企業にとって有益である、個人の知識や経験、ノウハウなどを総称して「ナレッジ」と呼びます。効果的に活用することで生産性の向上や業務効率化に貢献する重要な要素です。
 
ナレッジを正しく蓄積し、常に最新の状態に更新することで、貴重なノウハウが社内に共有されるので、ナレッジは会社の資産とも言えるでしょう。
 
一方で、ナレッジの蓄積や共有を実践しようと試みるも、実情と合っていないナレッジが蓄積されたり、一部の人にしか共有されていないような状況が発生したりしてしまい、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ナレッジを蓄積しないと困ることやナレッジ蓄積により得られる効果、ナレッジ蓄積が必要な理由、継続的に活用できるおすすめのツールをご紹介しますので、
 
  • ナレッジの重要性をわかってはいるものの、なかなか効果的な運用ができていない
  • どのような効果が期待できるのか知りたい
  • ナレッジ蓄積に関するツールにはどんなものがあるのかを知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にし、ナレッジ蓄積に関する理解を深めて効果的なナレッジ運用を実践していきましょう。
 
関連記事: 【ナレッジ蓄積ツール8選】今からでも始められるナレッジ蓄積と共有

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

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ナレッジを蓄積・共有しないと困ること3選

ナレッジの蓄積や共有がされないと、日常の業務においてさまざまな弊害が発生する可能性があります。
 
以下では、ナレッジの蓄積や共有がされない場合に困ること3つをご紹介します。

①属人的なノウハウや知識が社内で共有されない

ベテラン社員の営業方法など、社内全体に共有すべきノウハウが正しく蓄積されていないと、いつまでたっても他メンバーに共有されず、会社全体としてベテランに頼りきってしまうことになり、チームのレベルアップができません。
 
また、ナレッジを持つ社員が退職してしまった場合には、せっかく溜まったノウハウがゼロになってしまうので、必ず残しておく必要があります。
 
関連記事: ナレッジマネジメントとは?システムを使って知識を共有しよう

②業務が非効率的になる

何度も同じ作業を繰り返したり、定期的に発生する作業をする場合、ナレッジとして残しておくことで、誰が作業しても同じ時間・同じクオリティーでの作業が可能になります。
 
しかし、ナレッジの蓄積がない場合には、都度内容の確認をしなければいけなかったり、作業者によって時間やクオリティーのバラツキがあったりと、効率的な業務の妨げとなることがあります。
 
関連記事: ナレッジデータベースとは?知識をデータ化して蓄積しよう!

③新人や中途メンバーへの共有に時間がかかる

ナレッジが適切な形で蓄積されていないと、新人や中途メンバーが入った際に、何をどのように共有すればいいのかが分からず、余計な時間を使ってしまう可能性があります。
 
そのため、プロジェクトの途中から参加するメンバーへも、打ち合わせなどをして一から共有するのではなく、ナレッジとして蓄積しておき、その内容を見るだけで共有ができるような運用が必要です。
 
教育コストを削減するためにも、ナレッジを蓄積するだけではなく、その後の活用体制なども整えておくと良いでしょう。
 
関連記事: ナレッジ共有ツール10選!社内の知識・ノウハウをしっかり運用しよう!
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ナレッジの蓄積や共有がもたらす3つの効果

今日、さまざまな企業でIT化が進むなか、ナレッジの蓄積や共有は今後ますます重要となります。
 
次に、ナレッジの蓄積や共有によってもたらされる3つの効果について解説していきます。

①業務効率化に繋がる

業務中に発見した個人のナレッジを蓄積することで、効率的な業務の進め方に関する知見が溜まっていきます。
 
そのため、新入社員や中途社員が初めて該当の作業をやる場合にも、あらかじめナレッジが共有された状態で業務開始ができるため、ひとりひとりに担当者をつける必要がなくなります。
 
教育にかける人件費が削減できるので、業務効率化が図れると言えます。
 
個人が持つナレッジを暗黙知、マニュアルや研修などで共有される知識を形式知と呼びますが、業務効率化には暗黙知から形式知に昇華させる必要があります。
 
そのため、社内体制としても気づいたことはすぐに共有する、情報共有がスムーズにできるような体制の整備が必要です。

②探している情報がすぐに見つかる

新しく始めることや、仕事をする上で知りたい知識など、一から吸収する場合は時間がかかってしまいます。
 
そんなとき、既に社内に様々なナレッジが何らかの形で蓄積されている状況であれば、欲しい情報をその場で探して入手できます。
 
例えば、インターネットを通してクラウド上でナレッジを蓄積している場合は、検索機能を使うことで必要な情報を入手できるので、情報取得までのストレスを軽減できます。

③属人化されているナレッジを集約できる

ナレッジ蓄積がされないことによる問題として、ナレッジの属人化による作業負担の偏りも挙げられます。
 
業務ができる人にのみ業務が偏ってしまい、結果として作業効率が悪くなってしまうなどの事態を引き起こしかねません。
 
しかし、適切なナレッジ蓄積ができている場合は、今まで溜まっている知見の共有が可能になるため、業務負担を一定に抑えることが可能です。
 
一方、ナレッジを集約したとしても「共有されない=誰にも見られない」となれば蓄積のモチベーションは下がり、より詳細な情報が残されなくなります。
 
そのため、貴重なナレッジが意味のないものとなってしまわないように、共有の手法も考える必要があります。
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よく利用されるナレッジ蓄積や共有の方法

ナレッジの蓄積にはさまざまな手法が用いられますが、以下では代表的なナレッジの蓄積方法についてご紹介します。

①ドキュメントに残して保管をする

ナレッジを記載したドキュメントを印刷し、ファイリングする方法を取る企業がほとんどです。ナレッジの蓄積方法としては、まず最初に思いつく方法ではないでしょうか。
 
しかし、印刷したものを保管する場合は、更新するのが不便であったり、紛失の恐れもあることから、ナレッジの蓄積はできていても、共有までのフローが確実に形成されているかどうかが重要です。
 
また、情報が欲しいときにすぐにアクセスができないのもデメリットと言えるでしょう。

②定期的に勉強会を開く

属人的になっているナレッジを他メンバーへ伝えるのに効果的な手法です。
 
ナレッジを持つ人が、他のメンバーにノウハウを共有し、チーム力の向上が期待できます。
 
しかし、勉強会の内容を残しておかなければ後で振り返りができず、どれくらい知識を習得できたのかも個人によって異なります。
 
そこで、確実にナレッジを共有し業務に活かせるようにするため、いつでも振り返りができる状態で残しておくことが重要です。

③ツールを活用する

近年多くの企業で用いられているナレッジ蓄積の手法に「ツールの活用」が挙げられます。
 
ツールを使うことで、更新の手間もなく、いつでもナレッジの確認をすることができるため、蓄積や共有の方法として一番おすすめできる方法です。

ツールを使ってナレッジ蓄積するべき3つの理由

ナレッジの蓄積には共有までも管理できる、ツールを用いるのが効率的でおすすめです。
 
以下で、ナレッジ蓄積にはなぜツールが必要なのか具体的に解説していきます。

①常に最新の情報を共有できる

ツールを使うことで、情報のアップデートが簡単になるため、最新の情報を共有しやすくなります。
 
また、閲覧する側にとっても常に最新のナレッジが確認できるので、安心して記載されているナレッジを活用できます。
 
ナレッジを蓄積する意味は、そのナレッジを活用することにありますので、蓄積したナレッジは共有され、それを常にアップデートしていくことで会社の強みへと変わっていきます。

②必要な時にナレッジにアクセスできる

パソコンやスマホのデバイスを問わずアクセスができるため、場所や時間にとらわれずにナレッジの閲覧ができます。
 
必要なときにナレッジの確認ができるので、万が一トラブルが起きた際の対処法や、ナレッジを持つ他メンバーに頼ることなく問題への対処が可能になります。

③引き継ぎがスムーズになる

ツール内に過去からの情報を蓄積しておくことで、引き継ぎの際などの共有がスムーズになります。
 
色々と資料を揃えたりする必要がなく、一つの場所を見るだけで全ての情報が確認できるため、これから新しく業務を行う社員と、業務を依頼する側、双方にとって効率的な引き継ぎを実現します。
 
関連記事: ナレッジを正しく共有して、業務の最適化を図ろう!
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ナレッジ蓄積に最適なツール10選

ナレッジ蓄積にはツールでの管理・運用がおすすめである理由を紹介してきました。
 
以下では、ナレッジ蓄積に最適なツールを10選、機能や特徴、料金をまとめてご紹介していきます。

簡単な操作でナレッジ蓄積から共有まで全てを管理:Stock

Stockのトップページ

「Stock(ストック)」チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チャットツールのように情報が流れていくことがなく、また、ファイル管理のように更新や共有の面倒さがありません。
 
ノウハウやナレッジを蓄積し、正しく運用していくには、Stockのような情報が簡単に残せて、更新のできるツールが最適です。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。導入先の学習塾では、ITに詳しくない60代の方も利用しています。

■Stockの主な機能

Stockには主に「ノート機能」「タスク管理」「メッセージ機能」の3つが搭載されています。
ノート機能

Stockのノート画面

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
簡単に情報を残せることから、ナレッジを蓄積し、その後の更新も容易にすることができるため、きちんと活用できる形で運用が可能になります。
また、テキストや画像、動画などあらゆるファイルをドラッグ&ドロップで簡単に添付することができるだけなく、検索機能もあるので、必要なナレッジをすぐに取り出せます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

個人のタスクだけなく、チームのタスクを一覧で管理できます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、ナレッジに紐づける形で「内容の確認」などのタスクの作成が可能です。
メッセージ

Stockのメッセージ画面

Stockのメッセージ機能は、各テーマごとにやりとりできるのが特徴です。
ノートの内容に対してのみのやりとりをするため、整理された形でメッセージの管理ができます。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用できます。
容量を増やしたり、使える機能を増やしたりと、無料プランの範囲内以上に使いたい場合も、1人あたり月額400~500円程度で利用することができます。

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、運営しているECサイトに関する「施策」の、ナレッジ蓄積をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールを使うと大事な情報が流れていってしまい、日々実施している施策のナレッジがどこにも蓄積されずに悩まれていました。
 
そのような中、Stockに「施策」に関するナレッジを記載するような運用にし、チーム内のナレッジが急激に蓄積されるようになったということです!
 
 
 
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Dojo

Dojoのトップページ

「Dojo」マニュアル作成ソフト

https://www.tepss.com/

Dojoは、豊富な機能が搭載された、誰でも手軽に、誰が作っても簡単に高品質なマニュアルが作成できるツールです。

■Dojoの特徴

1. 手軽で高品質なマニュアルを作成できる
豊富に用意されたテンプレートを使えるので、特別な知識が必要なく、誰でもマニュアルを作成できます。
 
2. eラーニングコンテンツも作成できる
ただマニュアルを作成するだけでなく、eラーニングコンテンツを作成し、繰り返し学習で効果的に知識を身に付けられます。

■Dojoの主な機能

Dojoのマニュアル作成画面

マニュアル作成機能では、分かりやすい操作性と豊富なテンプレートで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成できます。

■Dojoの導入費用

無料で体験版を利用できますが、本格的に導入する場合には問い合わせをする必要があります。
 
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Kibela

Kibelaのトップページ

「Kibela」個人の発信を組織の力にする情報共有ツール

https://kibe.la/ja

Kibelaは、使うだけで、強いクリエイティブな組織を作れるようになるために開発された情報共有ツールです。
エンジニアに嬉しいMarkdownやwebhook、シングルサインオンに対応しています。

■Kibelaの特徴

1. 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成できます。
 
2. メンバーの得意なことが分かる
情報発信することで、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。

■Kibelaの主な機能

Kibelaのブログ画面

Blog機能では、個人的なメモや考えをBlogとして投稿することができます。Blogを共有することで、自分の考えや得意なことを他メンバーに共有することができるようになります。

KibelaのWiki画面

Wiki機能では、メンバー間で自由に編集できるため、議事録や日報として利用するだけでなく、ナレッジの蓄積先として利用できます。

■Kibelaの導入費用

Kibelaの料金プランページ
https://kibe.la/ja#pricing

5名までは無料で利用できます。
ユーザー数や作成できるグループ数などを無制限にするには、有料プラン(月540円〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 
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Vertica

Verticaのトップページ

「Vertica」エンタープライズ・ビッグデータ分析基盤

https://www.vertica.com/

Verticaは、全社的なビッグデータ分析基盤として活用できる次世代型データベースです。このようなシステムを使って、自分の探しているノウハウやナレッジにもアクセスしやすくなります。

■Verticaの特徴

1.システム拡張が柔軟に対応できる
ユーザ数やデータ量の増加に合わせて、システムの拡張を柔軟かつ低コストで実現できます。
 
2.意思決定にも役立つ
蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出して分析することができるので、ビジネスで必要となる迅速な意思決定にも役立ちます。

■Verticaの主な機能

Verticaの圧縮機能

高度な圧縮機能では、データの属性に応じた最適な圧縮アルゴリズムでストレージ容量を最大90%削減できます。データ圧縮によって検索時のディスクI/O量が減り、高速な検索処理を実現することができます。
 
また、データ分析機能では標準的なBIツール/ETLツールをそのまま利用できるうえ、R言語やPythonで書かれた高度な統計アルゴリズムを高速に実行することが可能です。

■Verticaの導入費用

実現したいシステムの内容によって費用が異なるため、問い合わせが必要になります。
 
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kintone

kintoneのトップページ

「kintone」サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

■kintoneの特徴

1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
 案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作成できます。
 
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
 APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発できます。

■kintoneの主な機能

スペース機能では、テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
 
ピープル機能では社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやりとりができます。

■kintoneの料金

kintoneの料金プランページ
https://kintone.cybozu.com/jp/price/

kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(780円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 
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iQube

iQubeのトップページ

「iQube」|無料クラウド型グループウェア

http://www.iqube.net/

iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

■iQubeの特徴

 1.社内ノウハウの蓄積や社内ルールの共有に特化している
 作成した文章などを共有する相手を指定できるので、情報が必要な人にのみ共有できます。
 
 2.10人までなら無料で使える
 有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数グループの場合は費用をかけることなく利用できます。

■iQubeの主な機能

iQubeの起動画面

掲示板
1つの議題に関してコメントを付けることで、ディスカッションができます。
Todoリスト
スケジュールとの連携やステータスの設定ができます。
スケジュール
メンバーの予定を一覧で確認でき、色別に予定(会議は赤、来客は青など)を表示できます。
ファイル
フォルダ階層形式でファイルを保管できます。また、ファイルにタグ付けも可能です。

■iQubeの料金

iQubeの料金プランページ
http://www.iqube.net/price.html

iQubeは無料で使用できますが、人数を増やしたり(無料プランは10人まで)、ストレージ容量を増やす(無料プランは全員で30MBまで)には、有料プラン(400円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。
 
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TeんDo

TeんDoのトップページ

「TeんDo」|マニュアル作成ソフトTeんDoシリーズ

https://www.tento.camp/tendo/

TeんDoは、導入実績2,200社以上の業務用ツールをクラウドで使いたい時、使いたい数だけ利用できるサービスです。

■TeんDoの特徴

1. 対象の画面を操作するだけでマニュアルが作成できる
操作内容を自動でキャプチャしてくれるため、マニュアル作成の手間が大幅に削減されます。
 
2. 多様なアプトプット
紙だけでなく、動画やテキストコンテンツとしても出力できるため、様々な使い方ができます。

■TeんDoの主な機能

TeんDoのマニュアル作成画面

マニュアル作成機能では、自動キャプチャやエフェクトなどの機能があり、簡単にマニュアルを作成することができます。
また、マニュアル作成後は、紙での出力だけでなく、WordやExcelなどの出力にも対応しています。

■TeんDoの料金

TeんDoの料金プランページ
https://www.tento.camp/tendo/

30日間の無料トライアルを利用できますが、基本的には有料契約(68,000円/月(1ライセンス)〜)をする必要があります。
※契約期間は最低3ヶ月からになります。
 
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Data Knowledge

Data Knowledgeのトップページ

「Data Knowledge」|全社員のデータ活用を実現するナレッジ共有型BIツール

https://www.dataknowledge.jp/

Data Knowledgeは、社内にある大量のデータを各種機能により、全社員がデータを活用できるようにするためのツールです。

■Data Knowledgeの特徴

1. 多彩な分析レポート
経営実態が蓄積されている社内サーバーのデータから、簡単にレポートを作成できます。
 
2. 分析ノウハウ共有機能
社内で作成された各種の分析ノウハウを公開・共有して、誰もがデータ分析をスムーズにできます。

■Data Knowledgeの主な機能

Data Knowledgeのナレッジ共有機能

ナレッジ共有機能では分析ノウハウだけではなく、検索画面やレポートの共有もでき、様々なデータ活用方法に対応することが可能です。

■Data Knowledgeの導入費用

無料体験が可能ですが、実際に導入をする際には料金を含め問い合わせが必要になります。
 
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Qiita:Team

Qiita:Teamのトップページ

「Qiita:Team」|生産性を向上させる情報共有ツール

https://teams.qiita.com/

Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。
主に、エンジニアチームを中心として利用されており、属人的なノウハウや技術要件が共有され、組織の見える化を進めることができます。

■Qiita:Teamの特徴

1. 簡単に書けて簡単に共有できる
テンプレート機能を利用して読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。
 
2. 他ツールとの連携機能が豊富
Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能使った連携も可能です。

■Qiita:Teamの主な機能

Qiita:Teamのドキュメント作成画面

ドキュメント作成機能では、Markdownやテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては慣れた形式で作成できます。
 
また、作成したドキュメントもすぐにフィードに投稿できるため、共有も簡単です。

■Qiita:Teamの導入費用

Qiita:Teamの料金プランページ
https://teams.qiita.com/pricing/

30日間の無料トライアルがついていますが、基本的には有料プラン(1490円/月(3人まで)〜)の契約が必要になります。
メンバー数に応じて料金が変動(機能に違いはない)するシンプルなスタイルです。
 
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Docbase

Docbaseのトップページ

「DocBase」|ストレスフリーなドキュメント共有ツール

https://docbase.io/

DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作成できます。

■DocBaseの特徴

1. 同時編集機能に対応している
1つのメモを複数人で同時編集できるため、リアルタイムでドキュメントを作成できます。
 
2. 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。

■DocBaseの主な機能

Docbaseの文書作成画面

文書作成機能では、Markdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成できます。

■DocBaseの導入費用

Docbaseの料金プランページ
https://docbase.io/#plan

30日間の無料体験がついていますが、基本的には有料プラン(900円/月(3人まで)〜)の契約が必要になります。
利用人数を増やしたり、ストレージ容量が増えるごとに料金が変わります。
 
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ナレッジ蓄積の効果や活用方法まとめ

ツールの適切な使用で、面倒に感じていたナレッジの共有が簡単になり、それを正しく共有することで、業務の効率化の手助けになります。
 
まずは、社内のノウハウやナレッジを整理し、属人化しているノウハウや、社内の重要なナレッジはツールを用いて確実に蓄積し、共有する運用体制を整備する必要があります。
 
一方、普段の業務があるなか、ナレッジ蓄積のために時間を割くことができない中小企業の担当者の方も多いでしょう。
 
その場合は、ITに詳しくなくても簡単に利用でき、業務効率化に貢献するナレッジ蓄積ツールを選定すべきと言えるでしょう。
 
ナレッジ蓄積に関して、ご紹介した非IT企業でも説明がいらないほど簡単に利用可能な情報管理ツールの「Stock」で管理すると非常に簡単に、かつ業務効率化が実現します。
 
利用・登録は無料からできるうえ、1分で必要事項の入力も完了しますので、ぜひ使い勝手を試してみましょう。
 
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関連記事: ノウハウとナレッジって何が違うの?おすすめの簡単に蓄積できるツールも紹介!