iPhoneに標準搭載されている「メモ」はビジネスでも利用されています。「メモ」はさまざまな情報を残せるだけでなく、チェックリストを作成すれば仕事のタスク(やるべきこと)も管理できます。
 
しかし、何度も「メモ」アプリを開いてアクセスする必要があるので、「管理が面倒でかつミスも発生しやすい。」と感じている方も多いのではないでしょうか。たとえば、「メモ」には通知機能がないので期限が近いタスクなどを見逃してしまう恐れがあるのです。
 
一方で、iPhoneの「リマインダー」はメモを忘れないように通知を設定できるので、「メモ」よりも便利に使える可能性があります。
 
そこで今回は、iPhone「リマインダー」の使い方を中心にご紹介します。
 
  • メモの内容を忘れないように通知してほしい
  • 社内のタスク管理の課題を解決する方法がわからない
  • 通知機能がありかつチームで活用できるメモアプリを導入したい
という担当者の方は、この記事を参考にするとiPhone「リマインダー」の基本機能や使い方が理解でき、自社で最適なタスク・情報管理ができるメモアプリの条件が分かります。


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リマインダーとは?

iPhoneの「リマインダー」に似たアプリに「メモ」がありますが、搭載されている機能が大きく異なるので利用用途によって使い分けが必要です。以下では、「メモ」と「リマインダー」の違いから「リマインダー」の基本機能をご紹介します。

「メモ」と「リマインダー」の違い

iPhoneの「リマインダー」はタスク(やるべきこと)を整理できるToDoリストを指します。分かりやすく表現すると、通知機能のついたメモアプリです。
 
iPhoneの「メモ」でチェックリストを作成すれば仕事の管理もできますが、何度もメモを確認する習慣がないと書いた内容を忘れてしまうことがあります。一方で、「リマインダー」は設定した期限にスマホやパソコンにお知らせをするので大切な情報を見逃す心配がなくなるのです。
 
「リマインダー」は初めからiPhoneにインストールされているので、誰でも気軽に利用ができるのもメリットです。

リマインダーの基本機能

iPhoneの「リマインダー」を使いこなすためには基本機能を理解しておく必要があります。以下は、「リマインダー」を使う前に覚えておきたい3つの基本機能です。
 
  1. 設定した時間で通知する
  2. 自分が決めた日時に通知されるように設定する機能です。
    なお、iPhone本体の通知設定がオフの場合、「リマインダー」の通知機能は使えないので注意しましょう。
  3. 設定した場所で通知する
  4. 時間だけでなく特定の場所にきたときに通知されるように設定する機能があります。
    現在位置の情報を使うため、あらかじめiPhone本体の位置情報サービスを許可する必要があります。
  5. メモを見やすく整理する
  6. メモを並び替えて視覚的に分かりやすく整理できます。
    具体的には、メモを期日、作成日、優先順位、タイトル順に並び替えられるので、メモが増えても表示順序を変えて作業ができます。
上記以外にも、スマートリストやタグなどの応用的な機能もありますがまずは基本となる3つの機能を理解して、仕事の管理にどのように活かせるかイメージしてみましょう。
 
関連記事: 【必見】iPhone「メモアプリ」の使い方まとめ!


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iPhone「リマインダー」の使い方

「リマインダー」の3つの基本機能を使いこなすためには正しい使い方を理解する必要があります。そこで以下では、iPhone「リマインダー」の使い方をご紹介します。

リストを作成する

はじめに、メモをまとめる「リスト」を作成します。
 
リストはフォルダ(ファイルをまとめておく場所)の役割があり、業務ごとにリストを作成すればメモが乱立するのをある程度予防できます。
 
リストを作成するにはiPhoneの「リマインダー」を開き、画面右下の[リストを追加]をタップしましょう。
 
iPhoneリマインダーのメイン画面
 
次に、リスト名の入力画面が表示されるので任意の名称を設定します。
 
iPhoneリマインダーのリスト一覧
 
以上の手順で「リマインダー」にリストが追加されました。今後、メモをリストごと作成すれば、必要なメモへより簡単にアクセスできるようになります。

メモを作成する

次に、リスト内にメモを作成します。
 
はじめに、リマインダー内のリストを開き、画面左下の[新規]をタップしましょう。
 
iPhoneリマインダーのメモ一覧
 
iPhoneリマインダーのメモ例
 
上図のように、チェックリスト(◯)が表示されるので任意の内容を入力します。
 
最後に、画面右上の[完了]をタップすればメモの作成は完了です。

日時を設定する

作成済みのメモに通知設定をしましょう。
 
はじめに、メモをタップすると表示される[ i ]マークを選択します。
 
iPhoneリマインダーの詳細選択画面
 
iPhoneリマインダーの画面
 
次に、詳細ページの[日付][時刻]をオン(緑)にして、任意の日時を設定しましょう。
 
最後に画面右上の[完了]をタップすれば、通知日時の設定は終了です。
 
以上の操作で、設定した日時にロック画面にメモを表示できるようになります。

サブタスクを設定する

メモした作業をより細分化したいときにはサブタスク機能が便利です。
 
たとえば、「資料作成」のメモであれば、資料作成に関する「グラフの添付」や「デザインの調整」などの細かい作業をまとめられます。
 
はじめに、メモをタップすると表示される[ i ]マークを選択します。
 
iPhoneリマインダーの詳細選択画面
 
iPhoneリマインダーの詳細画面
 
次に、詳細ページの下にある[サブタスク]をタップします。
 
iPhoneリマインダーのサブタスク追加画面
 
[追加]をタップすればチェックリストが表示されます。任意のメモを入力しましょう。
 
iPhoneリマインダーのサブタスク例
 
上図のように、サブタスクを活用すれば1つのメモに複数のメモを紐づけられます。

通知場所と優先順位を設定する

メモの通知をする”場所”の設定と”優先順位”の設定です。
 
iPhoneの「リマインダー」が位置情報サービスを使うことで、特定の場所にきた時だけ通知させる機能があります。また、メモに優先順位をつける機能は大切なメモを忘れないようにするのに役立ちます。

通知場所

はじめに、位置情報サービスを利用した通知場所の設定をします。
 
まず、メモをタップすると表示される[ i ]マークを選択します。
 
iPhoneリマインダーの詳細選択画面
 
iPhoneリマインダーの詳細画面
 
[カスタム]もしくは[ i ]マークから通知を受け取りたい場所を登録しましょう。

優先順位

次に、メモに優先順を設定します。
 
まず、メモをタップすると表示される[ i ]マークを選択します。
 
iPhoneリマインダーの詳細選択画面
 
詳細ページに表示される[優先順位]をタップします。
 
優先順位は「高」「中」「小」「なし」の4段階あるので任意で選択しましょう。
 
iPhoneリマインダーの優先順位例
 
上図のように、メモ一覧では優先順位が高いほど!マークが多く表示されます。
 
やるべきことの順番がすぐ判断できるので、忙しいビジネスマンにおすすめの機能です。
 
関連記事: iPhone「メモ」アプリを使いこなすために!【メモを検索】


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リマインダーをウィジェットに表示する方法

リマインダーをさらに便利にするためにiPhoneのウィジェット機能を活用しましょう。以下では、「リマインダー」をウィジェットに表示する方法をご紹介します。

ウィジェットとは?

iPhoneのウィジェット例
 
ウィジェットとはアプリを開かなくても簡単に情報を確認できる機能のことです。
 
たとえば、リマインダーをウィジェットに追加すれば簡単な操作をするだけで、作成したメモの一部をアプリを開かずに確認できるのです。

ウィジェットに表示する手順

はじめに、iPhoneの最初の画面がウィジェットになるまで右にスワイプします。スワイプとは画面をタップしたままスライドする操作方法です。
 
iPhoneのウィジェット画面
 
ウィジェットの画面を数秒間タップし続けると、下図のようなページが表示されます。
 
画面左上の[+]マークをタップしましょう。
 
iPhoneのウィジェット追加
 
iPhoneのウィジェット選択
 
上図のように、ウィジェットに追加できるアプリが一覧で表示されるのでリマインダーを選択しましょう。
 
iPhoneリマインダーのウィジェット追加
 
ウィジェットに設定できるリマインダーは3種類あります。より分かりやすいものを選択するのがおすすめです。
 
画面下部の[ウィジェットを追加]をタップしましょう。
 
iPhoneリマインダーのウィジェット画面
 
以上の操作で、ウィジェットにリマインダーが設定されました。
 
関連記事: iPhone「メモ」の保存・バックアップ方法
 
関連記事: iPhone/iPadの「メモ」を他の人と共有・編集する方法!


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仕事でiPhone「リマインダー」を活用するときの3つの注意点

これまで「リマインダー」の使い方をご紹介してきましたが、仕事で利用する際に注意しておくべきことがあります。以下は、個人向けアプリの「リマインダー」をビジネス利用する場合の3つの注意点です。
 
  1. 業務を管理しきれない
  2. リストの中にリストを作成できないので、作業ごとに細かく管理するのは困難です。そのため、リストが増えすぎると乱立してしまう可能性があります。
  3. 詳細情報が確認しにくい
  4. タイトルのほかに詳細情報を残せますが、リスト一覧にも表示されるので見にくい場合があります。タスクと一緒に資料を管理するような便利な使い方には向きません。
  5. 共有すると誰でも編集できてしまう
  6. リマインダーはほかの社員とも共有できます。しかし、閲覧のみなどの制限ができないので重要な情報が誤って削除されてしまう可能性があります。
以上の3つの注意点から、iPhoneの「リマインダー」を仕事で利用するのは非効率と言えます。そのため、メモの通知を含むビジネス向けの機能を備えたアプリを検討する必要があります。


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メモを忘れないように通知するおすすめアプリ

以下では、メモを忘れないように通知するおすすめアプリをご紹介します。
 
iPhoneの「リマインダー」は標準搭載されているので誰でもすぐに利用できます。しかし、ビジネスチームで運用するにはいくつかのデメリットもあります。
 
とくにリマインダーに詳細な情報が残しにくいのはメモアプリとして致命的と言えます。そのため、多くのメモを蓄積でき、かつメモを通知で知らせられるアプリが必要です。
 
結論、メモなどのあらゆる社内情報をノートに蓄積し、ノートとセットになった「タスク管理機能」で通知できる「Stock」一択と言えるでしょう。
 
Stockはメモを含むさまざまな情報管理に悩む非IT企業を中心に導入実績が100,000社を超える今注目のツールです。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるアプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【ロック画面にメモ通知】iPhone「リマインダー」の使い方まとめ

ここまで、iPhone「リマインダー」の基本機能や使い方をご紹介しました。
 
iPhoneの「メモ」は通知機能がありませんが多くの情報を蓄積できます。一方で、iPhoneの「リマインダー」は情報管理には向きませんが通知機能で知らせることができ、2つのアプリは機能を補完し合っています。
 
しかし、「メモ」と「リマインダー」を併用すると情報の分散が起こり、”どちらのアプリで管理しているのか分からなくなる”という問題が発生する可能性があります。そのため、どちらの機能も兼ね備えたほかのメモアプリの導入が不可欠です。
 
たとえば、情報量の多いメモでも蓄積ができ、期限を逃さないように通知もされるアプリにはStockが最適です。
 
Stockは社内のあらゆる情報を蓄積して、誰でも簡単に使えるタスク管理機能で通知設定できるアプリです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社員がメモしたことを忘れないように通知を送れるようにしましょう。
 
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