仕事における課題や悩みなどをノートに書き出すと、「何に悩んでいるのか」「原因はどこにあるのか」などが整理されるため、解決策を考えやすくなります。
しかし、「思考やアイデアを整理したいが、具体的にどうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、思考をまとめる手順やノートの書き方を網羅的にご紹介します。
- ノートで考えをまとめるメリットを知りたい
- 思考を整理するためのコツを教えて欲しい
- ノートに手書きすることにストレスを感じ始めている
という方はこの記事を参考にすると、仕事で成果を出すために必要な「思考整理術」が身に付くほか、シームレスに情報をまとめられるようになります。
目次
ノートで考えをまとめるメリット
何か考え事をするとき「頭の中だけ」で考えをまとめようとしがちです。しかし、「ノートに考えを書きだす」ことには、以下のメリットがあるのです。
- アイデアを整理できる
- 新たな発見につながる
- 言語能力が向上する
ノートに思考を書き出すことで、頭の中のアイデアや情報を整理できます。また、書くことで情報を視覚化できるため、頭の中で漠然としていたアイデアや問題を明確にすることができます。
ノートに書き出すことにより、アイデア同士のつながりや関係性を見つけやすくなり、深い洞察や新たな視点を発見することができます。
頭の中だけで思考を完結させると、いざ言葉にして誰かに話そうとしたときに、上手く説明できないことも少なくありません。そこで、「ノートに書く」作業を挟むことで、相手が理解できるような文章や表現を考えられるようになるのです。
以上のように、ノートで思考を整理すれば、クリエイティブなアイデアや問題解決の糸口が見つかるきっかけになるのです。
ノートは「紙」と「デジタル」どちらでとるべき？
思考を整理するためにノートをとる際、付箋やメモ帳などの「紙」とアプリなどの「デジタル」のどちらを使うべきでしょうか。結論として、「デジタル」がおすすめです。
メモ帳や付箋などの紙媒体を使うメリットは、誰でも手軽に使える点です。しかし、思考を整理したノートが増えると「どこに、何を書いたのか」分からなくなったり、付箋はバラバラになったりするので長期的な保管に向いていません。
一方、「デジタルアプリ」を使用するメリットは、優れた「検索性」に加え、「コミュニテー内の情報共有」に適している点です。とくに、ビジネスの場では、各社員の考えを業務に反映させることが求められるので、スピード感を重視すべきだと言えます。
とは言え、「使いこなせるか不安だ」とデジタルアプリの導入にハードルを感じている方も少なくありません。ただし、メモアプリの中でも「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせる程のシンプルな操作性なので、上記の悩みを解消できるのです。
＜書き方＞頭の中を整理する5つの手順
以下では、思考を整理する5つの手順をご紹介します。頭の中でバラバラになっている考えを整理して、シンプルにまとめましょう。
ステップ1. ノートやふせんに思考を書き出す（可視化）
まずは、思考をノートや付箋に書き出して可視化することが重要です。
たとえば、企画会議のアイデア出しをする場合には、以下のように、頭に思い浮かんだことを記載していきます。
また、ノートに書き出したアイデアから、インスピレーションが沸き上がることもあり得ます。以上のように、頭の中で散乱していた思考を可視化して、やるべきことや問題・課題の発見につなげましょう。
ステップ2. ノートを分割する / ふせんで分ける（分類）
次に、思考を整理する手順として、頭の中の思考を書き出したあとに”分類すること”が挙げられます。
たとえば、企画会議に関する悩みを「キャンペーン」「ユーザーへの販促目的」「社内への懸念点」「決まっていること」の4つに分類します。
また、付箋でメモしていた場合、以下のように円で付箋を囲むと分類しやすいです。
以上のように、思考の分類をすると書き出した考えが整理されるので、対処すべき課題の優先度が明確になります。
ステップ3. 問題解決のために思考を深掘りする（深掘り）
次に、思考（悩み）を深掘りして、問題の解決方法を探しましょう。
最適の解決策を導くには、悩みについて「なぜそう考えているのか」「何が必要なのか」を深堀りすることが大切です。今回の例では、「ブランド価値を高めたい」という悩みを深掘りします。
以下のように、ブランド価値を高めたいという悩みから「なぜブランド価値を高めたいのか」「ブランド価値を高めるには何が必要か」などを思いつくままに記載します。
また、付箋を利用する際には、以下のように付箋をグルーピングして、矢印や図を使って情報同士の関連性を視覚的に整理しましょう。
ステップ4. 解決策にまとめる（収束）
ここまでのアイデア出しで、問題への解決方法までアイデアが出揃いました。次のステップとして、出したアイデアを具体的な「解決策」にまとめていきます。
まずは、「なぜそう考えているのか」で列挙したアイデアのうち、最も重要なものを選び出します。たとえば、「ブランド価値を高めたい」と考えた理由として、「他社の安価な商品を選ぶ顧客が増えている」という事実が最も重要な要因だと特定するのです。
次に、最重要とした要因を解決するために「何が必要なのか」を特定します。あらかじめ出したアイデアのなかに最適解がなければ、再度必要な対策をアイデア出ししましょう。
たとえば、「他社の安価な商品を選ぶ顧客が増えているのでブランド価値を高めたい」という課題に対しては、「他社との差別化」という策が必要なのです。
このように、出したアイデアから「最も重要な要因と対策」を絞り込んで、解決策にまとめます。
ステップ5 ToDoに落とし込む（実行）
解決策をまとめただけでは、課題は解決できません。解決策をさらに具体化して、ToDoに落とし込む必要があります。
たとえば、「他社と差別化したい」という解決策実行するために、「競合他社のブランドコンセプトをまとめる」「他社商品のレビューを調査する」「自社商品の特徴を洗い出す」のように必要なタスク（ToDo）を洗い出して道筋を立てます。
その際、ToDoはできる限り具体的にして、「何を、誰が、いつまでに、どのように」やるのかを明記しましょう。抽象的なToDoでは、メンバーに依頼した際に良い成果が得られません。
以上の5つの手順で、頭のなかのぼんやりとした「周年記念」に対する考えがアイデアとしてまとまり、行動に結びつきました。ビジネスで考えをまとめる際には、最終的にはすぐに実行できる状態にまで細分化・整理する必要があるのです。
思考を整理できるノートの3条件
以下では、思考整理をするために必要なノートの条件を解説します。思考の整理術を実践する以前の基礎的な部分なので必見です。
（1）すべてが一か所で管理できる
はじめに、すべての情報を一か所で管理できるようにします。
思考が整理されない原因として、考えを書き出さずに頭の中にとどめていたり、複数のメモ帳に書き分けたりして、情報をいたるところに分散させていることが挙げられます。
そのため、「ここを見ればすべて分かる」と確信できるノートを作りましょう。
（2）簡単に順番を入れ替えられる
次に、思考整理するためのノートの条件として、メモの順番を入れ替えられることが挙げられます。
メモの順番を何度も入れ替えられれば、考えを視覚的に整理できるのです。逆に、単に考えを羅列するだけでは考えがまとまりません。
したがって、思考整理ノートを作るときは「何度も貼り直しができる付箋」、もしくは「簡単な操作でノートを入れ替えられるアプリ」を活用するのがおすすめです。
（3）すぐに目的の情報を見つけられる
最後に、すぐに目的の情報を見つけられることがノートの条件です。
思考を整理するだけで、実際に仕事で活かすことができなければ意味がありません。また、単にメモするだけでは「内容はうっすら覚えているが、どこに保存しているか分からない」という状況になり、あとから振り返ることができないのです。
そのため、必要な情報をすぐに探し出せるITツールを導入しましょう。たとえば、検索性に優れた「Stock」のようなノートアプリは、キーワードで条件を絞り込めるほか検索スピードも抜群なので、欲しい情報にサクサクたどり着けます。
＜仕事向け＞思考整理が簡単！おすすめのノートツール
以下では、思考の整理が簡単にできるノートアプリをご紹介します。
頭の中にある考えを書き出してカテゴリー分けすれば、それぞれの共通点や相違点が明確になり、次第に考えがシャープになっていきます。さらに、ぼんやりとした思考をアイデアとしてまとめて、施策やToDoに落とし込めるのです。
また、思考を整理するノートには「デジタル」を選びましょう。紙のノートでも思考整理はできますが、あとから振り返るときに目的の情報を探し出す手間がかかります。
ただし、操作が難しいアプリはITに不慣れなメンバーが使いこなせないので、非IT企業の65歳の従業員でも簡単に使いこなせるシンプルなノートアプリ「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」にはテキストはもちろん、写真やファイルなどの視覚的な情報もまとめて残せるほか、「フォルダ」で簡単に分けられます。また、自身のみが使える「マイフォルダ」も用意されているので、個人メモとしても活用できます。
あらゆる情報を最も簡単に整理できるノートツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
考えをまとめられない3つの原因
以下では、思考の整理ができない原因をご紹介します。考えがまとまらない原因を把握して、すぐに解消しましょう。
（1）思考が可視化されていない
はじめに、思考整理をするうえでもっとも重要なのは、「思考の可視化」です。
思考が整理できない原因の一つに、頭の中だけで整理しようとして「結局何について考えているのか分からなくなる」ということがあります。そのため、まずは思考をノートに書き出して可視化しましょう。
ノートに書き出せば頭の中がクリアな状態になるため、多くのことに思考を巡らせられます。また、可視化することで考えを俯瞰できるようになり、新しい気づきが生まれやすくなるのです。
以上のように、頭の中だけで考えてしまうことが思考整理をできない原因なので、すべての考えを書き出すことから始めましょう。
（2）思考の分類ができていない
次に、「思考の分類」ができていないことも、整理が難しいと感じる原因です。
考えを大まかに分類すると、共通点や相違点が明確になって整理しやすくなります。そのため、ノートに考えを書き出したあとには、簡単に分類するのがおすすめです。
具体的には、考えていることのすべてをノートに書き出したあとに、似ているものをグルーピングして名前をつけます。分類名を付けることで、思考がシンプルになるのです。
このように、考えが整理されていないと感じる場合は、思考の分類をしましょう。
（3）結論を考えていない
最後に、思考が整理できない原因に「結論を視野に入れていないこと」が挙げられます。
最終的な結論をイメージせずに思考をノートに書き出していくだけでは、ただ文字を羅列しただけになってしまうのです。逆に、たとえば「解決策を3つ提案する」のような最終的なゴールを見据えて思考を整理すれば、考えをシンプルにまとめられます。
すなわち、考えをただ書き出すだけでなく、結論や目的をはっきりさせてから思考の整理を始めましょう。
思考整理ノートの5つの手順とおすすめツールまとめ
これまで、思考整理ノートの条件を中心にご紹介しました。思考を整理してToDoに落とし込むためには、「すべてのアイデアを一か所で管理できる」「思考の整理過程を簡単に振り返れる」ことが重要です。
そのため、「紙のノートに付箋を貼る方法」ではなく「ノートアプリを使う方法」が最適と言えます。しかし、操作が複雑なアプリは社内に浸透せず放置されてしまうので、シンプルで誰でも使いやすいアプリを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、紙のノートに書くように直感的に思考をメモして、精度の高い検索機能で素早くアクセスできるノートアプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で思考整理を実践して、仕事の課題解決へ役立てましょう。
