ビジネスにおいて、業務のノウハウや知見といった「ナレッジ」の共有は重要です。今日では業務における属人化を予防するため、社内wikiやマニュアルをITツールで作成する企業が増えています。
たとえば、Markdown記法で文書を作成できるツール「Knowledge（ナレッジ）」を使えば、見やすい形式で情報を残せるのです。しかし、「Knowledgeの機能や使い方が分からず導入に悩む」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オープンソース（OSS）ツール「Knowlege」の機能や料金、使い方を網羅的にご紹介します。
- Knowledgeの概要や使い方を知りたい
- 利用する注意点を踏まえてKnowledgeの導入を検討したい
- 社内wikiや社内のナレッジをスムーズに管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Knowledgeの活用方法が分かるだけでなく、自社のナレッジベースの構築に最適な方法が見つかります。
目次
オープンソースツール｜Knowledge（ナレッジ）とは
以下では、Knowledgeの特徴や機能を紹介します。Knowledgeとほかの社内wikiツールとの違いを把握したうえで、自社に合ったツールか判断しましょう。
「Knowledge」と「ほかの社内wikiツール」との違い
「Knowledge」と「ほかの社内wikiツール」の違いとして、ソースコードが公開されている点とMarkdownに対応している点が挙げられます。
Knowledgeとは、社内の情報やナレッジの共有に役立つツールです。ソースコード（プログラミングの情報）が公開されているので、自社に合ったツールにカスタマイズすることができます。
また、Markdown記法（文章の体裁を整える記載方法）で編集する仕様になっているため、重要な箇所を目立たせられます。したがって、「自社に合う社内wikiツールが欲しい」「社内にエンジニアが多い」場合にKnowledgeの利用が適していると言えます。
Knowledgeの料金
Knowledgeはオープンソースのため、無料で利用可能です。
Knowledgeの機能
Knowledgeの機能は、以下の5つがあります。
- ナレッジ共有
- ファイル添付
- 検索
- 共同編集機能
- ソーシャル
Markdown記法でナレッジを記載して、公開範囲を設定するとメンバーと共有できます。
ファイルを添付し、管理できます。
キーワードやタグに加え、添付ファイルに書かれたテキストも検索できます。
共同編集者を選択すれば、文書の共同編集が可能になります。
ページに付随する「コメント」や「いいね」機能によるコミュニケーションが可能です。
以上のように、Knowledgeは社内wikiやマニュアルの作成・共有・管理に便利な機能を豊富に搭載しているのです。
Knowledgeの使い方
ここでは、Knowledgeの使い方を解説します。以下の使い方を押さえ、自社で活用するときのイメージを深めましょう。
使い方1｜インストールする
Knowledgeをインストールするには、以下の手順で進めます。
- はじめに、「Java（version8以降）」をインストールします。
- 「Tomcat（8.0以降）」をインストールします。
- 「knowledge.war」をダウンロードします。
- Tomcatの「webappsディレクトリ」にknowledge.warを置くと、warが利用可能になり、Knowledgeを使い始められます。
上記の4ステップを踏まえて、Knowledgeの利用を開始しましょう。
使い方2｜ナレッジを登録する
ここでは、Knowledgeにナレッジを登録する手順を紹介します。
- はじめに、表示中の画面で右上にある[+作成]をクリックし、以下のページ編集画面に移ります。
- ページのタイトルを記入し、内容をMarkdownで記述します。
その後、画面右側の「属性」セクションで「種類」「公開範囲の指定」「タグ」をそれぞれ選択します。種類は、以下の通りです。
- knowledge
- bookmark
- event
- presentation
ページの編集が可能な通常のナレッジです。通常のナレッジに加え、URLを挿入できます。さらに、入力したURLに書かれている内容が取得され、検索可能になります。イベントを行う日付や場所などの記載欄が生じます。記事一覧画面の右上にあるカレンダーをクリックすると、イベント一覧を表示し、当該イベントの日程がわかります。作成したページをプレゼンテーション形式で表示します。改ページは、罫線（—-）で挿入します。- ページの「属性」を編集したら、最後に[投稿する]をクリックします。その後、記事一覧画面に表示されたら成功です。
上記のように、ナレッジの種別を踏まえたうえで登録することが重要です。使い方3｜ナレッジを検索する
登録したナレッジを検索するには、2通りの方法があります。＜キーワード検索＞
画面上部のナビゲーションバーにキーワードを入力し、当該ページを検索する方法です。抽出されたページは「人気スコア」や日付で表示する順番を入れ替えることも可能です。
＜複合検索＞
キーワードのほかの条件を加えて検索する「複合検索」による方法です。画面右上のアイコンから[複合検索]を選択すると、以下の画面に移動します。
以上の画面ではキーワードに加え、登録したナレッジの種類やタグ、作成者などの属性も含めて複合的にページを検索できます。Knowledgeはキーワードや属性による検索によって必要なページを取り出すので、新規作成したページの保管場所に迷う心配がありません。一方、属性で正しく分類しなければ、検索のときに当該ページが見つからない可能性があるので注意が必要です。Knowledgeの注意点
Knowledgeを活用する場合、以下の3点に注意が必要です。- ダウンロードに手間がかかる
- データベースの移行が困難
- コードの知識が必要
Knowledgeのダウンロードは手順が多く手間がかかります。とくに、プログラミングで使用する「Java」やソフトウェア「Tomcat」をインストールしなければ、Knowledgeを使うことができません。Knowledgeは長期間使用する場合、組み込みデータベースから外部データベースのPostgreSQLへ変更が推奨されています。しかし、PostgreSQLの知識がなければ、データベースの移行は困難です。KnowledgeはMarkdownでの記述が求められるので、導入してもコードに疎い従業員がナレッジを残せない恐れがあります。このように、Knowledgeのインストールやデータベースの移行には高度な知識が求められるので注意が必要です。また、Markdownの知識がない従業員でも使えるようにテンプレートやマニュアルを事前に作成する必要もあるので、とくに非IT企業は運用しづらい恐れがあります。効果的な社内wikiツールの必須条件
ここでは、効果的な社内wikiツールの必須条件を3つご紹介します。ITツールで社内のナレッジを管理するときは、以下の条件を満たしたツールを選ぶべきです。（1）ナレッジを見やすく管理できる
1つ目の条件は、「ナレッジを見やすく管理できる」です。社内wikiツールには、業務に関する知見やノウハウなど、膨大な量のナレッジが蓄積されます。また、情報は日々更新・追加されていくため、時間が経つにつれて蓄積されるナレッジの量は増加していくのです。したがって、社内wikiツールには、ナレッジが大量になっても見やすく管理できる機能が備わっている必要があります。そのため、ツールを導入する際は情報を階層分けして管理できるものを選びましょう。たとえば、多階層の「フォルダ」でカテゴリーや部署単位でナレッジを管理できるツールであれば、「ナレッジが増えすぎて情報が混ざる」といった事態を防ぐことができます。（2）必要な情報をすぐに見つけられる
2つ目の条件は、「必要な情報をすぐに見つけられること」です。社内wikiは、社内ルールや業務のノウハウを全社的に共有し、業務の属人化や質のバラつきを解消することを目的として作られます。そのため、業務に必要な情報をすぐに見つけ出せなければ社内wikiツールとして活用できないのです。。どれだけ多くのナレッジを蓄積していても、目的の情報にすぐにアクセスできなければ、社員が使いづらく感じて形骸化してしまう可能性があります。そのため、キーワードでの絞り込みやファイル内まで確認できる「検索機能」は必須です。（3）セキュリティが万全である
3つ目の条件は、「セキュリティが万全である」です。社内wikiには、企業の知的財産や機密情報が蓄積されています。そのため、機密情報が社外に漏れ出てしまわぬようにセキュリティ対策を万全にしなければなりません。したがって、国際セキュリティ資格の「ISO27001」を取得しているほか、フォルダ単位でアクセス権の設定が可能な「ナレカン」のようなツールが、社内wikiツールに最適であると言えます。【必見】社内wikiをはじめとしたナレッジ管理におすすめのツール
以下では、社内wikiをはじめとしたナレッジ管理におすすめのツールをご紹介します。Knowledgeを活用すると、社内のナレッジをオンライン上に残せて、場所を問わず情報を確認できます。しかし、インストールやデータベース移行の方法が複雑なうえ、文書の作成にはコードの知識が必要なため、とくに非IT企業での利用は不向きだと言えるのです。また、ページの階層的な管理には対応していないので、情報量が多くなると管理が煩雑になる可能性もあります。そこで、「誰でも簡単に情報を蓄積・管理・発見できるツール」を使うと社内wikiをはじめとしたナレッジの円滑な管理が実現します。したがって、自社が導入すべきなのは、メールを使える方ならば誰でも簡単にナレッジを管理・共有できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。ナレカンの「記事」には簡単にテキストや画像・ファイルを載せられるうえ、多階層の「フォルダ」で内容ごとに整理できます。また、会話形式で質問するように検索する「自然言語検索」もあるので、蓄積したナレッジから目的の情報に素早くたどり着けます。社内情報を一元管理できる大手～中堅企業向けツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツールhttps://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Knowledgeの使い方や料金まとめ
これまで、Knowledgeの使い方や料金を中心にご紹介しました。オープンソースソフトウェアのKnowledgeを活用すると、社内の効率的なナレッジ共有を無料で実現できます。しかし、Markdown記法が前提とされるので、コードに疎い従業員には使いこなせず、ナレッジの蓄積や更新の作業が属人化する懸念もあるのです。社内wikiは業務や日々の勤務で活用するものなので、目的の情報がすぐに見つけられることが大前提になります。そのため、非IT企業が社内wikiツールを導入するなら「誰でも手軽にナレッジを残しつつ、シンプルに管理・確認可能なツール」を選びましょう。したがって、社内wikiツールはITに不慣れでも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。ナレカンは社内メンバーの利用状況もレポート化可能なので、社内wikiが活用されているのかを個別に確かめられます。ぜひ「ナレカン」を導入し、本当に役立つ社内wikiの作成を実現しましょう。関連記事： iQubeとは？使い方や料金・評判を紹介
