総務部では、年間を通して対応すべき行事が多いため、徹底した「年間スケジュール」の管理が必要です。また、行事によってはほかの部署も関わってくるため、年間カレンダーに情報を書き込んでおき、行事をスムーズに進行できる状態づくりが欠かせません。
しかし、「年間スケジュールの運用が属人化しており、業務の抜け漏れが起こっている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務部で年間スケジュールが必要な理由や代表的な行事を中心にご紹介します。
- 総務部で管理すべき社内スケジュールの内容が分からない
- Excelテンプレートを使って年間スケジュールの作成を効率化したい
- 過去の行事の日程や情報を簡単に振り返れるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、総務部で年間スケジュールが必要な理由が分かり、徹底したスケジュール管理ができるようになります。
目次
総務部で年間スケジュール管理が必要な2つの理由
以下では、総務部で年間スケジュール管理が必要な2つの理由を解説します。これまでスケジュール管理の意義を把握していなかった方は必見です。
（1）繁忙期を確認するため
まず、繁忙期を確認するのに役立ちます。
総務部は、定型的なタスクや行事の準備などの決まった業務のほか、各部署から依頼された業務も並行して進めなければなりません。そのため、月ごとに仕事量や内容が大きく異なるのが一般的です。
したがって、特定の期間に業務負担が偏らないように調節するには、スケジュール管理を徹底して「繁忙期はいつか」を把握しておくことが大切なのです。
（2）準備漏れをなくすため
次に、行事に関する準備漏れを防ぐためです。
行事は総務部が中心となって進めていくことが多く、複数の部署に指示を出さなければなりません。そのときに、徹底したスケジュール管理をしていれば「行事の連絡を忘れていた」「行事に必要な備品や、会議室の手配ができていなかった」という事態を防げます。
仮に、準備漏れがあると、行事の進捗が滞るだけでなく、他の部署から頼りない印象を持たれてしまいます。そのため、年間スケジュールの内容や年中行事に関するマニュアルはナレッジとして蓄積し、いつでも振り返られるようにしておきましょう。
たとえば、昨今では「ノート」に情報を残しつつ、ノートに紐づく「メッセージ」機能で他部署のメンバーとも簡単に連絡を取れる「Stock」のようなツールを使って、対応漏れを防ぐ企業が増えています。
会社で年間スケジュールを策定するメリット
会社で年間スケジュールを策定することで、以下のメリットを得られます。
- 工数計算ができる
- 適切な人材確保が見込める
- 備品を準備できる
年間スケジュールを策定し、各業務にかかる工数を逆算することで「新しいプロジェクトや新企画の立案を繁忙期に持ち込まない」など、調整がしやすくなります。
業務量の変化が大きい会社であっても、年間スケジュール管理を策定しておけば、繁忙期に合わせて人員を他部署から借りたりアルバイトを雇ったりして、変化に対応できます。
年間スケジュールを把握できていれば、新人社員や中途社員に必要なデスクやPC、制服の準備に早めに取りかかれます。
これらを踏まえると、年間スケジュールを策定することで「事前準備を抜け漏れなくでき、繁忙期に入っても仕事がしやすくなる」ことが見込めるのです。
総務部で管理すべき年間スケジュールの内容
総務部はとくに、幅広く他部署と関わるため、会社全体のスケジュールを把握する必要があります。そこで、年間スケジュール表を作成し、日常業務と並行しつつ、対応漏れがないように進めていきましょう。
- 労務・経理関係の対応スケジュール
- 社内イベントのスケジュール
- 社外向けのイベント・対応業務のスケジュール
総務部が労務や経理も対応する場合、年間の決まった時期に対応が必要な業務のスケジュール管理が必要です。たとえば、12月は年末調整が発生するため、逆算して予定を策定しましょう。
毎年決まった時期に実施する社内イベントは、総務部で準備すべきことも多々あります。たとえば、入社式や内定式などは関わるメンバーも多いため、年間スケジュールに加えましょう。
社外向けの対応も、抜け漏れがないように年間でスケジュール管理すべきです。とくに、「年末年始休業に関する対応」や「お中元・お歳暮の対応」「株主総会の実施」は準備に時間がかかるため、取り掛かる時期に注意して実施しましょう。
また、総務部では仕事の内容が大きく異なります。なので、マニュアルや参考資料の情報をイベントごとに整理しなければ、情報が煩雑化し、目的の情報を探すのに時間がかかってしまいます。
そこで、フォルダでイベント別に情報を蓄積できるうえ、高度な検索機能を備えた情報共有ツール「Stock」が便利です。マニュアルや過去の情報を活用しやすくなり、効率的に業務を実施できます。
【Excel】見やすいスケジュール表の無料テンプレート
ここからは、見やすいスケジュール表のテンプレートをご紹介します。以下のテンプレートを使えば、徹底したスケジュール管理の実現につながります。
（1）シンプルな年間カレンダー表
こちらは『［文書］テンプレートの無料ダウンロード』が提供する、シンプルな年間カレンダーです。月間カレンダーを万年形式で作成できるのが特徴で、西暦を入力すれば自動で日付と曜日が反映される仕様になっています。
ただし、カレンダー形式で記載できるスペースには限りがあり、詳細な情報の書き込みには不向きです。したがって、詳細なスケジュールは別途手帳に記載するなど、運用を工夫する必要があります。
（2）縦書きの月間カレンダー
こちらは『業務用テンプレート』が提供する縦書きの月間カレンダーです。一か月の予定を記録できるカレンダー形式になっており、縦書きで予定を一覧で並べられるので、掲示板のように社内メンバーにスケジュールを共有したい場合に役立ちます。
ただし、「年間カレンダー」としては使えないため注意が必要です。
（3）カスタマイズできる年間カレンダー
こちらは『楽しもう Office』が提供する、Excelでカスタマイズできる年間カレンダーです。また、好みに合わせて自由にフォーマットを選べるのが特徴です。
ただし、スマホでは動作が重くなってしまう場合もあるため、外出先でカレンダーを作りたい場合は注意が必要です。
【担当者必見】総務部の年間スケジュール管理に最適なツール
以下では、総務部の年間スケジュール管理に最適なツールをご紹介します。
年間を通じて業務量の多い総務部では、いつ・どのタイミングで・どの作業に取り組むべきかを把握しておくことが大切です。しかし、年間スケジュールを作成して、行事の日程を把握できたとしても、何をすべきかがわかっていなければ意味がありません。
そこで、過去の情報を参考にしつつ行事の準備に取りかかれば、効率的に作業を進められるほか、他部署ともスムーズな連携が可能になります。そのため、「行事やイベントごとに内容を分けて見やすく管理できるITツール」を導入すべきです。
結論、総務部の年間スケジュール管理には、テーマごとに「フォルダ」で情報を分けて管理し、行事ごとに情報を一元管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には行事ごとの情報をすべて残せるうえ、月ごとに「フォルダ」を分けておけば、必要な情報をすぐに振り返れます。また、ノートに紐づく「タスク」で話題が混ざらずやりとりできるので、スケジュールの確認や業務の対応漏れも防げます。
社内のスケジュールを最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで総務の年間スケジュール管理をした例＞
以下は、Stockで総務の年間スケジュール管理をした例です。Stockでは「フォルダ」機能を使うことによって、各月別ごとにやらなければならない業務を分けて管理できます。
上図のように、月ごとの行事を「月間スケジュール」として洗い出し、各行事の詳細を「ノート」単位でまとめておけば、リンクをタップするだけで必要な情報を素早く確認できます。そのため、業務の属人化を防げるうえ、年間スケジュールを見やすく一元管理できます。
総務部の代表的な年間スケジュール
ここからは、総務部の代表的な年間スケジュールを月ごとにご紹介します。ただし、会社によっては実施月が異なるケースもあるので、自社で該当行事が存在するか確認したうえでスケジュールに反映させましょう。
1月
1月は年賀状の返礼や挨拶回り、初出式の実行などやるべき業務が多い繁忙期です。
- 初出式
- 年始回りおよび年始の来客対応
- 年賀状の返礼、住所録の整理
- 新年会の準備/開催
- 労働保険料の納付
- 労働者死傷病報告の提出
- 新年度の賃金台帳の準備
とくに、年始は社外への挨拶関係の業務が多くなるので、丁寧な対応を意識しましょう。
2月
2月は一般的に総務部の業務量が少なくなる時期です。
- 各種業務規程の見直し
- 新年度経費削減策の検討
- 継続取引の価格交渉開始
- 春闘情報の収集
- 新入社員受入計画作成/入社前研修
- 固定資産税の納付
そのため、通常業務のフローを見直したり、業務のマニュアル化の取り組みに時間を充てたりすると、3月以降の業務が進めやすくなります。
3月
3月は決算月なので、予算と収益をまとめて決算書を作成します。
- 決算事務と予算編成
- 春の全国火災予防運動
- 年度末期限契約の確認と更新
- 年度単位管理文書の整理
- 新入社員の受入準備
- 次年度の介護保険料対象者の確認
- 人事考課の実施、昇給/昇格/昇進の決定
また、今年度の状況から次年度の予算編成も同時に進めるので、事前の情報収集を徹底し、適切な予算編成をしましょう。
4月
4月は研修やOJTなど、新入社員に関する業務が増えます。
- 新年度の事業計画と予算の発表
- 定時株主総会準備
- 入社式、歓迎会、入社手続き、新入社員教育
- ゴールデンウィーク休暇の準備
- 人事異動発令
- 年次有給休暇の更新
- 労働者死傷病報告の提出
- 雇用保険料免除対象者のチェック
- 固定資産税の納付
また、翌5月には大型連休があるため、4月中に処理すべき業務に抜け漏れがないかの確認も重要です。
5月
5月は、翌月の株主総会の準備が主な業務です。
- 定時株主総会準備
- 夏期賞与に関する情報収集
- 高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出
- 法人税をはじめとした税金の申告/納付
株主総会は法律に基づく行事であり、準備や事務手続きには時間がかかる場合が多いです。したがって、期限に遅れないように徹底的な日程管理が求められます。
6月
6月は一般的に株主総会が開かれる時期のため、業務量が増える月だと言えます。
- 定時株主総会の開催
- 季節のあいさつ文
- お中元の準備
- 特別徴収住民税額の更新
- 労働保険の年度更新/申告/納付
- 夏期賞与の計算
- 定期健康診断の実施
総会で配布する資料はもちろん、備品もすべて総務部が準備する必要があります。また、当日の会場設営や出席者対応といった業務もあるため、過密なスケジュールになりやすいのです。
ただし、企業の決算月によって株主総会の実施時期は異なるので、自社における株主総会はいつなのか正しく把握しスケジューリングすることが重要です。
7月
7月は細かな法定業務が多い月です。
- 定時株主総会での変更事項登記
- お中元の準備/発送
- 暑中見舞いの準備/発送
- 労働保険の年度更新/申告/納付
- 社会保険の算定基礎届の提出
- 労働者死傷病報告の提出
- 賞与支払届
- 固定資産税の納付
各書類の提出期限や作成状況の管理を徹底し、作業漏れがないようにしましょう。
8月
8月はお盆休みや夏季休暇への対策が主な業務です。全社的な休暇を設ける企業は、現場や人事部と連携をとり、社員へ早めに情報共有しましょう。
- 夏期休暇の準備、実施と管理
- 中元贈答品お礼状
また、休暇中に不測の事態が起きる場合もあるので、緊急時の連絡手段を総務部から周知すべきです。
9月
9月には上半期が終了するため、各部課の予算表と照合し経費の支出状況を確認します。
- 上半期事業計画/実績の集計準備
- 経費支出の点検
- 防災訓練の実施
- 交通安全対策の推進
- 上期人事考課の準備
- 厚生年金保険料率の改定
また、下半期に人事異動がある場合は、人事異動に関する対策も必要です。
10月
10月からは下半期が始まるほか、厚生労働省が定める「全国労働衛生週間」もあります。
- 全国労働衛生週間
- 上半期事業計画の修正/推進
- 歳暮・年賀状の準備
- 労働保険料の納付
- 労働者死傷病報告の提出
- 年末賞与の情報収集
- 秋の健康診断の実施
そのため、職場環境の整備や従業員のストレスチェックを実施し、現状の労働状況に問題がないか確かめましょう。
11月
11月は年末に向けて忙しさが増す時期です。
- 歳暮贈答品の手配
- カレンダーや手帳の配布
- 次年度定期採用の準備
- 秋の全国火災予防運動
- 年末賞与支給の準備
とくに、歳暮贈答品の手配は総務部にとって重要な業務です。歳暮は中元よりも重視される傾向があるため、送付漏れがないように各部署への名簿提出を義務付けましょう。
12月
12月は仕事納めといった一年を締めくくるための業務が多いです。
- 管理文書の整理
- 年末挨拶
- 年賀状の準備/発送
- 年末年始休暇の準備
- 賞与支払届
- 健康保険/厚生年金保険被保険者賞与支払届の提出
- 固定資産税の納付
一年間で蓄積した文書の整理では、法令に基づいた適切な処理が求められます。また、年末には大掃除や設備点検などもあるので、年間でもやるべき業務が非常に多い時期だと言えます。
＜業務一覧表＞総務の忙しい時期は？総務の年間スケジュールまとめ
これまで、月ごとの総務省の代表的な業務についてご紹介してきました。ここでは、総務省の月ごとの業務を一覧表にしてまとめます。
| 月 | 主な業務 |
|---|---|
| 1月【社外との挨拶関連】 |
・年賀状の返礼、住所録の整理
・年始回りおよび年始の来客対応
・初出式の実行 |
| 2月【通常業務のフローの見直し】 |
・各種業務規程の見直し
・新年度経費削減策の検討
・継続取引の価格交渉開始 |
| 3月【決算書関連】 |
・決算事務と予算編成
・年度末期限契約の確認と更新
・新入社員の受入準備 |
| 4月【新入社員関連】 |
・入社式、歓迎会、入社手続き、新入社員教育
・新年度の事業計画と予算の発表
・ゴールデンウィーク休暇の準備 |
| 5月【株主総会の準備や法定業務】 |
・定時株主総会準備
・夏期賞与に関する情報収集
・高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出 |
| 6月【株主総会に関連】 |
・定時株主総会の開催
・お中元の準備
・特別徴収住民税額の更新 |
| 7月【細かな法定業務】 |
・定時株主総会での変更事項登記
・労働保険の年度更新/申告/納付
・社会保険の算定基礎届の提出 |
| 8月【夏季休暇への対策】 |
・夏期休暇の準備、実施と管理
・中元贈答品お礼状 |
| 9月【上半期の締め関連】 |
・上半期事業計画/実績の集計準備
・経費支出の点検
・上期人事考課の準備 |
| 10月【労働衛生関連】 |
・秋の健康診断の実施
・上半期事業計画の修正/推進
・労働保険料の納付 |
| 11月【歳暮贈答品関連】 |
・歳暮贈答品の手配
・次年度定期採用の準備
・年末賞与支給の準備 |
| 12月【一年の締め関連】 |
・管理文書の整理
・年賀状の準備/発送
・年末年始休暇の準備 |
このように、総務部は一年を通して多岐にわたる業務を遂行しています。中でも、6月と12月は、株主総会を開催したり膨大な書類を整理したりする必要があるので、忙しい時期となっています。
会社のスケジュール管理表作成・運用のポイント3選
以下では、総務が会社のスケジュール管理表を上手く作るためのポイントをご紹介します。スケジュール管理表は、作るときだけでなく運用面でも注意が必要です。
（1）一目でわかるようにする
会社のスケジュール管理表は、誰が見ても一目で理解できる必要があります。
なぜなら、総務部の作成する会社のスケジュール表は、多くの社員の業務に影響を与えるからです。そのため、誤解や伝達ミスがないようにしなければいけません。
たとえば、忙しさや優先順位によって色分けをしたり、字の大きさやフォントに工夫をしたりすることで、誰でも瞬時に理解できるスケジュール表を作れます。
（2）業務の進捗をこまめにチェックする
スケジュール管理表を作成・運用するには、業務の進捗をこまめにチェックすることが重要です。
業務状況をチェックすることを習慣化しておけば、業務が遅れたときにすぐに気が付けます。そして、場合によっては臨機応変にスケジュールを変更できるのです。
また、スケジュールの変更が発生した場合には、素早く社員全員に共有しなければいけません。そのため、スケジュール管理表の更新をメンバーにアナウンスできるツールで管理するのが適切です。
（3）ツールを導入する
見やすいスケジュール管理表を作りうまく運用するためには、ITツールを導入するべきです。
ITツールを用いることで、テンプレートを活用して誰でもフォーマットの揃ったスケジュール表を作れます。また、他部署の社員への共有もスムーズです。
なかでも、情報の管理・検索機能の付いた「Stock」のようなツールであれば、一度作成したスケジュール表の情報をすぐに見返せる状態で管理することができるため、過去の情報を業務に活かしやすいのです。
総務部で年間スケジュール管理が必要な理由まとめ
ここまで、総務部で年間スケジュールが必要な理由や、月ごとの代表的な行事、年間スケジュール作成のテンプレートを中心にご紹介しました。
多くの業務を処理する総務部では、繁忙期を確認し、業務の抜け漏れを防ぐためにも年間スケジュールの管理が不可欠です。しかし、カレンダーに手書きで記入していては、作成や修正に無駄な時間がかかってしまいます。
一方、Excelのスケジュール表では「目的の情報が見つからない」「情報を十分に残せない」といった事態が生じやすいです。そのため、年間スケジュールの内容は後から振り返りやすいように「ツールで一元管理する」のがおすすめです。
結論、総務部のスケジュール管理には、ファイルの作成・共有が簡単なうえに、行事ごとに情報を一元管理できるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、見やすい社内スケジュール表を作成・管理しましょう。
