個人に蓄積されていた知識を組織内で共有・活用し、企業競争力の向上を目指す取り組みを「ナレッジトランスファー（KT）」といいます。
ナレッジトランスファーを推進するには、知識の移転に注力するだけでなく、その後の活用も見越した環境づくりが必要です。しかし、「ナレッジトランスファーを推進したいが、具体的な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジトランスファーの推進方法や注意すべきポイントを中心にご紹介します。
- ナレッジトランスファーの推進方法を知り、基本的なやり方に沿って進めたい
- ナレッジトランスファー推進のポイントを把握し、事前に対策を練りたい
- 効率よくナレッジトランスファーを進め、スピーディに組織力を向上したい
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジトランスファーの進め方が分かり、組織力向上に向けた取り組みに役立てられます。
目次
ナレッジトランスファー（KT）とは
ナレッジトランスファー(Knowledge Transfer)は「知識の移転」を意味し、特定のナレッジを持つ社員から、知識を求める別の社員へ引き継ぐことを指します。
ナレッジトランスファーをすれば、個人が持つナレッジが組織内で共有・活用されるため、組織全体で知識やスキルを底上げできるのです。頭文字を取って「KT」もしくは「ナレトラ」とも呼ばれます。
ナレッジトランスファーにおける重要な要素
ナレッジトランスファーで共有されるナレッジは、以下の2つの要素に分けられます。
- 暗黙知
- 形式知
暗黙知は、感覚やコツなど個人の経験に基づく知識を指します。ナレッジトランスファーでは、文章に変換してから共有する必要があります。
形式知は、操作方法や作業手順など、文章で説明できる知識を指します。ナレッジトランスファーでは、口頭での説明やマニュアルで簡単に共有できます。
このように、ナレッジの種類によって共有までのプロセスも異なるので、それぞれの特徴を正しく把握しなければなりません。
ナレッジトランスファーが企業にもたらすメリット
ナレッジトランスファーが企業にもたらすメリットは、企業競争力の向上です。
ナレッジトランスファーが成功すると個人が保有する知識などが組織に還元されるため、組織単位でのスキル底上げや業務効率化、生産性向上の実現が期待できるのです。
また、ナレッジトランスファーのプロセスでは、ノウハウや経験などの暗黙知を形式知化します。属人的な情報が社内に蓄積されるので、社内の知的財産を増やせます。
スキルトランスファーとの違い
ナレッジトランスファーの類語にスキルトランスファー(Skill Transfer)があります。
スキルトランスファーは、特定の技能や技術を社内で共有することです。主に業務の引き継ぎのときに使われ「スキトラ」と省略されることもあります。
ナレッジトランスファーとの明確な違いはなく、企業によって使われる言葉が異なる点に注意しましょう。
ナレッジトランスファーを進める5つの方法
以下では、ナレッジトランスファーを進める5つの移転方法をご紹介します。「該当業務の発生頻度」や「定型業務か否か」に基づいて移転方法を選択しましょう。
（1）連続移転
連続移転とは、発生頻度の高い業務から得たチームのナレッジを、同じチームで同一の業務を進めるときに活用することを指します。
連続移転で重要なのは、定期的にミーティングを開くことです。業務で得た経験やノウハウなど個人が持つ暗黙知を集約して改善点を加え、チームのナレッジとする必要があるからです。
また、定期ミーティングを成功させるポイントとして「チームメンバー全員が参加すること」「互いに批判しないこと」が挙げられます。ミーティング中に相互批判が起こると失敗経験などが共有されづらく、円滑なナレッジ共有ができません。
（2）近接移転
近接移転とは「チームでの定型業務から得たナレッジ」を、別のチームの業務で活用できるように移転する方法です。
ただし、ナレッジの移出元・移転先の業務が類似していなければなりません。近接移転では言語化された「形式知」を扱い、主に情報共有ツールを使って伝達します。
しかし、全業務のナレッジを移転しようとするとツール上に情報が散乱するため、ナレッジの利用者や対象範囲を絞る必要があります。
（3）遠隔移転
遠隔移転とは、発生頻度の高い業務から得たナレッジを、別のチームの非定型業務（マニュアル化が難しい業務）で活用できるように移転する方法です。
遠隔移転で扱われるナレッジは暗黙知なので、ナレッジを保有する社員が組織を移動しながら共有する方法が推奨されています。
また、遠隔移転では移動先での意見交換が頻繁に起こるため、移出元のナレッジを増やす効果もあります。
（4）戦略移転
戦略移転とは、発生頻度の低い非定型業務から得たナレッジを別のチームで活用する方法です。
具体的には、M&Aのように発生頻度が低く、戦略的業務から得られたナレッジの継承を指します。頻度が低く非定型的な業務であるため、ナレッジの収集・解釈・変換をすべて専門家に一任することが推奨されます。
（5）専門知移転
専門知移転とは、業務から得た専門的なナレッジを個人・チーム間で移転することです。
専門知移転では、トピックごとに電子フォーラムを開催するなどの方法が推奨されています。移転される知識が形式知であり、かつ専門性が高いため質疑応答や受講者同士の議論の場を設ける必要があるのです。
ナレッジトランスファーの推進に必要な3つのポイント
以下では、社内のナレッジトランスファーを成功させるために必要な3つのポイントをご紹介します。事前にポイントを押さえておけば、ナレッジトランスファーの取り組みをスムーズに進められます。
（1）ナレッジを移転しやすい環境を整える
1つ目のポイントは、ナレッジを移転しやすい環境を整えることです。
積極的なナレッジ共有を促すには、ナレッジ共有がしやすい環境を整えることが重要です。たとえば、ナレッジ共有のためにすべきことを手順書で明確化すると、社員が「何から始めればよいか分からず、ナレッジを共有できない」となる心配がありません。
また、円滑にナレッジを移転できるように情報共有ツールを導入するのも、環境づくりとして有効です。とくに、「Stock」のように誰でも使いやすいツールを使えば、現場への浸透もスピーディです。
（2）ナレッジを共有する心理的・時間的コストを減らす
2つ目のポイントは、ナレッジを共有する心理的・時間的コストを減らすことです。
社員によっては、チーム全体に向けたナレッジ共有にハードルの高さを感じている場合があります。そのため、トップ層やナレッジトランスファーの推進者が積極的にナレッジを共有し、社内にナレッジ共有の文化を醸成しましょう。
また、ナレッジ共有の重要性は理解していても、ナレッジ共有に割く時間がとれないケースもあります。そこで、ナレッジ共有のテンプレートを用意すると、簡単にナレッジを作成できます。
（3）移転したナレッジを適切に管理する
3つ目のポイントとして、移転したナレッジは適切に管理しましょう。
ナレッジの移転・共有をしただけでは、ナレッジトランスファーが成功したとは言えません。ナレッジトランスファーの目的は知識の移転ではなく「移転した知識を有効活用して企業価値を向上させること」です。
移転されたナレッジが蓄積されなかったり、ほかの情報に埋もれたりしている状態では、活用されない可能性が高いです。したがって、移転されたナレッジを確実に蓄積し、必要なときに素早く情報へアクセスできる環境を用意する必要があるのです。
ナレッジトランスファーをサポートするおすすめのツール
以下では、ナレッジトランスファーをサポートするおすすめのツールをご紹介します。
社内でナレッジトランスファーを成功させるには、ナレッジの共有にかかる手間をなくしたり、移転されたナレッジを活用しやすくしたりすることが重要です。
そこで、チャットツールやファイル共有ツールを使えば簡単にナレッジを共有できます。しかし、チャットツールではナレッジが流れてしまい、ファイル共有ツールでは見たい情報へアクセスするまでに手間がかかるのです。
したがって、情報を確実に蓄積でき、必要なときに素早く探し出せるツールを選ぶ必要があります。結論、ナレッジトランスファーに役立つのは、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単にチームの情報を共有・蓄積できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き残したナレッジは、直感的な「フォルダ」で整理しながら管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が混ざらず、共有されたナレッジに関するコミュニケーションがとれる点が大きな特徴です。
最も簡単にナレッジ共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ナレッジトランスファーの解説まとめ
これまで、ナレッジトランスファーの推進方法やポイントを中心にご紹介しました。
ナレッジトランスファーでは「業務の発生頻度」や「定型業務か否か」に基づき、移転方法を選ぶ必要があります。また、ナレッジトランスファーによって競争力を向上するには、ナレッジを確実に蓄積したうえで、有効活用できるようにすることが重要です。
しかし、チャットツールやファイル共有ツールでは、情報が流れてしまったり目的の情報をすぐに探し出せなかったりするため、ナレッジを正しく蓄積・活用できないのです。
そこで、Stockのように情報が流れずに蓄積され、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツールを使えば、ナレッジトランスファーによる業務効率化を簡単に実現できます。
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