近年、さまざまな業種において、業務にスマホを使うことで効率を上げる動きが顕著になっています。もちろん「営業活動」も例外ではありません。
しかし、外回りが多い営業マンのなかには「営業活動に役立つスマホアプリが分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、外回り営業でのスマホ活用術やおすすめのアプリを中心にご紹介します。
- 営業中に役立つスマホアプリの具体的な活用法を知りたい
- 機能や価格を比較してどの営業アプリを導入すべきか判断したい
- スマホで使えるツールを活用して、営業の業務を効率よく進めたい
という方はこの記事を参考にすると、外回り営業で役立つスマホ活用術やアプリが分かり、日々の営業活動を効率化できるようになります。
目次
営業でスマホアプリを活用するメリット
営業マンがスマホアプリを活用する最大のメリットは、「業務を効率化できること」です。
たとえば、スマホアプリを使うと、出先でも過去のメールや名刺といった顧客情報や過去の営業記録を確認できます。また、業務状況もリアルタイムで報告・共有できるのです。
営業では、限られた時間をいかに有効に使い、成約に結び付けられるかが重要です。一つひとつの作業時間は小さくても、積み重なると営業本来の時間を圧迫するので、常に持ち歩けるスマホアプリを活用し、情報管理や事務作業を効率化しましょう。
外回り営業での社用スマホ活躍術4選
以下では、外回り営業での社用スマホ活用術を4つご紹介します。営業マンの方は、以下の方法を現場で実践すると、業務がスピーディになるので必見です。
顧客との商談内容を記録できるヒアリングシート
1つ目の活用術は、スマホ上でのヒアリングシート作成です。
ヒアリングシートは、顧客の課題や要望を正確に把握し、効果的な提案をしていくうえで重要な資料です。そのため、顧客から聞いた内容はその場でメモし、情報に抜け漏れがないようにしなければなりません。
スマホアプリの中には、会話内容を文字起こしするものや、作成した資料を即座に共有できるもの、テンプレートを自作できるものもあります。これらを活用すれば、顧客情報の抜け漏れを防げるほか、ヒアリングシートの迅速な社内共有が可能です。
デジタルでスマートな名刺交換
2つ目の活用術は、名刺交換でスマホを使うことです。
紙の名刺の場合、かさばって管理が煩雑になり、目的の名刺を見つけるのに時間がかかりがちです。そこで、名刺をデジタル管理するスマホアプリを使えば、名刺を撮影するだけで情報をデータとして保存したり、名前や会社名から必要な名刺を検索したりできます。
また、データ化した名刺を社内で共有しておけば、全社の人脈を可視化できるようになるので、結果として営業チャンスの拡大にもつながります。
訪問予定をチームで共有するスケジュール管理
3つ目の活用術は、スケジュール管理でのスマホ利用です。
スマホの「プッシュ通知」を設定しておけば、アプリを起動していなくても、期限の近い予定を自動で知らせてくれます。その結果、重要な予定やタスクの抜け漏れを防ぎやすくなるのです。
また、プッシュ通知と併せて「予定の繰り返し機能」を使えば、毎週・毎月などの定期的な予定も自動で通知されるため、毎回カレンダーに入力する手間を省けて便利です。
その場で対応可能な見積書などの書類発行
4つ目の活用術は、書類発行のときにスマホを使う方法です。
スマホアプリには、見積書や請求書などの書類を自動で発行できるものもあります。仮に自動発行機能がない場合でも、「テンプレート機能」を備えたアプリを使えば、あらかじめ登録したフォーマットから短時間で書類を作成できるのです。
さらに、アプリであればスマホ上で書類を共有できるため、わざわざ人数分コピーして配布する必要もありません。このように、スマホアプリで書類の発行だけでなく、共有の手間も省きましょう。
＜無料あり＞営業の仕事を効率化するおすすめのスマホアプリ・ツール5選
以下では、営業の仕事を効率化するおすすめのスマホアプリ・ツール5選をご紹介します。
営業活動では、営業先で得た情報を確実に記録・蓄積して、次の提案や対応に活かせるように正しく管理することが重要です。そのため、時間や場所を問わず情報を確認・入力できるスマホアプリを導入しましょう。
ただし、機能が多いと使いこなせず、かえって業務効率が下がってしまうため「情報を簡単に記録・共有できるシンプルなアプリ」を選ぶべきです。また、営業では顧客情報や取引状況などの機密性の高い情報を扱うため、セキュリティの高さも重要になります。
結論、営業マンが使うべきアプリは、スマホからでもサクサク操作でき、国際基準のセキュリティで情報漏えいを防げるツール 「Stock」一択です。
Stockでは「顧客ごとに1ノート」を作成し営業記録を書き込めるほか、任意のメンバーにリアルタイムで共有されるため、外出中でもすぐに情報を伝達できます。また、ノートに紐づく「タスク」により、次のアポイントや成約に向けた対応を漏れなく管理可能です。
【Stock】情報を顧客ごとに管理できてセキュリティも万全なアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Zoho CRM】営業訪問記録や顧客情報を管理できるアプリ
Zoho CRMの特徴
- 顧客情報を一元管理できる
- グローバル対応
顧客の氏名やメールアドレスの管理はもちろん、データを見やすくレポート化することも可能です。そのため、顧客情報と商談情報を紐付けて営業支援ツールとして使ったり、市場分析のためのマーケティングツールとして活用したりできます。
グローバルIT企業「Zoho Corporation」が提供するCRMツールであるため、20種類以上の言語に対応しています。
Zoho CRMの機能・使用感
- ブループリント機能
- 承認プロセスの構築
ブループリント機能は、営業担当者の行動プロセスの設計図を描き、CRMに適用できる機能です。商談のプロセスにおいては、企業・商品・サービスに応じた多種多様の対応が求められるので、一連のプロセスを適切に管理するのに役立ちます。
営業においては、見積書の作成など、上司や社内の承認を必要とする場面があります。そこで、Zoho CRMの承認管理システムを使えば、承認フローを円滑にできるため、顧客への返答時間を短縮可能です。
Zoho CRMの注意点
- 多機能ですべての機能を使いこなすのは難しい
- 英語表記が多い
利用しているユーザーから、「初期の項目が多すぎて自社にあったものに絞らないと使いがってが悪い」という意見があり、さまざま機能が備わっているものの、すべての機能を使いこなすのは難しい可能性があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「サポートもドキュメントも英語が多く、立ち上げには非常に苦労しました。もう少し日本語で、zohoサービス全体の包括的なサポート体制ができることを望みます。」という声があります。（参考：ITreview）
Zoho CRMの料金体系
料金プランは以下の通りです。詳細はZoho CRMの料金ページを参照してください。
- スタンダード：2,400円/ユーザー/月
- プロフェッショナル：4,200円/ユーザー/月
- エンタープライズ：6,000円/ユーザー/月
- アルティメット：7,800円/ユーザー/月
【Eight】名刺交換のシーンで活躍するアプリ
Eightの特徴
- 文字認識の精度が高い
- マルチデバイスに対応している
名刺を撮影するだけで、画像解析の機能により情報が自動入力されます。解析の精度が高く、自動入力による誤字の修正はほぼ発生しません。
スマホだけでなくPCにも対応しているため、外回り営業中にはもちろん、オフィス内からでも名刺管理ができます。
Eightの機能・使用感
- メッセージのやりとりができる
- 名前以外の要素でも検索できる
グループを作ってメッセージのやりとりができるほか、途中から参加したメンバーも過去のやりとりを見られる仕様になっています。そのため、名刺交換をした相手と円滑にコミュニケーションしたい場合におすすめです。
検索機能に優れており、名前だけでなく、会社名や電話番号からでも該当の名刺を検索できます。目的の情報へすぐにたどり着きたい方に便利な機能です。
Eightの注意点
- SNS連携で勝手に「つながり」が生じてしまう場合がある
- 情報の反映に時間がかかる
- 情報を検索しにくい
アプリでFacebook連携をしている場合、名刺交換をしていなくてもFacebookの友達と、自動的にEight上でも繋がってしまう点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「名刺を撮影して登録しても、情報が反映されるまでに少し時間がかかることがあります。精度を高める上で仕方ないのですが、急ぎの時に少し不便。」という声があります。（引用：ITreview）
一部のユーザーからは「満足していますが、あえていうなればもう少し拘った検索機能やソート機能があるとより嬉しいです。」という声があります。（引用：ITreview）
Eightの料金体系
料金プランは以下のようになっています。有料プランの詳細はEightプレミアムとはから確認できます。
- 無料版Eight：0円
- Eightプレミアム：600円/月
【TimeTree】スケジュール管理のシーンで活躍するアプリ
TimeTreeの特徴
- 基本機能を無料で使える
- 予定の通知をカスタムできる
カレンダーの作成や共有、他のカレンダーのインポートなどの基本機能は無料で使えるので、気軽に使い勝手を試してみることができます。
予定の抜け漏れ防止として、予定の通知するタイミングを「1日前」「当日」「カスタム時刻」などから選んで設定できます。
TimeTreeの機能・使用感
- プロジェクトごとにスケジュール管理できる
- 予定をタスク化できる
プロジェクトごとにカレンダーを作成できるので、予定が入り乱れません。そのため、複数のプロジェクトを並行して進める場合に便利です。
予定ごとに期間を設けたり、通知設定をしたりできるため、仕事の抜け漏れを防ぎやすくなります。スケジュールとタスクを同時に管理したい方に便利です。
TimeTreeの注意点
- 一部の機能は有料
- 動作が遅いときがある
予定に対して、「PDFや画像などのファイルを添付する機能」や「専用サポート」を利用するには有料プランへの加入が必要です。
一部のユーザーから、「予定が多くなると、たまに動作が重く感じることがあります。」という意見があります。（引用：ITreview）
TimeTreeの料金体系
料金プランは以下のようになっています。有料プランの詳細は、TimeTreeの料金ページを参照してください。
- 無料版：0円
- TimeTreeプレミアム：300円/月
【Misoca】書類発行シーンで活躍するアプリ
Misocaの特徴
- スマホ画面でも書類の確認、作成がしやすい
- 書類の送信や郵送も簡単
シンプルな画面で、スマホからでも見積書や請求書を作成・確認しやすいです。
作成した書類は、ワンタップでメール送信できます。また、請求書はスマホから郵送代行も可能なので、時間や場所を問わず請求業務を完了できるのです。
Misocaの機能・使用感
- 請求書の自動取込・自動仕訳ができる
- 帳票を簡単に作成できる
Misocaで作成した請求書のデータを会計ソフトと連携すれば、自動取込と自動仕訳ができます。そのため、請求から記帳までの負担を削減したい方に便利です。
豊富なテンプレートが用意されており、項目に沿うだけで帳票を作成できます。また、繰り返し設定をすると、指定日に自動で請求書が発行されるため、作成漏れを防ぎやすくなることもメリットです。
Misocaの注意点
- 無料プランで作成できる請求書は月10枚まで
- スマホから操作しにくい
無料プランでは、一か月に作成できる請求書が10枚までとなっています。そのため、大規模な部署の場合は有料プランへの加入がおすすめです。
口コミには、「スマホアプリから請求書を作成する際、項目が小さく、入力しづらいと感じることがあります。」と不満の声がみられます。（引用：ITreview）
Misocaの料金体系
料金プランは以下のようになっています。有料プランの詳細は、Misocaの料金ページを参照してください。
- 無料プラン：0円
- プラン15：初年度無料、次年度8,800円/年+税
- プラン100：初年度無料、次年度33,500円/年+税
- プラン1000：初年度無料、次年度114,000円/年+税
＜比較表＞営業におすすめのスマホアプリ・ツール一覧
以下は、営業におすすめのスマホアプリ・ツール5選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock | Zoho CRM | Eight | TimeTree | Misoca | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる情報を簡単かつ安全に管理できるツール |
営業訪問記録や顧客情報を管理できるアプリ |
名刺交換のシーンで活躍するアプリ |
スケジュール管理のシーンで活躍するアプリ |
書類発行シーンで活躍するアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】
※ラベルによるグループ分けが可能 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
シンプルなので、書類を自動作成する機能はない |
多機能ですべての機能を使いこなすのは難しい |
情報の反映に時間がかかる |
動作が遅いときがある |
スマホから操作しにくい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは2,400円/月 |
・無料プランあり
・有料プランは600円/月 |
・無料プランあり
・有料プランは300円/月 |
・無料プランあり
・有料プランは8,800円～/年+税 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Zoho CRM」の詳細はこちら |
「Eight」の詳細はこちら |
「TimeTree」の詳細はこちら |
「Misoca」の詳細はこちら |
上記のように、アプリによって営業で活躍するシーンが異なるため、自社の目的に応じたサービスを選びましょう。
営業向けスマホアプリの4つの選定ポイント
利用用途によって、選ぶべき営業向けスマホアプリは異なります。ただし、どの用途で使用する場合でも、以下4つのポイントを意識する必要があります。
（1）情報共有がしやすいか
1つ目は、「情報共有がしやすいか」です。
営業活動で仕入れた顧客情報や、得られた「成功パターン」をメンバー同士で共有すれば、幅広い視点からのサービス提案や、営業部全体の成績改善につながります。
そのため、ヒアリングした顧客情報を瞬時に共有し、社内の連携を促せるアプリがおすすめです。たとえば、営業活動の情報を直接メモのように書き込んで蓄積し、任意のメンバーに即共有できるアプリの導入を検討しましょう。
（2）スマホからでも使いやすいか
2つ目は、「スマホからでも使いやすいか」です。
たとえば、マルチデバイス対応のアプリであってもスマホの画面からでは確認しづらかったり、UIがパソコン版と変わって直感的に操作しづらくなったりする場合があります。
そのため、営業向けスマホアプリを導入する場合は「社員全員がスマホからでもストレスなく利用できるかどうか」を基準に選定しましょう。また、初めてITツールを導入する方でも即日で使いこなせるようなシンプルなアプリがおすすめです。
（3）必要な機能に過不足がないか
3つ目は、「必要な機能に過不足がないか」です。
多機能なツールは、さまざまなシーンで活用できる一方、すべての機能を使いこなすには一定のITリテラシーが必要になります。加えて、「一部の機能しか使わない」という場合は費用対効果も低くなってしまうのです。
そのため、自社の利用目的に合った機能を過不足なく備えたツールを選定しましょう。ただし、特定の機能のみ備えた専門ツールは、情報共有や管理のために別途ツールが必要になる可能性もあるので、営業先の情報を一元化できるかも重要です。
（4）強固なセキュリティか
4つ目は、「強固なセキュリティで保護されているか」です。
営業活動で扱う顧客情報の中には、機密情報も多く含まれています。そのため、情報が適切に管理されず外部に漏洩してしまえば、顧客との信頼関係に傷を付けることになりかねません。
とくに、ビジネスにおいて取引先との信頼関係は最も重要な要素です。「顧客情報が流出し信頼を損なう」といった事態を未然に防ぐためにも、「Stock」のように国際基準に沿ったセキュリティで保護されたアプリを導入しましょう。
「社用携帯」と「個人携帯」の違い
仕事でスマホを利用する時には、業務専用として会社が支給する「社用携帯」を使うケースと、社員自身の「個人携帯」を業務に使用するケースの2つがあります。そこで以下では、それぞれのケースにおけるメリット・デメリットを解説します。
社用携帯を使うメリット・デメリット
社用携帯を使うメリット・デメリットは以下の通りです。
＜メリット＞
- 業務とプライベートを区別できる
- 端末を一括管理できる
- セキュリティを強化できる
仕事用の情報がプライベートと混ざらず、業務時間外や休日に連絡がくる不安も軽減されるため、従業員満足度の向上にもつながります。
契約状況や使用状況を一括管理できるほか、機種やキャリアを統一することで、操作方法の共有やプラン変更もスムーズです。
業務に関する情報のやり取りや保管を法人携帯に限定することで、機密情報が漏えいするリスクを抑えることができます。
＜デメリット＞
- 導入・運用にコストがかかる
- 社員が持つ端末が増える
- 私的利用される可能性がある
社用携帯を導入するには、端末の購入費やランニングコストが生じます。また、台数が増えるほど負担も大きくなるため、慎重に検討する必要があるのです。
社員は個人携帯とあわせて2台の端末を持ち歩くことになります。そのため、荷物が増えるほか、通知の管理や充電といった日常の手間も増えます。
仕事用とはいえ、社用携帯を私的に使用されるリスクもゼロではありません。そのため、使用ルールを明確に定め、社内に周知させる必要があります。
社用携帯には、情報管理の効率化やセキュリティ強化といったメリットがあります。一方で、費用面や運用面での負担もあるため、自社の方針に合わせて導入を検討することが大切です。
個人携帯を使うメリット・デメリット
個人携帯を使うメリット・デメリットは以下の通りです。
＜メリット＞
- 導入・運用コストを抑えられる
- 使い慣れた端末で業務ができる
- 荷物が増えない
会社が端末を新たに購入・契約する必要がないため、初期費用をかけずに導入可能です。また、月々の維持費もかからないため、経費削減につながります。
普段から使い慣れているスマホで仕事ができるため、操作に戸惑うことなくスムーズに業務を進められます。新たに使い方を指導する必要もありません。
1台のスマホで仕事とプライベートを兼用することで、複数の端末を持ち歩く必要がなくなり、社員の負担を軽減できます。また、紛失する心配もありません。
＜デメリット＞
- セキュリティリスクが高まる
- プライベートとの区別がつきにくい
- 社員ごとに環境が異なる
個人携帯では業務用アプリや情報の管理がしにくく、情報漏えいのリスクが高まります。万が一、端末を紛失した時にも、会社側での対応が難しいです。
個人の電話番号を業務に使うことで、業務時間外にも連絡が来る可能性があり、仕事とプライベートの境界が曖昧になりやすいです。そのため、気持ちの切り替えが難しく、ストレスの原因になりかねません。
社員によって端末の機種や契約プランが異なるため、アプリやシステムの動作に差が出ることがあり、サポートや管理面での負担が増える可能性があります。
個人携帯を活用すれば、初期コストを抑えつつ柔軟に業務を進められるというメリットがあります。ただし、情報管理や私生活との線引きには注意が必要です。
外回り営業や訪問でのスマホ活用術やおすすめアプリまとめ
これまで、外回り営業でのスマホ活用術や、おすすめのアプリを中心にご紹介しました。
スマホアプリを活用すれば、名刺交換やスケジュール管理、書類作成といった業務を効率化できるほか、通知機能で予定漏れも防げます。また、営業活動で得た情報を記録し、次の提案や対応に活かすための情報管理にも有効です。
しかし、多機能すぎるアプリは、ITに不慣れだと使いこなせなかったり、一部の機能しか活用されずに費用対効果が下がったりする可能性があります。したがって、「シンプルな操作性で、利用目的に合う機能を過不足なく備えたツール」を導入しましょう。
結論、営業活動に最適なアプリは、営業活動に必要な機能を備えつつ、誰でも簡単に情報の記録・共有・管理ができるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、外回り営業をはじめとした営業活動を効率化しましょう。
