかが分からず、余計な時間を使ってしまう可能性があります。
 
また、例えば、プロジェクトの途中から参加するメンバーへの共有なども、会議をして共有したり、一から共有するのではなく、ナレッジとして蓄積しておくことで、その内容を見るだけで共有が完結することが可能になります。
 
関連記事: ナレッジ共有ツール10選!社内の知識・ノウハウをしっかり運用しよう!
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ツールを使ってナレッジ蓄積するべき理由

①常に最新の情報を共有できる

ツールを使うことで、情報のアップデートが簡単になるため、最新の情報を共有しやすくなります。
また、閲覧する側にとっても常に最新のものがあることから、安心して記載されているナレッジを活用することができます。

②必要な時にナレッジにアクセスできる

パソコンやスマホからのアクセスが可能となるため、場所や時間にとらわれずナレッジの閲覧ができます。
そのため、必要なその瞬間にナレッジの確認ができるので、効率的に仕事を進めることを可能にします。

③引き継ぎがスムーズになる

ツール内に過去からの情報を蓄積しておくことで、引き継ぎの際などの共有がスムーズになります。
色々と資料を揃えたりする必要がなく、一つの場所を見るだけで全ての情報の確認ができるため、お互いにとって効率的な引き継ぎを実現します。
 
関連記事: ナレッジの蓄積と共有をするとどんな良いことがある?ツールを使った管理をしてみよう!
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ナレッジ蓄積に最適なツール10選

Stock

Stockのトップページ

「Stock(ストック)」チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チャットツールのように情報が流れていくことがなく、また、ファイル管理のように更新や共有の面倒さがありません。
ノウハウやナレッジを蓄積し、きちんと運用していくには、Stockのような簡単に残せて、更新のできるツールが最適です。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。導入先の学習塾では、ITに詳しくない60代の方も利用しています。

■Stockの主な機能

ノート機能

Stockのノート画面

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
簡単に情報を残せることから、ナレッジを蓄積し、その後の更新も容易にすることができるため、きちんと活用できる形で運用が可能になります。
また、テキストや画像、動画などあらゆるファイルをドラッグ&ドロップで簡単に添付することができるだけなく、検索機能もあるので、必要なナレッジをすぐに取り出せます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

個人のタスクだけなく、チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、ナレッジに紐づける形で「内容の確認」などのタスクを作成することが可能です。
メッセージ

Stockのメッセージ画面

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してのみのやり取りをするため、きちんと整理された形でやり取りを残すことができます。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、使える機能を増やしたりと、無料プランの範囲内以上に使いたい場合も、1人あたり月額400~500円程度で利用することができます。

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、運営しているECサイトに関する「施策」のナレッジ蓄積をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールを使うと大事な情報が流れていってしまい、日々実施している施策のナレッジがどこにも蓄積されずに悩まれていました。
 
そのような中、Stockに「施策」に関するナレッジを記載するような運用にしたことで、チーム内のナレッジが急激に蓄積されるようになったということです!
 
 
 
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Dojo

Dojoのトップページ

「Dojo」マニュアル作成ソフト

https://www.tepss.com/

Dojoは、豊富な機能が搭載された、誰でも手軽に、誰が作っても簡単に高品質なマニュアルが作成できるツールです。

■Dojoの特徴

1. 手軽で高品質なマニュアルを作成できる
豊富に用意されたテンプレートを使えるので、特別な知識が必要なく、誰でもマニュアルを作成することができます。
 
2. eラーニングコンテンツも作成できる
ただマニュアルを作成するだけでなく、eラーニングコンテンツを作成することで、繰り返し学習で効果的に知識を身に付けることができます。

■Dojoの主な機能

マニュアル作成機能

Dojoのマニュアル作成画面

分かりやすい操作性と豊富なテンプレートで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成することができます。

■Dojoの導入費用

無料で体験版を利用することができますが、本格的に導入する場合には問い合わせをする必要があります。
 
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Kibela

Kibelaのトップページ

「Kibela」個人の発信を組織の力にする情報共有ツール

https://kibe.la/ja

Kibelaは、使うだけで、強いクリエイティブな組織を作れるようになるために開発された情報共有ツールです。
エンジニアに嬉しいMarkdownやwebhook、シングルサインオンに対応しています。

■Kibelaの特徴

1. 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成することができます。
 
2. メンバーの得意なことが分かる
情報発信することで、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。

■Kibelaの主な機能

Blog

Kibelaのブログ画面

個人的なメモや考えをBlogとして投稿することができます。Blogを共有することで、自分の考えや得意なことを他メンバーに共有することができるようになります。
Wiki

KibelaのWiki画面

メンバー間で自由に編集できるため、議事録や日報だけとして利用するだけでなく、ナレッジの蓄積先として利用することができます。

■Kibelaの導入費用

Kibelaの料金プランページ
https://kibe.la/ja#pricing

5名までは無料で利用することができます。
ユーザー数や作成できるグループ数などを無制限にするには、有料プラン(月540円〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 
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Vertica

Verticaのトップページ

「Vertica」エンタープライズ・ビッグデータ分析基盤

https://www.vertica.com/

Verticaは、全社的なビッグデータ分析基盤として活用できる次世代型データベースです。このようなシステムを使うことで、自分の探しているノウハウやナレッジにもアクセスしやすくなります。

■Verticaの特徴

1.システム拡張が柔軟に対応できる
ユーザ数やデータ量の増加に合わせて、システムの拡張を柔軟かつ低コストで実現することができます。
 
2.意思決定にも役立つ
蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出して分析することができるので、ビジネスで必要となる迅速な意思決定にも役立ちます。

■Verticaの主な機能

Verticaの圧縮機能
高度な圧縮機能
データの属性に応じた最適な圧縮アルゴリズムでストレージ容量を最大90%削減できます。データ圧縮によって検索時のディスクI/O量が減り、高速な検索処理を実現することができます。
データ分析機能
標準的なBIツール/ETLツールをそのまま利用できますし、R言語やPythonで書かれた高度な統計アルゴリズムを高速に実行することが可能です。

■Verticaの導入費用

実現したいシステムの内容によって費用が異なるため、問い合わせが必要になります。
 
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kintone

kintoneのトップページ

「kintone」サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

■kintoneの特徴

1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
 案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
 
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
 APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。

■kintoneの主な機能

スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。

■kintoneの料金

kintoneの料金プランページ
https://kintone.cybozu.com/jp/price/

kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(780円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 
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iQube

iQubeのトップページ

「iQube」|無料クラウド型グループウェア

http://www.iqube.net/

iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

■iQubeの特徴

 1.社内ノウハウの蓄積や社内ルールの共有に特化している
 作成した文章などを共有する相手を指定できるので、情報が必要な人にのみ共有することができます。
 
 2.10人までなら無料で使える
 有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数グループの場合は費用をかけることなく利用することができます。

■iQubeの主な機能

iQubeの起動画面
掲示板
1つの議題に関してコメントを付けることで、ディスカッションをすることができます。
Todoリスト
スケジュールとの連携やステータスの設定ができます。
スケジュール
メンバーの予定を一覧で確認でき、色別に予定(会議は赤、来客は青など)を表示することができます。
ファイル
フォルダ階層形式でファイルを保管することができます。また、ファイルにタグ付けすることも可能です。

■iQubeの料金

iQubeの料金プランページ
http://www.iqube.net/price.html

iQubeは無料で使うことができますが、人数を増やしたり(無料プランは10人まで)、ストレージ容量を増やす(無料プランは全員で30MBまで)には、有料プラン(400円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。
 
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TeんDo

TeんDoのトップページ

「TeんDo」|マニュアル作成ソフトTeんDoシリーズ

https://www.tento.camp/tendo/

TeんDoは、導入実績2,200社以上の業務用ツールをクラウドで使いたい時、使いたい数だけ利用できるサービスです。

■TeんDoの特徴

1. 対象の画面を操作するだけでマニュアルが作成できる
操作内容を自動でキャプチャしてくれるため、マニュアル作成の手間が大幅に削減されます。
 
2. 多様なアプトプット
紙だけでなく、動画やテキストコンテンツとしても出力できるため、様々な使い方ができます。

■TeんDoの主な機能

マニュアル作成

TeんDoのマニュアル作成画面

自動キャプチャやエフェクトなどの機能があり、簡単にマニュアルを作成することができます。
また、マニュアル作成後は、紙での出力だけでなく、WordやExcelなどの出力にも対応しています。

■TeんDoの料金

TeんDoの料金プランページ
https://www.tento.camp/tendo/

30日間の無料トライアルを利用できますが、基本的には有料契約(68,000円/月(1ライセンス)〜)をする必要があります。
※契約期間は最低3ヶ月からになります。
 
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Data Knowledge

Data Knowledgeのトップページ

「Data Knowledge」|全社員のデータ活用を実現するナレッジ共有型BIツール

https://www.dataknowledge.jp/

Data Knowledgeは、社内にある大量のデータを各種機能により、全社員がデータを活用できるようにするためのツールです。

■Data Knowledgeの特徴

1. 多彩な分析レポート
経営実態が蓄積されている社内サーバーのデータから、簡単にレポートを作成することができます。
 
2. 分析ノウハウ共有機能
社内で作成された各種の分析ノウハウを公開・共有して、誰もがデータ分析をスムーズにすることができます。

■Data Knowledgeの主な機能

ナレッジ共有機能

Data Knowledgeのナレッジ共有機能

分析ノウハウだけではなく、検索画面やレポートの共有もでき、様々なデータ活用方法に対応することが可能です。

■Data Knowledgeの導入費用

無料体験することは可能ですが、実際に導入をする際には料金を含め問い合わせが必要になります。
 
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Qiita:Team

Qiita:Teamのトップページ

「Qiita:Team」|生産性を向上させる情報共有ツール

https://teams.qiita.com/

Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。
主に、エンジニアチームを中心として利用されており、属人的なノウハウや技術要件が共有され、組織の見える化を進めることができます。

■Qiita:Teamの特徴

1. 簡単に書けて簡単に共有できる
テンプレート機能を利用して読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有することができます。
 
2. 他ツールとの連携機能が豊富
Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能使った連携も可能です。

■Qiita:Teamの主な機能

ドキュメント作成

Qiita:Teamのドキュメント作成画面

Markdownやテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては慣れた形式で作成することができます。また、作成したドキュメントもすぐにフィードに投稿できるため、共有も簡単です。

■Qiita:Teamの導入費用

Qiita:Teamの料金プランページ
https://teams.qiita.com/pricing/

30日間の無料トライアルがついていますが、基本的には有料プラン(1490円/月(3人まで)〜)の契約が必要になります。
メンバー数に応じて料金が変動(機能に違いはない)するシンプルなスタイルです。
 
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Docbase

Docbaseのトップページ

「DocBase」|ストレスフリーなドキュメント共有ツール

https://docbase.io/

DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。

■DocBaseの特徴

1. 同時編集機能に対応している
1つのメモを複数人で同時編集することができるため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることができます。
 
2. 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。

■DocBaseの主な機能

文書作成

Docbaseの文書作成画面

Markdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成することができます。

■DocBaseの導入費用

Docbaseの料金プランページ
https://docbase.io/#plan

30日間の無料体験がついていますが、基本的には有料プラン(900円/月(3人まで)〜)の契約が必要になります。
利用人数を増やしたり、ストレージ容量が増えるごとに料金が変わります。
 
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ツールを適切に使うことで、面倒に感じていたナレッジの共有が簡単になり、それをきちんと共有することで、より業務の効率化の手助けになるのではないか思います。
 
まずは、社内のノウハウやナレッジを整理し、是非、属人化しているノウハウや、社内の重要なナレッジはきちんと蓄積し、共有する運用をしていただけれると嬉しいです。

 

 
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