2020年3月から日本でも新型コロナウイルスの感染が拡大し、会社への出勤を制限して感染のリスクを減らすことを目的に導入が進んでいる「在宅勤務」。
 
ニュースなどを見ていても徐々に浸透し始めているように感じられますが、実態はどうなのでしょう?
 
この記事では、そんな在宅勤務について基礎的な知識をおさらいしつつ、在宅勤務で働く人たちの本音や実態などを紹介していきます。
 
在宅勤務を行うメリット・デメリット、リフレッシュ方法も紹介しますので、在宅勤務で仕事をしている方は参考になれば幸いです。
 
 


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在宅勤務について

家で仕事する画像

在宅勤務とは?

在宅勤務とは、自宅を就業場所として仕事を行う働き方を指します。
元々、働き方改革の推進により近年では馴染みのあるものになっていましたが、新型コロナウイルスの影響で導入する企業が増加しました。
 
女性活躍や男性の育児参加などの社会的な背景も加味して、今後はより在宅勤務の需要が高まりそうですね。
 
また、会社によって在宅勤務の意味合いは異なり、週5日間自宅で仕事を行う人もいれば、週1日だけ在宅、残り4日は会社に出社するという方もいます。
 
このように、在宅勤務制度は理想の働き方を実現しやすい制度としても注目されています。

在宅勤務とテレワークの違い

同じ意味合いで捉えられがちな「在宅勤務」と「テレワーク」ですが、正確には異なります。
 
在宅勤務はテレワークの働き方の一種で、イメージとしてはテレワークの手法として在宅勤務が存在するという概念です。
 
テレワークの手法には他にも、モバイルワークやシェアオフィスワーク、コワーキングスペースワークなどがあり、これらの手法も最近では馴染みのあるワード・働き方になりましたよね。

在宅勤務に対する意識は世代によって異なる

これまで在宅勤務の基礎知識からメリット・デメリットまでをお伝えしましたが、世代によって自宅で働くことに対する意識は異なるようです。
 
「ビジネスパーソン700人調査」によると、緊急事態宣言中に在宅勤務を経験した9割の人が、今後も在宅で働きたいと答えました。
上記でお伝えしたようなメリットを強く感じた人が多いようです。引用:https://style.nikkei.com/article/DGXMZO63897190W0A910C2000000/
 
加えて、幼い時期にネット環境に触れてきた若者世代(ミレニアム世代やZ世代)は、在宅勤務を好む傾向にあるようです。
 
ただそんな中でも、メンタルを病んでしまうリスクも存在します。
なぜなら、在宅勤務はオンとオフの切り替えが難しく、ワーク・ライフ・バランスを乱す危険性があるためです。
 
特に今年社会人1年目になった方は、入社してから会社と接点を持つ機会が少ないかと思います。
そのため、コミュニケーションも密に取れない状態でモチベーションが上がらず、精神的に辛い思いをしている方もいらっしゃるかもしれません。
 
そのような若い世代とは異なり、「在宅勤務を望まない」と答えた人のうち、半数以上が50代以上という結果が出ています。
 
50代以上の方は、オフィスで仕事をすることに慣れており、出社する方が効率よく仕事ができると感じる方が多いのかもしれません。
 
在宅勤務での仕事のし易さは世代によって異なるようですね。
 
関連記事: 在宅勤務とテレワークに違いはある?導入するポイント、メリット・デメリットを解説!


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在宅勤務に必要な物

家で仕事をするためには、オフィスで使用していた機器を自宅に揃えないといけません。
 
多くの場合は、パソコンを使い仕事をします。
ここで、パソコン以外にもどのようなものが必要なのかチェックしましょう。

パソコン

在宅勤務の際に必ず必要となるのがパソコンです。
 
パソコンは会社が支給してくれる場合と、自宅のプライベート用のパソコンを使用する場合があります。
 
もし、自宅のパソコンを使う場合は、セキュリティに関して注意しないといけません。
 
例えば、「セキュリティソフトをダウンロードする」、「OSやソフトウェアは常に最新版にアップデートする」、「怪しいリンクはクリックしない」、など普段パソコンを使う中でも意識していく必要があるでしょう。

ネット環境

パソコンと合わせて整備する必要があるのがネット環境です。
有線LANだと、作業場所が限られてしまうので、Wi-Fiを整備して作業するのがおすすめです。
 
通信速度が遅いと、オンライン会議で映像が見にくくなってしまったり、ファイルのダウンロードに時間がかかってしまったりして、作業速度が落ちてしまうことがあります。
 
セキュリティがしっかりした、通信速度の速いWi-Fiを整備しましょう。

机・椅子

在宅勤務をするための、机や椅子も欠かせません。
 
パソコンを置くだけであれば小さな机でも十分ですが、モニターや資料などを置きたい場合は一回り大きな机を用意しないといけません。
 
また、一日中座って作業しないといけないので、椅子は体に合う物を選ぶようにしましょう。
体に合わない椅子に座り作業していると、体に負担がかかってしまい、肩こりや腰痛に繋がってしまいます。
 
長時間の作業に耐えられるような座り心地の椅子を、予算や室内との相性から最適のものを見つけましょう。
 
作業環境を整えると、仕事がしやすくなり、モチベーション向上にもつなげることができます。


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在宅勤務の仕事内容はどう変化するの?

オフィスで行っていた仕事が在宅勤務になるとどのように変化するのでしょうか?
 
今までと同じように業務を行うためにはどのような方法が必要なのかまとめてみました。

電話対応の場合

会社支給の携帯電話を使っている場合はそのまま在宅勤務でも使用することができますが、オフィスにある固定電話を使用している場合は、在宅勤務でも電話できるよう整備しないといけません。
 
以下の方法で在宅勤務でも、電話応対することが可能となります。
 
  • 企業が携帯電話を用意し、その電話番号を取引先の人に伝える
  • オフィスにかかってくる電話を転送してくれるサービスを導入する
  • クラウドPBXを導入する(インターネットを経由して電話をするサービス)
  • 電話代行サービスを利用する
  • チャットツールなどで代用する
在宅勤務を機に、オフィスの固定電話での対応からチャットツールやオンライン会議ツールで対応する方式に変えるのもいいかもしれません。

打ち合わせや会議の場合

在宅勤務の際にも、打ち合わせや会議、ミーティングは行う必要がありますよね。
 
顔を合わせる必要があれば「オンライン会議ツール・ビデオチャットツール」、音声だけでいいのであれば「チャットツールのグループ通話機能」で行うのがいいでしょう。
 
そもそも、会議が不要でチャットで代用できるのであれば、チャットツールでコミュニケーションを図ることで業務効率化を期待できます。
 
このようなITツールを導入する場合には、セキュリティ面や利用人数、操作性を考慮して導入の検討をしましょう。


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在宅勤務を行うメリット

パソコンの画像

実際に在宅勤務で働かれている人は感じることがあるかと思いますが、自宅で働くメリットは非常に多くあります。
その中でも特に皆さんの生活に身近な利点を5つご紹介します。

通勤の必要がない

今まで満員電車で自宅から何十分もかけて会社まで出勤していた方は、在宅勤務を利用することで時間の削減とストレスの軽減に繋がります。
 
空いた時間を余裕を持って自分の好きなことに使えるので、生活環境でより幸せを感じられるようになるでしょう。

育児と仕事を両立させやすい

小さいお子様がいらっしゃるご家庭では、自宅でお子様の様子を見ながら安心して仕事ができるようになりました。
 
家庭環境の不安や不満が少なくなれば、仕事のパフォーマンス向上にも繋がりますね。

どこにいても働ける

今までは出勤を考えて会社の近くに住む必要がありましたが、在宅勤務を利用すれば、ネット環境が整備されている環境であれば、どこにいても働けるようになりました。
 
家賃や物価の安い地方に住みながらリモートで働くという働き方も浸透し始めてきているので、都会に住む選択をする人も徐々に少なくなってきそうですね。

業務の効率化

在宅勤務に切り替える際に、業務の見直しをすることがあります。
 
その際に、ペーパーレス化を進めたり、必要のない会議を減らしたりすることで、業務の効率化が期待できます。

生活の質の向上

家で仕事をすることから、自炊する機会や、家族との時間を増やすことができます。
 
プライベートに当てる時間が増えるため、より充実した生活を送ることが可能となります。
 
関連記事: 【生産性アップ!!】在宅勤務のコツ11個を解説!


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在宅勤務のデメリット

在宅勤務で多くのメリットを感じる一方で、デメリットも少なくはありません。
ここで、代表的な5つのデメリットを紹介したいと思います。

オンとオフの切り替えが難しい

プライベート空間である自宅で仕事をしていると、どうしても気が散って業務に集中できなくなってしまう人が多いようです。
 
実際にアドビ株式会社の調査によると、「在宅勤務は生産性が下がる」と答えた人は全体の43%と高い水準にあることが分かってます。
 
生産性が下がる原因として、「勤務環境が整っていない」(68%)「集中しづらい」(46%)などが挙げられています。引用:https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2009/30/news105.html

コミュニケーションが取りづらい

新型コロナウイルスの影響でオンラインのコミュニケーションツールを利用する人が増えましたが、それでも対面のような密で迅速なコミュニケーションは難しいのが現状です。
 
こまめな報告・連絡・相談ができないことにより、仕事の効率の低下はもちろん、人間関係で寂しさを感じる人も多いようです。

正当な評価を受けにくい

在宅勤務だと仕事に対する姿勢を見てもらえないため、評価は成果物でしか判断することができません。
 
「仕事に真摯に取り組んでいるのを知ってほしい」「これだけ頑張っているのに見られていないのは悲しい」など、評価に対して不満を持つ人もいるようです。

勤務時間の管理が難しい

プライベートな空間である「自宅」で仕事をすることにより、気持ちの切り替えが難しく「勤務時間が長くなってしまう」、「勤務中にサボってしまう」という問題があるようです。
 
家族が自宅にいる場合には仕事を中断せざるをえない場合もあることや、いつでも仕事をできることから長時間勤務につながってしまうこともあるようです。

運動不足になってしまう

在宅勤務では、通勤する必要がないため、運動不足になってしまう方が多いようです。
 
一日中座って仕事をすることになるので、疲れが溜まってしまうこともあるので、意識的に自宅でできる運動をすることや、散歩などをして体を動かすことが大事です。


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効率的に在宅勤務を行うポイント

これまでお伝えしたきたように、在宅勤務はこれからの社会において社員一人一人の自己実現を図る上で大切な働き方になっています。
 
しかし、同時にデメリットに対しても目を向けて対処していく必要があります。
デメリットを解消し、効率的に在宅勤務を行うためのポイントを確認しましょう。

しっかり休憩する

自宅で効率的に在宅勤務を行うための最大のポイントは、しっかり休憩を取ることです。
 
先ほどのデメリットにも挙げたように、在宅勤務では「オンとオフの切り替えが難しい」「勤務時間の管理が難しい」ことがあります。
 
プライベートと仕事の切り替えが曖昧になってるとはいえ、「休憩してはいけない」ということはありません。
 
事前に休憩時間を決めておくことで、休憩中にリラックス・リフレッシュして、仕事に全力で望めるようになります。

部屋着のまま仕事しない

家で仕事をするからといって部屋着のまま仕事をしていることはありませんか?
 
部屋着のまま仕事をしていると、仕事モードに切り替えづらくなり、仕事の効率が悪くなってしまうことがあります。
 
仕事をする時には、「服を着替える」「髪をセットする」など、事前に身なりを整えてからすることで、気持ちよく仕事できます。

仕事するスペースを作る

いつも生活しているスペースだと気が散ってしまい、集中するのが難しくなってしまうことがあります。
 
在宅勤務をする際には、生活スペースとは違った場所に机や椅子を置くことで、集中できるスペースを作ることが重要です。
 
もし、机や椅子を置くスペースがない場合には、テープを貼ったり仕切りを作ったりすることで、生活スペースとの境界線を作りましょう。
 
生活スペースと仕事スペースとの境界線を作ることで、「仕事に集中しやすくなる」「休憩時間との切り替えがスムーズになる」といった効果を得ることができます。

集中できる時間帯を見つける

人によって集中できる時間帯は様々です。
 
仕事をし始める午前中が一番集中できる人や、寝る前の夜遅い時間が一番頑張れるなど、一概にいうことはできません。
 
自分が一番集中できる時間帯を見つけて、その時間帯に頭を使う仕事などを行うことで、生産性を高くすることができます。

仕事のスケジュールを決める

仕事管理が難しい在宅勤務では、スケジュールを決めておかなければ、業務の効率が下がるだけでなく想定していた成果も出せないという事態になりかねません。
 
上司とその日にやり切ることを始業前に確認しておくなど、スケジュール管理を徹底しましょう。

タスク管理・コミュニケーションツールの用意

在宅勤務では仕事を自分で管理して進めなければならないので、自分がどんなタスクを割り当てられていて、いつまでにどこまで終わらせなければならないのか整理しておかなくてはいけません。
 
自分の頭の中で整理するのは困難なので、タスク管理ツールやコミュニケーションツールを活用して業務を効率的に進めましょう。
 
関連記事: 在宅勤務時の報告書の作り方は?テンプレート付で解説!


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在宅勤務で試してほしいリフレッシュ方法

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在宅勤務では自分で気分をリフレッシュさせて、気持ちの良い状態で効率的に業務を行う必要があります。
そのために、ぜひ在宅勤務中に試していただきたい、リフレッシュ方法を紹介します。

外に出て散歩をする

在宅だと他の社員に会いに席を外すことがなく、ずっと机に座りっぱなしの状態が続くこともあります。
 
在宅だからといって外に出てはいけないわけではないので、気分転換に散歩をしながら気持ちと体をリフレッシュさせてみてはいかがでしょうか。

同僚や家族と会話をする

誰かと話をしていないと気分が下がりがちになってしまうので、仕事の合間に同僚や家族と話をすることを心がけましょう。
 
コミュニケーション不足になってしまう在宅勤務で大切なリフレッシュ方法です。

好きな音楽を聴く

自分の家だからこそできるリフレッシュ方法として、部屋で音楽を流すというものがあります。
 
好きな曲を聴いているだけで気分は高まるので、仕事に影響がない程度に気分転換に音楽を聴いてみるのがオススメです。


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在宅勤務でチームのコミュニケーションを円滑にするツール

新型コロナウイルスの影響で、コミュニケーションツールを開発する企業も増えてきました。
同時に、利用者側はどのツールを使えばよいのか判断が難しいですよね。
 
「Stock」という情報共有ツールを使用すれば、他の社員とのコミュニケーションを円滑に行うことができ、在宅勤務での効率的な業務遂行をサポートしてくれます。

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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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まとめ

いかがでしたでしょうか。
在宅勤務の基本的な概要から、快適に仕事を行うための方法まで解説させていただきました。
 
在宅勤務には良い面と悪い面がありますが、しっかりと対処法を認識しておけば自分に合った働き方を実現できる素晴らしい制度です。
 
これからの時代に業務を効率化させて、可能な限り短時間で利益を上げるためには、ITツールの活用が必要不可欠です。
 
Stockは、ITツールを利用してこなかった非IT会社の方にも使いやすい仕様になっているので、ぜひ利用していただきコロナ禍での業務効率化にお役に立てればと思います。
 
 
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