介護業務でマニュアルを活用すれば、業務効率が向上するだけでなく、サービスの品質を一定に保てます。また、マニュアルを整備すれば、介護事故の予防にもつながり、利用者とスタッフ双方の安全を守ることにも直結します。
しかし、介護業務マニュアルを作成したいが、「自社に合った介護マニュアルの作成方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護施設でのマニュアルの作成方法や活用方法を中心に解説します。
- 素早く理解できる介護マニュアルを整備したい
- 介護マニュアルの作り方や作成後の活用方法を把握したい
- 簡単にマニュアルを作成・管理でき、活用され続けるように工夫したい
という方は今回の記事を読むと、介護業務におけるマニュアルの作り方のコツが分かるだけでなく、「スタッフに活用されるマニュアル」を作成できるようになります。
目次
介護業界の現状と抱える課題
現在日本では、「介護需要の増加」と「人手不足」の両方が同時に進行しています。
1948年ごろの第一次ベビーブーム期に生まれた“団塊世代”が75歳以上の後期高齢者に達し、介護需要は急速に高まっています。一方で、労働環境の厳しさやキャリアパスの不透明さなどが影響し、人材の確保や定着が難しくなっています。
これにより、従業員は余裕を持って業務にあたれず、ベテランの従業員が新人の教育に時間を割けない状況に陥っています。その結果、「サービスの質にばらつき」や従業員の退職による「ノウハウの損失」などの課題につながってしまうのです
介護施設においてマニュアルが重要な理由
以下では、介護施設においてマニュアルが重要な理由を解説します。マニュアルを導入することで、下記のメリットが得られるようになります。
サービスの質の標準化
マニュアルの導入により、サービスの質を標準化することができます。
マニュアルが整備されていない現場では、あらゆる判断が個人に委ねられます。そのため、判断基準が設けられていないが故に、スタッフによって対応にばらつきが出てしまうのです。
一方で、対応方法などをマニュアル化しておけば、従来のようにスタッフが独断で進めてしまう状態をなくせます。このように、ルールに基づいた運用が進めば、人に関係なくサービスの質を一定にできるのです。
トラブルの防止
マニュアルを導入すると、業務上での事故やトラブルを防止できます。
マニュアルの導入は利用者だけでなく、スタッフを守ることにもつながります。万が一、事故やトラブルが発生した場合でも、スタッフがマニュアルに基づいてケアをしていたとわかれば、個人の過失が責められる事態を防げるからです。
したがって、利用者・スタッフの双方を守る施設運用のためにも、マニュアルは不可欠といえます。
生産性の向上
マニュアルの導入は、生産性向上につながります。
業務をマニュアル化すれば、スタッフは一から身体介助のやり方を考える必要がなく、業務負担や無駄な時間を削減できます。さらに、マニュアルがあれば、担当スタッフが不在でも、新人スタッフがマニュアルを参考にして、同じように利用者をケアできるのです。
ただし、必要な情報を探すのに時間がかかっていては、かえって業務が滞ってしまいます。そこで、マニュアル作成には、「Stock」のように「簡単にマニュアル管理ができ、情報を見つけやすいツール」を活用しましょう。
訪問介護 / 通所介護で作成すべきマニュアルの種類
ここでは、訪問介護 / 通所介護で特に作成すべきマニュアルの種類を解説します。どのマニュアルから作成すれば良いのか分からない方は参考にしましょう。
- 介護業務マニュアル
- 緊急時対応マニュアル
- 苦情処理対応マニュアル
- 事故防止マニュアル
- 災害時の対策マニュアル
- 健康管理マニュアル
食事・入浴や移乗などあらゆる状況に応じた利用者の対応方法をまとめます。文章だけでなく図や動画を加えて作成すると、理解しやすくなります。
利用者の病気や事故など、緊急事態が発生したときに、職員が慌てず正しい判断ができるよう対応方法をまとめます。
利用者やその家族から苦情がきたときに、適切に対処し、円満に解決するためのマニュアルです。
事故発生時の対応や再発防止策に関して定めたマニュアルです。事故防止のためには、職員の日頃の心構えが最も重要なため、普段から意識してもらいましょう。
地震や火災といった自然災害が発生したときの対応や避難方法、訓練の実施等を定めたマニュアルです。最短で安全な場所に避難できるよう、定期的な見直しが必要です。
利用者の健康維持やウイルスのまん延を防ぐためにも、衛生管理や感染症対策をまとめたマニュアルが必要となります。
以上のようなマニュアルは、利用者の安全を守り、トラブルを削減するためにも非常に大切です。また、実施指導等でマニュアルをチェックされる場合もあるため、適切に記載しておきましょう。
【わかりやすい】介護マニュアルの作り方
介護マニュアルを作るときは、以下の手順で取り組みましょう。
- 1日の業務の整理
- 業務内容の整理
- 手順の明確化
- マニュアルの見直し
1日の業務を洗い出して、マニュアルを作成する業務を把握します。抜け漏れのないように注意しましょう。
各業務の所要時間や必要な人数を整理して記載しましょう。ほかの業務との関連性や優先順位も明確にすることで、より効率的なマニュアルを作成できます。
整理した内容をもとに業務の具体的な手順を記載します。このとき、業務のコツやポイントも記入しておけば、サービス品質の向上につながります。
最後に作成したマニュアルを見直します。実際に複数の社員で運用し、内容が適切か検討しながら必要に応じて改定しましょう。
以上の内容に取り組むと、介護マニュアルを作成できます。マニュアルを効果的に活用するには、定期的に改訂して、最新情報を反映させる点が重要です。
最も簡単に介護マニュアルを作成・管理できる方法
以下では、最も簡単に介護マニュアルを作成・管理できる方法をご紹介します。
介護業界では、人手不足が続いていて多忙なため、マニュアルを整備して教育コストを削減することが急務です。また、介護中の事故は命に関わるため、迅速かつ適切に行動できるようにマニュアルの整備は重要になります。
しかし、紙のマニュアルは作成に手間がかかるうえ、介護現場で確認しづらく活用されません。そのため、“スタッフ全員が直感的に使えるほどシンプルな操作性”のITツールでマニュアルを作成・管理しましょう。
したがって、介護業界のマニュアル作成には、簡単な操作でマニュアル作成から管理まで完結するツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく、表や画像を添付して簡単にマニュアルを作成・共有できます。また、スマートフォンやタブレットにも対応しているので、現場にいても社員全員がすぐに確認でき、対応がスムーズになるのです。
わかりやすい介護マニュアルを簡単に作成できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
介護マニュアルを作成するときの6つのポイント
ここでは、介護マニュアルを作成するときの6つのポイントをご紹介します。マニュアル導入による効果を最大限発揮するためにも、以下のポイントを意識して作成しましょう。
（1）作成範囲を決める
1つ目のポイントは、作成範囲を事前に決めておくことです。マニュアル作成がうまくいかない要因として、事前に作成範囲を決めず、すべての業務を網羅しようとすることが挙げられます。
マニュアルの範囲が広すぎると、覚える内容が増えてしまい、現場のスタッフが活用を面倒に感じる可能性があります。その結果、「時間をかけて作ったのに、誰も使ってくれない」という事態に陥ってしまいます。
そのため、マニュアルは「日常的にする業務」や「サービス品質に直結する重要な業務」など、本当に必要な範囲に絞って作成することが望ましいです。
（2）実行できる内容にする
2つ目のポイントは、確実に実行できる内容にすることです。
マニュアルは、「見れば誰でも同じようにできる」内容でなければ活用されません。たとえば、現状のスタッフの能力や人数では対応できないような無理な内容をマニュアルにしても、かえって現場の不満を招くだけです。
さらに、現場のキャパシティに合わない不適切な介護マニュアルが原因で事故が起こった場合、事業者が過失を問われるリスクもあります。トラブルを未然に防ぐために、現場の実情に合ったマニュアルを作成することが重要です。
（3）情報をフローチャート化する
3つ目のポイントは、情報をフローチャート化することです。
長文のマニュアルは、読みづらく、一読しただけで要点を理解するのが困難です。そのため、たとえば以下のように文章だけでなく、作業手順を時系列でフローチャート化するなど、一目でわかるように工夫しましょう。
【入浴前の手順】
- 健康状態のチェック（利用者に入浴の意思確認）
- 滑り止めマットの設置
- 浴槽に38度～40度のお湯をためておく
- 脱衣室と浴室を温めておく（ヒートショック対策）
- 衣類の着脱
- 床ずれ、皮膚状態の確認
とくに、現場などで読まれるマニュアルの場合は「新人でも一瞬で理解できる内容になっているか」を念頭に作成することが重要です。
（4）動画や画像を使って視覚的にまとめる
4つ目のポイントは、動画や画像などを使って視覚的にまとめることです。
文章だらけのマニュアルは読みづらく、理解するのにも時間がかかります。写真や図などの視覚情報を差し込めば、より作業のイメージがつきやすくなり、間違いを防げます。
また、介護の一連の動きを把握するのに、写真よりも動画の方が好まれることがあります。ただし、ツールによっては動画を添付できなかったり、動画の再生が遅かったりするので、「動画をはじめとしたあらゆる情報を円滑に管理できるツール」を使いましょう。
（5）テンプレート・ひな形を活用する
5つ目のポイントは、テンプレートやひな形を活用することです。
マニュアルの体裁が揃っていなければ、作るのに時間がかかるだけでなく、読む側が混乱する原因になりかねません。とくに、手順が細かすぎたり大雑把すぎたりすると、本当に重要な内容が伝わらなくなってしまいます。
そこで、あらかじめマニュアルの書き方をテンプレート化しておけば、一から作成する手間が省けるうえ、統一された体裁で読みやすいマニュアルを作れます。たとえば、厚生労働省などが提供するひな形を活用するのも有効です。
（6）マニュアル作成ツールを導入する
6つ目のポイントは、マニュアル作成ツールを導入することです。
従来、多くの介護施設では、マニュアルを紙やWord、Excelで作成していました。しかし、紙ではマニュアルを更新するのに書き直す手間がかかり、ExcelやWordは共有するときに別のツールを使う必要があるというデメリットがあるのです。
一方、マニュアル作成ツールを導入すれば、テンプレート機能で作成の手間を省けるうえ、簡単な操作で最新情報をリアルタイムに共有できます。そのため、テンプレートを使ってリアルタイムで情報共有できる「Stock」のようなツールを採用しましょう。
介護マニュアルに使えるテンプレート2選
以下では介護マニュアルに活用できるテンプレート2選をご紹介します。時間をかけずにマニュアルを作成したい方は必見です。
【Excel】シンプルな業務マニュアルテンプレート
こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「シンプルな業務マニュアルのテンプレート」です。
基本的な形式のテンプレートなので、自社に合わせた項目を追加するなどしてカスタマイズしながら作成できます。
【コピペ可】書き方例あり！介護業務マニュアルのテンプレート
誰でも入所者への対応をスムーズにするため
サービスの質の標準化
【入所前の準備】
入所事前準備 （担当者:〇〇）
・担当者の確定 完了日:yy/mm/dd
・フロアの決定 完了日:yy/mm/dd
・入所者の状況確認 完了日:yy/mm/dd
【入所日】
1.入所者・家族の到着 （担当者:〇〇）
・フロア案内 完了日:yy/mm/dd
2.持参品の確認
・書類の確認 完了日:yy/mm/dd
こちらは、コピペして使える介護業務マニュアルのテンプレートです。Wordなどにコピーするだけで、簡単にマニュアルを作成できます。
以下は、テンプレートを使って介護業務マニュアルを作成した例です。
＜すぐ使える＞無料公開されている介護業務マニュアル
以下では無料で公開されている介護業務マニュアルを2つご紹介します。簡単にPDFでダウンロードできるため、すぐに活用したい方は必見です。
厚生労働省が公開している介護手順書マニュアル
こちらは、厚生労働省が提供する「介護手順書マニュアル」です。
ベッドメイキングや移乗・移動、食事介助など、介護の基本的な技術を幅広く解説しています。PDFでダウンロードして印刷すれば、すぐにマニュアルとして活用できます。
社会福祉法人がPDFで公開している介護マニュアル
こちらは、社会福祉法人が提供する「介護マニュアル」です。
写真付きで介助の手順が説明されているため、理解しやすいです。また、各ポイントも簡潔にまとめられているので、誰でも安全かつ正確に介護業務ができます。
マニュアル作成後の活用方法
以下では、マニュアル作成後の活用方法を紹介します。マニュアルを作成しても社内に浸透せずに困っている方は必見です。
（1）PDF化して見えやすい場所に貼る
1つ目は、PDF化して職場の見えやすい場所に貼る方法です。
作成したものをPDF化・印刷して見えやすい職場の壁に貼ることで、職員が隙間時間に目を通す契機にもなり、即座に実行に移しやすいです。
ただし、この方法はアナログ式で、更新するのに手間がかかるうえ、印刷費といったコストがかさんでしまうという、大きなデメリットもあります。
（2）スマホでも見れるようにする
2つ目は、スマホでもすぐに見れるようにする方法です。
マニュアルをスマホでもすぐに見られるようにすれば、緊急時に迅速に対応できるようになります。また、介護の途中にいちいちPCのある部屋に戻って確認する必要もなくなるので、移動する手間も解消できるのです。
とくに、スマホにも対応している「Stock」のようなマニュアル作成ツールを導入すれば、必要なマニュアルをいつでも簡単に確認できます。
（3）誰でも簡単に編集できるようにする
3つ目は、誰でも簡単に編集できるようにする方法です。
古い作業内容が記載されているマニュアルのままでは、間違った方法で介護を進めてしまい、予期せぬトラブルにつながる可能性があります。そのため、マニュアルの運用には定期的な更新が必要なのです。
ただし、むやみやたら更新されてしまうと、スタッフ間で手順にズレが生じてしまうので注意が必要です。たとえば、メンバーごとにマニュアルの編集・閲覧を設定できるツールを導入すれば、適切なタイミングでマニュアルの更新が可能になります。
わかりやすい介護マニュアルの作成・活用方法まとめ
ここまで、介護業のマニュアル作成方法や活用方法を中心に解説しました。
マニュアル作成ツールを導入することで、テンプレート機能により体裁の整ったマニュアルを作成したり、検索機能で目的のマニュアルを簡単に見つけたりできます。
ただし、ITツールの操作に慣れていない職員でも使いこなせるものでなければ、マニュアルを作成しても活用されない恐れがあります。そのため、誰もが直感的に使えるシンプルな機能性を持つツールを選ぶことが重要です。
結論、介護業界に最適なのは、簡単な操作で、介護施設の全職員が使いこなせるツール「Stock」一択です。Stockを導入した介護事例も豊富にあり、介護における情報共有のストレスを解消しています。
ぜひ「Stock」を導入して、自社でのマニュアル導入を成功させましょう。
