今日では業務における属人化を予防するため、社内wikiやマニュアルを作成し、社内のナレッジをツール上で保管する企業が増えています。たとえば、Markdown記法で文書を作成できる「Knowledge（ナレッジ）」を使えば、見やすい形式で情報を残せるのです。
しかし、「Knowledgeの機能や使い方が分からず、導入に踏み切れない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Knowlegeの機能や料金、使い方を中心にご紹介します。
- Knowledgeの使い方を知り、自社での活用イメージを深めたい
- Knowledgeの概要を網羅的に理解し、自社に合ったツールか判断したい
- 社内のナレッジを効率的に蓄積し、すぐに引き出せるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Knowledgeの活用方法が分かるだけでなく、自社のナレッジベースの構築に最適な方法が見つかります。
目次
オープランソースツール｜Knowledge（ナレッジ）とは
以下では、Knowledgeの特徴や機能を紹介します。Knowledgeとほかの社内wikiツールとの違いを把握したうえで、自社に合ったツールか判断しましょう。
「Knowledge」と「ほかのナレッジ管理ツール」との違い
Knowledgeとは、社内wikiをはじめとする、社内の情報やナレッジの共有に特化したオープンソースのサービスです。PC・スマホに対応しているので、場所を問わず使えます。
オープンソースのため、無料で利用可能なほか、コードの知識があれば自由に機能を追加できます。また、Markdown記法（文章の体裁を整える記載方法）で編集する仕様になっているため、見やすい形式で社内wikiやマニュアルを作れるのです。
このように、オープンソースなので無料で使えて自由度も高い点と、Markdownで見やすい文書を作れる点がほかのナレッジ管理ツールとの大きな違いと言えます。
Knowledgeの機能
Knowledgeの機能は、以下の5つがあります。
- ナレッジ共有
- ファイル添付
- 検索
- 共同編集機能
- ソーシャル
Markdown記法でナレッジを記載して、公開範囲を設定するとメンバーと共有できます。
ファイルを添付し、管理できます。
キーワードやタグに加え、添付ファイルに書かれたテキストも検索できます。
共同編集者を選択すれば、文書の共同編集が可能になります。
ページに付随する「コメント」や「いいね」機能によるコミュニケーションが可能です。
以上のように、Knowledgeは社内wikiやマニュアルの作成・共有・管理に便利な機能を豊富に搭載しているのです。
Knowledgeの使い方
ここでは、Knowledgeの使い方を解説します。以下の使い方を押さえ、自社で活用するときのイメージを深めましょう。
使い方1｜インストールする
Knowledgeをインストールするには、以下の手順で進めます。
- はじめに、「Java（version8以降）」をインストールします。
- 「Tomcat（8.0以降）」をインストールします。
- 「knowledge.war」をダウンロードします。
- Tomcatの「webappsディレクトリ」にknowledge.warを置くと、warが利用可能になり、Knowledgeを使い始められます。
上記の4ステップを踏まえて、Knowledgeの利用を開始しましょう。
使い方2｜ナレッジを登録する
ここでは、Knowledgeにナレッジを登録する手順を紹介します。
- はじめに、表示中の画面で右上にある[+作成]をクリックし、以下のページ編集画面に移ります。
- ページのタイトルを記入し、内容をMarkdownで記述します。
その後、画面右側の「属性」セクションで「種類」「公開範囲の指定」「タグ」をそれぞれ選択します。種類は、以下の通りです。
- knowledge
- bookmark
- event
- presentation
ページの編集が可能な通常のナレッジです。通常のナレッジに加え、URLを挿入できます。さらに、入力したURLに書かれている内容が取得され、検索可能になります。イベントを行う日付や場所などの記載欄が生じます。記事一覧画面の右上にあるカレンダーをクリックすると、イベント一覧を表示し、当該イベントの日程がわかります。作成したページをプレゼンテーション形式で表示します。改ページは、罫線（—-）で挿入します。- ページの「属性」を編集したら、最後に[投稿する]をクリックします。その後、記事一覧画面に表示されたら成功です。
上記のように、ナレッジの種別を踏まえたうえで登録することが重要です。使い方3｜ナレッジを検索する
登録したナレッジを検索するには、2通りの方法があります。＜キーワード検索＞
画面上部のナビゲーションバーにキーワードを入力し、当該ページを検索する方法です。抽出されたページは「人気スコア」や日付で表示する順番を入れ替えることも可能です。
＜複合検索＞
キーワードのほかの条件を加えて検索する「複合検索」による方法です。画面右上のアイコンから[複合検索]を選択すると、以下の画面に移動します。
以上の画面ではキーワードに加え、登録したナレッジの種類やタグ、作成者などの属性も含めて複合的にページを検索できます。Knowledgeはキーワードや属性による検索によって必要なページを取り出すので、新規作成したページの保管場所に迷う心配がありません。一方、属性で正しく分類しなければ、検索のときに当該ページが見つからない可能性があるので注意が必要です。Knowledgeの注意点
Knowledgeを活用する場合、以下の3点に注意が必要です。- インストールに手間がかかる
- データベースの移行が困難
- コードの知識が必要
Knowledgeのインストールは手順が多く手間がかかり、PCの操作に慣れていない方には難しく感じる可能性があります。Knowledgeは長期間使用する場合、組み込みデータベースから外部データベースのPostgreSQLへ変更が推奨されています。しかし、PostgreSQLの知識がなければ、データベースの移行は困難です。KnowledgeはMarkdownでの記述が求められるので、コードに疎い従業員がナレッジを残せない恐れがあります。このように、Knowledgeのインストールやデータベースの移行には高度な知識が求められます。また、Markdownの知識がない従業員でも使えるようにテンプレートやマニュアルを事前に作成する必要もあるのです。効果的なナレッジベースの必須条件
ここでは、効果的なナレッジベースを構築するうえで必須の条件を3つご紹介します。KnowledgeをはじめとしたITツールで、ナレッジベースを構築するときは、以下の条件を満たせているか確認しましょう。（1）ナレッジを整然と管理できる
1つ目の条件は、「ナレッジを整然と管理できる」です。ナレッジベースには、業務に関する知見やノウハウなど、膨大な量のナレッジが蓄積されます。また、これらの情報は日々更新・追加されていくため、時間が経つにつれて蓄積されるナレッジの量は増加していくのです。したがって、ナレッジベースには、膨大なナレッジを整然と管理できる体制が整っている必要があります。ツールを導入する際は、情報を階層分けして管理できるものを選びましょう。たとえば、多階層の「フォルダ」でテーマや部署単位でナレッジを管理できるツールであれば、「ナレッジが増えすぎて管理が煩雑になる」といった事態を防ぐことができます。（2）必要な情報をすぐに見つけられる
2つ目の条件は、「必要な情報をすぐに見つけられること」です。ナレッジベースは、業務に関する知見やノウハウを全社的に共有し、業務の属人化や質のバラつきを解消することを目的として作られます。そのため、業務に必要な情報をすぐに見つけ出せなければ、意味がありません。どれだけ多くのナレッジを蓄積していても、目当てのナレッジにすぐにアクセスできなければ、社員が使いづらく感じて形骸化してしまう可能性があります。そのため、キーワードで絞り込めたり、ファイル内まで探し出せたりできる「検索機能」の有無は重要です。（3）セキュリティが万全である
3つ目の条件は、「セキュリティが万全である」です。ナレッジベースは企業の知的財産を蓄積したデータベースです。そのため、機密情報が社外に漏れ出てしまわぬよう、セキュリティ対策を万全にしておく必要があります。したがって、国際セキュリティ資格の「ISO27001」を取得しているほか、フォルダ単位のアクセス権設定で情報漏洩を防止することができる「ナレカン」のようなツールが、ナレッジベースに最適であると言えます。【必見】大企業のナレッジベースにおすすめのツール
以下では、大企業のナレッジベースにおすすめのツールをご紹介します。Knowledgeを活用すると、社内のナレッジをオンライン上に残せて、場所を問わず情報を確認できます。しかし、インストールやデータベース移行の方法が複雑なうえ、文書の作成にはコードの知識が必要なため、操作できるメンバーが限定されやすいのです。また、ページの階層的な管理には対応していないので、情報量が多くなると管理が煩雑になる可能性もあります。そのため、「誰でも簡単に情報を蓄積・共有・管理できるツール」を使って社内のナレッジを保管しましょう。したがって、自社が導入すべきなのは、メールを使える方ならば誰でも簡単にナレッジを管理・共有できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。ナレカンの「記事」にはあらゆるナレッジを残せて、公開するタイミングを手動でコントロール可能です。また、記事は多階層の「フォルダ」で整理でき、管理者はフォルダ単位で100アカウント分のアクセス権を設定できるので、データベースとして重宝されます。社内のナレッジ管理に特化したシンプルなツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツールナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Knowledgeの使い方や料金まとめ
これまで、Knowledgeの使い方や料金を中心にご紹介しました。オープンソースソフトウェアのKnowledgeを活用すると、社内の効率的なナレッジ共有を無料で実現できます。しかし、Markdown記法が前提とされるので、コードに疎い従業員には使いこなせず、ナレッジの蓄積や更新の作業が属人化する懸念もあるのです。また、ページを階層的に管理できないので、情報をすぐに見つけられずストレスが生じる恐れもあります。そのため、「誰でも手軽にナレッジを残しつつ、シンプルに管理可能なツール」を活用しましょう。したがって、「記事」「フォルダ」「コメント」のシンプルな機能が備わっており、簡単にナレッジ管理できる情報共有ツール『ナレカン』が必須です。また、ナレカンは既存データの移行支援も実施している点もほかのツールにはない強みです。ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なナレッジ共有を実現しましょう。関連記事： iQubeとは？使い方や料金・評判を紹介
