チャットツールのSlackは、多くの企業で社内コミュニケーションの活性化を目的に使われています。一方、Slackを使って、会議に関する情報をほかのメンバーと共有すれば、議事録としても応用可能です。
しかし、Slackで議事録を作成したいが「作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Slackを使った議事録の書き方やデメリット、その解消方法をご紹介します。
- Slackにおける議事録の書き方を知りたい
- 自動文字起こし機能を使い、手間をかけずに議事録を作りたい
- Slackより簡単に議事録を作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、Slackで議事録を作成する方法を把握し、議事録の作成から共有までスムーズにできるようになります。
目次
【消えた？】Slackのポスト機能は廃止
Slackでの議事録作成には、ポスト機能が使われていました。しかし、Slackのポスト機能は、2024年3月で廃止となりました。
また、既存のポストは、すべて「canvas」に変換されました。canvasとは、ポスト機能と同様に、社内情報を管理するための機能です。
そのため、ポスト機能を使って議事録を作成していた場合は、以下の点に注意が必要です。
- 既存のポストは、すべてcanvasに変換され、再編集するには有料化する必要がある。
- 無料プランの場合、1チャネルに付き1canvasなので、ポストのように情報を分けて管理できない。
したがって、利用者によっては「有料化して、複数のcanvasを作成できるようにする」「無料で使える、ほかの議事録作成ツールに移行する」などの対策が求められるのです。
・参考：Slack＞Slack機能の廃止
Slackで議事録を運用する4つのポイント
以下では、Slackで議事録を運用する4つのポイントをご紹介します。”議事録を作成して終わり”の状態にしないために必見です。
（1）同時編集機能を活用する
Slackのcanvasは複数人で同時編集できるため、会議中に分担して議事録を作れます。
会議が始まる前に「会議名・日時・場所・人数」など事前に分かる情報を記載し、チャンネルに共有しておきましょう。会議中の発言や詳細な内容は、参加者で分担して記載できるので「メモが追い付かない」といった事態を避けられるのです。
ただし、部署ごとにチャンネルを作成している場合、部署を横断した会議の議事録は各チャンネルに共有しておかなければなりません。このように、社内のチャンネルの構成によっては、共同編集に手間がかかるため注意しましょう。
（2）自動の文字起こし機能を活用する
Slackでは、会議中に録音した音声を自動で文字起こしして、議事録作成に役立てられます。音声を文字起こしする手順は、以下の通りです。
（1）メッセージ欄の【マイクのアイコン】をクリックして、録音を開始します。
（2）録音が完了したら、【チェックマーク】をクリックして、録音を停止します。
（3）画面右下の【「紙飛行機」アイコン】をクリックして、作成した音声クリップを送信すると、自動で文字起こしされます。
また、Slackでは、会議中に録画した動画や、既存の音声データからも文字起こしが可能です。
（3）フォーマットを活用する
議事録の運用ポイントとして、フォーマットの活用が挙げられます。たとえば、Slack のcanvasで「週次ミーティング」のテンプレートを使用する手順は以下の通りです。
（1）canvasで【週次ミーティング】をクリックします。
（2）テンプレートのプレビューが表示されるので、【テンプレートを使用する】をクリックして完了です。
このように、フォーマットを活用すると、項目を埋めるだけで、簡単に会議の内容をまとめられます。
（4）表形式で議事録を作成する
表形式で議事録を作成することも、運用ポイントのひとつです。Slackのcanvasで表を作成する手順は、以下の通りです。
（1）canvasでコンテンツの入力を始めると、画面下にツールバーが表示されます。
（2）【表】をクリックして完了です。
以下は、表形式の議事録の作成例です。各項目の内容が枠内に記載されているので、見やすい議事録を作成できます。
Slackのcanvasを使ったWeb会議の議事録の書き方
ここでは、Slackのcanvasを使ったWeb会議の議事録の書き方をご紹介します。以下の内容を把握して、自社での運用イメージを掴みましょう。
（1）ステップ1｜canvasを作成する
まず、canvasを作成します。canvasには、「チャンネル canvas」と「独立したcanvas」の2種類があります。
＜チャンネル canvasを作成する方法＞
（1）チャンネルを開きます。
（2）画面右上の【canvas 追加アイコン】をクリックして完了です。
＜独立したcanvasを作成する方法＞
（1）画面左部の【canvas】をクリックします。
（2）画面右上の【新規】をクリックして完了です。
ただし、無料プランでは、独立したcanvasが閲覧のみになります。
（2）ステップ2｜canvasを編集する
次に、canvasを編集します。ノートに書き込むようにテキストやファイルを残して、議事録として活用できます。
以下は、チャンネル canvasを使った議事録の作成例です。
Slackで議事録を運用する2つのデメリット
Slackはあくまでコミュニケーションがメインのツールなので、議事録を運用するデメリットがあります。以下で紹介しているのは、とくに業務に支障をきたしやすい2点です。
（1）共有した情報が流れる
Slackのデメリットとして、共有した情報が流れることが挙げられます。
Slackのcanvasでは、テキスト・画像・表など、あらゆる情報を共有できます。そのため、運用ルールが制定されていないと、作成した議事録が流れたり、情報が入り乱れたりする恐れがあります。
その結果、「あとから見返すのに手間がかかる」「修正や編集がしづらくなる」といった問題が生じやすいです。
以上のように、Slackはコミュニケーションツールゆえに、流したくない情報である「議事録」の管理が難しいのです。
（2）情報の整理が難しい
Slackでは、共有した議事録の整理が難しいというデメリットがあります。
コミュニケーションツールであるSlackは、チャットによるリアルタイムな情報共有が実現する一方で、共有した情報を管理する機能に乏しいです。たとえば、議事録を顧客や案件ごとに整理できません。
その結果、必要なときに素早く議事録へたどり着けないので非効率です。このような事態を避けるには、「顧客名」や「案件」ごとに議事録を管理し、あとから素早くアクセスできる「Stock」のようなツールの導入もひとつの方法です。
Slackより円滑に議事録を作成・管理できるツール
以下では、Slackより円滑に議事録を作成・管理できるツール をご紹介します。
Slackのcanvasで議事録を作成すると「ほかのメッセージで流されてアクセスしづらくなる」「顧客や案件別に分かりやすく整理できない」といったデメリットがあります。
したがって、議事録はSlackのような”コミュニケーションに特化したツール”ではなく、”流したくない情報を社内で共有できるツール”に蓄積しましょう。
結論、Slackのデメリットを解消する唯一の方法は、議事録を流さず管理し、いつでも簡単にアクセスできる「Stock」一択です。
Stockの「フォルダ」を顧客や案件ごとに作成し、各フォルダ内の「ノート」で議事録をとりましょう。ノートごとに紐づいた「メッセージ」では、会議内容への意見や提案もやりとりできます。
非IT企業でも議事録をスムーズに共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
■Stockを使った議事録作成のメリット
- フォルダ階層形式で管理できる
作成した議事録をフォルダ階層形式で管理できるだけでなく、検索機能も充実しているため、すぐに必要な議事録にアクセスできます。
- 議事録単位でタスクの設定やメッセージのやりとりができる
議事録ごとにタスクの設定やメッセージのやりとりができるため、自分が何をすべきかの把握がしやすく、対応漏れなどの心配がありません。
■Slackと連携して議事録をとる方法
「Stock」は、「Slack」と連携しなくとも、直感的に議事録を作成できます。しかし、「Slack」も利用したい場合、以下の手順で簡単に「Stock」と連携しましょう。
（1）Slack上に投稿された議事録のポストやメッセージを選択し、「この発言をストックする」をクリックします。
（2）「Stock」にストックする際にノートの「タイトル」を入力し、「ストックする」ボタンをクリックします。
（3）「Stock」上にノートが作られ、内容を更新すれば自動で保存・共有されます。
Slackを使った議事録の書き方まとめ
これまで、Slackのcanvasを使った議事録の書き方や、運用のコツをご紹介しました。
Slackでは、canvasを使って議事録を作成・共有します。しかし、チャットツールゆえに情報が流れてしまうデメリットがあります。
そこで、必要な議事録へすぐにアクセスできるように「議事録を確実にストックする管理ツール」を導入しなければなりません。
したがって、社内の議事録を管理するなら、誰でも簡単に議事録をストックしてすばやくアクセスできるツール「Stock」一択です。実際に非IT企業を含む200,000社以上が導入し、情報を効率的に共有しています。
ぜひ「Stock」を導入して議事録の運用管理を効率化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
