雇用形態が多様化し人材の流動性が高まるなか、人の流出とともに知識や経験が失われることを防ぐ方法として「ナレッジ蓄積」が注目されています。
 
多くの社員から最新のナレッジが常に共有される環境が用意できれば、業務の効率化や教育負担の軽減などのさまざまな効果が得られます。
 
しかし、「社員がナレッジを蓄積しようとしない」「ナレッジの管理が行き届かず、古い情報が混ざっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内のナレッジを簡単に蓄積する方法を中心にご紹介します。
 
  • 時間をかけずにナレッジをまとめる方法が知りたい
  • ナレッジマネジメントの重要性を社員に伝え、ナレッジを蓄積する習慣をつくりたい
  • ナレッジを簡単に編集する方法を活用して効率的に管理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、誰でも簡単にナレッジを蓄積できる方法が分かり、さらにナレッジを一か所にまとめる管理法も見つかります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内のナレッジ蓄積を推進すべき理由

以下では、社内のナレッジ蓄積を推進すべき理由について解説します。ナレッジ蓄積の習慣を全社へ展開させるために、まずはその必要性を理解しましょう。

ナレッジの属人化を防ぐ

1つ目の理由は、ナレッジの属人化を防ぐことです。
 
ナレッジを社内へ蓄積できる仕組みがない環境では、社員が獲得した経験や知識は個々人が持っている状況です。貴重な知的財産を利益に結びつけるためには、ナレッジの属人化を防ぐ必要があります
 
社員一人ひとりのナレッジを社内へ蓄積する仕組みがあれば、誰でもすべての社員が得た経験や知識にアクセスができます。そのため、「社員の退職にともなって業務が進まなくなる」というような属人化の課題が解消されるのです。

業務効率化につながる

2つ目の理由は、業務効率化につながることです。
 
ある業務を通して身に着けたナレッジを蓄積しておけば、のちに同じ業務を担当する社員は短時間で業務を完了できます。また、ベテラン社員の知識やノウハウをもとに業務を進められるため、組織全体の業務の質が向上することも期待できます。
 
以上のように、蓄積されたナレッジを活用すれば業務時間が短縮されるうえに、より質の高い成果を生み出せるので業務効率化に大きく貢献しているのです。

教育コストを削減する

3つ目の理由は、教育コストを削減することです。
 
ナレッジを蓄積していれば、中途社員や新入社員も業務のコツをすぐにつかめます。社員から共有されたナレッジをもとにマニュアルを作成すれば何度も使い回しができるので、上司の業務負担や時間が大幅に軽減されます。
 
さらに、一度マニュアルを作成すれば微細な修正のみで運用を続けられるので、継続的に一定のクオリティで社内教育できるようになるのです。
 
関連記事: ナレッジマネジメントとは?システムを使って知識を共有しよう


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内にナレッジを蓄積する方法

以下では、社内にナレッジを蓄積する方法をご紹介します。ナレッジを活用する場面も想定して、蓄積だけでなく検索もスムーズにできる方法を採用しましょう。

(1)ドキュメントに残して保管をする

1つ目は、ナレッジを記載したドキュメントを印刷しファイリングする方法です。
 
手順が明確なため誰でもナレッジを残せる一方、修正するためにはわざわざ編集をして、印刷し直す手間がかかるので面倒です。そのため、なかなかナレッジの更新がされず、情報が古いままで放置される可能性があります。
 
また、目的のナレッジを探すにはファイルを一つひとつ確認する必要があるので時間がかかります。古い情報ばかり記載されているうえに、検索性も悪ければ社員は活用しなくなるため、ナレッジを簡単に修正・補足できる方法で蓄積しなければなりません。

(2)マニュアルを作成する

2つ目は、社内へナレッジを蓄積するためにマニュアルを作成する方法です。
 
ナレッジを蓄積する目的やメリット、手順などを詳細に記したマニュアルを社員に共有すれば、「部下のためにナレッジを残したいが、どこに、どうやって蓄積すれば良いか分からない」という問題を解決できます
 
マニュアルは一度作成すれば何年も使い回しができるので、定期的な更新作業を怠らなければ有効な手段になります。

(3)ツールを活用する

3つ目の方法は、ツールを活用することです。
 
たとえば、ナレッジ共有ツールでは修正箇所が自動で保存されるため、情報をストレスなく更新できるのがメリットです。また、全社にツールの利用を浸透させれば、社内でナレッジを蓄積する文化をつくり出すことも可能です
 
ただし、社内へのナレッジの蓄積には全社が関わるため、誰で使いこなせるツールを選択しましょう。たとえば、非IT企業向けの機能を備えた「Stock」であれば、面倒な操作が一切ないので簡単にナレッジの蓄積・活用ができます。
 
関連記事: ナレッジを正しく共有して、業務の最適化を図ろう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ツールを使ってナレッジを蓄積するメリット

以下では、ツールを使ってナレッジを蓄積することのメリットをご紹介します。メリットを把握して、ツールを社内へ浸透させる際の材料にしましょう。

常に最新の情報を共有できる

1つ目のメリットは、常に最新の情報を共有できることです。
 
紙や口頭でナレッジを共有・蓄積している企業では、情報を修正するための「書き直し作業」や、修正後に「メールでの連絡」をする手間がかかるのでリアルタイムの情報共有は不可能です。
 
一方で、ナレッジを蓄積できるツールを利用すればわずかな工数で修正作業が完了し、更新情報があればわかりやすく表示されます。そのため、蓄積されたナレッジは常に最新情報であり、社員は正確なナレッジをもとに仕事ができるのです。
 
つまり、ナレッジを蓄積するツールには、社内のナレッジを最新かつ良質にアップデートし続けられるメリットがあるのです。

必要な時にナレッジにアクセスできる

2つ目のメリットは、必要な時にすぐにナレッジにアクセスできることです。
 
ナレッジを蓄積できるツールには検索機能が備わっているため、キーワードやカテゴリをもとに蓄積されたナレッジのなかから必要な情報をすぐに探し出せます
 
紙やエクセルなど検索しづらい媒体による管理では、ナレッジを探す作業に時間がかかり結果的に業務効率化が実現できない場合があるため、ツールの導入は必須だと言えます。

引き継ぎがスムーズになる

3つ目のメリットは、引継ぎがスムーズになることです。
 
ナレッジを口頭で伝えている場合は、引継ぎの際に新しい社員に伝え直す必要があります。またファイル管理の場合も、「どこに何のナレッジが蓄積されているか」を教えなければなりません。
 
しかし、ツールでノウハウ蓄積をしていれば、新しい社員をチームに招待するだけで引き継ぎが完了します。引継ぎのたびにナレッジを共有し直す必要がなくなるのです
 
関連記事: 【ナレッジ蓄積ツール8選】今からでも始められるナレッジ蓄積と共有


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ナレッジの蓄積に利用されるツールの種類

以下では、ナレッジの蓄積に利用されるツールの種類を3つご紹介します。自社にとって最適な形のツールを選択しましょう。

(1)ビジネスチャットツール

1つ目はビジネスチャットツールです。チャットツールとは、メッセージのやりとりによってリアルタイムにコミュニケーションがとれるもの指します。ビジネスにおいてはSlackのようなツールが使われます。
 
チャットツールではLINEのように気軽にやりとりできるため、ナレッジを作成・共有するハードルが低い点が特徴です。
 
しかし、メッセージの更新のたびに過去のナレッジが流れてしまい、探しづらくなるデメリットがあります。また、すでに社内でチャットツールを利用している場合は、ほかのメッセージにナレッジが埋もれる可能性があります。

(2)ファイル管理ツール

2つ目は、ファイル管理ツールです。ファイル管理ツールとはインターネット上でファイルを管理できるツールを指します。ビジネスにおいてはDropboxのようなツールが使われます。
 
作成したナレッジを特定の場所に保存できるため、チャットツールのように情報が流れる心配はありません。
 
しかし、ナレッジの閲覧や編集にはファイルを探して開く手間がかかります。作成や共有のプロセスにストレスが発生することは利用率の低下につながるため、ナレッジ蓄積に最適のツールとは言えません。

(3)情報共有ツール

3つ目は、情報共有ツールです。情報共有ツールとは、業務に必要な情報を一か所に集めて、企業内の情報共有を円滑にすることを目的としたツールです。ビジネスにおいてはStockのようなツールが使われます。
 
情報共有ツールでは必要なナレッジだけを集めて、カテゴリごとに分類できます。そのため、チャットツールのようにナレッジが流れたり埋もれたりすることはありません
 
また、検索機能がついておりファイル管理ツールのような閲覧の手間はかからないため、蓄積されたナレッジが積極的に利用されることが期待できます。
 
関連記事: ナレッジ共有ツール10選!社内の知識・ノウハウをしっかり運用しよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ナレッジの蓄積・整理・活用におすすめのツール

以下では、ナレッジの蓄積・整理・活用におすすめのツールをご紹介します。
 
ナレッジの蓄積・整理・活用には、ナレッジを流さず管理でき、分類や検索によって情報へのアクセス性を高められる情報共有ツールの導入が最適です。
 
さらに、情報共有ツールのなかでも「機能が複雑ではなく操作しやすいツール」が求められます。ナレッジの作成は主に経験豊富なベテラン社員が担当し、経験が少ない新入社員が頻繁に閲覧することになるので、誰でも使いやすいツールでなければならないのです。
 
結論、ナレッジの蓄積・整理・活用にもっとも役立つ情報共有ツールは、必要な機能が過不足なく備わっており、かつ非IT企業向けで誰でも簡単に操作できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」はナレッジを簡単に蓄積できるうえに、ノートは部署や業務ごとに分類されたフォルダで管理されるので「どこに保存したか分からなくなる 」という心配はありません。

【Stock】最も簡単にナレッジを管理できる情報共有ツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内にナレッジを蓄積する方法まとめ

ここまで、社内にナレッジを蓄積すべき理由や方法、メリットを中心にご紹介しました。ナレッジを蓄積する方法は「ドキュメント管理」や「勉強会の開催」などさまざまです。
 
そのなかで、もっとも効率的に運用できるのは「ナレッジを更新しやすく、かつ確実に一か所にまとめられる情報共有ツール」です。
 
なかでも、今回ご紹介したStockは、豊富なノウハウや知識を持つ65歳の社員でも簡単にナレッジを蓄積できる情報共有ツールであるため、ナレッジを活用したチーム全体の業務時間短縮や業務成果の底上げに最適です。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」にナレッジをためて、業務効率化に活用しましょう。
 
関連記事: 「ナレッジ」とは?ノウハウとの違いからビジネスシーンでの使い方を解説!
 
関連記事: ナレッジデータベースとは?知識をデータ化して蓄積しよう!