企業の経費の中で大きな割合を占めるのが人件費です。人件費の削減は営業利益に大きく関わるコストですが、正しく実施できなければ、組織の営業活動に悪影響を及ぼす可能性があります。
 
そのため、「人件費を削減するべきだとわかっているが、リスクがあるので踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、効果的な人件費の削減方法と、3つの注意点をご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、人件費削減の具体的方法と実施する際の注意点がわかります。


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人件費とは

人件費とは、企業の経費のうち「従業員の労働全般に関わる経費」を指します。
 
「人件費」にはさまざまな内訳があり、「現物給与総額」と「現物給与以外」の2つに分けられ、そこからまた分類されます。たとえば、「所定内賃金」「所定外賃金」といった費用は「現物給与総額」に分類され、「福利厚生費」「退職金」といった費用は「現物給以外」に分類されます。
 
また、人件費は、経費の中でも大きな割合を占める費用のひとつです。そのため、企業としては営業活動に影響が出ないように人件費を見直し、金銭的負担を減らさなければなりません。


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人件費削減によるメリット

人件費削減の施策がうまく機能している企業は以下2つのメリットが得られます。
 
  • 経営状態の改善
  • 人件費削減の一環である業務効率化を進めれば、より少ない人数で業務を進められるので、光熱費や日用品費も抑えられます。さらに、人員の削減が進めば、オフィスの縮小も可能となり、大きく費用を削減できるため、経営状態の改善に繋がります。
  • 浮いたコストの活用
  • 人件費削減を行い、不必要な経費を削減すれば負担が減り、その分浮いたコストを他業務や設備投資へと活用できます。
ただし、人件費削減は社内の理解を持って進めなければ、メンバーの不満が発生し、円滑な業務遂行ができなくなる恐れがあります。そのため、施策を実施する際は、担当者や経営陣のみの独断で進めることは控えましょう。


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人件費を削減する3つの方法

以下では、人件費を削減する方法を3つ解説します。突然リストラの施策を実施するのではなく、まずは業務負荷は適切であるかを見直すと、社内の抵抗感なく人件費の削減につながります。

1人当たりの生産性を上げる

1つ目は、一人当たりの生産性を上げる方法です。
 
一人ひとりのスタッフの作業効率が上がれば、チーム全体の業務効率も向上するので、同じ業務であっても少人数で業務が進められるからです。スタッフ教育は短期的には結果が出ないものの、教育を重ねてベテラン社員が増えると効率的に業務を進められます。
 
ほかにも、デスク周りの環境が散乱しており業務ができる状態ではないという「環境的な要因」や、スケジュールの立て方が統一されていないなど「能力的な要因」で生産性は下がってしまうのです。
 
そこで、人件費削減のためにも、新メンバーへの育成を充実させることはもちろん「既存メンバーの業務の仕方」にも着目し改善しましょう。

業務効率化をして残業を減らす

業務効率化をして残業を減らすこと、人件費を削減する手法のひとつです。
 
業務効率が改善されれば、同じ時間であっても多くの業務ができる分、規定の時間内に業務を収められるようになります。結果として残業が減るので残業代も減り、人件費が削減できます。
 
ただし、残業を減らす取り組みを突然周知したとしても業務内容自体は変わらないので、業務の持ち帰りが発生してしまうのです。
 
そこで、運用の工夫が必要となります。たとえば、業務効率化ツールの導入によりマニュアルをまとめて管理し、スタッフ全員が簡単にアクセスできるようにすれば、スタッフ育成の負担が減ります。

シフト管理の徹底

シフト管理の徹底は人件費の削減に必須です。
 
業務量以上の人員の配置は無駄な人件費が生じるので、業務に必要な最低限の人数を見極めた人員の配置が求められます。具体的には、飲食店の場合、「客足が増えるランチの時間帯はスタッフの人数を増やす」「ランチとディナーの間の時間帯はスタッフの人数を減らす」といった配置です。
 
無駄なコストを抑えるには、時期や時間帯による混雑具合への柔軟な対応が求められます。そのためには、過不足のない人数で業務が滞りなく進んでいるか振り返り、シフトの計画の改善が必要です。


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人件費を削減する際の注意点

人件費を削減する際には注意するべき点もあります。担当者や経営陣が以下3つの注意点を考慮せずに、人件費削減を推し進めると、レピュテーションリスクの発生やチームの士気が下がるので注意が必要です。

企業イメージの悪化

注意点のひとつ目は企業イメージの悪化です。
 
人件費削減を突然進めると「リストラ」や「定時での強制的な業務終了」といった、極端な施策になりがちです。そして、抵抗感を覚えた社員がネガティブな情報発信をすることにもつながるので、企業イメージが悪化する可能性もあるのです。
 
企業イメージの悪化はユーザーや顧客だけでなく、採用活動にも影響を及ぼし、優秀な人材の確保も難しくなります。そのため、全社の理解はもちろん「人件費削減の施策内容やスケジュールの明文化」も確実に行いましょう

段階的に進める

人件費削減は段階的に進めなければなりません。
 
業務サイクルを無視して一度に大規模な人件費削減を進めると、人員不足といった問題が生じます。結果として、業務を少ない人数で対応しなければならなくなり「業務量は変わらないので、一人あたりの業務負荷が大幅に増加」する事態となってしまうのです。
 
段階的に人件費の削減を進めるためには、まず業務を見直して整理し、優先順位をつけます。業務を整理し見える化したあとに、細かいタスクへと分けると「効率化できるタスク」「効率化できないタスク」「そもそも不要なタスク」がわかるので、まずは業務の優先度から見直し、段階的に進めることがポイントです。

従業員のモチベーションに注視する

従業員のモチベーションも注意点として無視できません。
 
従業員のモチベーションの低下は業務効率の低下や離職に繋がるので、注視しなければなりません。従業員のモチベーションの低下を防ぐには「なぜ、どのように人件費削減の施策を実施するのか」を従業員に共有する必要があります。
 
一方、今日ではテレワークも浸透しており遠隔での情報共有が増えるなか、帰属意識が薄れがちです。そのため、モチベーションを下げないように、「Stock」のようなツールを用いて一方的に施策を進めるのではなく、情報共有を確実に行うことが不可欠です。


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人件費削減を情報管理の側面から解消するITツール

以下では、人件費削減を情報管理の側面から解消するITツールをご紹介します。
 
従業員のモチベーションを下げることなく、人件費削減を進めるためには、まず社内の業務のあり方を見直さなければなりません。たとえば、ノウハウが属人的になっていないか、有益な情報が日常的に共有される環境が構築されているかを見直す必要があります。
 
情報共有・管理の環境が整っていない場合は、従業員それぞれの業務を「情報」として可視化させるべき。そこで、「シンプルな情報共有ツール」を使ってノウハウを蓄積しつつタスク管理を見直し、同時にコミュニケーションの活性化も実現させましょう。
 
ただし、導入即日で誰もが使えなければ、最終的にツールは放置されるので、人件費削減のための業務効率化は失敗してしまいます。結論、 非IT企業における65歳以上のメンバーでも、ストレスを感じることなく情報共有・管理ができる「Stock」が必須です。
 
Stockの「ノート」にノウハウを含むあらゆる情報を残し、直感的な「フォルダ」で情報へのアクセスも簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を活用すると、テーマが混ざらずスムーズに情報共有ができるうえ、人件費削減につながるタスク管理も効率化するのです。

最も簡単にデータ共有管理ができるツール「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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人件費削減の方法・注意点まとめ

これまで、人件費削減の方法や注意点を中心にご紹介しました。
 
人件費を削減すると経営状態を改善し、浮いたコストを別の用途に使える点でメリットがあります。しかし、急に施策を進めると社内の抵抗感が発生するので、業務量を見直して効率化を図ったり、シフト管理を徹底したりする「業務内容」に着目しましょう。
 
業務効率化を推進するには、情報の可視化と情報共有のできる環境が必須です。そこで、「情報共有ツール」の利用が求められますが、従業員のITリテラシーを考えずに担当者が多機能なツールを選択すると、使いこなせず運用が頓挫してしまいます。
 
したがって、「誰もが簡単に使える情報共有ツール」を使い、業務効率化を進めつつ人件費を削減しましょう。結論、業務効率化に必要な「ノート」「タスク」「メッセージ」が過不足なく備わっており、誰もが簡単に使えるStock一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有の側面から業務効率化を実現し人件費を削減しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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