個人に蓄積されていた知識を組織内で共有・活用し、企業競争力の向上を目指す取り組みを「ナレッジトランスファー（KT）」と言います。
ナレッジトランスファーを推進するには、知識の移転に注力するだけでなく、その後の活用も見越した環境づくりが必要です。しかし、「ナレッジトランスファーを推進したいが、具体的な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジトランスファーの推進方法や注意すべきポイントを中心にご紹介します。
- ナレッジトランスファーの要素やメリットを理解しておきたい
- コツをもとにナレッジトランスファーの進め方を知りたい
- ナレッジトランスファーを効率良く運用できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジトランスファーの進め方が分かり、組織力向上に向けた取り組みに役立てられます。
目次
ナレッジトランスファー(KT)とは
ナレッジトランスファー(Knowledge Transfer)は、日本語で言い換えると「知識の移転」を意味します。つまり、特定のナレッジを持つ社員から、知識を求める別の社員へ引き継ぐことを指しているのです。
また、ナレッジトランスファーは名前が長いため、頭文字を取って「KT」もしくは「ナレトラ」とも呼ばれます。
ナレッジトランスファーをすれば、個人が持つナレッジが組織内で共有・活用されるため、組織全体で知識やスキルの底上げにつながります。しかし、ただノウハウを共有するだけでなく、社員が有効活用する必要があるのです。
ナレッジトランスファーにおける重要な要素
ナレッジトランスファーで共有されるナレッジは、以下の2つの要素に分けられます。
- 暗黙知
- 形式知
暗黙知は、感覚やコツなど個人の経験に基づく知識を指し、言語化が難しいとされています。蓄積が難しい分、暗黙知が移転されれば会社にとって大きな価値となるため、文章に変換するなど試行錯誤して蓄積していきましょう。
形式知は、操作方法や作業手順など、文章で説明できる知識を指します。ナレッジトランスファーでは、口頭での説明やマニュアルで簡単に共有できるため、伝達しやすいという特徴があります。
このように、ナレッジの種類によって共有までのプロセスも異なるので、それぞれの特徴を正しく把握しなければなりません。
スキルトランスファーとの違い
ナレッジトランスファーの類語に、スキルトランスファー(Skill Transfer)があります。
スキルトランスファーは、特定の技能や技術を社内で共有することです。主に業務の引き継ぎのときに使われ「スキトラ」と省略されることもあります。
ナレッジトランスファーとの明確な違いはないですが、ナレッジトランスファーの方がノウハウや知識も含まれることが多いため、より広義的だと言えます。ただし、企業によって使われる言葉が異なる点に注意しましょう。
ナレッジトランスファーが社員・企業にもたらすメリット
ここでは、ナレッジトランスファーが企業にもたらすメリットをご紹介します。ナレッジトランスファーは社員と企業の双方がメリットを得られます。
（1）業務ノウハウの蓄積
1つ目のメリットは、業務ノウハウを蓄積できる点です。
ナレッジトランスファーのプロセスには、ノウハウや経験などの暗黙知を形式化していく作業が欠かせません。そのため、これまで属人的だったナレッジが、社内に蓄積されるので、社内の知的財産を増やせます。
また、会社全体のナレッジが蓄積されていけば、社員が異動や退職をしても、個人が所有するナレッジが失われる事態を防げます。ただし、蓄積すべき情報量は膨大なので、生成AIを活用した「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用するのがおすすめです。
（3）社員のスキルアップ向上
2つ目のメリットは、社員のスキルアップ向上が期待できる点です。
ナレッジトランスファーにより、社内に蓄積した膨大な業務知識や技術を習得しやすい環境が整うため、社員の能力向上や視野の拡大が期待できます。さらに、そこで得たナレッジを他の社員にも共有すれば、新たな視点や発見を得られるのです。
以上のようにナレッジトランスファーを取り入れれば、社内のナレッジを循環し受け継いでいけるため、社員のキャリアアップにもつながります。
（3）企業競争力の向上
3つ目のメリットは、企業競争力を向上できる点です。
ナレッジトランスファーが成功すると個人が保有する知識などが組織に還元されるため、組織単位でのスキル底上げや業務効率化、生産性向上の実現が期待できます。
ナレッジトランスファーにより少しずつ蓄積されていくノウハウを会社全体に展開することで、組織として最大限のパフォーマンスを発揮できるようになります。その結果、ほかの企業との競争に勝てるようになるのです。
ナレッジトランスファーを進める5つの方法
以下では、ナレッジトランスファーを進める5つの移転方法をご紹介します。「該当業務の発生頻度」や「定型業務か否か」に基づいて移転方法を選択しましょう。
なお、「定型業務」と「非定型業務」の違いは以下のとおりです。
定型業務：業務の進め方・フローが決まっている業務のこと。
非定型業務：業務の進め方が決まっておらず、臨機応変な対応が求められる業務のこと。
（1）連続移転
連続移転とは、発生頻度の高い業務から得たチームのナレッジを、同じチームで同一の業務を進めるときに活用することを指します。
連続移転で重要なのは、定期的にミーティングを開くことです。業務で得た経験やノウハウなど、個人が持つ暗黙知を集約して改善点を加え、チームのナレッジとする必要があるからです。
また、定期ミーティングを成功させるポイントとして「チームメンバー全員が参加すること」「互いに批判しないこと」が挙げられます。失敗から得られるナレッジもあるため、業務を改善していくためにもミーティング中に相互批判は起こさないようにしましょう。
（2）近接移転
近接移転とは「チームでの定型業務から得たナレッジ」を、同様の業務を担当するチームが活用できるように伝達する方法です。
つまり、ナレッジの移出元・移転先の業務が類似してることが前提となるため、部署異動や担当者の交代に伴う業務の引き継ぎなどをスムーズにできる点がメリットです。
また、近接移転では言語化された「形式知」を扱い、主に情報共有ツールを使って伝達されることが多いです。ただし、全業務のナレッジを移転しようとするとツール上に情報が散乱するため、ナレッジの利用者や対象範囲を絞る必要があります。
（3）遠隔移転
遠隔移転とは、発生頻度の高い業務から得たナレッジを、別のチームの非定型業務（マニュアル化が難しい業務）で活用できるように移転する方法です。
遠隔移転で扱われるナレッジは暗黙知なので文章や資料で伝えるのが難しいです。そのため、ナレッジを保有する社員が組織を移動しながら共有する方法が推奨されています。
また、遠隔移転では移動先での意見交換が頻繁に起こるため、移出元のナレッジを増やす効果もあります。
（4）戦略移転
戦略移転とは、発生頻度の低い非定型業務から得たナレッジを別のチームで活用する方法です。
具体的には、M&Aのように発生頻度が低く、戦略的業務から得られたナレッジの継承を指します。頻度が低く非定型的な業務であるため、ナレッジの収集・解釈・変換をすべて専門家に一任することが推奨されます。
実際に発生することは少ないものの、発生した場合経験者が少ないため、ナレッジトランスファーが有効なのです。
（5）専門知移転
専門知移転とは、業務から得た専門的なナレッジを個人・チーム間で移転することです。
専門知移転では、トピックごとに電子フォーラムを開催するなどの方法が推奨されています。移転される知識が形式知であり、かつ専門性が高いため質疑応答や受講者同士の議論の場を設ける必要があるのです。
専門性が高く社内で属人化しやすい業務のため、伝達する側とされる側が簡単に質疑応答し合える環境を整えるのが大切です。
関連記事： 形式知とは？暗黙知との違いやおすすめツールも解説
ナレッジトランスファーの推進に必要な3つのポイント
以下では、社内のナレッジトランスファーを成功させるために必要な3つのポイントをご紹介します。事前にポイントを押さえておけば、ナレッジトランスファーの取り組みをスムーズに進められます。
（1）ナレッジを移転しやすい環境を整える
1つ目のポイントは、ナレッジを移転しやすい環境を整えることです。
積極的なナレッジ共有を促すには、ナレッジ共有がしやすい環境を整えることが重要です。たとえば、ナレッジ共有のためにすべきことを手順書で明確化すると、社員が「何から始めればよいか分からず、ナレッジを共有できない」となる心配がありません。
また、円滑にナレッジを移転できるようにナレッジ管理ツールを導入するのも、環境づくりとして有効です。とくに、「ナレカン」のように手厚い導入サポートのあるツールを使えば、現場への浸透もスピーディです。
（2）心理的・時間的コストを減らす
2つ目のポイントは、ナレッジを共有する心理的・時間的コストを減らすことです。
社員によっては、チーム全体に向けたナレッジ共有にハードルの高さを感じている場合があります。そのため、トップ層やナレッジトランスファーの推進者が積極的にナレッジを共有し、社内にナレッジ共有の文化を醸成しましょう。
また、ナレッジ共有の重要性は理解していても、ナレッジ共有に割く時間がとれないケースもあります。そこで、ナレッジ共有のテンプレートを用意すると、簡単にナレッジを作成できます。
（3）移転したナレッジを適切に管理する
3つ目のポイントとして、移転したナレッジは適切に管理しましょう。
ナレッジの移転・共有をしただけでは、ナレッジトランスファーが成功したとは言えません。ナレッジトランスファーの目的は知識の移転ではなく「移転した知識を有効活用して企業価値を向上させること」です。
移転されたナレッジが蓄積されなかったり、ほかの情報に埋もれたりしている状態では、活用されない可能性が高いです。したがって、移転されたナレッジを確実に蓄積し、必要なときに素早く情報へアクセスできる環境を用意する必要があるのです。
関連記事： ナレッジマネジメントシステム4選！成功事例も紹介
【AI機能あり】ナレッジトランスファーをサポートするおすすめのツール
以下では、ナレッジトランスファーをサポートするおすすめのツールをご紹介します。
企業内でナレッジトランスファーを成功させるには、ナレッジを共有する手間を省き、移転されたナレッジを素早く活用できるかが肝になります。そして、そのためにはまず「社員の頭のなかや、PCのなかにあるナレッジ」を一箇所に集約できる場所が不可欠です。
しかし、チャットツールではナレッジが流れたり、ファイル共有ツールでは情報が煩雑化したりするので、情報へのアクセス性が悪いと言えます。したがって、社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積でき、欲しい情報に即アクセスできるツールを導入しましょう。
結論、ナレッジトランスファーに役立つのは、社内のあらゆる情報を一元化でき、超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には自身のもつナレッジを直接書き込めるほか、ほかのメンバーに質問形式でナレッジを聞き出せるので、ナレッジトランスファーの促進に役立ちます。また、AIを利用した「自然言語検索」を使えば、必要なナレッジがすぐに見つかります。
ナレッジの共有から管理まで一元化できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジトランスファーの解説まとめ
これまで、ナレッジトランスファーの推進方法やポイントを中心にご紹介しました。
ナレッジトランスファーでは「業務の発生頻度」や「定型業務か否か」に基づき、移転方法を選ぶ必要があります。また、ナレッジトランスファーによって競争力を向上するには、ナレッジを確実に蓄積したうえで、有効活用できるようにすることが重要です。
しかし、チャットツールやファイル共有ツールでは、情報が流れてしまったり目的の情報をすぐに探し出せなかったりするため、ナレッジを正しく蓄積・活用できないのです。
つまり、ナレッジトランスファーの促進には、属人化するナレッジを簡単に蓄積でき、必要なナレッジに即アクセスできるナレッジ管理ツール「ナレカン」が不可欠なのです。
ぜひ、生成AIが搭載された「ナレカン」を導入し、ナレッジトランスファーを成功させ、企業の競争力向上につなげましょう。
