バイトマニュアルを作成すると、新人アルバイトへの教育内容を統一し、業務の引き継ぎや現場運営をスムーズに進められます。しかし、作成方法や管理方法を誤ると、せっかく作ったマニュアルが現場で使われなくなるケースも少なくありません。
実際に、「現場で使われるバイトマニュアルの作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、バイトマニュアル作成でよくある失敗例や、作るポイントを中心にご紹介します。
- 新人アルバイトへの教育を毎回口頭で説明しており、手間がかかっている
- 最も運用しやすいマニュアルの作り方がわからない
- マニュアルの作成・共有・更新が1ヶ所で可能なツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、バイトマニュアルを作るときの失敗を避けながら、現場で使われ続ける形でマニュアルを運用する方法がわかります。
目次
バイトマニュアル作成でよくある3つの失敗例
まず、バイトマニュアル作成で起こりやすい3つの失敗例について解説します。作成したマニュアルを現場で使われる形にしたい方は、以下の失敗を避けることが重要です。
（1）WordやExcelで作ってしまう
1つ目は、WordやExcelでバイトマニュアルを作成することです。
WordやExcelは文書作成には便利ですが、店舗PCに保存したWord・Excelファイルを更新・保存し、メンバーに共有する手間がかかってしまいます。また、スマホからではかなり見づらいため、現場で使いにくいです。
したがって、更新のたびに管理負担が増えるファイル形式に依存するのは避けましょう。
（2）量が多くて読むのが大変
2つ目に、情報を詰め込みすぎてしまうことも失敗の原因です。
業務内容を一つにまとめようとすると、説明が長くなり、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。バイトマニュアルは忙しい営業中や引き継ぎの合間に参照されることが多いため、すぐに必要な情報が見つからない状態では現場で使われなくなります。
そのため、業務ごとに内容を分けて、必要な場面ですぐ確認できるマニュアル構成を心がけましょう。
（3）保存場所がわからない
3つ目に、保存場所が決まっていないことも大きな問題です。
バイトマニュアルが複数の場所に分かれていると、必要な手順をすぐに確認できません。たとえば、清掃手順は紙、接客ルールはLINE、レジ操作は店舗のPCにある状態では、どこに何の情報があるかを把握できず、欲しい情報を見つけるのに時間がかかります。
したがって、バイトマニュアルは保存場所を統一し、誰でもすぐ確認できる状態にしておくことが重要です。
＜現場で使われる＞バイトマニュアルを作る3つのポイント
ここでは、現場で実際に使われるバイトマニュアルを作るための3つのポイントをご紹介します。作成したマニュアルを新人教育や日々の業務確認に役立てたい方は、以下の点を意識しましょう。
（1）スマホですぐ確認できるようにする
まずは、スマホからすぐ確認できる形にすることが重要です。
バイトマニュアルは、業務中にその場で確認できなければ、結局は近くのベテランスタッフに聞く運用に戻ってしまいます。たとえば、レジ操作で不明点があったときにPCを開かないと確認できない体制だと、忙しい時間帯にはすぐ対応できません。
したがって、スマホから手軽にマニュアルを確認できる形式にしておくことが必要です。
（2）写真で「見れば分かる」ようにする
次に、写真を使って視覚的に伝えることが効果的です。
文章だけでは、レジ操作や商品陳列を初めておこなう新人アルバイトにはイメージしづらく、読みながら作業する負担が大きくなります。そこで、レジ画面のどこを押すか、商品をどう並べるかを写真付きで示せば、新人でも実際の作業を直感的に理解できます。
そのため、手順説明には写真を加えて、見ながらスムーズに作業を進められる状態にしましょう。
（3）通常業務と季節イベントを分ける
最後に、通常業務と季節イベントの内容は分けて整理することが重要です。
日常業務と期間限定のマニュアルが同じ場所にまとまっていると、必要な手順を探すときに情報が混在し、現場で迷いやすくなります。そのため、年末セール時の対応やお花見期間限定メニューの案内などは別に整理し、必要な時期だけ確認できるようにしましょう。
たとえば、フォルダごとに情報を整理可能な「Stock」のようなツールであれば、「通常業務」「季節イベント」「キャンペーン対応」など、テーマ別にマニュアルを分けて管理できます。
【必見】バイトマニュアルの作成・共有・管理を一元化する方法
以下では、バイトマニュアルの作成・共有・管理を一元化する方法をご紹介します。
バイトマニュアルは、Wordや紙で作成するだけでは更新されず、情報量が増えるほど必要な内容を探しにくくなります。また、店舗PCや紙など保存場所が分かれていると、忙しい時間帯に即確認できず、せっかく作成しても現場で使われなくなる恐れがあります。
そこで、「バイトマニュアルの作成・共有・管理を一か所でできるツール」を導入すれば、現場で使われ続けるマニュアル運用を実現できます。また、ITに詳しくないアルバイトやパートの方でも簡単に使えるツールであれば、現場にもスムーズに浸透します。
結論、自社のバイトマニュアルの運用には、更新したマニュアルがリアルタイムで共有されるシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく画像や動画も添付可能なため、レジ操作や接客手順などの業務マニュアルを、分かりやすく作成できます。また、更新した情報は他のメンバーにすぐ共有されるうえ、マルチデバイス対応なので、各個人のスマホから簡単に確認可能です。
現場でマニュアルを簡単に更新・参照できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜導入事例＞「Stock」でマニュアル運用を効率化した企業
株式会社知床第一ホテルは、北海道の知床で観光ホテルを運営しています。当ホテルでは、「紙のマニュアルでは共有に手間がかかる点」と「LINEと口頭での業務連絡では情報が残らない点」に限界を感じ、クラウドツールの導入を検討していました。
そこで、「シンプルで誰にでも使いやすく、情報が流れず蓄積されるツール」「Stock」を導入し、マニュアルだけでなく、シフトや連絡事項をStock上で一元管理しました。その結果、誰でも必要な情報を簡単に確認できる仕組みを構築できました。
また、Stockはシンプルで使いやすいため、当ホテルの『70代のスタッフ』や『外国人のスタッフ』も説明無しですぐに使いこなせるようになり、現場にもスムーズに浸透しました。ツールを用いてマニュアル運用を効率化した成功事例と言えます。
バイトマニュアル作成で失敗しないためのポイントまとめ
これまで、バイトマニュアル作成でよくある失敗例やポイントを中心にご紹介しました。
バイトマニュアルは、Wordや紙で作成するだけでは更新されにくく、情報量が増えるほど必要な内容を探しにくくなります。そのため、現場で使われるマニュアルにするには、業務ごとに整理し、写真を使って直感的に理解できる形でまとめることが重要です。
さらに、「作成したマニュアルを1ヶ所で管理できるツール」であれば、内容の更新や共有もスムーズになり、必要な情報をすぐ確認できるようになります。ただし、ITに詳しくないアルバイトやパートの方でも簡単に使えるものでなければ、現場には浸透しません。
結論、バイトマニュアルの運用には、マニュアルの作成・共有・管理を一元化し、スマホからサクサク使えるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、新人教育の負担を減らしながら現場で使われ続けるマニュアル運用を実現しましょう。
