年間行事が多い総務部では、徹底した年間スケジュールの管理が重要です。そこで、カレンダーを使って管理すれば「どの月に何の行事があるのか」がすぐに分かります。
しかし、「年間スケジュールの運用が属人化しており、業務の抜け漏れが起こっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務部で年間スケジュールが必要な理由や代表的な行事を中心にご紹介します。
- スケジュール管理が属人化しており、総務部の年間行事を把握できていない
- 総務部の年間スケジュールを適切に管理できる方法を知りたい
- テンプレートを活用し、年間スケジュールを抜け漏れなく管理したい
という方はこの記事を参考にすると、総務部で年間スケジュールが必要な理由が分かり、徹底したスケジュール管理ができるようになります。
目次
総務部で年間スケジュール管理が必要な2つの理由
以下では、総務部で年間スケジュール管理が必要な2つの理由を解説します。これまでスケジュール管理の意義を把握していなかった方は必見です。
（1）繁忙期を確認するため
総務部でのスケジュール管理は、繁忙期を確認するのにも役立ちます。
総務部は、定型的なタスクや行事の準備など決まった業務のほか、各部署から依頼された業務も並行して進めなければなりません。そのため、月ごとに仕事の量や内容が大きく異なるのが一般的です。
したがって、特定の期間に業務負担が偏らないようにするには、スケジュール管理を徹底して「繁忙期はいつか」を把握するのが大切なのです。
（2）業務の抜け漏れを防ぐため
総務部が年間スケジュールを管理すべきなのは、業務の抜け漏れを防ぐ目的もあります。
総務部は複数の部署から業務を依頼されることが多いです。そのため、多くの業務を並行して進めるときに、スケジュール管理をしなければ「行事の連絡を忘れていた」などの事態になってしまうのです。
このように、業務の抜け漏れがあると、ほかの部署と信頼関係を保つのも難しくなるので、スケジュール管理は徹底しなくてはなりません。そこで、「Stock」のようにタスク管理機能がついたツールを使い、スムーズに業務をを進める企業も多いです。
見やすいスケジュール管理ができるテンプレート3選
ここからは、見やすいスケジュール管理ができるテンプレートをご紹介します。以下のテンプレートを使えば、徹底したスケジュール管理の実現につながります。
（1）ツクール.jp
『ツクール.jp』では「月間カレンダー」「年間カレンダー」によって月単位・年単位でのスケジュール管理ができるほか、年間行事がリスト化された「年間リスト」が使えます。
ただし、記載できるスペースには限りがあるので、詳細な情報の書き込みには不向きです。したがって、詳細なスケジュールは別途手帳に記載するなどの工夫をしましょう。
（2）パソコンカレンダーサイト
『パソコンカレンダーサイト』では、開始月だけでなくフォントや文字色も自由に選べるので、好みのデザインでカレンダーを作れます。
ただし、「年間カレンダー」の場合は記載スペースが設けられていないため、別途「月別カレンダー」や「4か月カレンダー」を併用するのがおすすめです。
（3）楽しもう Office
『楽しもう Office』では、Excel形式のテンプレートを無料ダウンロードできます。また、好みに合わせて自由にフォーマットを選べるのが特徴です。
ただし、スマホでは動作が重くなってしまう場合もあるため、外出先でカレンダーを作りたい場合は注意が必要です。
【担当者必見】総務部の年間スケジュール管理に最適なツール
以下では、総務部の年間スケジュール管理に最適なツールをご紹介します。
手書きやExcelでのスケジュール管理は運用のハードルが低い一方、記載や修正に時間がかかったり、目的のファイルがどこにあるか分からなくなったりする問題があります。また、共有にも別のツールを使わなければなりません。
このように非効率な状態から脱却するには、情報を瞬時に記載・共有できる「ITツール」が必要です。ITツールであれば印刷の手間もかからず、スケジュールの共有までがツール上で完結するのです。
ただし、シンプルなツールでなければ、ITに詳しくないメンバーが使えず、スケジュール管理が失敗する恐れもあります。そこで、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日で使えるほど簡単な「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」ではスケジュールの詳細情報を簡単に残せるほか、テンプレートを呼び出すこともできるので、作成に手間がかかりません。さらに、ノートには「タスク」が紐づくため、スケジュールの管理漏れも防げます。
チームのスケジュールを最も簡単に管理できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
総務部の代表的な年間スケジュール
ここからは、総務部の代表的な年間スケジュールを月ごとにご紹介します。ただし、会社によっては実施月が異なるケースもあるので、自社で該当行事が存在するか確認したうえでスケジュールに反映させましょう。
1月
- 初出式
- 年始回りおよび年始の来客対応
- 年賀状の返礼、住所録の整理
- 新年会の準備/開催
- 労働保険料の納付
- 労働者死傷病報告の提出
- 新年度の賃金台帳の準備
1月は年賀状の返礼や挨拶回り、初出式の実行などやるべき業務が多い繁忙期です。
主に外部対応が多くなるので、ビジネスマナーを強化した対応を意識しましょう。
2月
- 各種業務規程の見直し
- 新年度経費削減策の検討
- 継続取引の価格交渉開始
- 春闘情報の収集
- 新入社員受入計画作成/入社前研修
- 固定資産税の納付
2月は一般的に総務部の業務量が少なくなります。そのため、繁忙期に向けて業務の見直しや棚卸しをするのがおすすめです。
3月
- 決算事務と予算編成
- 春の全国火災予防運動
- 年度末期限契約の確認と更新
- 年度単位管理文書の整理
- 新入社員の受入準備
- 次年度の介護保険料対象者の確認
- 人事考課の実施、昇給/昇格/昇進の決定
3月は決算月なので、予算と収益をまとめて決算書を作成します。また、今年度の状況から次年度の予算編成も同時に進めるので、事前の情報収集を徹底し、適切な予算編成をしましょう。
4月
- 新年度の事業計画と予算の発表
- 定時株主総会準備
- 入社式、歓迎会、入社手続き、新入社員教育
- ゴールデンウィーク休暇の準備
- 人事異動発令
- 年次有給休暇の更新
- 労働者死傷病報告の提出
- 雇用保険料免除対象者のチェック
- 固定資産税の納付
4月は研修やOJTなど、新入社員に関する業務が増えます。また、翌月に大型連休があるため、処理すべき業務に抜け漏れがないかの確認も重要です。
5月
- 定時株主総会準備
- 夏期賞与に関する情報収集
- 高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出
- 法人税をはじめとした税金の申告/納付
5月は、翌月の株主総会の準備が主な業務です。
株主総会は法律に基づく行事であり、準備や事務手続きには時間がかかる場合が多いです。したがって、期限に遅れないように正確な日程管理が求められます。
6月
- 定時株主総会の開催
- 季節のあいさつ文
- お中元の準備
- 特別徴収住民税額の更新
- 労働保険の年度更新/申告/納付
- 夏期賞与の計算
- 定期健康診断の実施
6月には株主総会が開かれるため、業務量が増える月だと言えます。
総会で配布する資料はもちろん、備品準備などもすべて総務部が処理する必要があります。また、当日の会場設営や出席者対応といった業務もあり、過密なスケジュールになりやすいです。
7月
- 定時株主総会での変更事項登記
- お中元の準備/発送
- 暑中見舞いの準備/発送
- 労働保険の年度更新/申告/納付
- 社会保険の算定基礎届の提出
- 労働者死傷病報告の提出
- 賞与支払い届け
- 固定資産税の納付
7月は細かな法定業務が多い月です。各書類の提出期限や作成状況の管理を徹底し、作業漏れがないようにしましょう。
8月
- 夏期休暇の準備、実施と管理
- 中元贈答品お礼状
8月は夏季休暇への対策が主な業務です。夏季休暇に入る前には現場や人事部と連携をとり、社員へ早めに情報共有しましょう。
また、休暇中に不測の事態が起きる場合もあるので、緊急時の連絡手段についても認識をすり合わせておくべきです。
9月
- 上半期事業計画/実績の集計準備
- 経費支出の点検
- 防災訓練の実施
- 交通安全対策の推進
- 上期人事考課の準備
- 厚生年金保険料率の改定
9月には上半期が終了するため、各部課の予算表と照合し経費の支出状況を確認します。また、下半期に人事異動がある場合は、人事異動に関する対策も必要です。
10月
- 全国労働衛生週間
- 上半期事業計画の修正/推進
- 歳暮・年賀状の準備
- 労働保険料の納付
- 労働者死傷病報告の提出
- 年末賞与の情報収集
- 秋の健康診断の実施
10月からは下半期が始まるほか、厚生労働省が定める「全国労働衛生週間」もあります。そのため、職場環境の整備や従業員のストレスチェックをするのが大切です。
11月
- 歳暮贈答品の手配
- カレンダーや手帳の配布
- 次年度定期採用の準備
- 秋の全国火災予防運動
- 年末賞与支給の準備
11月は年末の繁忙期に向け、忙しさが増す時期です。
とくに、歳暮贈答品の手配は総務部にとって重要な業務です。歳暮は中元よりも重視される傾向があるため、送付漏れがないように各部署への名簿提出を義務付けましょう。
12月
- 管理文書の整理
- 年末挨拶
- 年賀状の準備/発送
- 年末年始休暇の準備
- 賞与支払い届け
- 健康保険/厚生年金保険被保険者賞与支払届の提出
- 固定資産税の納付
12月には一年間で蓄積した文書を整理し、法令に基づいて適切な処理します。また、年末には大掃除や設備点検などもあるので、やるべき業務が非常に多いです。
総務部で年間スケジュール管理が必要な理由まとめ
ここまで、総務部で年間スケジュールが必要な理由や、月ごとの代表的な行事を中心にご紹介しました。
多くの業務を処理する総務部では、繁忙期を確認し、業務の抜け漏れを防ぐためにも年間スケジュールの管理が不可欠です。しかし、カレンダーに手書きで入力していては、作成や修正に無駄な時間がかかってしまいます。
一方、情報の蓄積や共有が簡単な”ITツール”であれば、Excelのように面倒なファイル管理からも脱却できます。ただし、ツールが複雑ではチームに定着しないので「全員が問題なく使いこなせるツール」でなければなりません。
結論、総務部のスケジュール管理には、非IT企業の65歳の社員でも、簡単にタスク・スケジュール管理ができる情報教諭ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で総務部のスケジュール管理を効率化しましょう。
