年度末や人事異動のときは仕事の引き継ぎが多くなりますが、重要な情報を伝え忘れてしまうとトラブルになりかねません。そのため、漏れなく伝達することが大切です。
しかし、「どうすればスムーズに業務の引き継ぎができるのかわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の引き継ぎでイライラする原因や仕事の引き継ぎあるある、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を中心に紹介します。
- スムーズな引き継ぎを実施する方法を探している
- 社内の引き継ぎでトラブルが起こりがちなので改善したい
- 引き継ぎ業務を短時間で終える方法があれば実践したい
という方は本記事を参考にすると、引き継ぎ業務の手間を減らす方法が分かります。
目次
仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因
仕事の引き継ぎの際に前任者が業務の説明をしても、後任者が業務内容をなかなか覚えてくれなかったり、同じことを何度も聞いたりすると、前任者は「仕事を覚える気がない」と感じ、イライラします。
そのため、後任者は自分で必要なことをメモしたり、わからないことを聞く前に自分でマニュアルを確認したりする習慣をつけましょう。また、前任者は後任者にとって使いやすいマニュアルを準備することが大切です。
しかし、前任者が毎回一から引き継ぎマニュアルを作成していると負担が大きいので、普段から「ナレカン」などのITツールで社内の業務マニュアルを保管しておくと便利です。
仕事の引き継ぎで後任者がストレスを感じる原因
仕事の引き継ぎの際、前任者の説明が曖昧だったり説明に抜け漏れがあったりすると、後任者はスムーズに業務に取り組めず、ストレスを感じます。
そのため、前任者はマニュアルを渡して終わりではなく、口頭で直近の状況や課題点などを適切に補足して説明しましょう。
引き継ぎは一方通行の情報伝達にならないように、互いにコミュニケーションを取りながら進める必要があります。
退職や異動のときの引き継ぎあるある3選
ここでは、引き継ぎあるある3選を解説します。以下を参考に、引き継ぎで起こりがちなトラブルについて理解を深めましょう。
十分な時間を設けられない
引き継ぎあるあるとして、十分な時間を設けられないことが挙げられます。
異動のときは、引き継ぎに加えて関係者への挨拶や荷物の整理といった業務が必要になります。結果として、引き継ぎの準備に十分な時間を割けず、伝え忘れが発生してしまうのです。
重要な情報を伝え忘れると、異動後に後任者が問い合わせる手間が発生したり、業務が遅滞したりする恐れがあります。そのため、引き継ぎをするときは、スケジュールに余裕を持たせるのがおすすめです。
引き継ぎ用のマニュアルがない
引き継ぎ用のマニュアルがないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。
引き継ぎは日常的に実施する業務ではないので、マニュアルが用意されていないケースが多々あります。また、マニュアルがある企業でも、更新する社員がいないため使われずに放置されているのです。
また、マニュアルがなければ引き継ぎの手順を一から調べなければならないので、手間と時間がかかります。したがって、引き継ぎ業務をスムーズにするために、早急にマニュアルを整備しましょう。
必要な資料が見つからない
必要な資料が見つからないことも、引き継ぎでのあるあるのひとつです。
手書きで引き継ぎノートをつくると、確認したいことをすぐに見つけられないので面倒です。Wordで代替する方法もありますが、印刷やメールで共有する手間がかかるうえ、ファイルが社内のどこに保管されているかわからなくなる恐れがあるのです。
このように、紙やWordは引き継ぎ書の共有・管理に難があります。そこで、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があるITツールを使えば、必要な書類を探し出すストレスがなくなるのです。
したがって、引き継ぎ書を活用しやすい仕組みをつくりたい方は、「ナレカン」などの引き継ぎに必要な業務マニュアルを作成・管理できる情報共有ツールを活用しましょう。
ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは
ここでは、ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツを解説します。以下のポイントを押さえて、スムーズに業務を引き継ぎましょう。
（1）引き継ぐ時間を確保する
引き継ぎには十分な時間を確保する必要があります。
引き継ぎでは、口頭で補足したり質問を受け付けたりする時間が必要です。そのため、直接コミュニケーションをとる時間は、必ず確保しなければなりません。
しかし、互いに担当業務をいくつも抱えているため、なかなか引き継ぎができないケースもあります。したがって、1週間以上前からスケジュールを相談するなど、余裕を持って引き継ぎを進めましょう。
（2）情報を過不足なく伝える
引き継ぎでは、必要な情報を過不足なく伝えなければなりません。
「これは分かるだろう」と主観的に判断して一部の説明を怠ると、認識の齟齬が起こります。したがって、必要な情報は漏れなく伝えましょう。
また、業務内容に加えて、各クライアントの特徴や過去のトラブルと対処法など経験を交えて仕事のノウハウも伝えれば、次の担当者がスムーズに仕事をはじめられます。そのため、業務に活用できる情報は、すべて伝える意識が重要です。
（3）ITツールを活用する
スムーズに引き継ぎするには、ITツールを活用しましょう。
引き継ぎ資料を都度前任者が作成していると、時間と手間がかかるうえ、伝える内容にばらつきが生じます。また、引き継ぎ資料を渡しても、ファイルの保管場所がわからなくなっては意味がありません。
そのため、いつでも簡単に確認ができるように管理する必要があるのです。たとえば、「ナレカン」のように検索機能が優れたITツールであれば、必要なページへ瞬時にアクセスできるので「欲しい情報が見つからない」といった事態が起こりません。
【必見】引き継ぎ業務のストレスをなくす方法とは
以下では、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を紹介します。
引き継ぎは、後任者が業務に順応してはじめて成功したと言えます。とくに、大企業では部署間での異動や社内メンバーの入れ替わりも多いため、「後任者がスムーズに業務を把握できる仕組みづくり」が欠かせません。
そこで、ITツールを使って引き継ぎ書を管理しておけば前任者が口頭で説明する負担も減り、後任者も自分でマニュアルを見て業務を進められます。ただし、ツールの操作が複雑すぎると社員が使いこなせず、引き継ぎのストレスが解消されません。
したがって、自社が導入するべきは、作成したマニュアルをパソコンからでもスマホからでも確認でき、検索機能によって欲しい情報を簡単に確認できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に作成した引き継ぎマニュアルは、ワンクリックで担当者へ共有されるので手間がかかりません。また、記事に紐づく「メッセージ」でコメントを送ることで、業務に関する疑問もすぐに解消できるのです。
最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
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圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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仕事の引き継ぎのストレスをなくすコツまとめ
ここまで、引き継ぎのストレスの原因と対処法や引き継ぎあるある3選を中心に解説しました。
引き継ぎが上手くいかなければ、前任者と後任者の双方に負担がかかり、お互いの業務が滞ります。そのため、日ごろから作業マニュアルを作成したりノウハウを共有したりして、退職や部署移動があっても引き継ぎが短時間で終わる仕組みづくりが必要です。
そこで、情報共有ツールを使えば、簡単に資料をつくれるので前任者の負担が減ります。また、検索機能もあるため必要な項目を見つけやすくなり、後任者が資料を活用しやすい仕組みが整うのです。
ただし、シンプルなITツールでなければ従業員が使いこなせないので注意しましょう。したがって、マニュアルをはじめとした情報を最も簡単に記録・共有できるツール「ナレカン」を選ぶべきです。
ぜひ「ナレカン」を導入して、引き継ぎのストレスをなくしましょう。
