組織で仕事を進める以上、情報共有は避けて通れない業務の一つです。しかし人手が限られる中小企業では、情報共有の仕組みづくりが後回しになりやすく、特定の人にしか分からない情報が増えてしまうケースも少なくありません。
そのため、「情報が属人化していて、担当者が休むと業務が止まってしまう」「Excelやメール、紙などに情報が散在して、必要なときにすぐ見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業が抱えやすい情報共有の課題とその原因、放置した場合のリスク、そして身の丈に合った改善の進め方を中心にご紹介します。
-
この記事でわかること
- 人員や予算に制約がある中小企業では、属人化や情報の分散、引き継ぎ時のノウハウ消失といった情報共有における課題が起こりやすいです。このままでは、業務の停滞や社員の負担増加、離職率の上昇につながりかねません。
- 情報共有の改善は、いきなり大掛かりなシステムを導入する必要はありません。まずは業務・情報の棚卸しをして、ルールを決めてから仕組み化することで、中小企業でも無理なく取り組めます。
- ITリテラシーに個人差がある組織でも定着しやすいシンプルな情報共有ツールとして「Stock」を紹介します。専任の担当者がいなくても運用でき、自社に合った解決策を判断するための材料としてお役立ていただけます。
目次
中小企業が抱えやすい情報共有の課題
ここでは、中小企業が抱えやすい情報共有の課題をご紹介します。自社が以下のケースに当てはまっていないかを確認してみましょう。
属人化により特定の人しか対応できない
中小企業では、一人ひとりが担当する業務範囲が広く、特定の社員に業務や知識が集中しやすい傾向があります。
日々の業務の中で「この件はあの人に聞けば早い」という状態が積み重なると、気づかないうちに特定の担当者しか対応できない属人化した状態が生まれます。マニュアルや手順書が整備されないまま業務が進んでしまうことも、属人化を加速させる一因です。
結果として、担当者が急に休んだり退職したりしたときに、誰も代わりに対応できず業務が止まってしまうリスクを抱えることになります。
情報がExcel・メール・紙など複数箇所に分散している
多くの中小企業では、情報共有の仕組みが統一されないまま、部署や担当者ごとに使いやすいツールで情報を管理しているケースが見られます。
その結果、顧客情報は営業担当のExcel、決裁事項は紙の書類、日々のやり取りはメールというように、必要な情報が複数の場所に散らばってしまいます。この状態では、どこに何があるか把握しているのが管理者本人だけになってしまうのです。
情報を探す手間が増えるだけでなく、更新漏れや情報の食い違いが起こりやすくなる点にも注意が必要です。
引き継ぎ時に過去のやり取りが追えない
担当者の異動や退職時において、業務の引き継ぎは新しい担当者がスムーズに業務を進められるかを左右する重要な工程です。
しかし取引先とのやり取りがメールや個人のメモに残されたままでは、過去の経緯や決定事項を新しい担当者が追えないという事態が起こります。前任者に確認しようにも、既に退職していて連絡が取れないケースも珍しくありません。
結果として、取引先に同じ確認を繰り返したり、過去の約束を把握できないまま対応したりすることで、信頼関係を損なうリスクが高まるのです。
部署・拠点をまたぐと情報が届かない
部署や拠点が分かれている企業では、それぞれの現場で使うツールやルールが異なり、情報が組織全体に行き渡りにくいという課題が生じます。
ある部署では常識になっている情報も、別の部署や拠点には共有されないまま埋もれてしまうことが少なくありません。本社と現場の距離が離れているほど、その傾向は強まりやすくなります。
結果として、部署間で認識のズレが生じたり、同じ問い合わせや確認作業が重複したりと、組織全体の業務効率を下げる要因になってしまうのです。
中小企業で情報共有の課題が起こる原因
ここでは、中小企業で情報共有の課題が起こる原因を解説します。情報共有の課題に取り組む前に、原因を正確に把握しておくことが重要です。
専任のIT担当者がいない
多くの中小企業では、限られた人員で幅広い業務をこなす必要があり、IT関連の業務は総務や経理などの担当者が兼務しているケースが一般的です。
専任のIT担当者がいなければ、情報共有の仕組みづくりに割ける時間や専門知識が不足しがちになります。ツール選定や導入後の運用ルール整備まで手が回らず、結局は現場任せの運用が続いてしまうことも少なくありません。
その結果、情報共有の課題を認識していても改善に着手できないまま、属人化や情報の分散が放置されやすくなります。
大企業向けツールでは予算・運用体制が合わない
世の中には多機能で高性能な情報共有ツールが数多く存在しますが、その多くは大企業の利用を前提とした料金体系や機能設計になっています。
導入コストや月額費用が高額なだけでなく、設定や運用に専門知識を持つ担当者を必要とするツールも多く、中小企業の体制では扱いきれないことがあります。せっかく導入しても機能を持て余してしまったり、運用ルールの整備が追いつかず定着しなかったりするケースも見られます。
結果として、自社の規模や体制に合わないツールを選んでしまうと、コストだけがかさみ、情報共有の課題そのものは解決しないまま終わってしまうのです。
ITリテラシーに個人差があり定着しづらい
中小企業の職場では、幅広い年齢層の社員が働いており、パソコンやツールの操作に対する習熟度にも差が生じやすい環境にあります。
新しいツールを導入しても、操作が複雑だと、一部の社員しか使いこなせず、組織全体への定着が進みません。結果として一部の人だけがツールを使い、それ以外の人は従来のやり方を続けるという状態に陥ってしまうのです。
せっかく情報共有の仕組みを整えても、全員が使えなければ形骸化してしまい、根本的な課題解決にはつながりません。
情報共有の課題を放置することによるリスク
多くの会社では、目の前の業務に追われ、情報共有の改善は後回しにされがちです。ここでは、情報共有の課題を放置することによるリスクを解説します。
業務の停滞・対応漏れ
情報共有の課題を放置していると、必要な情報がすぐに見つからず、日々の業務にも支障が出始めます。
担当者不在時に対応方法が分からなかったり、確認すべき情報を見落としたりすると、本来対応できたはずの業務が滞り、対応漏れが発生しやすくなるのです。特に繁忙期やトラブル対応など、スピードが求められる場面ほど影響は大きくなります。
結果として、顧客対応の遅れや社内の連携ミスが積み重なり、組織全体の生産性を下げる要因になってしまいます。
退職・異動時のノウハウ消失
社員一人ひとりが持つ業務知識やノウハウは、日々の経験の積み重ねによって形成される組織にとって貴重な資産といえます。
しかし情報共有の仕組みが整っていない状態で担当者が退職・異動してしまうと、これまで蓄積されてきたノウハウや経緯がそのまま失われてしまうのです。後任者はゼロから手探りで業務を覚えなければならず、同じ試行錯誤や確認作業を繰り返す必要があります。
そのため、組織としての成長が停滞するだけでなく、過去の経験から得た改善点や注意点まで引き継がれず、同じミスを繰り返すリスクも高まるのです。
社員の負担増加による離職リスク
情報共有の仕組みが整っていない組織では、特定の社員に問い合わせや対応が集中し、日々の業務負担が偏りやすくなります。
聞かれる側は本来の業務に加えて対応に追われ、聞く側も必要な情報にたどり着けずストレスを抱えるなど、双方にとって負担の大きい状態が続いてしまいます。特に新人が増える時期は問い合わせが集中しやすく、教える側の疲弊も深刻になりがちです。
こうした状態が続くと、社員の働きにくさや不満が蓄積し、優秀な人材ほど離職を選んでしまうリスクが高まります。
中小企業で取り組める情報共有改善の進め方
情報共有を改善するために、いきなりツールを導入してしまうと、期待通りの結果が得られないことが多いです。以下では、中小企業における情報共有開演の進め方をご紹介します。
まずは業務・情報の棚卸しから始める
情報共有の改善に取り組む際は、いきなりツールを導入するのではなく、まず自社の現状を把握することから始めましょう。
どの業務にどのような情報が必要で、それが現在どこにどのような形で存在しているのかを洗い出すことで、属人化している業務や散らばっている情報の全体像を可視化できるのです。各部署の担当者にヒアリングしながら、業務フローに沿って確認していくと抜け漏れを防ぎやすくなります。
現状を正しく把握できて初めて、自社にとって本当に必要な改善策や仕組みを検討できるようになります。
ルールを決めてから仕組み化する
業務・情報の棚卸しによって現状が見えてきたら、次に取り組むべきは情報共有のルールづくりです。
「どの情報を」「誰が」「どこに」「いつまでに」共有するのかを決めておくことで、ツール導入前に、組織として目指す情報共有の形を明確にできます。ルールが曖昧なままツールを導入すると、結局は使う人によって運用がバラバラになり、以前と同じ状態に逆戻りしてしまいかねません。
ルールを土台として先に固めておくことで、その後に導入するツールも組織に定着しやすくなります。
小規模から始められるツールを検討する
ルールを決め、仕組み化の方向性が見えてきたら、その運用を支えるツールの検討に進みます。
いきなり全社規模でツールを導入するのではなく、一部の部署やチームから小さく始められるツールを選ぶことで、無理なく運用に慣れながら定着させられます。小規模での運用を通じて、自社の業務フローに合っているか、社員が無理なく使い続けられるかを見極めることも可能です。
こうしてスモールスタートで効果を確認しながら進めれば、導入後に「使われない」という失敗を避けやすくなります。
ITリテラシーに関わらず情報共有の課題を解決するツール
以下では、専任のIT担当者がいなくても情報共有の仕組みを整えられるツールをご紹介します。
Excel・メール・紙での情報共有を続けていると、情報が散在し、属人化が進んでいきます。結果として、担当者の退職・異動時にノウハウが引き継がれなかったり、新人からの問い合わせ対応に追われたりと、現場の負担が増え続けてしまいます。
そこでSlackやチャットツールを導入しても、やり取りが流れてしまい後から情報を探し出しにくいという問題があります。また、多機能なツールを導入しても、設定や運用に専門知識が必要で、専任担当者がいない中小企業では使いこなせず定着しないケースも多いです。
そこで、「ITに詳しくない人でも直感的に使えて、情報を蓄積・共有できる仕組み」を取り入れましょう。情報をテーマやフォルダごとに整理して蓄積できれば、必要な情報に誰でもすぐたどり着けるようになり、属人化の解消にもつながります。
この条件に最も当てはまるのが、ノート形式で情報を簡単に蓄積・共有できる情報管理ツール「Stock」です。Stockは、議事録やマニュアルなどをノートに整理でき、メッセージやタスクも紐づけて管理できます。操作がシンプルなため、専任担当者がいない中小企業でも無理なく定着します。
中小企業におすすめのシンプルな情報共有ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
中小企業における情報共有の課題まとめ
これまで、中小企業が抱えやすい情報共有の課題や、それが起こる原因、放置した場合のリスク、そして中小企業でも取り組める改善の進め方を中心にご紹介しました。
属人化や情報の分散などの課題は、専任のIT担当者がいない中小企業ほど起こりやすく、放置すれば業務の停滞やノウハウの消といったリスクにつながります。そこで、業務・情報の棚卸しとルールづくりを行ったうえで、自社に合ったツールを取り入れましょう。
そのときに求められるのは、ITに詳しくない人でも直感的に使え、情報を整理・蓄積しながら日々のやり取りも一つの場所で完結できる仕組みです。
これらの条件に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、あらゆる情報を簡単に整理・蓄積できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、専任担当者がいなくても情報共有の仕組みが自然と定着する組織を実現しましょう。
