ビジネスでも広く利用されるようになったスマホには、業務の効率を高めるアプリを複数インストールできます。たとえば、紙のメモ帳に代わって「メモアプリ」を利用すれば、検索機能ですぐに目的のメモを探し出せるなどのメリットがあるのです。
 
一方で、「メモアプリが便利なことは知っているが、種類が多いので選定しきれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、メモアプリに必要な機能や仕事におすすめのメモアプリを中心にご紹介します。
 
  • メモアプリに必要な機能を網羅的に含むアプリを利用したい
  • メモアプリの種類が多すぎるので、厳選されたものから選びたい
  • 乗り換え先に最適なメモアプリを探している
という担当者の方がこの記事を参考すれば、メモアプリを選定する際に考慮すべきポイントが分かるうえに、自社に最適なメモアプリにも出会えます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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ビジネス向け|スマホのメモアプリに必要な機能

仕事のメモアプリには情報を書き残せる機能はもちろん、以下のような機能も必要です。現在検討しているアプリにも搭載されているかをチェックしましょう。
 
機能 特徴と条件
テンプレート機能
・あらかじめ登録しておいたフォーマットを貼り付けられるテンプレート機能は、同じ形式のメモを作成することが多い場合に重宝します。
・さらに、わずかな操作でフォーマットを貼り付けることができれば、余計な手間がかかりません。
タスク管理機能
・やるべきこと(タスク)を忘れないように設定できるタスク管理機能があれば、仕事のメモ管理でも十分に使えます。
・仕事のメモには期限がある情報も多いので、タスク管理は必須です。
メッセージ機能
・メンバー同士でやりとりできるメッセージ機能は、あらゆるビジネスシーンで活躍します。
・さらに、メモごとにメッセージを紐づけることができれば、アプリを横断して情報が分散してしまうのを防げるのです。
共有機能
・複数人で共同編集する場合には、メモアプリに共同編集の機能が必要です。
・ただし、共有リンクを発行できるメモアプリは、共有リンクが流失すると不特定多数にアクセスされる危険性があるため注意しましょう。
以上の4つの機能は、ビジネス利用のメモアプリには必須なので、比較検討の材料にしましょう。


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無料から利用できる!おすすめメモアプリ5選

以下でご紹介するのは、無料から利用できるおすすめのメモアプリ5選です。
 
ビジネス向きのメモアプリに「テンプレート」「タスク管理」「メッセージ」「共有」の4つの機能が過不足なく備わっていれば、一般的なメモアプリを運用するよりもあらゆるシーンで仕事がしやすくなります。
 
加えて、メモアプリは「誰でも簡単に使いこなせる」というのが最低条件です。多機能なメモアプリはITリテラシーが求められるので、次第にメモをするのが面倒になって結果放置されることになります。
 
以上のことからも、メモに必須の4機能を過不足なく備えており、非IT企業の65歳でも説明なしで操作できる「Stock」が、最も仕事のメモ管理に適していると言えるのです。
 
Stockの「ノート」でテンプレートを使えばメモのひな形を貼り付けることができ、ノートは特別な設定をしなくてもメンバーへすぐに共有されます。また、ノートにはタスク管理とメッセージが紐づいているので、複数のアプリを併用する必要がありません。

【Stock】メモを最も簡単に残せるシンプルなアプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Evernote】あらゆる情報を保存できるメモアプリ

Evernoteのトップページ

Evernotenの特徴

  • あらゆるデータを保存できる
  • テキストだけでなく写真や音声、Webページなど、さまざまな形式のデータを保存できます。また、ほかの端末と同期すれば、同じメモにアクセスができるので便利です。
     
  • メモを検索できる
  • Evernoteの検索機能を利用すれば、目的の情報を探し出せます。

Evernoteの注意点

  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • Evernoteは簡単にメモをとれるだけでなく、多種多様な機能が搭載されているので、デジタルが苦手な人にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
     
  • 無料プランでは制限が大きい
  • Evernoteの無料プランでは、同期可能な端末数が2台のみであり、加えて月間60MBまでしかデータをアップロードできません。

Evernoteの料金体系

  • Free:¥0
  • Personal:¥680/月
  • Professonal:¥850/月
  • Evernote Teams:¥1,100/ユーザー/月


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【Google Keep】付箋のようにメモができるアプリ

Google Keepのトップページ

Google Keepの特徴

  • 付箋形式でメモを残せる
  • Google Keepではメイン画面に「付箋」のようなメモが書き残せ、メモの色を変更することで分類ができます。
     
  • あらゆる端末で利用できる
  • Googleアカウントを作成すればパソコン・スマホ・タブレットで同じデータを確認できます。

Google Keepの注意点

  • 管理が難しい
  • Google Keepにはメモをカテゴリ分けするフォルダがないので、目的のメモを直感的に探し出すのが困難です。
     
  • ファイルを保存できない
  • 仕事で頻繁に利用するWordやExcelなどのファイル形式のデータは保存できません。

Google Keepの料金体系

  • Googleアカウントがあればすべての機能を利用できます。


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【Notion】多種多様な機能を備えているメモアプリ

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Notionの特徴

  • さまざまな使い方ができる
  • Notionはデータベースにメモを蓄積し、ビュー機能を切り替えることでメモの見え方を変更できます。
     
  • フォルダでメモを分類しない
  • Notionではメモをファルダで分類するのではなく、メモのなかにメモを作成する形で管理します。

Notionの注意点

  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • Notionはさまざまな使い方ができるように機能が豊富に搭載されており、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。

Notionの料金体系

  • Personal:$0
  • Personal Pro:$5/月(月払い)
  • Team:$10/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【Dropbox Paper】クリエイティブな作業に特化したメモアプリ

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Dropbox Paperの特徴

  • テンプレートが充実している
  • 議事録をはじめとした既存のテンプレートだけでなく、自社独自のテンプレートを登録して利用することもできます。

Dropbox Paperの注意点

  • 動作が重くなる
  • 利用ユーザーからは「画像を追加するだけで動作のパフォーマンスがかなり悪くなる」という不満が寄せられています。(参照:ITreview>Dropbox Paper
     
  • 共有リンクのセキュリティに注意する
  • ドキュメントは共有リンクを発行することで、外部の関係者に共有できます。しかし、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできるので、情報漏えいの可能性がゼロではありません。

Dropbox Paperの料金体系

Dropbox Paperを仕事で利用するためには、DropBoxの以下のプランに申し込む必要があります。
 
  • Plus:1,500円/月(個人向け)
  • Professional:2,400円/月(個人事業主向け)
  • Standard:1,800円/ユーザー/月(成長中のチーム向け)
  • Advanced:2,880円/ユーザー/月(複雑なチーム向け)
  • Enterprise:要問い合わせ
 
関連記事: 【iPhone/iPad/Android対応】メモ共有アプリ7選!
 
関連記事: 仕事で使えるAndroidのメモ帳5選!無料で使えるシンプルなスマホアプリ!


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<比較表>おすすめのメモアプリ5選の機能

仕事で利用するメモアプリに「テンプレート機能」「タスク管理機能」「メッセージ機能」「共有機能」が揃っていれば、あらゆるシーンでストレスを感じることなく運用ができます。自社に必要な機能があるメモアプリは、以下の比較表から選択しましょう。

メモアプリの機能比較表

とくに、共有リンクは「リンクを知っていれば誰でもアクセスできる」という機能なので、管理には十分注意する必要があります。


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メモアプリの機能を使いこなすための活用術5選

仕事中のメモと言えば以前は手書きが主流でしたが、最近ではパソコンやスマホで効率よくメモをとる人が増えています。そこで以下では、メモアプリをさらに使いこなすための5つの活用術を解説します。

(1)ToDoリストを利用する

メモアプリにはチェックリスト機能があるものが多いので、ToDoリストを簡単に作成できます。期限までにやらなければならない仕事を書き出してみましょう。
 
やるべきことが書き出されることでタスクが明確になり、ムダな作業が次々と減って仕事の効率が良くなります。また、やり終えたタスクにチェックを入れて完了すると達成感が得られ、さらに次のタスクをすぐに把握できるのもメリットです。
 
そのため、仕事でメモを活用する場合には、ToDoリストを簡単に作成できるメモアプリを導入しましょう。ToDoリストは仕事が効率化するだけでなく、モチベーション維持につながるなどのメリットが得られるのです。
 
関連記事: ToDoリストはもう必要ない?メモを使った管理方法をご紹介

(2)スクリーンショットを保存する

スクリーンショットのような画像ファイルも保存できます。
 
たとえば、「仕事の情報をスクリーンショットしたものの、写真フォルダに埋もれてしまって結局使わなかった」という経験を持つ方も多いのではないでしょうか。
 
一方で、スクリーンショットをメモへ保存すれば、写真フォルダに埋もれることなく、必要なときにすぐに見返せるようになるのです。

(3)思いついたアイデアを書き留める

ふと思いついた仕事のアイデアは忘れないようにメモしましょう。
 
「アイデアをあとでメモしようと考えていたら、時間が経って忘れてしまった」というケースはよくあります。そのため、いつ思い浮かぶか分からないアイデアは、どのような形でも良いのでスピーディにメモすることが重要です。
 
そして、メモアプリを利用する場合には、アプリを開いてすぐにメモできるものを選びましょう。メモするまでに何度も操作が必要なメモアプリはストレスを感じるので、次第にメモをとらなくなってしまうのです。

(4)書類をメモに添付する

メモアプリにはテキストだけでなく、WordやExcelなどのファイルを添付しましょう。
 
ファイルを適宜参照したい作業をしている際に、メモにファイルを添付しておけば、わざわざアプリを切り替える必要がなくなります。
 
ただし、メモアプリのなかでもファイルを添付できないものもあるため、利用する前に確かめましょう。

(5)パソコンやタブレットからも利用する

最後に、メモアプリはスマホだけでなく、パソコンやタブレットからも利用しましょう。
 
メモアプリはスマホから利用することが多いですが、オフィスワークであればパソコンから、現場仕事であればタブレットから、というように使い分けられれば便利です。
 
同期される端末数を制限するアプリもありますが、基本的に同一のアカウントでログインすれば、スマホからメモしたことをパソコンからも確認できます。
 
関連記事: おすすめメモアプリ9選!iPhone/iPad/Androidに対応!


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仕事向きメモアプリの機能比較まとめ

今回はさまざまなメモの活用術をご紹介しました。以下が本記事のまとめです。
 
  • メモアプリには「テンプレート/タスク管理/メッセージ/共有」が必要である
  • ITが苦手な人でも簡単に使えるメモアプリでなければ、結局使わなくなる
以上のことからも、自社へ導入すべきなのは「テンプレート/タスク管理/メッセージ/共有の4機能が備わっており、誰でも簡単に使いこなせるメモアプリ」一択です。
 
たとえば、今回ご紹介したメモアプリ「Stock」はメモに必須の4機能を過不足なく備えており、非IT企業の65歳でも直感的に操作できるほどシンプルなので、自社で運用するのに最適と言えます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」の機能を駆使してメモ管理の課題やストレスを解消しましょう。
 
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