社内SNSを活用すれば、社内のコミュニケーションを円滑にできます。また、社員同士のコミュニケーションが活性化すると、職場環境の風通しが良くなり、企業への帰属意識が高まります。
一方、「社内SNSを導入したいが、ストレスを発生させずに運用できるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内SNSがストレス化する原因や社内SNSをストレス化させないためのポイントを中心に解説します。
- 社員がストレスを感じない社内SNSの運用方法を知りたい
- ストレスを感じさせない「簡単ですぐに使える」社内SNSがあれば導入したい
- 社内SNSを運用しているが、情報が追えないという問題が発生している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社員がストレスを感じにくい社内SNSの運用方法がわかり、自社の煩雑な運用をシンプルにできます。
目次
社内SNSがストレス化する原因とは
ここでは、社内SNSがストレス化する原因を紹介します。せっかく導入した社内SNSツールがなぜストレスの原因になっているのか、実際に見ていきましょう。
（1）情報が流れて探せなくなる
社内SNSは投稿が次々と流れるため、過去の情報を探し出すのに時間がかかります。
チャットツールやタイムライン形式のSNSは、新しい投稿ほど上に表示される仕組みになっています。そのため、過去に共有されたファイルや決定事項は、スクロールして探さなければならないのです。
このように、情報の蓄積に向いていない社内SNSでは、「どこに何があるかわからない」状態が生み出され、日々の業務の中で情報を探す手間が積み重なってしまいます。
（2）雑談と業務連絡が混在する
社内SNSでは雑談と重要な業務連絡が同じ場所に流れるため、見落としや判断ミスが起きやすくなります。
社内SNSは会話の活性化を目的に導入されるため、気軽に投稿することができます。その結果、「ランチのおすすめ」のような雑談投稿と「明日の締め切り変更」のような緊急連絡が、同じチャンネルや画面に混在してしまうのです。
そのため、雑談と業務連絡を分ける運用ルールが整っていないと、重要な情報を見落とすリスクが上がり、確認作業に追われるストレスが毎日のように発生します。
（3）多機能すぎて運用が複雑化する
機能が多い社内SNSは操作やルールが複雑になるため、ツールを使うこと自体が現場の大きなストレスになってしまいます。
現在の社内SNSには、チャットやタスク管理、ファイル共有など、多くの機能が備わっています。機能が増えるほどメンバーが「どこに何を書けば良いか」迷ったり、入力の手間が増えたりしてしまうのです。
このように、多機能すぎるツールはかえって現場の混乱を招き、本来の業務に集中できなくなります。
これら3つの原因により、社内SNSがストレス化しがちになってしまうのです。
社内SNSをストレスと感じてしまう企業の特徴
ここでは、社内SNSをストレスと感じてしまう企業の特徴を紹介します。自社が以下の特徴に当てはまっていないか、事前に確認しておきましょう。
（1）公私の境界線が曖昧
「すぐに返信して当たり前」という空気が職場に根づいている企業では、社内SNSでのやり取りを休日や深夜にも求められてしまいます。
社内SNSはスマートフォンにインストールして使うことが多く、会社のパソコンを閉じた後も通知が届き続けます。「既読がついているのに返信がない」という状況が問題視される職場では、メンバーは業務時間外でも通知を無視できません。
このように、即レスを追求しすぎる職場の空気がある限り、オフの時間にも仕事のプレッシャーを持ち込み続けてしまうのです。
（2）心理的安全性やタテ社会の意識が強い
上司や先輩の目を気にしながら投稿しなければならない職場では、社内SNSへの書き込み自体がストレスになります。
心理的安全性が低い職場では、社内SNS上のオープンなチャンネルで発言するとき、表現に過剰に気を遣わなければなりません。たとえばプロジェクトの進捗をチャンネルに共有する場合、上司や先輩の視線を意識して、何度も文章を書き直してしまうのです。
このように、上下関係の意識が強い職場では、社内SNSの「気軽に発信できる」という特徴が機能せず、むしろ「全員に見られる場での発言」というプレッシャーを毎回生み出すツールになってしまいます。
（3）ツールの活用目的やルールが未整備
何をどこに投稿すべきかの明確なルールがない職場では、情報を「探す・確認する」ための無駄な業務が発生してしまいます。
あるメンバーは議事録をチャットに貼り付け、また別のメンバーはメールで送るというバラバラな運用では、社内の資料が分散してしまいます。その結果「あの資料はどこにある？」という確認作業に時間を取られるのです。
さらに、目的や運用ルールを決めないままツールを導入すると、メンバーは「正しく使えているか」常に不安に感じることになり、ツールを使うこと自体がストレスに変わってしまいます。
社内SNSをストレス化させないためのポイント
ここでは、社内SNSをストレス化させないためのポイントを紹介します。社内SNSをストレス化させずに運用したい方は必見です。
（1）雑談と業務情報を同じ場所に共有しない
雑談用と業務連絡用のチャンネルを最初から分けて運用することで、重要な情報の見落としを防げます。
雑談と業務連絡が同じ場所に流れると、緊急度の高い連絡が他の情報に埋もれてしまいます。雑談の中に業務連絡が混じっている状態では、通知を流し読みするときに「重要か」の判断が難しくなるのです。
たとえば「#雑談」「#業務連絡」「#プロジェクトA」のようにチャンネルを目的別に分けるだけで、メンバーは自分が今どのチャンネルを優先して確認すればいいかを迷わず判断できるようになります。
チャンネルを目的別に分けずに運用を続けると、「大事な連絡を見逃した」「確認に時間がかかる」という問題が毎日繰り返されてしまうのです。
（2）あとから検索できる形で情報を残す
口頭や電話で済ませていた会話をテキストで残す習慣をつけることで、後から情報を探し出せる状態を作れます。
社内SNSに情報が残っていても、検索してすぐにアクセスできなければ活用できません。決定事項や共有事項は、件名・内容・担当者・期日をセットで書き残すことで、検索したときに目的の情報にたどり着きやすくなります。
情報のまとめ方を職場で統一しておくことで、「あの件の進捗はどうなった？」と担当者に確認しなくても、検索で瞬時に見つけられるので便利です。
（3）通知ルールを事前に決める
「いつまでに返信すべきか」のルールを組織であらかじめ決めておくことが重要です。
たとえば「業務時間外の通知は、翌営業日の午前中までに返せばいい」「緊急の場合は電話を使う」というルールを共有しておきます。この共通認識があれば、社内SNSを追われる感覚なく使い続けられるのです。
ただし、どれだけルールを決めても、スマホの通知音が鳴る限り気が休まらないメンバーも少なくありません。そのため、運用の工夫に加えてツールの仕組み自体を見直す必要があります。
（4）シンプルで定着しやすいツールを選ぶ
機能が少なくても、チーム全員が迷わず使えるツールの方が、多機能なツールよりも社内に定着しやすいです。
機能が多いツールは、使いこなすまでに時間がかかるうえ、メンバーによって使い方がばらつきます。一方で、機能がシンプルなツールは操作が少ない分、全員が同じ使い方で運用しやすくなります。
ツールを選ぶときは、「機能の多さ」ではなく「チーム全員が初日から使えるか」を重視しましょう。中でも、社内の情報共有に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」のようなシンプルなITツールがおすすめです。
このように、各ポイントを一つずつ攻略していくことで、社内SNSのノンストレス化を実現できます。
社内SNSをはじめとした情報共有に役立つおすすめのツール
社内SNSはコミュニケーションを活性化できる一方で、運用を間違えると「通知疲れ」「情報が流れて探せない」といったストレスを生みやすいです。そこで社内SNSがストレス化する原因と、負担なく情報共有する方法を紹介します。
社内SNSのストレスを放置すると、通知や即レス対応に追われて集中力が低下し、本来の業務が進みにくくなります。さらに、情報が会話の中に埋もれてしまい、「誰に聞けばいいか分からない」「過去の情報が探せない」といった状況が発生し、業務効率も下がってしまいます。
しかし、「運用ルールを厳しくする」「投稿を減らす」といった方法だけでは根本解決になりません。チャット型ツールは会話には向いている一方で、情報を蓄積して探すことには向いていないため、運用だけで解決しようとしても限界があるのです。
そこで、社内SNSのストレスを減らすには、「会話」と「情報共有」を分けられるツールを導入することが重要です。必要な情報を整理・蓄積できる環境を作れば、「情報が流れる」「探せない」「聞かないと分からない」という状態を防げます。
なかでも、非IT企業でも使いやすい情報共有ツールとして人気なのが「Stock」です。Stockの「ノート」に情報を蓄積しつつ必要なやり取りだけを紐づけて管理すれば、チャット運用で起こりやすい「情報が流れる問題」を解決できます。また、シンプルで誰でも使いやすく、「多機能すぎて定着しない」といった失敗も防げるのです。
最も簡単に社内SNSのストレスを解消するツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内SNSがストレス化する原因と具体的な解決策まとめ
ここまで、社内SNSがストレス化する原因や社内SNSをストレス化させないためのポイント中心に解説しました。
社内SNSで感じるストレスの原因は、ツールの操作が難しかったり、利用方法が属人的な判断に委ねられていたりすることです。そのため、シンプルなツールを導入し、社員が不満を抱かないような運用ルールを決めることが必須です。
ただし、機能が不足している場合には、ツールを再度選定する手間がかかるので「必要な機能が過不足なく備わったツール」を選びましょう。
したがって、Stockのように非IT企業の65歳以上のメンバーでも、社内SNSをストレスなく簡単に運用できるツールが求められるのです。業界業種問わず250,000社以上に導入され、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ストレスなく社内SNSを運用しましょう。
