昨今の感染症対策をきっかけに「在宅勤務」を導入する企業が増えています。在宅勤務はオフィスへ出社せずに自宅で仕事をする働き方です。
 
在宅勤務には感染症予防だけでなく、ほかにもメリットがあるので導入を検討する企業も多いですが、実際には「在宅勤務を始めるためには何をすれば良いのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、事前に知っておくべき在宅勤務の概要やデメリットなどをご紹介します。
 
  • 在宅勤務をしたことがないので、自社で実施するイメージができない
  • テレワークにメリットがあるのは分かるが、デメリットを知っておきたい
  • 在宅勤務を実施しているがトラブル続きなので解消したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務についての理解が深まり、適切に導入や課題解決ができるようになります。


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在宅勤務とは?

多くの企業で導入され始めている在宅勤務ですが、「在宅勤務が広がった背景」や「テレワークやリモートワークとの違い」などはビジネスマンとして正しく理解しておく必要があります。
 
そこで以下では、在宅勤務の概要から背景、ほかの働き方との違いを解説します。

在宅勤務の概要

在宅勤務とはオフィスではなく自宅を就業場所にして仕事をする勤務形態を指します。
 
在宅勤務はフリーランスと混同されがちですが、在宅勤務は企業に雇用されているという違いがあります。週5日の在宅勤務をする企業もあれば、逆に「週1日だけを在宅勤務をして残りは出社する」などの柔軟な制度も広がっています。
 
在宅勤務を実施すれば、従来と大きく異なる点がいくつも出てきます。たとえば、会議や情報共有がITツールで行われるようになったり、営業がオンラインで完結したりと業務プロセス自体が変化するのです。

企業が在宅勤務を導入する背景

在宅勤務を導入する企業が増えているのは、以下の3つの背景があるためです。
 
  • 感染症拡大を防止するため
  • 在宅勤務を導入する企業が増えた背景には「感染症の拡大防止」があります。従業員同士はもちろんですが、通退勤で不特定多数に接触しないので奨励されています。
     
  • 働き方改革を促進するため
  • 長時間労働の改善や生産性の向上などの「働き方改革」に在宅勤務は有効です。柔軟な働き方を求める人材が増えているので、企業は早急な対応が求められます。
     
  • 多様なメリットを享受するため
  • 感染症の拡大防止や働き方改革の促進以外にも、在宅勤務には「さまざまなメリット」があります。たとえば、コスト削減や業務ストレスの軽減などが挙げられます。
在宅勤務は感染症の拡大防止のために、政府が補助金出すなどして急激に広がりました。また、上記のように感染症の拡大防止だけでなくさまざまな背景があるため、企業が導入に踏み切っていることが分かります。

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違い

在宅勤務と混同される新しい働き方に「テレワーク」と「リモートワーク」があります。以下は、それぞれの概要です。
 
  • テレワーク
  • 情報通信技術を活用して時間や場所に捉われずに働くこと全般を指します。そのため、在宅勤務はテレワークの一種と言えます。(参考:日本テレワーク協会)
     
  • リモートワーク
  • オフィス以外の場所で仕事をすること全般を指します。テレワークのような明確な定義はありませんが、一般的にはテレワークと同じように使われる用語です。
以上のように、テレワークは在宅勤務を含む概念であり、リモートワークもテレワークとほとんど同じ意味で使われます。
 
関連記事: 在宅勤務とテレワークに違いはある?導入するポイント、メリット・デメリットを解説!

そのほかの働き方

在宅勤務やテレワーク、リモートワーク以外にも「サテライトオフィス勤務」や「モバイルワーク」などの新しい働き方があります。
 
  • サテライトオフィス勤務
  • 本拠地でないオフィスで仕事をするのが「サテライトオフィス勤務」です。サテライトオフィスは郊外や地方に多いので、首都圏まで通勤できないケースに対応可能です。
     
  • モバイルワーク
  • スマホやタブレットを利用して仕事を進めるのが「モバイルワーク」です。PCを開く必要がないので、営業などの外勤務の職種に向いているのが特徴です。
上記のような働き方以外にも、さらに多様な働き方の選択肢が今後も増えていくと考えられます。そのため、まずは在宅勤務の実施を検討するなど、少しずつ対応していくことが企業には求められるのです。


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在宅勤務を実施する5つのメリット

在宅勤務が広がった背景には「感染症の拡大防止」や「働き方改革の促進」などがありますが、「企業にメリットがある」のもその内のひとつです。具体的には、在宅勤務を実施した企業は以下の5つのメリットを得られます。

業務が効率化する

在宅勤務を実施すれば、業務効率の向上が期待できます。業務効率が向上する要因は「就業環境の改善」と「ITツールの活用」です。
 
オフィスではほかの従業員の話し声や電話の音、視線などの気が散ってしまう要素に溢れていました。しかし、在宅勤務では目の前の業務に集中できる環境なので、オフィス勤務以上の質とスピードで仕事を進められます。
 
また、在宅勤務ではあらゆる業務がITツールでデジタル化されます。そのため、作業のムダが一気になくなるうえに、浮いた時間をより専門的な業務に回せるため大幅な業務効率化が見込めるのです。
 
以上のように、在宅勤務を実施すれば仕事の環境や手段が変化して、従業員が効率的に働きやすくなります。

通退勤の時間を削減できる

自社で在宅勤務を実施すれば、従業員の通退勤の時間を大幅に減らせます。
 
そして、在宅勤務で浮いた時間でほかの業務に着手できれば、効率的に業務が進むので企業にとっても大きなメリットです。また、効率的に終わらせた業務分社員の時間も確保できるので、その時間を趣味などに費やしたとしても、従業員の心身のリフレッシュにつながります。
 
在宅勤務で通退勤の時間帯がなくなるのは分かりやすいメリットですが、単純に時間に余裕ができるだけでなく自社の利益にも好影響を与えるのです。

コストが削減できる

在宅勤務を実施する企業ではコストの削減が見込めます。
 
たとえば、在宅勤務を全社で実施すればオフィスの縮小や売却ができ、高い賃料を支払い続ける必要がなくなります。また、社内情報がデジタル化されるので印刷費や用紙代、プリンターのリース料なども削減できます。
 
以上のように、オフィス勤務でかかるコストが削減されれば増益だけでなく、外的要因から自社を守る資金を確保できるのです。

育児・介護でも働く選択肢ができる

在宅勤務は育児や介護をする社員が働く選択ができるようになります。
 
これまでは子供の世話や親の介護で仕事を退職する人は珍しくなかったものの、自社の業務を熟知した人材がいなくなる損失は大きいものです。一方で、在宅勤務が導入されれば「働き続ける」という選択肢が生まれます。
 
在宅勤務で育児・介護をするのは大変ですが、家族の身に何かあればすぐに対応できるので安心感もあります。
 
以上にように、育児や介護で会社を辞めざるをえない優秀な人材を確保するためにも、在宅勤務は必要な制度だと言えます

優秀な人材を確保できる

在宅勤務は優秀な人材の確保にも影響があります。
 
在宅勤務を導入すれば地方や海外の人材も採用の対象になるため、優秀な人材に出会える可能性が高くなります。また、在宅勤務などの柔軟な働き方を用意すれば従業員の離職率低下も期待できるのです。
 
以上のことから、在宅勤務は優秀な人材の流入を促進するうえに、流出を防ぐことができる勤務形態と言えます。


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在宅勤務を実施する5つのデメリット

在宅勤務にはメリットだけでなく、企業が適切に対応すべきデメリットもあります。在宅勤務を実施する前にデメリットを把握して、準備を進めましょう。

セキュリティリスクが高まる

在宅勤務は自宅で仕事をする勤務形態なので、セキュリティリスクが高まります。
 
たとえば、自宅のWi-Fiはオフィスのように適切なセキュリティ対策がされていないので、外部から不正にアクセスされやすい状態です。また、通信が暗号化されないITツールを利用すると、パスワードや社内情報が漏えいする恐れがあります。
 
そのため、企業は「セキュリティレベルの高い通信機器」を貸し出したり、「厳しいセキュリティ基準を満たすITツール」を導入したりして対応しましょう。

ITに詳しくないと仕事ができない

在宅勤務で直面するのが「社員がITに詳しくなく仕事が進まない」という問題です。
 
在宅勤務ではあらゆる業務がデジタル化されるため、ITに詳しいことが前提になります。そのため、在宅勤務を積極的に進めているのはIT企業なのです。
 
しかし、非IT企業でも在宅勤務を成功させている事例もあります。ITリテラシーの低い企業が在宅勤務をするためには、直感的に操作できるほどシンプルなITツールが必須です。
 
とくに、在宅勤務の大きな課題に頻繁に上がる「情報共有」に関するツールは、誰でも簡単に使えるものにしましょう。情報共有はあらゆるビジネスの基本であり、日常的なことのため優先順位が高いのです。

コミュニケーションが減る

次に、コミュニケーションが減ってしまうのも在宅勤務のデメリットです。
 
気軽に会話する機会がなくなったことで、チームの連携が上手くいかなくなった事例もあります。解決策としてWeb会議ツールが考えられますが、わざわざ時間を確保しなければならないので日常的には使えません。
 
そのため、在宅勤務では気軽にメッセージを送り合えるITツールがおすすめです。ただし、チャッツールのように情報が次々と流れてしまい、あとから探し出すのに苦労するITツールは避けましょう。

部下の進捗が把握しづらい

在宅勤務では部下の進捗が把握しづらくなります。
 
オフィス勤務であれば気軽に進捗を聞いたり、仕事の様子から察したりできましたが在宅勤務では困難です。そのため、部下が担当する業務の進捗を正確に把握できずに、誤った判断をしてしまう可能性があります。
 
解決策として、部下のタスクをリアルタイムで把握できるITツールを活用しましょう。リアルタイムで更新されるITツールであれば、上司は常に最新の進捗を把握できるので適切なマネジメントが可能です。

情報共有が停滞する

在宅勤務で最も注意すべきデメリットは「情報共有が停滞する」ことです。在宅勤務で情報共有が停滞する原因は「情報共有の方法が分からない」「情報共有ができるITツールが使いづらい」の2つが挙げられます。
 
情報共有の方法が分からないのは、オフィスでは口頭などで情報を伝えていたからです。そのため、在宅勤務で情報共有するためにはITツールを用意する必要があります。
 
しかし、情報共有ができるITツールが使いづらいと次第に共有するのが面倒になり、誰でも情報共有をしなくなるのです。
 
つまり、在宅勤務における情報共有の停滞を解消するためには「誰でも簡単に使いこなせる情報共有ツール」を活用しましょう。
 
関連記事: 在宅勤務で保育園に預けることはできるの?仕事と育児を両立させるための工夫も紹介


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在宅勤務でもスムーズに事業を回すためのポイント

在宅勤務に移行してから上手く事業が回らなくなったという企業は多いです。そのため、自社で在宅勤務を始めるときには、オフィス勤務と変わらずに利益を出せるように以下の2つのポイントと押さえましょう。

在宅勤務向けの社内ルール・規則を整備する

はじめに、在宅勤務向けの社内ルール・規則を整備しましょう。
 
在宅勤務を導入する以前の社内ルールや規則は、在宅勤務の実状と一致しないのでさまざまなトラブルを生みます。たとえば、仕事の過程が見えづらい在宅勤務では、不利益がないような人事評価制度にしなければなりません。
 
以上のように、在宅勤務を選択する社員が最大限のパフォーマンスで仕事ができるように、基盤を整備することが求められるのです。
 
関連記事: テレワークや在宅勤務のルールを作らないとまずい?!その理由と必要なルールを解説

誰でも使いこなせるITツールを導入する

最後に、誰でも簡単に使いこなせるITツールを導入しましょう。
 
多機能なITツールを導入すると使いこなすのに苦労し、業務をスムーズに進められるまでに時間がかかってしまいます。業務をするための「道具(ツール)」に時間を取られるのは本末転倒なので避けるべきです。
 
そのため、誰でも説明なしで操作できるほどシンプルなITツールを導入しましょう。たとえば、在宅勤務の課題である「情報共有」ができる「Stock」は非IT企業の65歳の社員が直感で使いこなせるツールです。
 
関連記事: 【生産性アップ!!】在宅勤務のコツ11個を解説!


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在宅勤務の課題を解消した企業の事例

わたし・みらい・創造センターの事例

<SBIビジネス・イノベーター株式会社の事例>
 
SBIビジネス・イノベーター株式会社のわたし・みらい・創造センターでは、案件や検討テーマごとにエクセルファイルを作成して情報管理をしていましたが、「作成が面倒」「閲覧が大変」「検索に引っかからない」という課題がありました。
 
そこで、「チームの情報をとにかく簡単にストックできるツール」を導入したところ、業務が効率化されました。具体的には、チャットツールのように記載した情報が流れることがなく、メッセージも送れるため快適に仕事を進められるようになったのです。
 
また、「リモートワークになっても業務を止めることなく、オフィスで仕事をするのと同様の環境で仕事ができた」と語っています。
 


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在宅勤務の課題を簡単に解決するITツール

以下では、在宅勤務の課題を簡単に解決するITツールをご紹介します。
 
在宅勤務の課題は「セキュリティリスクが高まるうえに、ITに詳しくないと仕事が進まない」「情報共有、タスク管理、コミュニケーションの3つが上手くいかない」の2つに分類できます。
 
上記の課題を解決するためには「情報共有、タスク管理、メッセージの機能が搭載されていて、厳格なセキュリティ下で情報が守られるシンプルなITツール」が唯一の手段です。
 
結論、あらゆる企業の在宅勤務に必須のツールは、ITに詳しくない65歳の社員でも使いこなせるうえに、国際セキュリティ資格を取得している「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に蓄積された情報はすぐにメンバーに共有され、ノートに紐づいた「タスク管理」や「メッセージ」で在宅勤務でもスムーズに業務を回せます。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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在宅勤務の概要とデメリットまとめ

これまで在宅勤務の概要やメリット、デメリットなどをご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
 
  • 在宅勤務とは「オフィスではなく自宅を就業場所にして仕事をする勤務形態」を指す
  • 在宅勤務にはメリットだけでなく、5つのデメリットがある
  • 在宅勤務では「情報共有」が停滞するので、ITツールで課題解決する
在宅勤務を実施する場合には「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなITツール」を利用しましょう。多機能で複雑なITツールは社員が使えず、次第に誰も使わなくなります。
 
そのため、在宅勤務に必要な機能が過不足なく搭載されているので使い勝手がよく、ITが苦手な65歳でも簡単に使いこなせる情報共有ツール「Stock」を導入しましょう。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して在宅勤務でもチームが連携できるようにしましょう。
 
関連記事: 【今すぐ使えるテンプレート付き】在宅勤務時の報告書の作り方を徹底解説!
 
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